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STD #004 Utility-Filme als Hilfsmittel in der Technischen Dokumentation

STD #004 Utility-Filme Als Hilfsmittel In Der Technischen Dokumentation

Utility-Filme unterstützen die herkömmliche textbasierte Anleitung durch sprachfreie oder spracharme interaktive Filme, die den Benutzer sicher in der Anwendung anleiten.

Was sind Utility Filme?

Kommen wir erst darauf zu sprechen was Utility-Filme überhaupt sind. Ein Utility-Film zeichnet sich als Schulungsfilm bzw. interaktiven Instruktionsfilm aus. Man kann ihn auch als eine erweitere Art der Video-Anleitung betrachten. Durch die Aneinanderreihung von Videoclips entsteht so eine Ablaufreihenfolge für Handlungsschritte einer Betriebsanleitung. Dabei ersetzt das Video die klassische Handlungsanweisung mit Bild und Text.

Der Anwender betrachtet einen Videoclip und führt im Anschluss die entsprechende Handlung aus. Das Video stoppt automatisch am Ende einer Handlung und wartet auf den Wiedergabe-Befehl durch den Nutzer nachdem er die Handlung befolgt hat. Nach und nach wird auf diese Weise der komplette Handlungsvorgang bzw. Arbeitsprozess abgearbeitet.

Dadurch kann der Benutzer Anwendungsfälle trainieren und sich durch die Videos direkt zum Handeln anleiten lassen.

Möglichkeiten bzw. Einsatzgebiete

Welche Möglichkeiten bieten nun Utility-Filme im genauen und wo kann man diese einsetzen? Um diese Frage zu beantworten, schauen wir uns doch die Merkmale von Utility-Filmen an:

  • Ein Video bietet einen hohen Detailierungsgrad, da sie die Funktionsweise des Produktes in einer realen Umgebung wiedergeben können.
  • Alle Aspekte des Produktes bzw. einer Handlung werden mit dem Video vollständig vermittelt
  • Hohe Verfügbarkeit, da Videos leicht für mobile Endgeräte wie Smartphones, Tablets und Laptops bereitgestellt werden können.
  • Ein Video kann Sprachbarrieren umgehen und dadurch kann der Utility-Film einem breiten Publikum zugänglich gemacht werden
  • Das Handlungswissen wird optimal vermittelt, da das Video immer nur Schritt-für-Schritt Handlungen abläuft
  • Komplexe Prozesse können einfach und schnell vermittelt werden, da sprach- und textfreie Videos zielgruppenübergreifend verstanden werden
  • Produktion eines Utility-Filmes lässt sich schnell verwirklichen

Da wir nun die Merkmale von Utility-Filme kennen, können wir auch die entsprechenden Einsatzgebiete festlegen.

Mithilfe eines Utility-Filmes ist die Abbildung von komplexen Systemen und sämtlichen daran anfallenden Handlungen möglich. Daher ist es nur verständlich, dass vor allem im Bereich der Schulung von Personen im Umgang mit den komplexen Systemen die Utility-Filme glänzen. So können die interaktiven Videos die Montage- oder Serviceanleitung ersetzen.

Das Ziel mit dem Einsatz eines Utility-Filmes ist dabei, das Nutzerverhalten in komplexen Situationen zu erfassen und durch Vorführen von richtigen Handlungsabläufen das Verhalten des Nutzers entsprechend zu schulen. Dieses Prinzip kann auch in der Fertigung unterstützend zum Einsatz kommen.

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  • Nachvollziehbare Handlungsanweisungen
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  • Übersichtliches Layout der Betriebsanleitung
  • Verständliche Abbildungen
  • Hochwertige textliche Gestaltung

Vorteile und Nachteile

Zu den Vorteilen gehören, dass

  • Utility Filme ohne Sprache funktionieren können.
  • Da es Menschen leichter fällt Informationen visuell aufzunehmen haben die Videos eine hohe Wirksamkeit.
  • Informationen und Wissen werden nachhaltig gespeichert und sind schnell zugänglich.
  • Handlungen bzw. Abläufe sind leicht darzustellen.
  • Videos sind schnell erstellt, da die Handlungen einfach mit Smartphones und Tablets abgefilmt werden können.
  • Es werden wenige Ressourcen für die Erstellung der Videos benötigt, da Smartphones oder Tablets auch über leistungsfähige Kameras verfügen

Natürlich gibt es auch bei Utility-Filme einige mögliche Nachteile, wie beispielsweise dass

  • die Möglichkeiten der Navigation in einem Utility-Film erschwert sind. Möchte der Benutzer nur eine bestimmte Information wissen, muss er sich möglicherweise durch mehrere Videoclips durchklicken, bis er seine gesuchte Information findet.
  • Die Planung der Videos nimmt eine Menge Zeit in Anspruch. Auch ist der Aufwand zum Pflegen der Informationen höher. Jeder einzelne Schritt in einer Handlung muss klar konzipiert und strukturiert sein. Ändert sich nun im Nachhinein etwas, ist der Aufwand die komplette geänderte Handlung verständlich nachzubilden mit einem hohen Zeitaufwand verbunden
  • Allgemein ist der Utility-Film mit einem Zeitaufwand verbunden, der zusätzlich zur herkömmlichen Technischen Dokumentation einfällt. Der Utility-Film kann nämlich rein rechtlich gesehen (noch) nicht die normale Anleitung in Papierform ersetzen. Beispielsweise verpflichtet die Maschinenrichtlinie die Hersteller weiterhin zu einer schriftlichen Anleitung für ihre Maschinen.

Wie funktioniert ein Utility-Film in der Technischen Dokumentation?

Der Utility-Film soll genau dann Wissen vermitteln, wenn der Anwender dieses benötigt. Ein Video gibt punktuell Anweisungen an den Nutzer weiter und leitet ihn an sein Ziel. Vergleichbar mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung soll der Utility-Film den Nutzer durch die Arbeitshandlungen führen.

Da der Utility-Film in einzelne kleine Teile also Video Clips unterteilt ist, kann eine erfassbare Menge an Informationen für den Nutzer bereitgestellt werden. Nach Anschauen des Clips kann der Nutzer das Gesehene in eigenen Handlungen umsetzen. Durch den Stopp des Videos kann jeder Nutzer das Gesehene in seinem eigenen Lerntempo verstehen und den gezeigten Handlungsschritt dann direkt am realen Produkt wiederholen.

Die Clips sind recht kurz. In der Regel dauern diese nur ein paar Sekunden. Umso länger die Sequenzen sind, desto anfälliger sind die Handlungsstränge für Fehler oder Missdeutungen seitens der Anwender. Die Kürze der Clips erlaubt es auch dem Benutzer einfach und unmittelbar in die Nachahmung der Arbeitsschritte einzusteigen.

Die Wissenvermittlung in den Video Clips erfolge meistens nach dem KAI-Modell. Diese Abkürzung besteht aus den Anfangsbuchstaben der Begriffe Key, Action und Information.

Key steht für das Schlüsselbild, welches das erste Bild eines Clips ist und schon Informationen über die nachfolgende Handlung wiedergibt. Mittels grafischer Elemente kann in dem Key-Bild bereits das Ziel der Handlung dargestellt werden.

Die eigentliche Handlung wird in der Action Phase dargestellt. Dort wird der Anwender durch den Handlungsprozess Schritt-für-Schritt durchgeführt.

In der abschließenden Information Phase soll der gewünschte Endzustand der Handlung dargestellt werden. Zudem kann der Nutzer zusätzliche Informationen über die Handlung erhalten. Hier besteht beispielsweise die Möglichkeit bestimmte Werte darzustellen wie Angaben zu Messwerten. Der Clip stoppt mit dem Informationsbild und verbleibt dort bis der Nutzer mit Hilfe einer Interaktion den Utility-Film weiterlaufen lässt oder stoppt.

Durch den Aufbau des Videos in einer Clipstruktur ist auch eine non-lineare Video-Anleitung möglich. Am Ende eines Clips kann so der Nutzer durch interaktive Schaltflächen entscheiden, welche Schritte er als nächstes betrachten will. Auch eine Auswahl von verschiedenen nächsten Handlungsschritten ist dadurch möglich, falls verschiedene Handlungssequenzen dargestellt werden sollen. Beispielsweise welche Schritte in der Wartung einer Anlage durchzuführen sind nachdem gewissen Prüf- und Messergebnisse ausgewertet wurden.

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Worauf man beim Erstellen eines Utility Filmes achten sollte

Ein Punkt worauf es beim Erstellen eines Utility-Filmes zu achten gilt, ist die Art der Bereitstellung. Stellt man die Videos im Netz über Plattformen wie Youtube bereit? Was ist wenn keine mobilen Endgeräte vorliegen oder der Netzempfang schlecht ist? Oder ist es über das Produkt möglich die Videos intern abzuspeichern und über ein integriertes Display wiederzugeben?

Weiterhin muss beim Erstellen der Videoclips überlegt werden, welche Möglichkeiten der Navigation es geben könnte. Falls der Benutzer nur ein bestimmtes Video benötigt, bspw. für den Einbau eines bestimmten Ersatzteiles, wie findet der Nutzer dann am besten das benötigte Video.

Ein wichtiger Punkt in den Utility-Filmen ist auch die Übereinstimmung mit den Sicherheitshinweisen in der Anleitung. Diese müssen in den Filmen ebenfalls vorkommen. Sollte beispielsweise für die Verwendung des Produktes eine persönliche Schutzausrüstung nötig sein wie beispielsweise das Tragen eines Sicherheitshelmes oder von Schutzhandschuhen müssen diese im Video ebenfalls erkennbar sein. Sollten diese wichtigen Voraussetzungen nicht erkennbar sein, vermittelt das Video eine falsche Werbewirkung und verstößt gegen das Wettbewerbsgesetz.

Kurzes Fazit über den Utility-Film

Kommen wir zu meinem Fazit. Ein Utility-Film kann die normale Technische Dokumentation in Papierform zwar nicht ersetzten, jedoch aber sehr gut aufwerten und ergänzen. Die Verwendung von Anleitungsfilmen zum instruieren der Benutzer spielt in unserer multimedialen Welt eine immer größere Rolle

Ob nun Grundlagenwissen für neue Mitarbeiter zu vermitteln oder das Wissen von langjährigen Mitarbeitern aufzufrischen. Als Schulungsmittel oder zur Simulation von Handlungsabläufen ist der Utility-Film sehr geeignet, da er die Abläufe unter realen Bedingungen darstellt.

Ebenfalls lassen sich Prozesse und Handlungen optimieren, was auch die Qualität von Produkten und Dienstleistungen steigert.

Auch kann ein guter Anleitungsfilm ein gutes Marketing Mittel sein, welche den Anstoß zum Kauf des Produktes auslösen. Wenn der mögliche Käufer anhand der Videos sieht, wie einfach der Umgang mit dem Produkt ist, entscheiden diese sich auch eher zum Kauf.

Unternehmen haben dies schon häufig erkannt und nutzen die Utility-Filme zusätzlich als eine Art von Produktschau, um mit den Konsumenten direkt in Kontakt zu treten.

Plattformen wie Youtube ermöglichen es hierbei die produzierten Utility-Filme einem breiten Publikum zugänglich zu machen. Bekannte Youtuber können als Influencer dafür sorgen, dass ein Produkt deutlich mehr Bekanntheit erlangt.

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