NI #009 Vollständigkeit nach IEC/IEEE 82079-1

Heute setzen wir uns erneut mit der IEC/IEEEE 82079-1 „Erstellen von Nutzungsinformationen“ als Edition 2 von 2019 auseinander. In der letzten Folge haben wir uns das Minimalismus-Prinzip der Norm angeschaut und sind bereits auf das Prinzip „Vollständigkeit“ eingegangen. Heute schließen wir die Betrachtung des Prinzips „Vollständigkeit“ ab.

In diesem Zuge möchte ich auf unsere Online-Seminare hinweisen. Wir haben neue Themen in unsere Online-Seminare aufgenommen

Ich werde in dieser Folge vermutlich öfters Synonyme für die Norm verwenden. Denn „IEC/IEEE 82079-1 Erstellen von Nutzungsinformationen Edition 2 von 2019“ ist ein ganz schöner Zungenbrecher. Wenn ich in dieser Folge von 82079 oder 82079-1 oder ähnlichen Bezeichnungen rede, beziehe ich mich immer auf die aktuelle Norm von 2019. Sollte ich auf die Vorgängernorm von 2012 verweisen, werde ich es entsprechend betonen.

Und als letzte Anmerkung: Die neue 82079 ist noch nicht in Deutsch erschienen. Wir arbeiten hier mit der englischen Norm sowie einem Praxisleitfaden zur Norm. Der Leitfaden wird von unserem Branchenverband herausgegeben und wurde von Leuten verfasst, die auch bei der Entstehung der Norm beteiligt werden. Einige Autoren kennen Sie vermutlich sogar aus den Interviews von meinen Kollegen.

So dann würde ich nun aber zu unserem eigentlichen Thema kommen, der IEC/IEEE 82079-1 „Erstellen von Nutzungsinformationen“ in Edition 2 von 2019. Wir werden uns heute mit dem schon in der letzten Folge erwähnten Prinzip der Vollständigkeit auseinandersetzen. Ergänzen werde ich das Thema mit Umsetzungsmöglichkeiten und möglichen Fallstricken in der Praxis.

Beginnen wir also erstmal mit dem was die Norm unter diesem Prinzip versteht und welche Anforderungen an die Nutzungsinformation gestellt wird. Unter dem Namen „Vollständigkeit“ kann man ja einiges verstehen und hineininterpretieren.

Wir als technischer Redakteur stehen also vor der Frage: Wann ist eine Anleitung vollständig? Nun ich denke allen wird klar sein, dass dabei wohl die Lebensphasen des Produktes eine wichtige Rolle spielen. Den als Nutzer eines Produktes wird dieses bei mir vermutlich einen Großteil seines Lebenszyklus verbringen. Und hier ist es egal, ob das Produkt eine industrielle Maschine, ein Küchengerät oder eine Farbdose ist. Ich habe es gekauft und möchte es verwenden.

Aber je nach Produkt habe ich andere Lebensphasen. Eine Farbdose kann ich nicht bedienen oder betreiben. Ich benötige als Nutzer also hauptsächlich Informationen zur Lagerung, Verwendung und am Schluss zur Entsorgung. Bei einer Maschine hingegen kommt es wohl auf den Verwendungszweck und die Größe an. Hingegen kann es bei einer Küchenmaschine mit Transport, Lagerung und Inbetriebnahme beginnen. Bei einer Industrieanlage fallen diese Themen vermutlich bereits weg, da diese nicht andauernd abgebaut und transportiert werden. Sprich hier kommen wir direkt zum Betrieb und Bedienung der Maschine.

Was ich mit diesen ganzen Beispielen sagen möchte, ist folgendes: Wer sich als Redakteur mit der 82079 und den Prinzipien auseinandersetzt, muss sich in das Produkt und vor allem in die Zielgruppe hineinversetzen. Hier besteht wie bereits beim letzten Mal beschrieben auch eine starke Wechselwirkung zum Minimalismus-Prinzip. Den zu viele unnötige Informationen würden gegen dieses Prinzip verstoßen.

Aber was gibt es neben den Informationen zu den Lebensphasen noch? Nun zweifelsfrei Informationen über die Restrisken des Produktes. Sprich alle Gefahren, denen der Nutzer und Leser der Anleitung während der Produktverwendung ausgesetzt sein kann.

Denn nur wenn wir diese Informationen in die Anleitung einfügen, kann sich der Leser davor schützen. Also definitiv auch Inhalte die in die Anleitung gehören. Jetzt wird das ganze kniffliger. Wir haben die Informationen zu den einzelnen Lebensphasen und den Restrisiken. Der Nutzer kann das Produkt also jetzt verwenden. Was gehört noch zum Prinzip der Vollständigkeit?

Nun einen Punkt haben wir bereits angerissen. Die Zielgruppenbeschreibung bzw. die Informationen zu den einzelnen Verwendern. Damit den Lesern klar ist, zu welcher Zielgruppe sie gehören und welche Aufgaben sie im Rahmen der Produktverwendung übernehmen dürfen und auch nicht verwenden dürfen. Hinzu kommt in diesem Zusammenhang natürlich auch, dass in der Anleitung nur die Informationen enthalten sein sollen, die die Zielgruppe tatsächlich benötigt. Hier haben wir also wieder die Schnittstelle zum Minimalismus-Prinzip.

Ein Punkt ist nun noch übrig. Und dieser wird häufig vergessen und übersehen. Können Sie es ahnen? Ich meine die Vorgaben aus Normen und Richtlinien. Und gerade die Inhalte aus Normen werden dabei häufig übersehen und vergessen.

Warum das ganze so ist? Nun hauptsächlich passiert dies aus zwei Gründen. Zum einen wird leider die Normenrecherche häufig nur schlecht durchgeführt. Dadurch werden Normen und deren Anforderungen übersehen. Hinzu kommt, dass der Redakteur dann auch noch häufig entweder keinen Zugriff auf die Normenrecherche hat oder über die Inhalte der Norm nicht informiert wird. Denn gerade C-Normen haben häufiger spezielle Anforderungen an die Inhalte der Betriebsanleitung.

Der zweite Grund ist auch häufig anzutreffen und ich bin selbst immer wieder überrascht, wie häufig es auftritt. Das Ganze hat stark mit den Kenntnissen bzw. Unkenntnissen der CE-Kennzeichnung im Unternehmen zu tun und mit schlechter Kommunikation zwischen den Abteilungen.

Fragen Sie in Ihrem Unternehmen mal den Vertrieb, ob er sich mit Normen und Richtlinien und insbesondere der CE-Kennzeichnung etwas auskennt. Nur „etwas“ also oberflächlich genügt schon. Umso die Frage zu klären, ob der Vertrieb weiß, was er dem Kunden auf Basis der CE-Kennzeichnung zusagen darf und was nicht. Oder welche Leistungen im Bereich des technisch Möglichen sind und welche nicht.

Sollten Sie nun argumentieren wollen, dass dieses Wissen ein Vertriebsmitarbeiter nicht benötigt oder das nie haben wird, muss ich Sie enttäuschen. Dieses Thema kann große Wellen und auch große Kosten verursachen. Wenn Ihr Vertrieb einem Kunden Leistungen verspricht, werden diese in der Regel vertraglich festgehalten. Und damit der Vertrag auch umgesetzt wird, muss derjenige, der gegen diesen Vertrag verstößt, Strafen zahlen.

Was das jetzt mit CE-Kennzeichnung und Technischer Dokumentation zu tun hat? Nun es ist ganz einfach. Ich hatte schon oft den Fall, wo der Vertrieb dem Kunden Leistungen verspricht, die gegen die CE-Kennzeichnung verstoßen. Beispielsweise der Kunde möchte keinen Schutzzaun um den Preis zu reduzieren. Der Vertriebsmitarbeiter stimmt dem zu, der Vertrag wird geschlossen. Nur das das Produkt nun nicht mehr die Vorgaben der CE-Kennzeichnung entspricht und so nicht auf dem Markt bereitgestellt werden darf. Und nun?

Wie Sie an diesem einfachen Beispiel erkennen können, sollte also ein Vertrieb durchaus Kenntnisse im Bereich der CE-Kennzeichnung haben. Dabei gibt es nicht nur in diese Richtung, eventuell verspricht der Vertrieb dem Kunden auch zu viel. Ganz nach dem Motto: Norm ENXYZ? Natürlich kennen wir die und natürlich halten wir die ein.

Und im Nachhinein kommen Anforderungen auf das Produkt zu, die nicht eingehalten werden können oder Anpassungen am Produkt und der Dokumentation notwendig machen. Meistens werden diese ganzen Informationen im Pflichten- und Lastenheft dokumentiert. Entsprechend sollte dieses auch dem technischen Redakteur zur Verfügung gestellt werden. Damit auch aus Sicht der vertraglichen Vereinbarungen die Anleitung vollständig ist.

Wie Sie aufgrund der verschiedenen Beispiele sehen können, können die Anforderungen an die Vollständigkeit der Anleitung von vielen Seiten gestellt werden. Nur durch gute redaktionelle Prozesse im Unternehmen ist es möglich, alle Informationen zusammenzutragen und dem technischen Redakteur zur Verfügung zu stellen.

Das Schlüsselelement ist dabei immer noch die Zielgruppenanalyse, die ich eingangs erwähnt habe. Denn sie bildet die Basis für den Umfang der benötigten Informationen und deckt den Großteil der Anforderungen des Prinzips der Vollständigkeit ab.

Und hier sind wir dann auch schon bei den Problemen in der Praxis angelangt. Denn die Zielgruppenanalyse wird häufig entweder gar nicht oder nur spärlich durchgeführt. Das Ergebnis ist dann, dass „Fachkräfte“ oder „Elektrofachkräfte“ für Tätigkeiten definiert werden. Mehr Informationen gibt es weder in der Risikobeurteilung noch später in der Anleitung.

Und das ist dann eben das Problem des Redakteurs. Er weiß das die Elektroinstallation durch eine Elektrofachkraft gemacht werden muss. Aber was weiß diese Person? Er weiß vermutlich wie ein Schraubenzieher verwendet wird und wie er elektrischen Spannungen misst. Aber wie sieht es mit dem Auswuchten von Elektromotoren aus? Was für Sie jetzt eventuell abwegig klingt, hatte ich vor kurzem in einer Anleitung eines Kunden.

Kniffliger wird die Zielgruppe dann, wenn im Lastenheft das Bedienpersonal einer Maschine als Laien ohne Ausbildung definiert wird. Wenn also quasi die Hausfrau oder der Student eine komplexe Werkzeugmaschine bedienen soll. Hier können wir wohl wirklich mit keinen vorhandenen Kenntnissen rechnen. Das führt dann beim Prinzip der Vollständigkeit wiederum zu einer großen, umfangreichen und detailliert beschriebenen Anleitung.

Neben dem größten Problem der fehlenden, unzureichenden Zielgruppe haben wir aber auch noch andere Schwierigkeiten bei der Umsetzung des Prinzips der Vollständigkeit. Als nächst größerem Problem habe ich die Kommunikation im Unternehmen festgestellt. Was ich vorhin mit dem Beispiel des Vertriebes angerissen habe, ist dabei leider nur der Anfang.

Das ganze Thema wird in der Betriebswirtschaft auch gerne unter dem Begriff „Compliance“ zusammengefasst. Technische Dokumentation und insbesondere die CE-Kennzeichnung spielen hierbei eine große Rolle, da diese viele Regeln, Gesetze und Richtlinien vorschreiben.

Neben dem Rabatt für fehlende Schutzzäune ist hier auch insbesondere das Thema Übersetzung ein beliebter Ansatzpunkt. So wird vertraglich häufig festgelegt, dass nur Englisch als Übersetzung geliefert wird. Und das obwohl die Richtlinien eine Übersetzung in Landessprache fordern, so zum Beispiel die Maschinenrichtlinie. Die Folge einer fehlenden Übersetzung führt rechtlich gesehen zu einer fehlerhaften Anleitung, da diese nicht lesbar ist. Und eine fehlerhafte Anleitung bedeutet wiederum ein fehlerhaftes Produkt. Ein No-Go aus Sicht der Compliance, der Gesetze und der Richtlinien und Normen.

In diesem Zusammenhang würde ich persönlich auch eine Übersetzung in die jeweilige Landessprache als Teil des Prinzips der Vollständigkeit bewerten. Denn nur so ist die Anleitung verwendbar. Ohne Übersetzung hingegen fehlen dem Leser schließlich Informationen.

Zum Schluss kommen wir nochmals zu den vertraglichen Pflichten. Sollte die Einhaltung der Normen in den Vertrag mitaufgenommen werden, müssen diese berücksichtigt werden. Das fällt unter das Prinzip der Vollständigkeit. Aber auch hier gibt es einen weiteren Fallstrick, auf den wir noch nicht eingegangen sind.

Wie jeder weiß, können Normen veralten. Dasselbe gilt für Richtlinien. Und in der Praxis gibt es Produkte und Projekte, die von der Planung und dem Abschluss des Vertrages bis zur Fertigstellung und Inbetriebnahme mehrere Jahre dauern. Somit kann das Problem auftreten, dass zum Vertragsschluss Normen vereinbart wurden, die sich während der Entwicklung und Produktion verändern. Im schlimmsten Fall werden plötzlich kurz vor Projektende Anforderungen notwendig die eine Überarbeitung des gesamten Projektes notwendig machen.

In diesen Situationen stellt sich häufig dann auch die Frage: Was nun? Und wer bezahlt das Ganze? Solche Situationen sollten bereits bei Vertragsentwurf berücksichtigt werden und Maßnahmen mit dem Kunden besprochen werden. Damit am Ende auch die Dokumentation weiß, was sie mit den Anforderungen aus einer Norm machen muss, falls die Norm veraltet.