BA #001 Classic Update: Warum braucht eine Maschine eine Betriebsanleitung?

Diese Episode greift eine unserer ersten Podcastfolgen aus dem Jahr 2018 auf. Wir haben uns entschieden ein „Classic Update“ mit der ersten Folge aus der Reihe „Betriebsanleitung erstellen“ neu herauszubringen und auf den aktuellen Stand zu bringen. Damals haben wir uns mit der Frage beschäftigt, warum eine Betriebsanleitung überhaupt notwendig ist und welche rechtlichen Hintergründe dabei eine Rolle spielen.

Die damaligen Aussagen wurden von uns vollständig überprüft und an die Rechts- und Normenlage 2026 sowie an die ab 20. Januar 2027 geltende Maschinenverordnung angepasst.

Und damit ein herzliches Willkommen zu einer neuen Podcast Folge. Mein Name ist Florian Seckinger und ich arbeite bei der GFT AKADEMIE in der Technischen Dokumentation.

Die grundlegende Aussage aus der damaligen Folge gilt noch immer:

Eine Anleitung ist ein wichtiger Bestandteil eines sicheren Produkts.

Seit dem Jahr 2018 hat sich der rechtliche und normative Rahmen jedoch weiterentwickelt.

Bei der Frage nach den rechtlichen Anforderungen gibt es nicht das eine Gesetz oder die eine Richtlinie, das für jedes Produkt gleichermaßen gilt. Je nach Produkt gelten unterschiedliche europäische Verordnungen, Richtlinien und nationale Vorschriften. Diese speziellen Vorschriften bestimmen, welche Unterlagen erforderlich sind und welche Informationen darin enthalten sein müssen.

Die bisherige Folge nennt das Produktsicherheitsgesetz von 2011als eines der wichtigsten nationalen Vorschriften für die Notwendigkeit einer Betriebsanleitung. Dieses basiert auf der europäischen Produktsicherheitsrichtlinie 2001/95/EG. Inzwischen hat sich aber die Rechtlage geändert.

Das deutsche Produktsicherheitsgesetz wurde 2021 neu gefasst, bekannt auch mit der Kurzform ProdSG. Außerdem wurde die europäische Produktsicherheitsrichtlinie 2001/95/EG durch die Verordnung (EU) 2023/988 über die allgemeine Produktsicherheit, kurz GPSR, ersetzt. Die GPSR gilt seit dem 13. Dezember 2024. Sie betrifft vor allem Verbraucherprodukte.

Im Kern hat sich die zentrale Aussage des Produktsicherheitsgesetzes zur mitzuliefernden Anleitung aber seither nicht geändert. Der in der alten Folge zitierte Passus:

Sind bei der Verwendung, Ergänzung oder Instandhaltung eines Produkts bestimmte Regeln zu beachten, um den Schutz von Sicherheit und Gesundheit zu gewährleisten, ist bei der Bereitstellung auf dem Markt eine Gebrauchsanleitung in deutscher Sprache mitzuliefern, sofern in den Rechtsverordnungen nach § 8 keine anderen Regelungen vorgesehen sind.

ist in § 3 Abs. 4 des aktuellen Produktsicherheitsgesetzes praktisch wortgleich abgebildet.

Auf europäischer Ebene verlangt die GPSR vom Hersteller, einem Produkt klare Anweisungen und Sicherheitsinformationen in einer für die Verbraucher leicht verständlichen, vom jeweiligen Mitgliedstaat festgelegten Sprache beizufügen.

Für andere Produkte wie beispielsweise Maschinen ist dieses nicht die zentrale Rechtsgrundlage, da Maschinen unter spezielles Harmonisierungsrecht fallen.

Für Maschinen ist zum heutigen Stand, im Juli 2026 noch die alte Maschinenrichtlinie 2006/42/EG gültig. Aber schon ab dem 20. Januar 2027 ist die neue Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 anzuwenden. Bezüglich der Maschinenverordnung haben wir mit unserer MVO-Reihe auch eine interessante Podcast Reihe.

Das bedeutet:

Wer heute eine Maschine in Verkehr bringt, muss prüfen, welche Rechtslage zum konkreten Zeitpunkt des Inverkehrbringens gilt.

Gleichzeitig sollten Unternehmen ihre Prozesse bereits auf die neue Maschinenverordnung vorbereiten. Denn Entwicklungsprojekte, die heute beginnen, werden möglicherweise erst nach dem 20. Januar 2027 abgeschlossen.

Die derzeit noch geltende Maschinenrichtlinie fordert, dass jeder Maschine eine Betriebsanleitung in der Amtssprache oder in den Amtssprachen des Mitgliedstaats beiliegen muss, in dem die Maschine in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen wird.

Die alte Richtlinie unterscheidet zudem zwischen der Originalbetriebsanleitung und der Übersetzung der Originalbetriebsanleitung. Die Sprachfassungen, für die der Hersteller die Verantwortung übernimmt, werden als Originalbetriebsanleitung gekennzeichnet.

Wird für einen Zielmarkt eine Übersetzung angefertigt, ist diese als Übersetzung der Originalbetriebsanleitung zu kennzeichnen. Nach der derzeitigen Maschinenrichtlinie muss der Übersetzung außerdem die Originalbetriebsanleitung beigefügt werden.

Die neue europäische Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 ermöglicht Betriebsanleitungen in digitaler Form bereitzustellen.

Die gesetzlichen Angaben zur digitalen Bereitstellung finden sich insbesondere in Artikel 10 Absatz 7 der Maschinenverordnung. Die allgemeine Anwendung der Verordnung beginnt nach den inzwischen vorgenommenen Berichtigungen am 20. Januar 2027.

Als nächstes wird in der alten Folge die Verkehrssicherungspflicht als einen weiteren Grund für die Notwendigkeit einer Betriebsanleitung eingegangen.

Diese Anforderung hat sich seither nicht wirklich geändert. Die Verkehrssicherungspflicht wurde wesentlich durch die Rechtsprechung entwickelt und steht im Zusammenhang mit der allgemeinen deliktischen Haftung, insbesondere mit Paragraf 823 des Bürgerlichen Gesetzbuchs.

Paragraf 823 Absatz 1 BGB besagt vereinfacht:

Wer vorsätzlich oder fahrlässig das Leben, den Körper, die Gesundheit, die Freiheit, das Eigentum oder ein anderes Recht eines Menschen widerrechtlich verletzt, ist zum Ersatz des daraus entstehenden Schadens verpflichtet.

Wer ein Produkt entwickelt, herstellt oder in den Verkehr bringt, eröffnet damit eine mögliche Gefahrenquelle.

Aus der Verkehrssicherungspflicht werden im Produkthaftungsrecht traditionell mehrere Fehler- und Pflichtbereiche abgeleitet.

Dazu gehören insbesondere:

• Konstruktionsfehler,
• Fabrikationsfehler,
• Instruktionsfehler,
• und Produktbeobachtungsfehler.

Ein Konstruktionsfehler betrifft grundsätzlich das technische Konzept des Produkts.

Ein Fabrikationsfehler entsteht, wenn ein einzelnes Produkt oder eine bestimmte Serie von der eigentlich sicheren Konstruktion abweicht.

Ein Instruktionsfehler betrifft unzureichende, falsche oder missverständliche Informationen.

Und die Produktbeobachtungspflicht betrifft die Zeit nach dem Inverkehrbringen.

Die Aussage der alten Folge ist, dass Haftungsfälle durch Instruktionsfehler entstehen können und hier das Produkthaftungsgesetz greift.

Das ist im Wesentlichen richtig, jedoch steht der Begriff Instruktionsfehler so nicht ausdrücklich im Gesetz.

Paragraf 3 Absatz 1 des Produkthaftungsgesetzes definiert allgemein, wann ein Produkt fehlerhaft ist.

Ein Produkt hat demnach einen Fehler, wenn es nicht die Sicherheit bietet, die unter Berücksichtigung aller Umstände berechtigterweise erwartet werden kann.

Besonders berücksichtigt werden dabei:

• die Darbietung des Produkts,
• der Gebrauch, mit dem billigerweise gerechnet werden kann,
• und der Zeitpunkt, zu dem das Produkt in Verkehr gebracht wurde.

Die Darbietung eines Produkts umfasst nicht nur seine Verpackung oder Werbung.

Dazu können auch Kennzeichnungen, Warnhinweise, Montageinformationen und die Betriebsanleitung gehören.

Ein technisch einwandfreies Produkt kann deshalb im haftungsrechtlichen Sinn trotzdem fehlerhaft sein, wenn notwendige Sicherheitsinformationen fehlen.

Ein Instruktionsfehler kann beispielsweise vorliegen, wenn:

• eine relevante Gefahr nicht genannt wird,
• ein Warnhinweis zu spät erscheint,
• eine sichere Vorgehensweise unvollständig beschrieben wird,
• die falsche Zielgruppe angesprochen wird,
• eine Übersetzung den sicherheitsrelevanten Inhalt verändert,
• eine missverständliche Abbildung zu einer gefährlichen Handlung verleitet,
• erforderliche Qualifikationen nicht angegeben werden,
• oder eine vorhersehbare Fehlanwendung vollständig ignoriert wird.

Nicht jeder Fehler in einer Betriebsanleitung führt automatisch zu einem Anspruch nach dem Produkthaftungsgesetz.

Es müssen ein relevanter Produktfehler, ein vom Gesetz erfasster Schaden und ein ursächlicher Zusammenhang vorliegen.

Als ein weiteres rechtliches Standbein für Maschinen wird in der alten Folge die CE-Kennzeichnung genannt.

Mit der CE-Kennzeichnung erklärt der Hersteller, dass die Maschine die einschlägigen Anforderungen des europäischen Harmonisierungsrechts erfüllt und dass das vorgeschriebene Konformitätsbewertungsverfahren durchgeführt wurde.

Bei einer Maschine gehören dazu nach der derzeitigen Maschinenrichtlinie unter anderem:

• die Ermittlung der einschlägigen Anforderungen,
• die Risikobeurteilung,
• die Umsetzung der erforderlichen Risikominderungsmaßnahmen,
• die Erstellung der Technischen Unterlagen inkl. Betriebsanleitung,
• die Durchführung des vorgeschriebenen Konformitätsbewertungsverfahrens,
• die Erstellung der EG-Konformitätserklärung,
• und das Anbringen der CE-Kennzeichnung.

Die Betriebsanleitung ist ein Bestandteil der Anforderungen, die für eine ordnungsgemäße Konformität erfüllt werden müssen.

In der alten Folge aus dem Jahr 2018 wurde sinngemäß gesagt:

Fehlt die Betriebsanleitung oder ist sie fehlerhaft, ist die CE-Kennzeichnung ungültig.

Diese Aussage bringt zwar zum Ausdruck, dass eine Betriebsanleitung für die Konformität wichtig ist. Rechtlich ist sie aber zu pauschal.

Die CE-Kennzeichnung ist kein Zertifikat, das bei einem Fehler automatisch seine Gültigkeit verliert.

Präziser ist folgende Aussage:

Fehlt eine gesetzlich vorgeschriebene Betriebsanleitung, liegt sie nicht in der erforderlichen Sprache vor oder enthält sie sicherheitsrelevante Mängel, kann die Maschine nichtkonform sein.

Der Hersteller hat dann möglicherweise eine CE-Kennzeichnung angebracht, obwohl nicht alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt waren.

Eine formale Nichtkonformität kann beispielsweise vorliegen, wenn:

• eine vorgeschriebene Kennzeichnung fehlt,
• die Betriebsanleitung nicht in der notwendigen Sprache vorhanden ist,
• die Konformitätserklärung fehlt,
• oder bestimmte formale Angaben nicht enthalten sind.

Eine materielle Nichtkonformität kann vorliegen, wenn:

• notwendige Sicherheitsinformationen fehlen,
• die beschriebenen Schutzmaßnahmen nicht mit der Maschine übereinstimmen,
• eine gefährliche Vorgehensweise empfohlen wird,
• oder ein Risiko insgesamt nicht ausreichend reduziert wurde.

Die Unterscheidung zwischen formaler und materielle Nichtkonformität ist in der Praxis wichtig.

Eine fehlende Überschrift und eine Anleitung, die eine lebensgefährliche falsche Arbeitsweise beschreibt, sind nicht gleich zu bewerten.

Beide Sachverhalte können korrekturbedürftig sein. Das daraus entstehende Risiko und die notwendigen Maßnahmen unterscheiden sich jedoch erheblich.

Auch die Aussage der alten Folge, dass die Marktüberwachung die CE-Kennzeichnung entziehen kann, ist so nicht ganz passend. Die Behörde kann die CE-Kennzeichnung nicht wie eine Fahrerlaubnis oder ein verliehenes Zertifikat zurücknehmen.

Sie kann aber Maßnahmen gegen eine nichtkonforme oder gefährliche Maschine anordnen.

Abhängig vom konkreten Mangel und vom Risiko gehören zu den Maßnahmen unter anderem:

• die Korrektur oder Ergänzung der Betriebsanleitung,
• die Herstellung der Konformität der Maschine,
• eine Beschränkung der Bereitstellung auf dem Markt,
• ein Vertriebsverbot,
• die Rücknahme vom Markt,
• oder ein Rückruf bereits ausgelieferter Maschinen.

Die CE-Kennzeichnung ist ein wichtiges rechtliches Standbein. Sie ersetzt aber weder die Verkehrssicherungspflicht noch das Haftungsrecht.

Neben den gesetzlichen Anforderungen spielen Normen bei der Erstellung von Anleitungen eine wichtige Rolle.

Normen können dabei helfen, allgemein formulierte gesetzliche Schutzziele in konkrete Prozesse, Strukturen und Qualitätsanforderungen zu überführen.

In der ursprünglichen Podcastfolge aus dem Jahr 2018 wurde hier insbesondere die DIN EN 82079-1 aus dem Jahr 2013 genannt.

Deren Titel lautete:

Erstellen von Gebrauchsanleitungen – Gliederung, Inhalt und Darstellung – Teil 1: Allgemeine Grundsätze und ausführliche Anforderungen.

Diese Fassung ist inzwischen zurückgezogen und wurde durch die DIN EN IEC/IEEE 82079-1 aus dem Jahr 2021 ersetzt.

Bereits der neue Titel zeigt eine veränderte Perspektive:

Erstellung von Nutzungsinformationen (Gebrauchsanleitungen) für Produkte – Teil 1: Grundsätze und allgemeine Anforderungen.

Der Wechsel vom Begriff Gebrauchsanleitung zum übergeordneten Begriff Nutzungsinformation ist mehr als eine sprachliche Kleinigkeit.

Die alte Vorstellung einer Anleitung war häufig stark dokumentorientiert. Am Ende der Entwicklung entstand das gedruckte Handbuch.

Die neue Norm betrachtet Nutzungsinformationen umfassender.

Informationen für die sichere und effiziente Nutzung eines Produkts können über unterschiedliche Medien und Informationsprodukte vermittelt werden.

Dazu können beispielsweise gehören:

• auch die gedruckte Anleitung,
• PDF-Dokumente,
• Informationen auf Displays,
• digitale Hilfesysteme,
• Schritt-für-Schritt-Anleitungen,
• Videos,
• Informationen auf Webseiten,
• Sicherheitsschilder,
• und in das Produkt integrierte Informationen.

Neben der DIN EN IEC/IEEE 82079-1 ist für Maschinen seit 2019 außerdem die DIN EN ISO 20607 relevant.

Ihr Titel lautet:

Sicherheit von Maschinen – Betriebsanleitung – Allgemeine Gestaltungsgrundsätze.

Die beiden Normen haben unterschiedliche Schwerpunkte. Die DIN EN IEC/IEEE 82079-1 ist eine produktübergreifende Grundlagennorm für Nutzungsinformationen. Die DIN EN ISO 20607 bezieht sich speziell auf Betriebsanleitungen für Maschinen.

Kommen wir nun zum Ende der Folge zu einem Fazit. Was hat sich also seit unserer ursprünglichen Folge aus dem Jahr 2018 verändert?

• Seit 2011 hat sich die grundlegende Aussage des Produktsicherheitsgesetzes zur Anleitung kaum verändert. Produkte müssen so gestaltet und mit denjenigen Informationen versehen werden, dass sie sicher verwendet werden können.
• Geändert hat sich vor allem der übergeordnete Rechtsrahmen.
• Das Produktsicherheitsgesetz wurde 2021 neu gefasst, und für Verbraucherprodukte gilt seit Dezember 2024 zusätzlich vorrangig die europäische Produktsicherheitsverordnung.
• Für Maschinen ergeben sich die konkreten Anforderungen weiterhin aus dem speziellen Maschinenrecht. Ab dem 20. Januar 2027 wird die Maschinenrichtlinie vollständig durch die neue Maschinenverordnung abgelöst.
• Auch die Normung hat sich weiterentwickelt: Aus der stark dokumentorientiert wahrgenommenen Gebrauchsanleitung der DIN EN 82079-1 aus dem Jahr 2013 wird ein umfassendes Konzept der Nutzungsinformation durch die DIN EN IEC/IEEE 82079-1 aus dem Jahr 2021.
• Daneben bleiben Verkehrssicherungspflicht, Instruktionsfehler und Produkthaftung wichtige Gründe dafür, Betriebsanleitungen nicht nur als formale Pflicht zu behandeln.