MVO #008 Pflichten für Hersteller, Einführer und Händler

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen importiert seit Jahren Verpackungsmaschinen aus einem Drittstaat. Der Hersteller ist bekannt, die Lieferungen laufen und der Vertrieb kennt seine Kunden.

Zu jeder Maschine gibt es eine Anleitung und eine Erklärung. Auf dem Typenschild steht das CE-Zeichen. Bisher wurde beim Wareneingang vor allem geprüft, ob die bestellte Ausführung angekommen ist und die Unterlagen dabei sind.

Jetzt steht die Maschinenverordnung vor der Tür. Im Unternehmen stellt jemand die Frage: „Was ändert sich eigentlich für uns? Wir bauen die Maschinen doch gar nicht selbst.“

Müssen Sie künftig mehr prüfen? Müssen Ihre eigenen Angaben auf die Maschine? Wer hält die Erklärung bereit? Und was passiert, wenn Sie das Produkt unter Ihrer eigenen Marke anbieten wollen?

Genau diese Fragen schauen wir uns heute an.

Herzlich willkommen zu unserem Podcast rund um Technische Dokumentation und CE-Kennzeichnung. Ich bin Florian Schmider von der GFT Akademie.

In der letzten Folge haben wir den Übergang zur MVO aus Sicht der Hersteller unvollständiger Maschinen betrachtet. Heute geht es um Hersteller, Importeure und Händler entlang der Lieferkette.

Dabei unterscheiden wir: Welche Verantwortung besteht bereits? Was regelt die Maschinenverordnung ausdrücklich? Und welche Abläufe sollten Sie für die Umstellung überprüfen und anpassen?

Verantwortung bestand schon vor der MVO

Beginnen wir mit einem wichtigen Punkt. Es wäre falsch zu sagen, dass Einführer und Händler bis zur Maschinenverordnung keine Pflichten hätten.

Die Maschinenrichtlinie stellt vor allem den Hersteller und seinen Bevollmächtigten in den Mittelpunkt. Konformitätsbewertung, technische Unterlagen, Betriebsanleitung, Erklärung und CE-Kennzeichnung gehören bereits zu diesem bisherigen System.

In Deutschland kommt das Produktsicherheitsrecht hinzu. Produkte dürfen nicht beliebig weitergegeben werden, wenn die dafür geltenden Anforderungen nicht erfüllt sind. Die nationale Maschinenverordnung setzt bisher die Maschinenrichtlinie um.

Außerdem gilt bereits die europäische Marktüberwachungsverordnung. Für die erfassten Produkte verlangt sie einen verantwortlichen Wirtschaftsakteur in der EU mit bestimmten Aufgaben gegenüber den Behörden. Auch die Zusammenarbeit mit der Marktüberwachung ist bereits geregelt.

Und je nach Produkt können weitere EU-Vorschriften eigene Pflichten für Einführer und Händler vorsehen.

Die Ausgangslage hängt deshalb vom Produkt und der Lieferkette ab. Wenn jemand sagt: „Die MVO führt erstmals überhaupt Importeurspflichten ein“, ist das zu pauschal.

Richtig ist: Die MVO bringt für Maschinen einen eigenen, deutlich ausführlicheren und nach Rollen gegliederten Pflichtenkatalog. Diesen müssen Sie mit Ihren bisherigen Abläufen abgleichen.

Die Maschinenverordnung gilt grundsätzlich ab dem 20. Januar 2027 unmittelbar in der EU. Die bisherigen Anforderungen der Richtlinie und ihrer nationalen Umsetzung werden durch den neuen Rechtsrahmen abgelöst.

Hersteller, Bevollmächtigte, Einführer und Händler finden ihre Aufgaben nun in eigenen Artikeln. Die Verordnung unterscheidet dabei ausdrücklich zwischen Maschinen und dazugehörigen Produkten auf der einen Seite und unvollständigen Maschinen auf der anderen.

Für Einführer und Händler geht es unter anderem um Prüfungen vor dem Inverkehrbringen oder der Weitergabe, die eigenen Kontaktangaben, den Umgang mit Unterlagen und um Maßnahmen, wenn später Mängel bekannt werden.

Die Neuerung ist damit mehr als eine andere Anordnung im Gesetzestext. Sie gibt Ihnen konkrete Anforderungen vor, an denen Sie Ihre Organisation messen müssen.

Einzelne Aufgaben können Ihrem Unternehmen aus anderen Vorschriften längst bekannt sein. Das entbindet Sie aber nicht davon, die MVO-Anforderungen für Ihre Maschinen vollständig zu prüfen.

Die sinnvolle Frage lautet: Was erfüllen wir bereits? Wo müssen wir ergänzen? Und wo fehlt uns bisher überhaupt ein verlässlicher Ablauf?

Zuerst müssen Sie Ihre Rolle klären

Im Alltag sprechen wir vom Importeur. Die Maschinenverordnung verwendet dafür den Begriff „Einführer“. Gemeint ist die in der EU ansässige Person oder das Unternehmen, das ein Produkt aus einem Drittstaat erstmals auf dem Unionsmarkt in Verkehr bringt.

Unser Unternehmen, das die Verpackungsmaschinen direkt aus dem Drittstaat zum Weiterverkauf bezieht, ist damit grundsätzlich Einführer.

Kauft es dagegen eine bereits auf dem EU-Markt in Verkehr gebrachte Maschine von einem europäischen Einführer und verkauft sie unverändert unter der bisherigen Herstellermarke weiter, handelt es grundsätzlich als Händler.

Hersteller ist wiederum, wer ein Produkt herstellt oder konstruieren beziehungsweise herstellen lässt und unter seinem eigenen Namen oder seiner eigenen Marke vertreibt. Auch die Herstellung für den Eigengebrauch kann Herstellerpflichten begründen.

Diese Rollen müssen Sie für das konkrete Geschäft bestimmen. Der Name Ihrer Abteilung oder Ihr Eintrag im Handelsregister entscheidet das nicht.

Ein Unternehmen kann bei einer Produktreihe Hersteller sein, bei einer anderen Einführer und bei einer dritten Händler. Die MVO macht diese Unterscheidung im Maschinenrecht ausdrücklich greifbar.

Für Ihre Umstellung bietet sich deshalb eine Übersicht an: Produktfamilie, Lieferkette, unsere Rolle und die daraus folgenden Aufgaben. Erst danach lässt sich sinnvoll festlegen, welche Prüfung zu welchem Geschäft gehört.

Für Hersteller bleiben wesentliche Grundaufgaben bestehen. Sie verantworten die Konformität ihrer Produkte. Die Risikobeurteilung, geeignete technische Nachweise und die erforderliche Konformitätsbewertung werden nicht erst durch die MVO eingeführt.

Anpassen müssen Hersteller aber die Inhalte und Verfahren an die neue Verordnung. Dazu gehören die jeweils einschlägigen Sicherheitsanforderungen, die Erklärungsmuster und die vorgeschriebenen Produkt- und Kontaktangaben. Die MVO verlangt bei den Herstellerangaben neben der Postanschrift auch eine Website und eine E-Mail-Adresse oder andere digitale Kontaktmöglichkeit.

Für die Lieferkette besonders wichtig ist außerdem die ausdrücklich geregelte digitale Bereitstellung von Anleitungen und Erklärungen. Ein digitaler Zugang muss die jeweiligen Bedingungen erfüllen und zur konkreten Produktausführung passen.

Wenn Sie als Hersteller Ihre Unterlagen digital bereitstellen, brauchen Ihre Einführer und Händler klare Informationen darüber, wo sie die passende Fassung finden und wie sie diese an Kunden weitergeben können.

Ein Wechsel auf ein Portal ist deshalb auch eine Abstimmungsaufgabe. Welche Links gehören zu welchem Produkt? Wie werden Dokumentänderungen kommuniziert? Wie bleiben ältere Fassungen erreichbar?

Bei unvollständigen Maschinen kommen die in der letzten Folge besprochenen ausführlicheren Anforderungen an Montageanleitungen hinzu.

Für Hersteller lautet der praktische Auftrag: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Vertriebspartner die MVO-Pflichten mit verlässlichen Produktinformationen und den richtigen Unterlagen erfüllen können. Der Kunde darf nicht erst bei der Inbetriebnahme feststellen, dass Anleitung und Maschine auseinanderlaufen.

Zurück zu unserer Verpackungsmaschine aus dem Drittstaat.

Die MVO verlangt vom Einführer vor dem Inverkehrbringen, dass er gewährleistet: Der Hersteller hat das geeignete Konformitätsbewertungsverfahren durchgeführt und die technischen Unterlagen erstellt. CE-Kennzeichnung, erforderliche Unterlagen sowie die vorgeschriebenen Produkt- und Herstellerangaben müssen vorhanden sein.

Auch die Betriebsanleitung und die weiteren vorgeschriebenen Informationen sind Teil dieser Verantwortung.

Das ist ein ausdrücklich festgelegtes Aufgabenpaket im neuen Maschinenrecht. Wenn Ihre bisherige Prüfung nur aus dem Feld „CE-Zeichen gesehen“ besteht, reicht dieser Ablauf nicht aus.

Nehmen wir an, auf der Erklärung steht ein anderes Modell als auf der Maschine. Oder der Hersteller liefert statt der erforderlichen Erklärung lediglich ein allgemeines Zertifikat. Solche Widersprüche müssen vor dem Inverkehrbringen geklärt werden.

Die MVO verlangt dabei nicht pauschal, dass Sie jede Entwicklung vollständig nachprüfen und jede Herstellerprüfung wiederholen. Sie brauchen aber eine belastbare Grundlage für Ihre eigenen Pflichten. Bei erkennbaren Problemen genügt das Vertrauen in eine langjährige Geschäftsbeziehung nicht.

Außerdem regelt die MVO eigene Kontaktangaben des Einführers. Dazu gehören Name beziehungsweise Handelsname oder Marke und die vorgeschriebenen postalischen und digitalen Kontaktangaben. Vorrangig sind diese am Produkt anzubringen; nur wenn das nicht möglich ist, kommen die vorgesehenen Alternativen auf Verpackung oder Begleitdokument in Betracht.

Prüfen Sie deshalb Ihr Kennzeichnungskonzept. Sind Sie als Einführer erkennbar? Sind die Angaben vollständig? Und ist im Lieferprozess festgelegt, wer sie anbringt?

Ein weiterer Punkt ist die Verfügbarkeit der Nachweise. Die MVO verlangt, dass Einführer eine Kopie der EU-Konformitätserklärung mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen für die Marktüberwachung bereithalten. Sie müssen außerdem sicherstellen, dass die technischen Unterlagen den Behörden auf Verlangen vorgelegt werden können.

Sie müssen nicht automatisch die vollständige technische Akte im eigenen Haus archivieren. Der Zugriff muss aber funktionieren. Vereinbaren Sie deshalb mit dem Hersteller, wer Unterlagen bereitstellt, wie der Zugriff abgesichert ist und wie Änderungen mitgeteilt werden.

Das sind konkrete Punkte für den Abgleich Ihrer Lieferantenvereinbarungen und Ihrer Freigabeprozesse.

Auch Händler erhalten im neuen Maschinenrecht einen eigenen Prüfkatalog.

Vor der Bereitstellung müssen sie unter anderem überprüfen, ob CE-Kennzeichnung, EU-Konformitätserklärung, Betriebsanleitung und die erforderlichen Informationen entsprechend den Vorgaben vorhanden sind. Dazu gehören die vorgeschriebene Sprache sowie die Produkt-, Hersteller- und gegebenenfalls Einführerangaben.

Wer bisher nur kontrolliert hat, ob irgendeine Anleitung mitgeliefert wurde, muss seine Prüfung konkretisieren. Gehört diese Anleitung zum gelieferten Modell? Ist die richtige Sprachfassung vorhanden? Funktioniert ein zulässiger digitaler Zugang tatsächlich?

Wenn ein QR-Code lediglich zur allgemeinen Website führt und das Produkt dort nicht zugeordnet werden kann, ist der Zugang noch nicht ausreichend geklärt.

Hat der Händler Grund zu der Annahme, dass die Maschine nicht den Anforderungen entspricht, darf er sie vor Herstellung der Konformität nicht weiter bereitstellen.

Auch hier gilt: Die Verantwortung für sichere Produkte beginnt nicht erst 2027. Die MVO beschreibt aber ausdrücklich, welche Prüfungen der Händler für die betroffenen Maschinen übernehmen muss.

Für die Umstellung sollten Sie daher festlegen, wer diese Prüfung durchführt, wie offene Punkte geklärt werden und wer eine Lieferung freigeben oder sperren darf.

Zusätzlich müssen Einführer und Händler unter ihrer Verantwortung dafür sorgen, dass Lagerung und Transport die Konformität nicht beeinträchtigen. Ein sauberer Dokumentencheck hilft wenig, wenn später sicherheitsrelevante Teile durch ungeeignete Lagerung beschädigt werden.

Die MVO unterscheidet bei diesen Pflichten ausdrücklich zwischen Maschinen und unvollständigen Maschinen.

Für die unvollständige Maschine stehen die EU-Einbauerklärung und die Montageanleitung im Mittelpunkt. Eine CE-Kennzeichnung aufgrund der MVO ist dafür nicht vorgesehen. Andere einschlägige Rechtsakte sind gesondert zu berücksichtigen.

Wenn Ihr Unternehmen sowohl vollständige Verpackungsmaschinen als auch unvollständige Achsmodule importiert, brauchen Sie daher unterschiedliche Prüfpunkte.

Der Einführer der unvollständigen Maschine muss insbesondere gewährleisten, dass die erforderlichen technischen Unterlagen vom Hersteller erstellt wurden und die vorgesehenen Unterlagen und Angaben vorhanden sind. Er hält die EU-Einbauerklärung mindestens zehn Jahre bereit und sichert den Behördenzugang zu den technischen Unterlagen.

Der Händler prüft insbesondere die Einbauerklärung, die Montageanleitung und die vorgeschriebenen Identifikations- und Kontaktangaben.

Die MVO-Anforderungen an die Montageanleitung müssen dabei im Ergebnis auch in der Lieferkette ankommen. Eine alte Vorlage mit neuer Verordnungsnummer genügt nicht, wenn die erforderlichen Inhalte fehlen.

Der Umstellungsschritt lautet deshalb: Trennen Sie Ihre Prüfabläufe nach Produktart und Rolle. Ein einheitlicher Haken bei „CE und Anleitung“ kann sowohl zu wenig als auch die falsche Prüfung sein.

Die MVO beschreibt außerdem ausdrücklich Aufgaben für den Zeitraum nach dem Inverkehrbringen oder der Weitergabe.

Für Einführer von Maschinen und dazugehörigen Produkten nennt sie risikobezogene Stichprobenprüfungen, die Untersuchung von Beschwerden und erforderlichenfalls entsprechende Verzeichnisse. Die Händler sind über diese Überwachungstätigkeiten auf dem Laufenden zu halten.

Das ist keine pauschale Pflicht, jede ausgelieferte Maschine nach einem festen Standardrhythmus erneut zu prüfen. Entscheidend ist, ob die Maßnahmen angesichts der Risiken angemessen sind. Dieser spezielle Absatz ist außerdem nicht unverändert auf unvollständige Maschinen zu übertragen; für sie gilt ein eigener Artikel.

Für Ihr Unternehmen heißt das: Prüfen Sie, ob Ihre Reklamationsbearbeitung solche Aufgaben abdeckt. Erreicht ein Hinweis auf eine fehlerhafte Schutzeinrichtung die fachlich zuständige Stelle? Oder wird er nur als Gewährleistungsfall abgearbeitet?

Bei nichtkonformen Produkten sehen die jeweiligen Vorschriften Korrekturmaßnahmen, gegebenenfalls Rücknahme oder Rückruf vor. Bei den erfassten Risiken müssen die zuständigen Behörden informiert werden. Die Aufgaben unterscheiden sich nach Rolle: Hersteller und Einführer ergreifen Maßnahmen, Händler müssen sicherstellen, dass die erforderlichen Maßnahmen ergriffen werden.

Zusammenarbeit mit Behörden und Risikovermeidung gab es bereits im bisherigen Rechtsrahmen. Für Ihre Vorbereitung sollten Sie die neuen, produktspezifischen Pflichten nun ausdrücklich in Ihrem Ablauf abbilden.

Dazu gehört die Rückverfolgbarkeit. Artikel 19 verlangt, dass Sie den Behörden auf Verlangen die Wirtschaftsakteure benennen können, von denen Sie Produkte bezogen und an die Sie Produkte abgegeben haben. Diese Angaben sind mindestens 10 Jahre nach Bezug beziehungsweise Lieferung aufzubewahren.

Prüfen Sie also, ob sich Produktidentität, Lieferant und die belieferte Firma zuverlässig zuordnen lassen. Eine allgemeine Kundenliste beantwortet noch nicht, wohin eine bestimmte Ausführung geliefert wurde.

Ein weiterer Punkt gehört direkt in Ihren Vertriebs- und Änderungsprozess.

Schon unter der Maschinenrichtlinie konnte ein Unternehmen Hersteller sein, obwohl ein anderer Betrieb die Maschine tatsächlich gebaut hatte. Der Vertrieb unter eigenem Namen und die Verantwortung für das Produkt spielten bereits eine wichtige Rolle.

Die MVO regelt nun ausdrücklich: Bringt ein Einführer oder Händler das Produkt unter seinem eigenen Namen oder seiner eigenen Marke in Verkehr, gelten für ihn die Herstellerpflichten.

Wenn der Vertrieb also eine eigene Produktlinie mit zugekauften Maschinen plant, muss die Rollenklärung vor der Vermarktung stattfinden. Ein neuer Markenaufkleber kann eine wesentlich größere Aufgabe nach sich ziehen, als im Vertriebsbudget vorgesehen ist.

Die gesetzlich erforderlichen zusätzlichen Einführerangaben sind davon zu unterscheiden. Diese Angaben allein machen den Einführer noch nicht zum Eigenmarkenhersteller.

Artikel 17 erfasst außerdem Änderungen durch Einführer oder Händler an bereits in Verkehr gebrachten Produkten, wenn sich diese auf die Konformität mit den Anforderungen auswirken können.

Das ist ein eigener Maßstab. Sie dürfen hier nicht nur prüfen, ob eine wesentliche Veränderung nach Artikel 18 vorliegt. Auch ohne diese Einstufung kann Artikel 17 Herstellerpflichten begründen.

Für Ihre Umstellung bedeutet das: Geplante Änderungen an Steuerung, Leistung, Schutztechnik oder Ausführung müssen vor ihrer Umsetzung zur fachlichen Bewertung gelangen. Der Vertriebswunsch „Wir bieten das etwas schneller an“ darf nicht an diesem Prozess vorbeilaufen.

Beim Drittstaatengeschäft hört man häufig noch einen weiteren Satz: „Ab der MVO brauchen wir erstmals einen Verantwortlichen in der EU.“

Auch das wäre so zu pauschal. Die Marktüberwachungsverordnung verlangt für die erfassten Produkte bereits seit 2021 einen in der EU niedergelassenen Wirtschaftsakteur mit bestimmten Aufgaben.

Je nach Lieferkette kann das der Hersteller in der EU, der Einführer oder ein entsprechend schriftlich beauftragter Bevollmächtigter sein. In den dafür vorgesehenen Fällen kommt als Auffanglösung ein Fulfilment-Dienstleister in Betracht.

Für die MVO-Umstellung geht es also darum, die bestehenden Zuständigkeiten und Mandate mit dem neuen Maschinenrecht abzugleichen.

Ein Bevollmächtigter übernimmt nicht pauschal die gesamte Herstellerverantwortung. Die MVO regelt sein Mandat und dessen Grenzen. Die Verantwortung für vorschriftsmäßige Konstruktion und Herstellung sowie die Erstellung der technischen Unterlagen sind davon ausgenommen.

Und die eigenen Einführerpflichten verschwinden nicht, weil der Hersteller zusätzlich einen Bevollmächtigten benennt.

Prüfen Sie daher: Wer erfüllt welche Aufgabe? Welche Unterlagen kann diese Stelle tatsächlich beschaffen? Und passt der schriftliche Auftrag zu dem, was im Ernstfall erwartet wird?

Wie gehen Sie jetzt vor?

Erfassen Sie zunächst Ihre Produktfamilien, die Lieferketten und Ihre jeweilige Rolle. Ordnen Sie danach die passenden MVO-Pflichten zu.

Vergleichen Sie diese Aufgaben mit Ihren vorhandenen Abläufen. Halten Sie fest, was bereits funktioniert und wo Sie ergänzen müssen: bei der Lieferantenprüfung, der Kennzeichnung, den Dokumenten, den Freigaben oder bei Beschwerden.

Testen Sie den Ablauf anschließend an einer konkreten Lieferung. Finden Sie die richtige Erklärung? Können Sie die technische Dokumentation für eine Behördenanfrage beschaffen? Sind Sprache und Ausführung der Anleitung richtig zugeordnet? Sind Ihre eigenen Kontaktangaben vollständig?

Planen Sie außerdem den Übergang. Eine Maschine, die bereits vor dem Stichtag richtlinienkonform in Verkehr gebracht wurde, ist anders einzuordnen als eine erstmals unter der MVO in Verkehr gebrachte Maschine. Artikel 52 enthält dafür die Übergangsregelung.

Sie müssen deshalb nicht pauschal sämtliche Bestandsware neu erklären oder kennzeichnen. Sie brauchen aber nachvollziehbare Angaben dazu, wann das einzelne Produkt tatsächlich in Verkehr gebracht wurde. Die Bestellung beim Hersteller allein ist dafür kein verlässlicher Ersatz.

Die Technische Redaktion kann diesen Abgleich unterstützen: bei der Produktidentität, den Sprachfassungen, den digitalen Zugängen und den Dokumentversionen. Die Bewertung von Konformität und Sicherheitsfragen bleibt eine fachübergreifende Aufgabe.

Damit entsteht aus „Was ändert sich?“ eine konkrete Liste mit Verantwortlichen und Terminen. Genau das sollten Sie vor dem Stichtag erreichen.

Abschluss und Ausblick

Was sollten Sie aus dieser Folge mitnehmen?

Einführer und Händler werden durch die MVO nicht zum ersten Mal für Produktsicherheit verantwortlich. Die bisherigen Grundlagen bleiben für den Vergleich wichtig.

Die MVO beschreibt ihre Aufgaben im Maschinenrecht aber wesentlich ausführlicher und direkter. Prüfkataloge, eigene Angaben, Dokumentenverfügbarkeit, der Umgang mit Mängeln und die Rückverfolgbarkeit müssen zu Ihren Produkten und zu Ihrer Rolle passen.

Hersteller sollten ihre Vertriebspartner mit den richtigen Informationen und Unterlagen unterstützen. Einführer und Händler müssen ihre eigenen Abläufe prüfen. Wer unter eigener Marke verkauft oder konformitätsrelevante Änderungen vornimmt, muss die möglichen Herstellerpflichten berücksichtigen.

Nehmen Sie deshalb für den nächsten Schritt eine Ihrer tatsächlichen Lieferketten und gleichen Sie den Ablauf mit den passenden Artikeln der MVO ab. So erkennen Sie, was bereits erfüllt ist und was Sie wirklich ändern müssen.