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Die Technische Dokumentation: Inhalte, Anforderungen und die Erstellung

„Technische Dokumentation“ ist ein Sammelbegriff und umfasst alle Arten von Informationsprodukten, die zusammen mit einem Produkt entstehen. Das Produkt kann dabei alles Mögliche sein, angefangen bei einer Flasche Reinigungsmittel, über ein Gerät hin zu einer Anlage oder auch ein Medizinprodukt.

Die Technische Dokumentation ist immer ein sehr wichtiger Bestandteil des Produktes. Denn sie stellt dem Verwender des Produktes Informationen zur Nutzung, Wartung oder Reparatur zur Verfügung. Gleichzeitig dient sie für den Hersteller als Nachweis, gesetzliche Anforderungen erfüllt zu haben und kann dabei auch als haftungsrechtliche Absicherung dienen. Entsprechend wichtig ist es daher, dass die Technische Dokumentation vollständig und fehlerfrei ist sowie dem aktuellen Stand der Technik entspricht – und das während der gesamten Lebenszeit des dazugehörenden Produktes.

Die tekom (der deutsche Fachverband für technische Kommunikation und Informationsentwicklung) beschreibt die Technische Dokumentation als den „Prozess der Definition, Erstellung und Bereitstellung von Informationsprodukten für die sichere, effiziente und effektive Verwendung von Produkten“.

Häufige Synonyme für die Technische Dokumentation und falsche Zuordnungen

Aufgrund der großen Bedeutung des Themengebietes gibt es einige Begriffe, die synonym verwendet werden. So ist in den CE-Richtlinien von „technischen Unterlagen“ die Rede, aber auch Begriffe wie „Produktdokumentation“ oder „Technikdokumentation“ werden häufiger verwendet.

Selten wird mit dem Begriff auch die Betriebsanleitung, Wartungsanleitung, Benutzerinformation oder weitere Informationsprodukte direkt bezeichnet. Dies ist jedoch eine unvollständige Erläuterung, da diese Informationsprodukte Teil der Technischen Dokumentation sind, aber eben nur ein kleiner Bestandteil.

Welche Inhalte und Dokumente gehören zur Technischen Dokumentation?

Der VDI (Verein Deutscher Ingenieure) unterteilt in seiner Richtlinie VDI 4500 die Technische Dokumentation in zwei Teilbereiche. Er unterscheidet zwischen „interner“ und „externer“ Technischer Dokumentation.

Die „interne“ Dokumentation verfolgt das Ziel, die Nachweispflicht des Gesetzgebers zu erfüllen, um so eine haftungsrechtliche Absicherung des Herstellers zu erreichen. Währenddessen ist die „externe“ ein wichtiger Bestandteil der internen Dokumentation. Denn mit dieser dokumentiert der Hersteller, welche Informationen er an die Verwender des Produktes übergeben hat und wie diese ggf. im Laufe des Produktlebenszyklus angepasst und verändert wurden.

Die interne Technische Dokumentation

Die interne Dokumentation beginnt bereits bei der Produktentwicklung und endet erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Die interne Dokumentation kann so einen Zeitraum von mehreren Jahrzehnten umfassen (z. B. bei Serienprodukten) und eine Sammlung von Wissen und Know-how des Unternehmens darstellen.

Häufig wird die interne Dokumentation von der Konstruktions- und Entwicklungsabteilung des Unternehmens erstellt und gepflegt. In der Regel besteht diese aus:

Die externe Technische Dokumentation

Bei der Erstellung der externen werden die Informationen aus der internen Dokumentation von einem Technischen Redakteur so aufbereitet und gefiltert, dass der Verwender das Produkt sicher und bestimmungsgemäß verwenden, warten und ggf. entsorgen kann.

Die externe Dokumentation besteht dadurch hauptsächlich aus einer oder mehreren Anleitungen. Diese können nach entsprechendem Themen- oder Aufgabengebiet getrennt sein (Betriebsanleitung, Montageanleitung, Wartungsanleitung, etc.) oder in einem Dokument (Betriebsanleitung, Gebrauchsanleitung, Nutzungsinformation, etc.) gebündelt sein. Andere Synonyme für die externe Dokumentation können Anwenderdokumentation, Handbuch oder Anlagendokumentation sein.

Die externe Dokumentation wird dabei häufig von Gesetzen und Richtlinien definiert und festgelegt. Bekannte Normen zum Thema sind die DIN EN ISO 20607 oder die IEC IEEE 82079. Wie Sie eine Betriebsanleitung erstellen und worauf Sie achten sollten, finden Sie hier.

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Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Technische Dokumentation

Wichtiger Bestandteil der Technischen Dokumentation sind die rechtlichen Rahmenbedingungen. Diese werden auf der einen Seite vom Gesetzgeber in Form von Richtlinien, Verordnungen und Gesetzen formuliert. Auf der anderen Seite gibt es die Normen, welche von Interessenverbänden wie dem DIN (Deutschen Institut für Normung) oder dem VDI (Verein Deutscher Ingenieure) erstellt und gepflegt werden. Die Normen stellen den sogenannten Stand der Technik dar.

Im Zuge der Produktentwicklung und der Erstellung der Technischen Dokumentation müssen die zutreffenden Normen, Richtlinien und Gesetze für das Produkt recherchiert und gesammelt werden. Denn nicht jedes Gesetz oder jede Norm ist für ein Produkt zutreffend. Gerne unterstützen wir Sie bei der Normen- und Richtlinienrecherche.

Für den europäischen Markt sind außerdem die CE-Richtlinien von besonderer Bedeutung und müssen eingehalten werden. Diese wurden von den Mitgliedsstaaten der EU in nationale Gesetze übernommen.

Was folgt ist eine Übersicht der wichtigsten Normen, Richtlinien und Gesetze, die Anforderungen an die Technische Dokumentation stellen.

Maschinenrichtlinie

Die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG regelt Grundsätze und Mindestanforderungen an Maschinen und Anlagen. Aufgrund der Komplexität dieser Produkte und den damit verbundenen, möglichen Gefahren stellt die Richtlinie auch viele Anforderungen an die Technische Dokumentation. Dabei regelt sie nicht nur Mindestinhalte der Betriebsanleitung, sondern auch weitere Kriterien wie die zu liefernde Sprache. Unseren Podcast zu diesem Thema finden Sie hier.

  • DIN EN ISO 12100 „Sicherheit von Maschinen – Allgemeine Gestaltungsleitsätze – Risikobeurteilung und Risikominderung“ ist die Norm für die Erstellung der Risikobeurteilung. Als harmonisierte Norm zur Maschinenrichtlinie hat sie eine große Bedeutung für die CE-Kennzeichnung und ist daher fast jedem Konstrukteur bekannt. Sie regelt die Vermeidung, Ermittlung und Beseitigung von Risiken und Gefahrenstellen. Unseren Podcast zu diesem Thema finden Sie hier.
  • DIN EN ISO 20607 „Sicherheit von Maschinen – Betriebsanleitung – Allgemeine Gestaltungsgrundsätze“: Diese aktuelle Norm von 2019 ist eine harmonisierte Norm zur Maschinenrichtlinie und hat in dieser Branche eine große Bedeutung. Sie verdeutlicht die Anforderungen an die Betriebsanleitung und stellt dem Hersteller Hilfsmittel zur Umsetzung zur Verfügung. Unseren Podcast zu diesem Thema finden Sie hier.

Niederspannungsrichtlinie

Die Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU gilt für viele Geräte und Betriebsmittel im Bereich der Elektronik. Diese Richtlinie stellt grundlegende Anforderungen an die Sicherheit von elektrischen Betriebsmitteln. Sie fordert die Erstellung der Technischen Dokumentation im Rahmen der CE-Kennzeichnung, beinhaltet aber keine detaillierte Anforderung.

Medizinprodukteverordnung

Die Medizinprodukteverordnung EU 2017/745 regelt die Anforderungen für Produkte im Bereich der Medizintechnik. Die Anforderungen an die Technische Dokumentation wurden von dieser neuen Verordnung (gültig seit Mai 2021) im Vergleich zur vorangegangenen Regelwerk 93/42/EWG stark erhöht. Es werden nicht nur Anforderungen an den Inhalt, die Form oder die Lesbarkeit der Dokumentation gestellt, sondern auch an deren Verwendbarkeit von den Zielgruppen. Produkte, die unter diese Verordnung fallen, müssen sogenannte Usability-Tests der Anwender bestehen. Die Technische Dokumentation als Teil des Produktes durchläuft ebenfalls diese Tests und muss diese bestehen. Bei einem unzureichenden Testergebnis darf das Produkt nicht auf dem Markt bereitgestellt werden. Unseren Podcast zu diesem Thema finden Sie hier.

Produktsicherheitsgesetz

Das Produktsicherheitsgesetz ist das wichtigste Regelwerk in Deutschland für das Bereitstellen von Produkten auf dem Markt. Das Gesetz basiert auf der Richtlinie 2001/95/EG. Es stellt grundlegende Anforderungen an die Hersteller wie die Durchführung einer Risikobeurteilung und die Bereitstellung einer Betriebsanleitung. Es wird häufig für Produkte angewendet, die nicht unter eine der CE-Richtlinien fallen. Unseren Podcast zu diesem Thema finden Sie hier.

DIN EN IEC/IEEE 82079-1

Die DIN EN IEC/IEEE 82079-1 „Erstellung von Nutzungsinformationen (Gebrauchsanleitungen) für Produkte“ diese Norm ist der „neue Stern am Dokumentationshimmel“. Sie stellt detaillierte Anforderungen an die Technische Dokumentation. Nicht nur inhaltlich, sondern an den gesamten Prozess der Erstellung. Beginnend mit den Anforderungen an den Ersteller der Information, über den Prozess der Informationsbeschaffung zu den Inhalten der Anleitung und der Verwaltung und Sicherung der Informationen. Unseren Podcast zu diesem Thema finden Sie hier.

Wirtschaftliche Bedeutung der Technischen Dokumentation und die verschiedenen Interessengruppen

Die Technische Dokumentation kann zweifellos ein bedeutender Kostenfaktor im Unternehmen und für das Produkt sein, insbesondere wenn das Themengebiet falsch angegangen und stiefmütterlich behandelt wird. Tatsächlich wird leider generell die Rolle der Technischen Kommunikation für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens viel zu häufig unterschätzt.

Unbedarfte Führungskräfte sehen lediglich den Kostenpunkt, erkennen jedoch nicht die Bedeutung sowie die Interessen der einzelnen Stakeholder. Die Dokumentation, insbesondere die Betriebsanleitung, wird zu einem „teuren Stück Papier“ degradiert.

Das stellt sich oftmals als eine Fehleinschätzung heraus, da die verschiedenen Stakeholder und deren Interessen an der Technischen Dokumentation im direkten Zusammenhang mit dem wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens steht. Hier finden Sie eine Übersicht der Stakeholder und deren Anforderungen:

  • Der Kunde kauft das Produkt samt der dazugehörenden technischen Dokumentation. Er ist nicht zwingenderweise auch der Anwender, kann es aber durchaus sein.
  • Er stellt Anforderungen meist in Form eines Lasten- und Pflichtenheftes zusammen und wählt das Produkt aus, welches diese am besten und günstigsten erfüllt.
  • Die technische Dokumentation muss für ihn häufig nur die gängigen Normen und Richtlinien erfüllen.
  • Rückmeldungen (positive als auch negative) zur technischen Dokumentation erhält er vom Anwender. In wie weit diese jedoch in Kaufentscheidungen einfließen ist selten nachvollziehbar.
  • Die Kundenbindung erfolgt über die Erfüllung der gestellten Anforderungen. Werden diese erfüllt und treten keine Mängel auf, wird der Kunde vermutlich erneut den Hersteller beauftragen.
  • Der Anwender verwendet das Produkt. Insbesondere im Maschinen- und Anlagenbau wird ihm das Produkt vom Kunde/Käufer zur Verfügung gestellt.
  • Seine Anforderungen werden häufig nicht konkret formuliert bzw. müssen in der Regel durch den Hersteller erst in Erfahrung gebracht werden. In den meisten Fällen sind die Anforderungen daher unbekannt oder können verallgemeinert werden.
  • Die technische Dokumentation muss für ihn praktisch und anwenderfreundlich sein. Er muss mit der technischen Dokumentation, insbesondere der Betriebsanleitung umgehen und arbeiten können. Schwerpunkt liegt hier auf dem Inhalt der technischen Dokumentation, dem Aufbau und der Verständlichkeit.
  • Die Einhaltung von Normen und Richtlinien ist dabei häufig zweitrangig, da diese dem Anwender unbekannt sind.
  • Die Kundenbindung erfolgt über die Nutzererfahrung.
    • Ist die Anleitung unbrauchbar, unvollständig oder fehlerhaft, erzeugt sie eine negative Nutzererfahrung, die der Anwender auf das Produkt und im schlimmsten Fall auf den Hersteller und alle anderen Produkte überträgt.
    • Negative Nutzererfahrungen können so Kaufentscheidungen beeinflussen, insbesondere im B2C-Bereich.
    • Vollständige und gut formulierte Anleitungen steigern die Zufriedenheit und bestätigen die Kaufentscheidung und ermöglichen eine langfristige Kundenbindung.
    • Austausch über Nutzererfahrungen (z. B. im Internet) können andere Interessenten anlocken oder abschrecken. Entsprechend stark ist der wirtschaftliche Einfluss.
  • Häufig besteht keine direkte wirtschaftliche Beziehung zwischen Hersteller und Gesetzgeber. Stattdessen steht für den Gesetzgeber die Sicherheit von Personen und Sachgütern im Mittelpunkt.
  • Er legt Rahmenbedingungen für den Markt fest. Diese gelten für alle Hersteller. Diese formuliert er als Gesetze, Richtlinien und Verordnungen. Die CE-Richtlinien sind dabei die bekanntesten.
  • Einige Produkte oder Branchen sind dabei stärker reguliert als andere. Dies ist häufig von einem möglichen Gefahrenpotenzial verbunden.
  • Missachtet ein Hersteller die Gesetze, Richtlinien und Verordnungen führt dies zu weitreichenden Sanktionen gegen den Hersteller. Als mögliche Mittel stehen dem Gesetzgeber Bußgelder, Verkaufsstopp, Haftstrafen und die Gewinnabschöpfung zur Verfügung. Die Bußgelder liegen dabei zwischen 10.000 und 100.000 EUR oder höher (je nach Schwere des Verstoßes und je Produkt). Die Gewinnabschöpfung wird dagegen vom Gesetzgeber eingeschätzt. Nicht selten führen diese Strafen zur Schließung des Unternehmens.
  • Die Richtlinien und Gesetze sind dabei als ein Minimum anzusehen. Diese müssen mindestens erfüllt werden. Bessere und höhere Standards werden durch Normen definiert, deren Einhaltung meist freiwillig ist. Jedoch kann die Einhaltung von Normen zu einer zusätzlichen Reduktion von Risiken führen, da der Hersteller „mehr“ als das gesetzliche Minimum getan hat, um Personen und Sachgüter zu schützen.
  • Der Hersteller selbst stellt in der Regel keine direkten Anforderungen an den Inhalt seiner technischen Dokumentation.
  • Für ihn ist wichtig, dass die Anforderungen der anderen Stakeholder erfüllt werden, um den wirtschaftlichen Erfolg zu maximieren und das verbundene Risiko zu minimieren.
  • Häufig ist dabei unbekannt, dass die Erfüllung der Anforderungen der anderen Stakeholder weitere positive Effekte haben kann:
    • Erfüllung der Anforderung der Anwender = Reduktion des Aufwands im Service oder bei der Hotline (verständliche Anleitung -> weniger Rückfragen und weniger Bedienungsfehler)
    • Erfüllung der Anforderungen des Gesetzgebers und Einhaltung von Normen = Haftungsreduktion bzw. Haftungsminimierung
  • Er selbst legt den Schwerpunkt auf eine effiziente Dokumentation, deren Kosten im Verhältnis zum Produkt stehen.

Wenn Technische Dokumentation wirklich teuer wird!

Die Kosten für die Erstellung der Technischen Dokumentation sind nicht von der Hand zu weisen. Diese sind sehr stark abhängig von der Komplexität des Produktes sowie den anzuwendenden Normen und Richtlinien. Einfache Produkte, die nur unter das Produktsicherheitsgesetz fallen, benötigen häufig nur ein geringes Budget für die Erstellung der dazugehörenden Dokumentation.

Jede anzuwendende Richtlinie und jede Norm steigern dabei die Kosten für die Technische Dokumentation. Denn häufig müssen diese mit entsprechenden Nachweisen dokumentiert werden. Tests und Prüfungen müssen durchgeführt und das Ergebnis dokumentiert werden. Hierzu müssen all diese Unterlagen entsprechend den Aufbewahrungsfristen aufbewahrt und verfügbar gehalten werden. Die Kosten summieren sich.

Im Sonderanlagenbau können wir beispielsweise davon ausgehen, dass die Kosten der Technischen Dokumentation etwa 10 – 20% des Verkaufspreises betragen. Hierzu gehört aber eben nicht nur die Betriebsanleitung, sondern auch alle anderen Dokumente wie die Risikobeurteilung, Schaltpläne, Übersetzung, etc.

Doch häufig sind diese Kosten nichts im Vergleich zu denen, die aufkommen, sobald etwas passiert. Denn sobald aufgrund des Produkts Menschen verletzt oder Sachgüter beschädigt werden, greift unter anderem das Produkthaftungsgesetz: Der entstandene Schaden muss beglichen werden. Häufig reden wir in diesem Kontext dann bereits von einer Summe, die die Kosten der Technischen Dokumentation um ein Vielfaches übersteigt.

Jedoch hört es hier erfahrungsgemäß leider nicht auf. Denn genau solche Fälle führen dann zu einer genaueren Untersuchung des Produktes und dessen Dokumentation. Das traurige Ergebnis ist dabei häufig, dass so große Fehler im gesamten Entstehungsprozess gemacht wurden, dass das Produkt eigentlich nicht hätte auf den Markt landen dürfen. Es drohen weitere Bußgelder und Maßnahmen vom Gesetzgeber.

Auch ein Vertrag schützt vor Strafe nicht

Einige Unternehmen versuchen daher die Pflichten, die ihnen der Gesetzgeber auferlegt hat, mit vertraglichen Regelungen zu verringern. Häufig werden nur bestimmte Fremdsprachen, oder begrenzte Umfänge bei der Technischen Dokumentation vereinbart. Auch ein Verzicht auf die Anleitung seitens des Kunden kann vorkommen.

Dass die Gesetze jedoch nicht umgangen werden können, ist oftmals nicht bekannt. Denn Verträgen können nie nationale Gesetze außer Kraft setzen – und die Richtlinien und Verordnungen gelten laut aktueller Rechtsprechung als nationale Gesetze. Entsprechend groß ist dann das Entsetzen beim Hersteller, falls der Kunde auf sein Recht besteht oder die Behörden vor der Tür stehen.

Nutzen Sie unser Expertenwissen! Im Download-Bereich finden Sie kostenlose Checklisten und Musteranleitungen, die Ihnen bei der Erstellung Ihrer Technischen Dokumentation helfen.

Wer erstellt die Technische Dokumentation?

Nicht nur an die Technische Dokumentation selbst werden große Anforderungen gestellt. Auch der Ersteller der Dokumente sollte die an ihn gestellten Anforderungen erfüllen. Denn nur so kann eine gute, fehlerfreie und verständliche Dokumentation und Benutzerinformation erstellt werden.

In der Regel erstellen Technische Redakteure diese Dokumentation. Sie sind in der Lage komplexe Sachverhalte und Funktionen zu verstehen und für die Zielgruppe einfach und verständlich aufzubereiten. Er trägt die erforderlichen Inhalte zusammen, sammelt die Unterlagen und erstellt daraus die Betriebsanleitung und andere Nutzungsinformationen.

Der Weg zum Technischen Redakteur ist vielseitig, genauso wie sein Beruf. Der Einstieg erfolgt häufig über einen Quereinstieg oder eine Weiterbildung. Allerdings gibt es seit den frühen 90ern auch ein offizielle Hochschulstudien in der Technischen Kommunikation. Sollten Sie ein persönliches Interesse an diesem Beruf haben, können Sie sich gerne auch bei uns für Praktika oder die Ausbildung bewerben.

Wie erstellt der Technische Redakteur die Dokumentation?

Egal ob der Technische Redakteur unmittelbar bei Ihnen im Unternehmen arbeitet oder ob Sie einen Dienstleiter beauftragen: Der Entstehungsprozess der Technischen Dokumentation ist immer gleich und ist vor allem von Informationsaustausch und -beschaffung geprägt.

Der Redakteur muss recherchieren, welche Informationen bereits vorhanden sind und welche noch erstellt werden müssen. Im Idealfall wird er hierbei so früh wie möglich in ein Projekt eingebunden. Denn dann kann er auch wertvollen Input geben sowie Prozesse optimieren und verbessern.

Als Arbeitsgrundlage sollte der Redakteur folgende Fragen klären:

  • Gibt es bereits Dokumente und Unterlagen aus früheren oder ähnlichen Projekten die verwendet werden können?
  • Welche Ansprechpartner werden benötigt? Sinnvoll sind mehrere Ansprechpartner aus verschiedenen Fachbereichen (Elektronik, Hydraulik, Mechanik, etc.)?
  • Gibt es Fristen die eingehalten werden müssen?
  • Wie können Bilder erstellt werden?
  • Ist das Produkt zugänglich oder nur digital anschaubar?
  • Gibt es Dateiformate und Standards die eingehalten werden müssen?

Nachdem diese Fragen geklärt sind, beginnt der Redakteur mit der Arbeit und stellt die Dokumentation zusammen.

Sollten Sie Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Technischen Dokumentation benötigen, unterstützen auch wir Sie gerne. Kontaktieren Sie uns!

Mit unserem Muster-Redaktionsleitfaden erhalten Sie die perfekte Vorlage, um für Ihre Technische Dokumentation einen eigenen Leitfaden zu erstellen. Die Leseprobe erhalten Sie kostenlos!

Wie lange muss die Technische Dokumentation aufbewahrt werden?

Nach der Erstellung der Technischen Dokumentation beginnt die Aufbewahrungsfrist. Laut den EU-Richtlinien beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre nach Bereitstellung des Produktes auf dem Markt. Für Hersteller von Serienprodukten bedeutet dies, dass die Aufbewahrungsfrist an dem Tag beginnt, an dem das letzte Produkt hergestellt wurde.

10 Jahre klingt zunächst nicht nach sehr viel. Im Kontext der Technikkommunikation täuscht dies jedoch. Denn Software entwickelt sich weiter, der Entwicklungszyklus wird kürzer. Bestes Beispiel ist die CD / DVD die vor 10 Jahren noch nicht wegzudenken war. Heutige PCs haben häufig kein entsprechendes Laufwerk mehr, die Lesbarkeit der Daten ist beeinträchtigt. Selbiges gilt für Software und entsprechende Anwendungen.

Entsprechend muss sich ein Hersteller Gedanken machen, wie er die Dokumentation archiviert und aufbewahrt. Bei Serienherstellern kommt erschwerend hinzu, dass diese eine klare Zuordnung der Anleitung haben müssen. Diese müssen 10 Jahre lange zuordnen können, welche Version der Anleitung bspw. mit dem Produkt vom 05.05.2021 verpackt und auf dem Markt bereitgestellt wurde.

Softwaretools für die Technische Dokumentation

Aufgrund dieser Komplexität gibt es eine Vielzahl an Softwarelösungen die für die Erstellung und Pflege von Technischer Dokumentation verwendet werden – davon haben alle ihre Vor- und Nachteile. Die gängigsten Programme sind:

Adobe InDesign

Adobe FrameMaker

Microsoft Word

Content-Management-Systeme

Diese und weitere Programme haben wir in unserem Podcast näher beleuchtet und auch die entsprechenden Vor- und Nachteile dargelegt. Mit Klick auf eines der Logos kommen Sie zur entsprechenden Folge.

Die digitale Anleitung - Digitalisierung der Technischen Dokumentation

Die Digitalisierung macht auch vor der Technischen Kommunikation nicht halt. Entsprechend häufiger kommt die Frage auf, in welcher Form die Technische Dokumentation ausgeliefert werden muss. Die aktuelle Rechtsprechung hierzu ist derzeit eindeutig (Stand Dezember 2021): Die externe Dokumentation (Betriebsanleitung, Konformitätserklärung, etc.) muss an den Kunden in Papierform übergeben werden.

Aktuell befindet sich jedoch die Maschinenrichtlinie in Überarbeitung in den Gremien der EU. Die digitale Anleitung ist ein großer Punkt, der im Zuge dieser Revision geklärt und überarbeitet wird. Daher können wir gespannt sein, wie sich diese Situation in den nächsten Jahren weiterentwickelt.

Obwohl die Rechtsprechung etwas langsam ist, gibt es auch jetzt bereits viele Möglichkeiten und Verwendungszwecke für digitale Dokumentation. Digitale Dokumente bieten mehr Möglichkeiten als die Papierform – schon allein die Suche nach Informationen im Dokument ist wesentlich einfacher. Gleichzeitig kann die digitale Anleitung auf Smartphones, Tablets und anderen Displays angezeigt und an dem Ort verwendet werden, wo sie gebraucht wird. Das ist insbesondere für große Anlagen wie Kraftwerke interessant, wo die Technische Dokumentation eine komplette Euro-Palette umfassen kann.

Neu hinzugekommen sind in den letzten Jahren Apps und interaktive Inhalte, welche die Technische Dokumentation smarter, zugänglicher und häufig auch anwenderfreundlicher macht. Es gibt eine Vielzahl an Möglichkeiten und darum ist es bereits heute sinnvoll mit der Digitalisierung zu starten. Denn die Transformation von der Papieranleitung zur digitalen Dokumentation benötigt Zeit. Daher ist jetzt der ideale Zeitpunkt für den Beginn der Arbeiten. Damit Sie schon bereit sind, wenn die Rechtsprechung im digitalen Zeitalter angekommen ist.

Sie benötigen hierzu Unterstützung und Beratung? Dann sind wir für Sie da.

Sonderfall: Zuliefer- und Lieferantendokumentation

Ein großer Diskussionspunkt bei der Technischen Dokumentation ist der Umgang mit der Dokumentation von Zulieferern. Denn hierbei spielen viele verschiedene Faktoren eine Rolle, die betrachtet werden müssen. Angefangen beim Urheberrecht, geht das über Haftungsrisiken bis hin zu Übersetzungskosten.

Eine pauschale Ideallösung gibt es hierfür nicht. Jeder Hersteller muss abwägen und erörtern, wie er mit diesem Thema umgehen möchte. Viele Vor- und Nachteile, die zu beachten sind, sind für jedes Unternehmen sehr individuell und spezifisch. Kontaktieren Sie uns, sollten Sie eine Beratung hierzu brauchen.

In Kontext der Lieferantendokumentation ist außerdem oft ein besonderes Problem anzutreffen: Dokumente stehen nur noch als PDF-Dateien zur Verfügung, müssen jedoch bearbeitet werden. Eine automatische Konvertierung führt häufig bei nachgelagerten Übersetzungsprozessen zu katastrophalen Ergebnissen. So fallen aufwändige Layout- und DTP-Arbeiten an. Es gibt verschiedene Lösungsmöglichkeiten, um das zu verhindern. Zum Beispiel ein professioneller Nachbau der Dateien in einem Programm Ihrer Wahl.

Egal ob in InDesign oder in Microsoft Word, unsere Profis liefern Ihnen die Texte in einem offenen Format – professionell und effizient aufbereitet. Kontaktieren Sie uns!

Sie haben weitere Fragen? Rufen Sie einfach an oder schreiben Sie uns eine E-Mail:

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