STD #006 Lieferantendokumentation – Workflow & Checklisten

Heute ist es wieder Zeit, uns mit der Lieferantendokumentation und mit deren Umgang zu beschäftigen. Denn wer kennt es nicht: Berge von Papier durch alle möglichen Zukaufteile. Was tut man damit? Und wie sollte man das alles überprüfen, den häufig sind die Dokumente sehr unterschiedlich?

In der letzten Folge habe ich ihn bereits erwähnt – Den optimalen Workflow zum Handling der Lieferanten- oder auch Zuliefererdokumentation. Doch gibt es diesen überhaupt und falls ja, wie sieht er aus?

Nun es gibt keinen einzelnen, optimalen Workflow. Denn der Workflow muss so verschieden sein, wie die Unternehmen. Denn er ist abhängig von der Mitarbeiterzahl, der Anzahl an Zulieferdokumentation und zu guter Letzt abhängig vom eigenen Produkt und der eigenen Produktionstiefe.

Daher werde ich nicht den optimalen Workflow vorstellen, sondern vielmehr Ansatzpunkte, um Prozesse im Unternehmen im Hinblick auf die Zuliefererdokumentation zu optimieren.

Und da ich gerade die Mitarbeiteranzahl genannt habe, fangen wir auch genau damit an. Keine Sorge, um Lieferantendokumentation zu handhaben benötigen Sie keine eine Dokumentationsabteilung mit einer großen Anzahl an Mitarbeitern. Denn hier gibt es sehr viel effektivere Ansatzpunkte und diese befinden sich in einer ganz anderen Abteilung. Dem Einkauf!

Ja, Sie haben richtig gehört. Der Einkauf sollte sich darum kümmern bzw. sich hier mit einbringen. Denn er macht Rahmenverträge und Kaufverträge mit Zulieferern und kann dort auch gleich die Eigenschaften der Zuliefererdokumentation beeinflussen. Und da er in Kontakt mit allen Lieferanten steht, ist er auch der beste Ansatzpunkt um einen gleichbleibenden, homogenen Standard für die Lieferantendokumentation über alle Lieferanten hinweg einzuführen.

In der Regel hat der Einkauf Einsicht in die Projektunterlagen und kann bei der Bestellung der Zulieferteile an wichtigen Stellschrauben drehen. Er sieht zum Beispiel, wohin die Maschine verkauft wird. Entsprechend kann er direkt auch eine passende Übersetzung der Zuliefererdokumentation mit anfordern. Und wenn er weiß, wie die Zuliefererdokumentation in die eigene Anleitung integriert wird, kann er bereits Eckpunkte wie Datenformat, Editierbarkeit, Seitenformat oder auch das benötigte Nutzungs- und Verwertungsrecht einfordern. So können Sie einen eigenen Standard für die Lieferanten definieren und so die verschiedenen Varianten der Lieferantendokumentation direkt an der Wurzel eindämmen.

Falls Sie mit dem Nutzungs- und Verwertungsrecht nichts anfangen können, hier eine kleine Auffrischung: Dokumente wie die Betriebsanleitung sind urheberrechtlich geschützt. Sie dürfen diese nicht ohne weiteres kopieren oder verändern. Dazu müssen Sie schriftlich beim Urheber dieses Recht einfordern. Dies betrifft ebenfalls die Übersetzung solcher Texte.

Aber nicht nur der Einkauf kann bei der Lieferantendokumentation eine wichtige Unterstützung sein. Denn auch auf der anderen Seite des Produktlebenszykluses steht Unterstützung bereit. Denn Ihr Kundenservice bzw. Ihr Wartungspersonal kann Sie ebenfalls dabei unterstützen.

Denn diese Personen wissen wiederum ganz genau, welche Informationen überhaupt für die Wartung und Instandhaltung Ihres Produktes benötigt werden und welche Qualifikationen das Personal haben sollte, das diese Arbeiten durchführt.

Auch das ist extrem wichtig. Denn in der Fülle der Zuliefererdokumentation können Informationen verloren gehen oder übersehen werden. Insbesondere falls es sehr viele Zukaufteile sind und/oder deren Dokumentation entsprechend umfangreich sind. Am Ende sucht man „die besagte Nadel im Heuhaufen“.

Daher können diese Kollegen Sie dabei unterstützen, die tatsächlich benötigten Informationen zu ermitteln. Damit am Ende eine Dokumentation entsteht, mit der der Kunde oder auch Ihr eigenes Personal arbeiten kann.

Aber diese beiden Punkte sind es nicht allein. Um Sie weiter beim Handling der Lieferantendokumentation zu unterstützen, gibt es auf unserer Website eine kostenfreie Checkliste, die Ihnen als weitere Hilfestellung dienen kann. Den Link dazu finden Sie in den Shownotes oder falls Sie sich bereits auf unserer Website befinden, innerhalb dieser Seite.

Aber diese Checkliste ist nur eine erste Hilfestellung, da wir diese sehr allgemein gehalten haben. Sie enthält Punkte, die bei Ihnen entweder vorkommen können oder unter Umständen keine Relevanz haben. Sie sollten die Liste also auf jeden Fall an Ihren Bedarf anpassen, nachdem Sie diese heruntergeladen haben.

Im Folgenden gehe ich nun auf die einzelnen Unterpunkte der Checkliste ein, damit Sie durch diesen Podcast eine Art Leitfaden zur Checkliste haben.

Die Checkliste beginnt zu allererst mit Informationen über Ihr eigenes Produkt. Dieser Teil soll Ihnen Ihr Produkt in Erinnerung rufen und dessen eigene Anforderungen. Denn nur so können Sie die Anforderungen für die Lieferantendokumentation ermitteln.

Der erste Punkt ist der einflussreichste für die gesamte Liste. Die Arbeit mit Lieferantendokumentation benötigt Zeit. Darauf bin ich bereits in der letzten Folge ausführlich eingegangen. Sollten Sie keine Zeit für das Handling der Lieferantendokumentation haben, müssen Sie sich Unterstützung in irgendeinerform holen. Sei es ein externer Dienstleister wie wir es sind oder Kollegen. Denn je nach Umfang der Zuliefererdokumentation kann die Überprüfung unter Umständen einige Wochen Zeit kosten.

Im nächsten Schritt sollten Sie klären, ob Ihr Produkt unter die CE-Kennzeichnung fällt. Hiervon gehe ich beinahe aus, denn die Zuliefererdokumentation spielt insbesondere im Maschinen- und Anlagenbau eine große Rolle. Und diese Produkte fallen in der Regel unter die Maschinenrichtlinie.

Dieser Punkt ist in der Checkliste enthalten, weil sich dadurch Anforderungen an die Zuliefererdokumentation ergeben. Dazu dann später mehr. Dasselbe gilt für unseren nächsten Punkt, den Zielmarkt und die zu liefernde Sprache. Auch diese Anforderung wirkt sich auf verschiedene Weißen auf die Zuliefererdokumentation aus.

Neben diesen Punkten sollten Sie sich bereits jetzt überlegen, wie Sie mit der Lieferantendokumentation umgehen möchten. Sollen die Dokumente als Original dem Produkt beigelegt werden? So kann der Kunde Ihre Zulieferer erkennen und zum Beispiel Ersatzteile direkt beim Lieferant bestellen. Oder binden Sie die Dokumente in Ihre eigene Dokumentation ein? So können Sie beispielsweise das Ersatzteilgeschäft mitnehmen. Hier spielen aber auch Haftungsrisiken und das Urheberrecht eine große Rolle. Beides habe ich ebenfalls bereits in meiner ersten Folge angesprochen.

Zu guter Letzt stellt sich die vorhin erwähnte Frage der Zielgruppe der Dokumentation. Wissen Sie, für wen sie schreiben? Falls Sie mit dem Begriff der Zielgruppe nichts anfangen können, empfehle ich Ihnen meine entsprechende Folge zum Thema. Nur wenn Sie wissen, für wen sie schreiben, können Sie ermitteln, welche Informationen Ihr Kunde bzw. Ihr Leser der Anleitung benötigt und welche nicht. Dies ist gleichzeitig eine der zentralen Anforderungen der DIN EN IEC/IEEE 82079-1 „Erstellen von Nutzungsinformationen“ und hat eine entsprechende, normative Relevanz.

Nachdem wir diese Punkte abgearbeitet haben, kommen wir wohl zum aufwändigsten aller Punkte. Insbesondere wenn wir eine große Anzahl an Lieferantendokumente haben. Denn jede Lieferantendokumentatoin sollte von uns gelesen und überprüft werden. Dabei dreht sich alles um zentrale Fragen der Dokumentation. Sind die Dokumente verständlich? Sind sie vollständig und nachvollziehbar?

Diese Fragen gehören zu den Prinzipien der DIN EN IEC/IEEE 82079-1. Diese Prinzipien haben wir bereits in einigen Folgen behandelt:

• Podcast NI #008 IEC/IEEE 82079-1 „Erstellen von Nutzungsinformationen“ Edition 2 – Minimalismusprinzip
• Podcast NI #009 Vollständigkeit nach IEC/IEEE 82079-1 
• Podcast NI #010 Korrektheit nach IEC/IEEE 82079-1 
• Podcast NI #011 Prinzip der Prägnanz nach IEC/IEEE 82079-1
• Podcast NI #012 Prinzip der Konsistenz nach IEC/IEEE 82079-1 
• Podcast NI #013 Prinzip der Verfügbarkeit nach IEC/IEEE 82079-1 
• Podcast NI #014 Prinzip der Verständlichkeit nach IEC/IEEE 82079-1

Die Überprüfung der Dokumente auf diese Prinzipien ist enorm wichtig. Wenn wir die Anleitungen nicht verstehen können, wie soll es denn dann unser Endkunde können, wenn er von uns die Dokumente mitgeliefert bekommt? Oder wie sollen wir die Inhalte in unsere Anleitung übernehmen können, wenn wir sie nicht verstehen? Also lesen Sie bitte Ihre Lieferantendokumentation gründlich durch und geben Sie gefundene Mängel an den Lieferanten zur Nachbesserung weiter.

Die letzte allgemeine Anforderung an die Lieferantendokumentation bezieht sich wieder auf unser erstes Kriterium, der CE-Kennzeichnung. Wenn unser Produkt unter die CE-Kennzeichnung fällt, dann müssen wir alle Unterlagen dazu archivieren und entsprechend der zu erwartenden Produktelebenszeit vorhalten. Das ist eine Anforderung der CE-Kennzeichnung. Wir müssen also alle Dokumente archivieren und im besten Fall so strukturieren, dass wir diese wieder auffinden können. Diesen Punkt greife ich später bei der Mitlieferung der Dokumente an den Endkunden erneut auf.

Wenden wir uns nun der Integration der Zuliefererdokumentation in unsere eigene Dokumentation zu. Auch hier ist es zu aller erst wichtig, dass wir die Dokumente lesen und verstehen können. Nur so können wir deren Inhalte so aufbereiten, damit diese nahtlos in unsere eigene Dokumentation eingefügt werden können.

Ein wichtiger, rechtlicher Faktor in diesem Kontext ist, dass wir vom Urheber des Dokumentes das entsprechende Nutzungs- und Verwertungsrecht eingeholt haben. In schriftlicher Form. Nur so können wir uns gegen Verstöße gegen das Urheberrecht wappnen.

Im Zuge der Übernahme der Dokumente stößt man häufig immer auf dasselbe Problem. Die Daten liegen in einer Form vor, die für uns nicht verwertbar sind. Häufig beispielsweise als PDF-Datei, in der Regel kopiergeschützt. Schlimmer ist es nur, wenn es sich um „dumme“ PDF-Dateien handelt, wo alle Inhalte quasi als Bilder hinterlegt sind. Oder die Dokumentation nur in Papier vorliegt und abgetippt werden muss.

Falls Sie diese Situation für unrealistisch halten, muss ich Ihnen widersprechen. In meinen mehr als 15-jährigen Berufserfahrung habe ich bereits einige PDF-Dateien zur Überprüfung erhalten, die nicht kommentierbar waren. Meistens aus dem einfachen Grund, dass die Unterlagen eingescannt wurden, da das Original nicht mehr vorhanden war. Oder es nicht mehr geöffnet werden kann, weil die passende Software nicht mehr mit neuerer Technik kompatibel ist. Und ich habe bereits auch zahllose Dokumente in einem offenen Format nachgebaut. Meistens, weil es keine offene Datei gibt oder weil der eigene Einkauf es versäumt hat, eine offene Datei zu bestellen. Sollten Sie sich in dieser Situation wiederfinden, können wir Sie dabei tatkräftig und mit großer Erfahrung unterstützen.

Aber es geht noch weiter. Problemstellen können außerdem eine schlechte Bildqualität, ein schlechtes Seitenformat oder andere Gestaltungsmöglichkeiten sein. Alles Faktoren, die den Gesamteindruck der finalen Dokumentation trüben können. Für technische Redakteure, die Stolz auf ihre Anleitung sind, ein NoGo und großes Ärgernis. Daher umso mehr ein Grund diese Situationen von vorne herein zu verhindern, indem man Anforderungen an den Lieferanten klar kommuniziert.

Zum Schluss gilt es die eigene Dokumentation mit der integrierten Lieferantendokumentation nochmals gründlich zu überprüfen. Zum Beispiel nach DIN EN IEC/IEEE 82079-1 oder nach DIN EN ISO 20607, falls es sich um eine Maschine handelt. So können Sie sicher gehen, dass Ihre Dokumentation auf einem guten, normativen Stand ist. Und sollte Ihr Produkt unter die CE-Kennzeichnung fallen, gilt auch hier: Die Unterlagen müssen archiviert werden.

Betrachten wir nun noch die andere Möglichkeit im Umgang mit der Lieferantendokumentation. Dem Beilegen der Originaldokumente. Auch hier beginnen wir mit denselben Punkten wie bei der Integration. Wir müssen die Zuliefererdokumentation zu aller erst selbst lesen und bewerten. Nach Möglichkeit ebenfalls auf Basis der aktuellen Normen. Denn falls wir das nicht tun und die Daten ohne Überprüfung einfach weitergeben, verstoßen wir gegen unsere Sorgfaltspflichten. Die Folge können Haftungsfälle sein.

Ein weiterer, wichtiger Punkt bei der Weitergabe der Originaldokumente ist, dass auch die korrekte Sprachfassung weitergegeben werden muss. Geht unser Produkt nach Italien, so muss auch die Lieferantendokumentation in dieser Sprache vorliegen, wenn sie an den Kunden übergeben wird. Hat der Einkauf bei der Beschaffung „geschlafen“, kann dies zu teuren Nachübersetzungskosten führen. Auch das kommt leider recht häufig vor. Wichtig auch hier ist das Nutzungs- und Verwertungsrecht dafür zu erhalten. Gleichzeitig können hier übrigens auch dieselben Schwierigkeiten wie bei der Integration auftreten. Die Daten des Lieferanten sind geschützt und nicht editierbar oder qualitativ unbrauchbar. Im Schlimmstenfall müssen die Daten neu erstellt und nachgebaut werden, was Zeit und somit Geld kostet.

Beim Beilegen der Originale kann außerdem ein wichtiger Punkt hinzukommen, den ich vorhin bereits angesprochen habe. Je nach dem wie viele Dokumente und Unterlagen vorhanden sind, müssen diese sortiert und katalogisiert werden. Nicht nur für die CE-Kennzeichnung, denn wir müssen schließlich auch sicherstellen, dass der Kunde weiß, wie er den zugekauften Servormotor austauschen kann. Das kann für einen technischen Redakteur eine gewisse Herausforderung werden, insbesondere wenn er auf eine Vielzahl an unterschiedliche Dokumente verweisen muss.

Zum Schluss müssen wir noch ein Thema ansprechen: Wenn wir Originaldokumente an unsere Kunden übergeben, geben wir in der Regel auch die Ersatzteillisten mit. Und somit wird das Ersatzteilgeschäft in der Regel aufgegeben. Das ist meist eine Management-Entscheidung, soll hier aber ebenfalls für die Vollständigkeit mit erwähnt werden.