TV#09 KI-Übersetzungen richtig einsetzen: Vom Übersetzungsprozess zur sicheren Freigabe

KI-Übersetzungen wirken oft unglaublich einfach.

Text kopieren.
Sprache auswählen.
Ergebnis übernehmen.

Und genau darin liegt das Problem.

Denn wer Übersetzung nur als „Text rein, Text raus“ versteht, übersieht den eigentlichen Prozess dahinter: Terminologie, Kontext, Rückfragen, Prüfung, Freigabe und Verantwortung.

Aber bevor wir über KI-Prozesse sprechen, müssen wir einen Schritt zurückgehen. Denn in vielen Unternehmen gibt es ein Grundproblem: Der eigentliche Übersetzungsprozess ist für viele Beteiligte eine Blackbox.

Die Blackbox „Übersetzungsprozess“

In vielen Unternehmen sieht man nur den Anfang und das Ende des Prozesses. Man sieht am Anfang einen deutschen Text. Und am Ende liegt eine englische, französische oder italienische Version vor.

Was dazwischen passiert, bleibt oft unsichtbar. Und genau dadurch entsteht ein falsches Bild. Übersetzung wirkt dann wie ein einfacher Umwandlungsschritt:

1. Text rein.
2. Sprache auswählen.
3. Text raus.
4. Fertig.

Und wenn man Übersetzung so versteht, dann ist es naheliegend, KI als perfekte Abkürzung zu sehen.

Warum noch einen professionellen Prozess bezahlen, wenn ein Tool in wenigen Sekunden eine flüssige Übersetzung erzeugt?

Genau hier liegt der Denkfehler.

Denn professionelle Übersetzung in der technischen Dokumentation ist nicht nur Sprachumwandlung.

Sie ist ein Prozess aus Vorbereitung, Terminologie, Kontextklärung, Übersetzung, Rückfragen, Prüfung, Korrektur, Freigabe und Änderungsmanagement.

Und wenn man diesen Prozess nicht kennt, übersieht man was KI nicht ersetzen kann.

Warum Übersetzungsprozesse oft unterschätzt werden

In der Praxis wird Übersetzung häufig erst sehr spät im Projekt wahrgenommen.

Die Maschine ist fast fertig.
Die Anleitung steht kurz vor der Veröffentlichung.
Der Kunde braucht die Unterlagen in mehreren Sprachen.
Der Vertrieb wartet.
Der Service braucht eine Sprachversion.
Und plötzlich heißt es: „Wir müssen das noch schnell übersetzen.“

Allein dieser Satz zeigt schon das Problem. „Noch schnell übersetzen.“ Das klingt, als sei Übersetzung ein letzter kleiner Schritt am Ende. So ähnlich wie: PDF exportieren, Datei versenden, Haken dran.

Aber bei technischer Dokumentation ist Übersetzung kein kosmetischer Arbeitsschritt. Es geht nicht darum, einen Text nur schöner oder internationaler zu machen.

Es geht darum, sicherzustellen, dass Nutzerinnen und Nutzer in einer anderen Sprache genau dieselben Informationen erhalten:

• dieselben Warnungen,
• dieselben Handlungsanweisungen,
• dieselben Verwendungsgrenzen,
• dieselben Restrisiken,
• dieselben technischen Bedingungen,
• dieselben Wartungsschritte,
• dieselben Sicherheitsmaßnahmen.

Und das ist anspruchsvoll. Denn technische Texte bestehen nicht nur aus Wörtern.

Sie bestehen aus Wörtern mit spezifischer Bedeutung im Produktkontext.

• Ein Begriff ist nicht einfach ein Begriff.
• Ein Warnhinweis ist nicht einfach ein Satz.
• Eine Handlungsanweisung ist nicht einfach eine Formulierung.

Alles hängt mit Produkt, Zielgruppe, Normen, Sicherheit, Haftung und Nutzungssituation zusammen.

Wenn dieser Zusammenhang nicht verstanden wird, wirkt Übersetzung einfacher, als sie ist. Und genau dann wird KI leichtfertig eingesetzt.

Schauen wir uns deshalb einmal an, wie ein professioneller Übersetzungsprozess in der technischen Dokumentation grundsätzlich aussehen kann.

Natürlich unterscheiden sich Abläufe je nach Unternehmen, Branche, Tools und Dienstleister. Aber die Grundlogik ist oft ähnlich.

Schritt 1: Auftragsklärung

Am Anfang steht nicht die Übersetzung.

Am Anfang steht die Klärung vieler Fragen, die vom Auftraggeber und teilweise auch vom Dienstleister gestellt oder beantwortet werden müssen. Fragen wie:

• Was soll übersetzt werden?
• Für welches Produkt?
• Für welchen Markt und in welche Zielsprachen?
• Für welche Zielgruppe?
• Für welchen Zweck? Also für interne Nutzung oder für die Veröffentlichung?
• Gibt es sicherheitsrelevante Inhalte?
• Gibt es Normbegriffe deren Übersetzung feststeht?
• Gibt es vorhandene Übersetzungen?
• Gibt es ein Translation Memory?
• Gibt es Terminologie?
• Wie werden Layout- oder Formatvorgaben gehandhabt?
• Gibt es Einschränkungen wie eine Zeichenbegrenzung oder andere Besonderheiten?
• Gibt es Lieferfristen?
• Oder gibt es besondere rechtliche Anforderungen?

Diese Fragen sind wichtig. Denn eine Übersetzung für eine rein interne Verwendung braucht einen anderen Prozess als eine freigegebene Betriebsanleitung.

Ein Werbetext braucht einen anderen Prozess als ein Warnhinweis. Und ein Ersatzteilkatalog braucht eine andere Prüfung als eine Anleitung zur Störungsbeseitigung.

Denn der Zweck dieser Texte ist verschieden. Ein Werbetext soll Aufmerksamkeit erzeugen, Interesse wecken und ein Produkt verkaufen. Eine Betriebsanleitung soll eine Person sicher durch eine Handlung führen.

Ein Warnhinweis soll nicht schön klingen, sondern eine Gefahr eindeutig benennen und eine klare Schutzmaßnahme vermitteln. Und eine Anleitung zur Störungsbeseitigung muss nicht elegant sein. Sie muss eindeutig sein.

Wenn eine Anleitung aber so blumig formuliert wird wie ein Werbetext, wird sie schnell unpräzise. Dann wird aus einer klaren Anweisung plötzlich eine freundliche Empfehlung. Und genau deshalb ist die Auftragsklärung so wichtig: Vor der Übersetzung muss klar sein, was dieser Text leisten soll.

Schritt 2: Ausgangstext prüfen

Der zweite Schritt ist der Ausgangstext. Ist der Text überhaupt übersetzungsfähig? Das klingt vielleicht ungewohnt. Aber es ist einer der wichtigsten Punkte.

Denn schlechte Ausgangstexte erzeugen schlechte Übersetzungen. Egal ob sie mit oder ohne KI übersetzt werden.

• Wenn der deutsche Text nicht eindeutig ist, muss die Zielsprache raten.
• Wenn Begriffe im Original wechseln, wechseln sie oft auch in der Übersetzung.
• Wenn Warnhinweise unvollständig sind, werden sie nicht automatisch vollständiger.
• Wenn Sätze verschachtelt und unklar sind, steigt das Risiko für Fehler.
• Wenn Produktvarianten vermischt werden, entstehen Missverständnisse.
• Und alle diese Fehler potenzieren sich mit der Anzahl an Zielsprachen.

Der letzte Punkt ist dabei ein oft unterschätzter Faktor: Jeder Fehler im Ausgangstext vervielfältigt sich mit der Anzahl der Zielsprachen. Aus einem unklaren deutschen Satz werden dann fünf, zehn oder zwanzig unklare fremdsprachige Sätze. Und je mehr Sprachen, Märkte und Nutzergruppen betroffen sind, desto schwieriger wird es, diesen Fehler später wieder sauber einzufangen oder zu korrigieren.

Falls Sie jetzt denken:

„Aber wir haben doch schon seit Jahren technische Dokumentation übersetzen lassen. Und bisher gab es diese Probleme nicht.“

Der Grund dafür kann ganz einfach sein: Entweder sind die Fehler bisher nicht aufgefallen oder was wahrscheinlicher ist: Ein guter menschlicher Fachübersetzer hat bisher sehr viel für Sie abgefangen.

• Er hat gemerkt, wenn ein Satz unklar war.
• Er hat erkannt, wenn Begriffe uneinheitlich verwendet wurden.
• Er hat gesehen, wenn ein Warnhinweis nicht vollständig wirkte.
• Er hat bemerkt, wenn Produktvarianten vermischt wurden.

Und wenn er etwas nicht sicher verstanden hat, konnte er Rückfragen stellen. Auf diesen Prozessschritt gehen wir aber später noch ein.

Was macht KI? Sie liefert einfach eine plausible Übersetzung. Und genau dadurch entsteht ein Risiko. Denn Unklarheiten werden nicht sichtbar gemacht. Sie werden geglättet.

Der Text klingt danach besser als vorher. Aber fachlich ist das Problem nicht gelöst. Es wurde nur schöner verpackt.

Deshalb muss der Ausgangstext vor der Übersetzung geprüft und vorbereitet werden. Gerade bei technischer Dokumentation ist das keine Zusatzleistung. Es ist die Grundlage.

Der dritte Schritt ist Terminologie. Und hier gibt es in vielen Unternehmen ein Missverständnis.

Viele sagen:
„Terminologie? Haben wir nicht. Haben wir bisher auch nicht gebraucht. Unsere Übersetzungen haben ja trotzdem funktioniert.“

Aber genau das stimmt oft nur auf den ersten Blick. Denn nur weil im Unternehmen keine offizielle Terminologieliste gepflegt wurde, heißt das nicht, dass keine Terminologiearbeit stattgefunden hat.

Sehr häufig wurde diese Arbeit einfach an anderer Stelle geleistet. Nämlich vom langjährigen Übersetzungsdienstleister oder von der erfahrenen Fachübersetzerin.
Diese haben sich im Laufe der Jahre intensiv in die Produkte, die Branche und die Kundensprache eingearbeitet.

Diese Personen haben nicht einfach Wort für Wort übersetzt.

• Sie haben Fachwörterbücher verwendet.
• Sie haben bestehende Dokumentationen verglichen.
• Sie haben frühere Übersetzungen wiederverwendet.
• Sie haben kundenspezifische Wortlisten aufgebaut.
• Sie haben Begriffe vereinheitlicht.
• Sie haben gemerkt, wenn ein Begriff plötzlich anders verwendet wurde.

Und sie haben oft stillschweigend dafür gesorgt, dass ein Bauteil in Anleitung, Ersatzteilkatalog und Softwareoberfläche möglichst gleich benannt wurde.

Wenn dieser Schritt nun durch eine ungeprüfte KI-Übersetzung ersetzt wird, fällt genau diese unsichtbare Qualitätsleistung weg.

Die KI kennt nicht automatisch Ihre hausinternen Begriffe.
Sie kennt nicht zuverlässig die Begriffshistorie Ihrer Dokumentation.
Sie weiß nicht, wie Ihr Übersetzer bestimmte Fachbegriffe seit Jahren konsistent übertragen hat.
Und sie erkennt nicht sicher, ob ein Begriff in Ihrem Unternehmen bewusst so gewählt wurde oder nur zufällig im Ausgangstext steht.

Deshalb braucht es spätestens beim Einsatz von KI eine explizite Terminologiebasis. Nicht riesig. Nicht perfekt. Aber verbindlich.

Also zum Beispiel:

• die wichtigsten Produktbegriffe,
• die wichtigsten Sicherheitsbegriffe,
• HMI-Begriffe,
• verbotene Synonyme,
• und festgelegte Übersetzungen für zentrale Fachbegriffe.

Ohne diese Grundlage improvisiert das System.

Und das kann dazu führen, dass dieselbe Komponente in drei Kapiteln unterschiedlich heißt, dass Warnhinweise andere Begriffe verwenden als die Softwareoberfläche oder dass bereits etablierte Kundenbegriffe verloren gehen.

Terminologie ist deshalb keine zusätzliche Bürokratie. Sie ist die sichtbar gemachte Erfahrung, die früher oft beim Übersetzer oder Dienstleister lag.

Und wenn Unternehmen diese Erfahrung nicht mehr nutzen, sondern direkt mit KI arbeiten, müssen sie diese Grundlage selbst schaffen und pflegen. Sonst sparen sie nicht nur Übersetzungskosten. Sie sparen auch genau den Teil weg, der bisher für Konsistenz gesorgt hat.

Schritt 4: Translation Memory und vorhandene Inhalte nutzen

Ein professioneller Übersetzungsprozess beginnt selten bei null.

In vielen Unternehmen gibt es bereits übersetzte Inhalte:

• frühere Anleitungen,
• Datenblätter,
• HMI-Texte,
• Warnhinweise,
• Serviceinformationen,
• Ersatzteillisten,

Diese Inhalte sollten genutzt und wiederverwendet werden. Dafür gibt es sogenannte Translation-Memory-Systeme.

Ein Translation Memory speichert bereits übersetzte Segmente. Ein Segment kann ein ganzer Satz, ein Teil davon oder eine Sinneinheit sein. Wenn ein ähnliches oder identisches Segment erneut vorkommt, kann die vorhandene Übersetzung wiederverwendet werden.

Das hat mehrere Vorteile.

1. Gleiche Inhalte werden gleich übersetzt.
2. Nicht alles muss immer neu übersetzt werden.
3. Qualität. Bereits geprüfte Übersetzungen können erneut genutzt werden.
4. Änderungsmanagement. Man sieht besser, was neu ist und was bereits bekannt war.

Das ist ein wichtiger Unterschied zu einem schnellen Copy-und-paste in ein beliebiges KI-Tool.

Ein professioneller Prozess nutzt vorhandenes Wissen. Ein unkontrollierter KI-Einsatz beginnt oft jedes Mal neu.

Erst jetzt kommt der eigentliche Übersetzungsschritt. Und hier gibt es unterschiedliche Möglichkeiten.

Eine klassische Fachübersetzung durch qualifizierte Übersetzerinnen und Übersetzer oder eine maschinelle Vorübersetzung mit anschließendem Post-Editing. Oder ein hybrider Prozess, bei dem Translation Memory, Terminologie, maschinelle Übersetzung und menschliche Prüfung kombiniert werden.

Übersetzung durch den Menschen

Schauen wir uns erst den Übersetzungsprozess durch menschliche Übersetzer an. Viele stellen sich den Übersetzungsprozess ungefähr so vor:

Ein Text liegt auf Deutsch vor.
Der Übersetzer schreibt ihn in Englisch neu.
Und am Ende ist die Übersetzung fertig.

In Wirklichkeit ist dieser Schritt deutlich dynamischer.

Ein Fachübersetzer arbeitet sich Segment für Segment durch den Text. Also Satz für Satz oder Abschnitt für Abschnitt. Dabei übersetzt er nicht nur Wörter, sondern prüft ständig Bedeutung, Zusammenhang und Terminologie.

Er schaut:

• Was ist hier wirklich gemeint?
• Passt dieser Begriff zu den vorherigen Kapiteln?
• Wurde dieselbe Komponente weiter oben schon einmal anders bezeichnet?
• Bezieht sich dieser Hinweis auf alle Varianten oder nur auf eine bestimmte Ausführung?
• Passt die Formulierung zur Zielgruppe?
• Ist das eine reine Beschreibung oder eine sicherheitsrelevante Handlungsanweisung?

Und oft läuft dieser Prozess nicht nur von oben nach unten.

• Ein Übersetzer springt im Dokument zurück.
• Er gleicht Begriffe mit früheren Stellen ab.
• Er korrigiert eine Formulierung, wenn später klar wird, dass ein Begriff anders verstanden werden muss.
• Er prüft, ob ein Warnhinweis zur späteren Handlungsanweisung passt.
• Er achtet darauf, dass dieselbe Funktion nicht an drei Stellen unterschiedlich heißt.

Genau das passiert bei einer guten Übersetzung häufig im Hintergrund. Der Auftraggeber sieht am Ende nur die fertige Sprachversion. Aber dazwischen steckt ein permanentes Vergleichen, Entscheiden, Prüfen und Vereinheitlichen.

Wenn Translation Memory oder Terminologiedatenbanken vorhanden sind, nutzt der Übersetzer diese zusätzlich. Dann sieht er zum Beispiel, wie ähnliche Sätze früher übersetzt wurden oder welche Begriffe für diesen Kunden festgelegt sind. Dadurch bleibt die Übersetzung konsistenter und anschlussfähig an frühere Dokumente.

Abhängig von Ausgangstext, vorhandenen Vorübersetzungen, Auftragsumfang, Erfahrung und Qualifikation des Übersetzers kann die Fachübersetzung bereits eine sehr hohe Qualität haben und als Grundlage für die finale Sprachversion dienen. Wichtig ist aber: Auch hier muss klar sein, was tatsächlich beauftragt wurde. Wurde nur übersetzt? Wurde zusätzlich Korrektur gelesen? Wurde eine Revision durch eine zweite Person durchgeführt? Oder wurde der Text auch fachlich im Produktkontext geprüft?

Denn „übersetzt“ bedeutet nicht automatisch „unabhängig geprüft und freigegeben“. Genau diese Unterscheidung ist wichtig – und auf die kommen wir gleich noch zurück.

Maschinelle Übersetzung

Wie läuft dieser Prozessschritt beim Einsatz von KI ab? Er unterscheidet sich deutlich von der klassischen Fachübersetzung.

Die KI liefert innerhalb von Sekunden eine plausible Sprachfassung.

• Sie erzeugt auf Basis des eingegebenen Textes eine plausible Zielsprachfassung.
• Aber sie arbeitet nicht verantwortlich Segment für Segment durch den Text.
• Sie springt nicht bewusst zurück, weil später ein Fachbegriff anders einzuordnen ist.
• Sie erkennt selten den Gesamtzusammenhang des Dokumentes.
• Sie kennt nicht automatisch die Entscheidungen aus früheren Projekten.
• Sie fragt nicht zuverlässig nach, wenn ein Ausgangstext mehrdeutig ist.
• Und sie übernimmt keine Verantwortung dafür, dass die Übersetzung im Gesamtdokument konsistent und sicherheitsgerecht funktioniert.

Das heißt nicht, dass KI an dieser Stelle keinen Nutzen hat. Der wichtige Punkt ist:

Die maschinelle Übersetzung ist in einem professionellen Prozess nicht automatisch das Endprodukt. Sie ist eine Vorstufe. Eine Rohfassung. Ein Arbeitsstand. Es werden die nächsten Schritte benötigt.

Parallel zur Übersetzung läuft ein zusätzlicher Schritt ab. Bei maschineller Übersetzung kommt er sehr selten vor, bei einem Fachübersetzer kann er vorkommen. Dabei ist es ein oft unterschätzter Teil des Übersetzungsprozesses, denn wir sprechen von Rückfragen. Gute Übersetzerinnen und Übersetzer stellen Fragen. Und das ist kein Zeichen von Schwäche.

Im Gegenteil. Es ist ein Qualitätsmerkmal.

• Wenn ein Begriff unklar ist, wird nachgefragt.
• Wenn ein Satz mehrdeutig ist, wird er geklärt.
• Wenn eine Zahl auffällig wirkt, wird sie markiert.
• Wenn ein Warnhinweis widersprüchlich ist, wird er zur Klärung markiert.
• Wenn ein Produktkontext fehlt, wird er angefordert.

Gerade an diesen Schnittstellen entstehen viele Qualitätsprobleme. Die Redaktion denkt vielleicht: „Das ist doch klar.“ Die Fachabteilung denkt: „Das sieht man doch an der Maschine.“

Der Übersetzer sieht aber nur den Text und vielleicht ein Bild. Ähnlich wie der Nutzer später. Deshalb sind Rückfragen wichtig. Sie machen unsichtbare Unklarheiten sichtbar.

KI fragt in der Regel aber nicht zuverlässig nach.

• Sie fragt nicht nach, ob „sichern“ hier mechanisch, elektrisch oder organisatorisch gemeint ist.
• Sie fragt nicht nach, ob mit „Abdeckung“ eine einfache Verkleidung, eine trennende Schutzeinrichtung oder eine verriegelte Schutztür gemeint ist.
• Sie erzeugt einfach nur Text in der Zielsprache.

Und genau deshalb darf KI nicht die letzte Instanz sein.

Schritt 7: Post-Editing und Qualitätsprüfung

Wenn maschinelle Übersetzung genutzt wird, kommt danach das Post-Editing. Und Post-Editing bedeutet nicht: „Jemand liest kurz drüber.“

Post-Editing bedeutet: Die maschinelle Rohübersetzung wird fachlich, terminologisch und sprachlich geprüft und überarbeitet.

Dabei geht es um Fragen wie:

• Ist die Bedeutung vollständig erhalten?
• Wurde etwas ausgelassen?
• Wurde etwas ergänzt?
• Sind Fachbegriffe korrekt?
• Sind Warnhinweise vollständig?
• Sind Signalwörter erhalten geblieben?
• Sind Handlungsreihenfolgen korrekt?
• Sind Zahlen, Einheiten und Grenzwerte richtig?
• Klingt der Text in der Zielsprache natürlich und eindeutig?
• Passt die Übersetzung zur Zielgruppe?

Das ist mehr als Korrekturlesen. Es ist Qualitätsprüfung. Und bei sicherheitsrelevanten Inhalten ist es Risikokontrolle.

Schritt 8: Revision und Fachprüfung – die Schritte, die oft eingespart werden

Post-Editing verbessert die maschinelle Rohübersetzung. Nach Post-Editing kommt ein Schritt, der in der Praxis gerne übersprungen wird: Die unabhängige Prüfung.

Und hier müssen wir zwei Tätigkeiten unterscheiden:

Erstens: Die Revision der Übersetzung durch einen weiteren Übersetzer.
Zweitens: Die fachliche Prüfung im Produktkontext bei sicherheitsrelevanten Inhalten.

Die Revision:

Für professionelle Übersetzungsdienstleistungen gibt es mit der ISO 17100 einen etablierten Qualitätsrahmen. Vereinfacht gesagt: In einem solchen Prozess wird eine Übersetzung nicht nur erstellt und direkt ausgeliefert. Sie wird zusätzlich durch eine zweite qualifizierte Person geprüft, die Ausgangstext und Zieltext miteinander vergleicht. Die sogenannte Revision.

Dabei geht es nicht nur um Rechtschreibung oder schöne Sprache.

Es geht um Fragen wie:

• Wurde der Inhalt vollständig übertragen?
• Wurde etwas ausgelassen?
• Wurde etwas hinzugefügt?
• Sind Bedeutung und Terminologie erhalten geblieben?
• Passt der Zieltext zum vereinbarten Zweck?

Diese Revision ist sinnvoll und wichtig. Doch leider sieht die Realität in der Praxis anders aus.

Diese Revision wird häufig von Übersetzungsdienstleistern angeboten. Aber sie kostet Zeit und Geld. Und genau deshalb wird sie häufig nicht beauftragt. Stattdessen wird dann auf internes Gegenlesen verwiesen. Dann kommen Aussagen wie:

• vom muttersprachlichen Kollegen: „Der Satz klingt gut.“
• vom Vertriebspartner im Zielland: „Das versteht man so.“
• vom Servicemitarbeiter: „Das ist sprachlich okay.“

Aber die entscheidende Frage lautet nicht: Klingt es okay und ist es verständlich? Die entscheidende Frage ist: Wurde der Zieltext wirklich mit dem Ausgangstext verglichen? Ist alles so übersetzt wie es im Ausgangstext steht?

Fachliche Prüfung im Produktkontext

Die fachliche Prüfung im Produktkontext hat dagegen einen anderen Schwerpunkt. Hier wird geprüft, ob die Aussagen im Produktkontext sicher und fachlich richtig sind.

Inhaltlich gibt es Überschneidungen mit der Prüfung des Ausgangstextes aus Schritt 2. Wurden Schritt 2 und die Revision sorgfältig durchgeführt, fällt hier weniger Arbeit an. Dann wurde durch die Prüfung des Ausgangstextes und der Revision eine hohe Qualitätsstufe erreicht. Sollte es aber während des Übersetzungsprozesses Änderungen am Text gegeben haben oder sind andere Komplikationen aufgetreten, kann diese Prüfung trotzdem notwendig sein. Sie ist vor allem für sicherheitsrelevante Texte einzusetzen, jedoch nicht immer für das komplette Dokument.

Die Fachprüfung fragt:

• Stimmt die Aussage technisch?
• Ist die Schutzmaßnahme real vorhanden?
• Ist die Handlungsanweisung sicher?
• Sind Warnhinweise, Grenzwerte und Abläufe korrekt?

Auch diese fachliche Prüfung wird in der Praxis oft nicht sauber eingeplant.

Viele Unternehmen lassen eine Anleitung übersetzen und gehen danach davon aus, dass die Sprachversion fertig ist. Eine unabhängige Gegenprüfung durch eine Fachstelle, einen qualifizierten Ansprechpartner im Zielland, Service oder Arbeitssicherheit findet nicht statt.

Manchmal aus Zeitdruck.
Manchmal aus Kostendruck.
Manchmal, weil es bisher nie Beschwerden gab,
Manchmal, weil niemand zuständig ist.
Und manchmal, weil gar nicht bewusst ist, dass dieser Schritt überhaupt nötig sein kann.

Aber bei sicherheitsrelevanten Texten reicht „klingt gut“ einfach nicht aus. Nehmen wir wieder unser Beispiel:

„Vor Arbeiten am Antrieb Maschine ausschalten, gegen Wiedereinschalten sichern und Stillstand aller beweglichen Teile abwarten.“

Eine Übersetzung kann grammatikalisch korrekt und gut lesbar sein. Trotzdem muss geprüft werden:

• Ist „gegen Wiedereinschalten sichern“ wirklich eindeutig übertragen? Gibt es diese Formulierung in der Zielsprache überhaupt?
• Ist klar, dass es nicht nur um Ausschalten geht?
• Ist klar, dass bewegliche Teile vollständig stillstehen müssen?
• Ist die Reihenfolge der Schutzmaßnahmen erhalten geblieben?

Wenn niemand diese Fragen stellt, kann eine sprachlich gute Übersetzung in kritischen Handlungsschritten fachlich schwach bleiben. Deshalb sollten diese Prüfungen nicht als Luxus verstanden werden.

Nur durch die Prüfung wird aus einer Sprachversion eine belastbare technische Dokumentation.

Ein Punkt, der auch oft vergessen wird: Nach der Übersetzung ist der Text nicht automatisch veröffentlichungsreif.

Gerade bei technischen Dokumenten muss die Ausgabe geprüft werden. Die Textlänge unterscheidet sich je nach Sprache. Französisch benötigt zum Beispiel häufig mehr Platz als Deutsch. Auch andere Sprachen können deutlich länger oder kürzer laufen. Entsprechend muss der Satzspiegel und das Layout der Dokumente geprüft werden. Passende Fragen hier sind:

• Passen Tabellen noch?
• Sind Warnhinweise vollständig sichtbar?
• Sind Zeilenumbrüche korrekt?
• Sind Sicherheitssymbole an der richtigen Stelle?
• Sind Verweise noch korrekt?
• Sind Abbildungen passend beschriftet?
• Sind Textlängen im Layout beherrschbar?
• Sind HMI-Begriffe unverändert?
• Sind Einheiten und Zahlenformate korrekt?
• Sind Index, Inhaltsverzeichnis und Querverweise aktualisiert?

Das klingt banal. Ist es aber nicht.

Denn gerade bei übersetzten Dokumenten entstehen viele Fehler nicht auf Satzebene, sondern beim Einbau in das finale Dokument.

Ein Warnhinweis, der sprachlich korrekt ist, aber im Layout abgeschnitten wird, ist trotzdem ein Problem. Eine Tabelle, in der Spalten verrutschen, kann technische Daten falsch zuordnen. Ein Verweis, der ins falsche Kapitel führt, kann Nutzer fehlleiten. Auch das gehört zum Übersetzungsprozess.

Schritt 10: Freigabe und Bereitstellung

Am Ende dieses ganzen Prozesses steht die Freigabe. Und Freigabe bedeutet nicht: „Die Datei liegt jetzt im Ordner.“

Freigabe bedeutet:

• Die definierte Prüfung ist abgeschlossen.
• Die richtige Version wurde geprüft.
• Die offenen Rückfragen sind geklärt.
• Die relevanten Personen haben zugestimmt.
• Die freigegebene Sprachversion ist eindeutig identifizierbar.
• Und nur diese Version wird veröffentlicht.

Das ist wichtig, weil in der Praxis oft mehrere Versionen unterwegs sind:

• Rohübersetzung,
• Post-Editing-Version,
• Korrekturversion,
• Layoutversion,
• freigegebene Version,

Wenn nicht klar ist, welche Version final ist, entstehen Fehler.

Deshalb braucht es eine eindeutige Bereitstellung.

• Wer bekommt welche Datei?
• Wo liegt die freigegebene Version?
• Welche Version geht an den Kunden?
• Welche Version wird auf der Website veröffentlicht?
• Welche Version wird der Maschine beigelegt?
• Welche Version ist im Dokumentationssystem archiviert?

Das ist nicht nur Organisation. Das ist Nachweisführung.

Schritt 11: Änderungsmanagement

Nach der Freigabe ist der Prozess aber noch nicht vorbei.

Denn Produkte ändern sich.

• Texte werden angepasst.
• Software wird aktualisiert.
• Warnhinweise werden ergänzt.
• Technische Daten ändern sich.
• Bauteile werden ersetzt.
• Normen ändern sich.
• Kundenvarianten entstehen.

Jede Änderung am Ausgangstext kann Auswirkungen auf die Übersetzung haben.

Deshalb braucht es ein Änderungsmanagement.

• Was wurde geändert?
• Welche Sprachversionen sind betroffen?
• Ist die Änderung sicherheitsrelevant?
• Muss Terminologie aktualisiert werden?
• Muss eine Fachprüfung erneut erfolgen?
• Müssen Kunden informiert werden?
• Welche Version ersetzt welche?

Gerade bei KI-Übersetzungen ist dieser Punkt besonders wichtig.

Wenn Änderungen unkontrolliert wieder durch ein KI-Tool laufen, können bereits geprüfte Formulierungen verloren gehen. Denn ChatGPT ist kein Translation-Memory-System. Es merkt sich nicht automatisch, welche Übersetzung in einem früheren Projekt geprüft und freigegeben wurde. Wenn man einen Text erneut eingibt, ohne alte Übersetzung, ohne Terminologie und ohne klare Vorgaben, kann eine neue, anders formulierte Übersetzung entstehen. Sie klingt vielleicht wieder gut – aber sie ist nicht automatisch dieselbe geprüfte Version wie vorher.

Dann wird aus einem ursprünglich stabilen Prozess wieder ein Glücksspiel.

Wenn man diesen normalen Übersetzungsprozess einmal gesehen hat, wird klar:

KI ersetzt nicht den Prozess, KI kann einzelne Schritte unterstützen.

• Sie kann eine Rohübersetzung liefern.
• Sie kann interne Orientierung erleichtern.
• Sie kann einfache Textmengen vorbereiten.
• Sie kann Varianten schneller zugänglich machen.
• Sie kann beim Formulieren helfen.

Aber sie ersetzt nicht:

• Auftragsklärung,
• Ausgangstextprüfung,
• Terminologiearbeit,
• Rückfragen,
• fachliche Prüfung,
• Freigabe,
• Layoutkontrolle,
• Änderungsmanagement,

Und genau deshalb ist die zentrale Frage nicht: „Kann KI übersetzen?“

Die zentrale Frage lautet: „An welcher Stelle im Prozess darf KI eingesetzt werden – und welche Prüfung muss danach folgen?“

Wie kann also der Übersetzungsprozess mit KI-Unterstützung aussehen? Machen wir das an einem einfachen Beispiel greifbar.

Ein Unternehmen möchte eine Betriebsanleitung für eine Maschine vom Deutschen ins Englische und Französische übersetzen.

Ein sauberer Prozess könnte so aussehen.

Schritt 1: Auftragsklärung.

Es wird geklärt, welche Dokumente übersetzt werden, für welchen Markt, für welche Zielgruppe, für welche Verwendung und mit welcher Sicherheitsrelevanz.

Schritt 2: Ausgangstext prüfen.

Die technische Redaktion prüft den deutschen Ausgangstext. Sind Warnhinweise vollständig? Sind Handlungsanweisungen klar? Sind Varianten sauber getrennt? Sind Begriffe konsistent?

Schritt 3: Terminologie bereitstellen.

Produktbegriffe, Bauteile, HMI-Bezeichnungen, Sicherheitsbegriffe und verbotene Synonyme werden definiert und als Terminologieliste bereitgestellt.

Schritt 4: Vorhandene Übersetzungen nutzen.

Translation Memory und bereits freigegebene Übersetzungen werden eingebunden, damit konsistente Formulierungen wiederverwendet werden.

Schritt 5: Inhalte klassifizieren und für Prüfung durch Menschen priorisieren.

Einleitung und allgemeine Beschreibung: niedriges Risiko.
Bedienung und Montageschritte: mittleres Risiko.
Warnhinweise, Wartung, Energieisolierung und Störungsbeseitigung: hohes Risiko. Hier muss später gründlich überprüft werden.

Schritt 6: KI-Tool und Datenschutz prüfen.

Es wird ein freigegebenes KI-System genutzt, welches vorher entsprechend ausgewählt wurde. Datenschutz, Vertraulichkeit und Kundenvorgaben sind geklärt.

Schritt 7: KI-Übersetzung erzeugen.

Ausgangstext wird in die KI geladen. Die KI liefert eine Rohfassung – nicht die Endfassung.

Schritt 8: Post-Editing.

Ein qualifizierter Post-Editor prüft Sprache, Terminologie, Vollständigkeit und Konsistenz.

Schritt 9: Fachprüfung.

Für sicherheitsrelevante Inhalte prüft eine fachkundige Stelle die Übersetzung gegen das Original.

Schritt 10: Layoutkontrolle.

Das finale Dokument wird geprüft: Tabellen, Warnhinweise, Verweise, Abbildungen, Textumbrüche, Symbole und Formatierung.

Schritt 11: Freigabe.

Nur die geprüfte und freigegebene Sprachversion wird veröffentlicht.

Schritt 12, der letzte Schritt: Änderungsmanagement.

Bei späteren Änderungen wird geprüft, welche Sprachversionen betroffen sind und ob kritische Inhalte erneut freigegeben und überprüft werden müssen.

Klingt nach viel? Ja, Übersetzungsmanagement ist komplex. Aber dieser Prozess ist kein übertriebener Luxus. Er ist ein kontrollierter, nachvollziehbarer Prozess.

Und genau das ist der Unterschied zwischen:

„Wir haben KI benutzt.“

und:

„Wir haben KI verantwortungsvoll in unseren Übersetzungsprozess eingebunden.“

Fassen wir zusammen.

Erstens:

Viele Risiken entstehen, weil Übersetzung als einfacher Umwandlungsschritt verstanden wird. Text rein, Text raus, fertig. Aber professionelle Übersetzung ist ein Prozess.

Zweitens:

Dieser Prozess beginnt mit Auftragsklärung, Ausgangstextprüfung und Terminologie – nicht mit dem Übersetzungstool.

Drittens:

Translation Memory, Terminologie und Rückfragen sind wichtige Qualitätsbausteine. Sie sorgen dafür, dass Übersetzungen konsistent, verständlich und fachlich belastbar werden.

Viertens:

KI kann in diesem Prozess unterstützen, aber sie ersetzt ihn nicht.

Fünftens:

Maschinelle Übersetzung ist höchstens eine Rohfassung. Danach braucht es je nach Risikoeinstufung Post-Editing, Fachprüfung, Layoutkontrolle und Freigabe.

Sechstens:

Sicherheitsrelevante Inhalte brauchen besondere Aufmerksamkeit. Warnhinweise, Wartungsanweisungen, Störungsbeseitigung und ähnliche Textinhalte dürfen nicht ungeprüft veröffentlicht werden.

Siebtens:

Egal wie groß das Unternehmen ist, es braucht einen klar definierten Prozess mit Mindestinhalten wie freigegebene Tools, Terminologie, Risikoklassen, Prüfung kritischer Inhalte und dokumentierte Freigabe.

Was ist also das Fazit dieses Dreiteilers?

Teil 1 hat gezeigt: Ungeprüfte KI-Übersetzungen können in der Technischen Dokumentation zum Risiko werden.

Teil 2 hat gezeigt: Dieses Risiko ist nicht theoretisch. Die ersten Fehler und Pannen sind sichtbar.

Teil 3 zeigt: Die Lösung ist nicht, KI pauschal zu verbieten.

Die Lösung ist, den Übersetzungsprozess zu verstehen – und Verantwortung sauber zu organisieren. Denn wenn Übersetzung nur als Blackbox gesehen wird, wirkt KI wie eine einfache Abkürzung.

Aber technische Übersetzung ist mehr als Sprache. Sie ist ein komplexer Prozess:

Sie ist Vorbereitung, Terminologie, Kontext, Rückfrage, Prüfung, Fachwissen, Layoutkontrolle, Freigabe und Änderungsmanagement.

KI kann darin ein hilfreiches Werkzeug sein. Aber sie ersetzt nicht den Prozess. Und sie ersetzt nicht die Verantwortung.

Wenn Sie also KI-Übersetzungen in Ihrem Unternehmen einsetzen möchten, beginnen Sie nicht mit der Frage:

„Welches Tool ist am schnellsten?“

Beginnen Sie mit der Frage:

„Wie sieht unser Übersetzungsprozess aus – und an welcher Stelle darf KI darin sinnvoll unterstützen?“

Denn nicht die KI entscheidet, ob eine Übersetzung sicher ist. Der Prozess entscheidet es.