Ein Redaktionssystem in der Technischen Dokumentation bietet den Redakteuren mehrere Vorteile beim Erstellen einer Betriebsanleitung.
- Das Nachvollziehen von einzelnen Ständen der Betriebsanleitung ist mit einem Redaktionssystem einfach möglich. Jeder Bearbeitungsstand ist im Nachhinein einsehbar. Dadurch ist einfach nachvollziehbar, was in der letzten Version geändert worden ist.
- Übersichtlichkeit und Verwaltung von Inhalten ist mit einem Redaktionssystem einfacher als mit einem herkömmlichen Textprogramm.
- Die Wiederverwendbarkeit erstellter Inhalte in anderen Anleitungen ist ein großer Vorteil eines Redaktionssystems. Ein einmal erstellter Textbaustein kann dann in mehreren Anleitungen zum Einsatz kommen. Dadurch sinken die Übersetzungskosten, da der Baustein nur ein einziges Mal übersetzt werden muss. Die Übersetzung kommt dann in allen anderen Anleitungen vor, in denen der Baustein verlinkt ist.
- Sind Informationen innerhalb der Anleitung auszutauschen, erleichtert ein Redaktionssystem diesen Prozess. Es ist einfach ein Kapitel, Absatz oder Satz auszutauschen, zu verschieben oder zu verändern. Markierungen und Verweise in den nachfolgenden Absätzen bzw. Seiten aktualisieren sich zudem automatisch.