DD#002 Digitale Anleitung mit Animationen und Videos

Digitale Anleitungen bieten meist einen Mehrwert als Ihre Verwandten auf Papier. In der Papier-Anleitung haben wir das Sehen und Lesen von statischen Informationen. In der digitalen Anleitung kann der Benutzer zusätzlich bewegte Bilder und Informationen über Audio wahrnehmen.

Wie bei einem Tutorial auf Youtube erläutern dann Animationen, Video und Audio das Geschehen und decken gleich mehrere Sinne des Benutzers ab.

Heute möchte ich daher eine alte Reihe aufgreifen und mich mit Sonderformen der Technischen Dokumentation befassen. Zuerst mit der digitalen Anleitung und die Möglichkeiten eine Papier-Anleitung mit digitalen Elementen zu erweitern. In späteren Folgen möchte ich mich dann noch mit den Themen Augmented und Virtual Reality befassen.

Die klassische Anleitung in Papier an sich haben wir in unseren Podcast Folgen schon relativ häufig behandelt. Ob nun die Anleitung für ein Haushaltsgerät, ein Elektrowerkzeug oder eine hochkomplexe Maschinenanlage. Diese Produkte kommen mal mit mehr, mal mit weniger, Seiten Papier beim Benutzer an.

Die Begeisterung beim Benutzer über einen großen Stapel Papier hält sich dann meist in Grenzen. Die Papier-Anleitung wandert dann häufig einfach nur in den Schrank oder in eine Ecke nahe der Maschine. Viel Text möchte der Benutzer sowieso nicht lesen. Der Stellenwert einer gedruckten Anleitung ist dementsprechend eher niedrig angesetzt.

Hier wäre eine nach Möglichkeit textlose Betriebsanleitung dem Benutzer natürlich lieber. Einfache Produkte lassen das noch zu. Beispielsweise verzichtet IKEA bei Ihren Aufbauanleitungen größtenteils auf Text. Wir haben uns in einer anderen Podcast-Folge bereits mit der textlosen Betriebsanleitung befasst. In den Shownotes dieser Folge verlinke ich Ihnen die entsprechende Folge. Umso komplexer die Produkte jedoch werden, desto schwerer ist es auf den Text zu verzichten. Dann genügen statische Bildinformationen nicht mehr, um den Benutzer ausreichend über die Nutzung zu informieren. Dann kommen seitenlange Beschreibungen in Textform dazu. In der Papieranleitung erschwert das die Nutzung der Anleitung.

Digitale Anleitungen, beispielsweise in Form eines PDFs, welche der Benutzer über verschiedene Endgeräte abrufen kann, sind dagegen schon interessanter und bieten mehr Möglichkeiten für die Informationssuche. Dabei genügt es natürlich nicht, die erstellte Anleitung einfach nur von der Word-Datei als PDF auszugeben. Digitale Elemente wie Filme und Animationen müssen erst entsprechend eingebunden werden.

Danach schaffen es vielleicht sogar einige dieser digitalen Elemente auch in eine Papier-Anleitung bzw. in eine gedruckte Form. So ist es möglich über gedruckte QR-Codes die Benutzer auf digitale Inhalte hinzuweisen.

So kann der Benutzer anstatt lange in der Anleitung zu blättern, sich ein paar informative Videos zu seinem Thema anschauen. Gerade Videoelemente und Animatonen sind gute Hilfsmittel, um die Verständlichkeit seiner Technischen Dokumentation zu erhöhen. Wir haben bereits in einer anderen Podcast-Folge solche Utility-Filme als Hilfsmittel in der Technischen Dokumentation beschrieben.

So bietet eine digitale Anleitung mehr Möglichkeiten innerhalb des Dokumentes zu navigieren als eine Papier-Anleitung. Verlinkte Kapitel im Inhaltsverzeichnis springen direkt auf ein gewünschtes Kapitel. Querverweise innerhalb einzelner Kapitel leiten den Nutzer direkt an die betreffende Stelle ohne, dass dieser sich lange durch einen Papierberg wälzen muss. Auch gibt es die Möglichkeiten für eine gezielte Suche nach Stichworten. Passend zum Sprichwort „Zeit ist Geld“ kann eine schnelle Suche nach den benötigten Informationen speziell im Störungsfall einen längeren Ausfall der Produktion entgegenwirken. Ein umständliches langes Suchen im Inhaltsverzeichnis und dem anschließenden Hin- und Herblättern in der Papier-Anleitung, bis die richtige Information gefunden wurde, ist schon sehr ärgerlich.

Auch die Verfügbarkeit einer digitalen Anleitung sind vielschichtig. Smartphone, Tablet, Notebook, Festrechner oder sogar direkt in der Steuerung der Maschine, überall kann der Benutzer die digitale Anleitung abrufen.

Sie arbeiten mit mehreren Personen an der Maschine bzw. dem Gerät? Bei einer Papier-Anleitung kann immer nur ein Nutzer die Anleitung verwenden. Zwar könnte man die Anleitung mehrfach ausdrucken, doch ist das nicht sonderlich umweltfreundlich. Eine digitale Anleitung kann ohne Probleme mehreren Benutzern gleichzeitig zugänglich gemacht werden.

Auch ist mit einer digitalen Anleitung gesichert, dass Ihre Nutzer stets mit der aktuellsten Version arbeiten. Die Inhalte der Anleitung können kontinuierlich angepasst werden und sofort an alle Nutzer eine angepasste Version geliefert werden. Schließlich kann das was heute noch aktuell ist schon morgen wieder veraltet sein. Glücklicherweise bietet die elektronische Anleitung einen unkomplizierten Weg schnell auf Änderungen zu reagieren und den Nutzer die neue Anleitung schnell auf vielen Medien zugänglich zu machen.

Auch wenn die rechtliche Lage (aktuell) noch so ist, dass die Beilegung der Papierfassung der Anleitung weiterhin Pflicht ist, kann die Bereitstellung einer zusätzlichen digitalen Anleitung eine Bereicherung für den Benutzer sein.

Viele Hersteller stellen eine PDF Ihrer Anleitung auf Ihrer Webseite zum Download bereit. Auf diese Weise ist die Anleitung leicht zugänglich. Inhaltlich bietet die online bereitgestellte Fassung erst mal nur das gleiche wie die gedruckte Fassung. Erst verschiedenen Zusatzfunktionen, welche nur die digitale Fassung bietet wie Navigationsmöglichkeiten, Suchfunktionen und Querverweise sorgen für den Mehrwert beim Nutzen der digitalen Version. Auch die Hersteller selbst werden in dieser Richtung immer innovativer und bieten inzwischen schon Doku-Apps an, die neben der digitalen Anleitung für das Produkt noch weitere Funktionen beinhalten.

So sind Beispielanwendungen in Form von Videos zu sehen, die den Umgang mit dem Produkt verdeutlichen oder dem Nutzer praktische Anwendungsbeispiele vermitteln. In meiner Podcast Folge Verbessertes Nutzungserlebnis in der Technischen Dokumentation bin ich auf solche Funktionen bereits einmal eingegangen, welche dem Nutzer einen zusätzlichen Mehrwert bieten.

Videos und Animationen sind sowieso sehr geeignet, um Informationen schnell zu vermitteln. Auch sind mobile Geräte weit verbreitet und die Nutzer haben meistens darauf Zugriff. Deshalb lassen sich beispielsweise in bestimmte Situationen wichtige oder sicherheitsrelevante Informationen schnell und einfach abrufen.

Wichtig ist jedenfalls, dass die digitale Anleitung sich einfach bedienen lässt und gesuchte Informationen schnell gefunden werden. Nur dann ist eine Akzeptanz für die digitale Anleitung sichergestellt. In vielen Köpfen von Entscheidungsträgern ist halt die gedruckte Anleitung immer noch alternativlos. Zum einem aus der bereits angesprochenen rechtlichen Lage. Der Hersteller muss ja eine Anleitung in Papier mitliefern. Warum dann noch eine digitale Fassung bereitstellen? Der Mehraufwand rechnet sich doch gar nicht!

Zum anderen sehen einige Hersteller die dauerhafte Verfügbarkeit problematisch. Die digitale Anleitung ist so vorzulegen, dass der Zugriff darauf jederzeit möglich sein muss.  Was ist, wenn gerade kein mobiles Endgerät dem Benutzer zur Verfügung steht? Oder wenn aufgrund gewisser Umgebungsfaktoren der Einsatz eines mobilen Endgerätes überhaupt nicht möglich ist? Steht die Anleitung bei einem Ausfall der Maschine weiterhin zur Verfügung, wenn diese in der Steuerung integriert ist?

Ein ebenfalls zu beachtender Faktor dürfte die benötigte Datenmenge sein. Viele Animationen und Videos darzustellen, ist meistens mit einem hohen Verbrauch an Datenvolumen einhergehend. Wenn dann die Zielgruppe aufgrund bestimmter Bedingungen nicht darauf zugreifen kann, sind die Informationen nicht abrufbar. Das Stichwort Zielgruppe ist wie so häufig im Falle der Technischen Dokumentation auch ein wichtiger Aspekt für digitale Anleitungen. Wie viel Informationsbedarf hat meine Zielgruppe und wie präsentiere ich diese Informationen am besten „digital“ meiner Zielgruppe?

Weiterhin ist das Thema Datensicherheit immer noch ein häufig genannter Faktor, die Anleitung lieber nur gedruckt auszuhändigen. Die Befürchtung ist groß, dass Daten unerlaubt durch Dritte heruntergeladen oder manipuliert werden. Oder was ist bei einem Serverausfall oder Angriff auf die Serverstruktur des Herstellers. Kann dann die Anleitung gar nicht mehr von der Webseite abgerufen werden?

Aus diesen Gründen tun sich viele Hersteller schwer die digitale Anleitung als reine Alternative zu der Papierfassung zu sehen. Aber muss es unbedingt eine Alternative sein? Es könnte ja auch eine Ergänzung zu der Papierform sein.

So kann der Hersteller ja in der Anleitung, auf dem Produkt oder auch in einem Begleitpapier darauf hinweisen, wie der Zugriff auf die digitale Anleitung möglich ist. Auch ist dann sinnvoll in irgendeiner Form anzugeben, welche Version der Betriebsanleitung dem jeweiligen Modell des Produktes entspricht. So ist dann gewährleistet, dass der Nutzer, die korrekte Version der Anleitung für sein Produkt auch online findet.

Gerade im Maschinenbau zeichnet sich ab, dass zukünftig verstärkt auf digitale Anleitungen gesetzt wird. Am 21 April 2021 kam ein erster Entwurf zur Überarbeitung der Maschinenrichtlinie heraus. Darin wird sich verstärkt mit dem Thema digitale Anleitung und deren Bereitstellung befasst. Der Entwurf hat noch keine Gültigkeit und wird noch diskutiert und überarbeitet. In der aktuellen Fassung geht es darum, was Hersteller beachten müssen, wenn Sie Ihre Betriebsanleitungen rein digital bereitstellen. Die digitale Anleitung ist in einem Format vorzulegen, die es dem Endbenutzer erlaubt, sie herunterzuladen, zu speichern und jederzeit darauf zuzugreifen. Auch ist die digitale Bereitstellung der Betriebsanleitung noch mit der Verpflichtung verbunden, dem Kunden auf Anfrage die Papierfassung kostenlos bereitzustellen.

Gerade im Bereich Schulung und Training bieten digitale Anleitungen enorme Möglichkeiten. Nehmen wir die Schulung von neuen Mitarbeitern im Maschinenbau als Beispiel. Über Animationen und Videos lassen sich Funktionen der Maschine einfach veranschaulichen. Vor allem komplexe Vorgänge können so einfacher dargestellt werden als das in einer Papierfassung der Anleitung möglich wäre. So lassen sich drehende Teile und Komponenten sowie die verschiedenen Abläufe über Animationen darstellen. Erste Schritte für die Bedienung der Maschine lassen sich so mit einem Video dem neuen Mitarbeiter näherbringen.

Aber nicht nur neue Mitarbeiter profitieren davon. Auch die „alten Hasen“ können Ihr Wissen auffrischen oder neues lernen. Digitale Anleitungen unterstützen das Servicepersonal bei Reparaturvorgängen. In visuellen Schritt-für-Schritt-Abfolgen lässt sich so einfach eine Reparatur an der Maschine durchführen. Das Personal kann einfach einzelne Bauteile oder Komponenten an der Maschine identifizieren. Gerade bei der Ursachensuche bieten digitale Hilfen großes Potential, um Zeit und somit auch Kosten einzusparen.

Eine weitere Möglichkeit bietet die Informationsvermittlung über das gesprochene Wort. Mittels Audio Einspielungen kann ein weiterer Sinn abgedeckt werden. Heutzutage fragen wir sowieso Siri, Alexa & Co. nach allem möglichem. Schalte das Licht an, stelle den Timer auf so viele Minuten schalte den Backofen, die Mikrowelle oder den Herd an. Oder wie wird das Wetter heute?

So könnte ein Chatbot mittels Sprachausgabe bei den häufigsten vorkommenden Fragen rund um das Produkt die Last der Serviceabteilung auffangen. Eine gut aufbereitete und strukturierte Technische Dokumentation kann dann die Antworten auf die meisten Fragen liefern, welche dann in einer Voice App eingesprochen sind. Der Chatbot übernimmt dann die Suche nach der benötigten Information und liefert diese dem Benutzer. Die Suche geht schnell und unkompliziert für den Benutzer und dieser erlebt zudem noch ein verbessertes Nutzungserlebnis mit dem Produkt.

Weitere Möglichkeiten bieten dann die virtuellen Welten, welche die Wahrnehmung und Informationsvermittlung nochmal erweitern. Mithilfe von Augmented und Virtual Reality werden so mehr digitale Daten geschaffen, die dem Benutzer die Nutzung des Produktes vermitteln können. Jedoch sind gerade diese beiden Methoden so komplex, dass ich deren Einsatzmöglichkeiten für die Technische Dokumentation erst in den nächsten Folgen separat behandeln werde.