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BA #006 Inhalte der Betriebsanleitung: Sicherheits- und Warnhinweise

BA #006 Inhalte Der Betriebsanleitung: Sicherheits- Und Warnhinweise

Inhalte der Betriebsanleitung: Kapitel Sicherheits- und Warnhinweise

Ein herzliches Willkommen an alle Zuhörerinnen und Zuhörer zu einer neuen Folge unseres Podcasts zur Technischen Dokumentation. Mein Name ist Florian Schmider und ich bin bei der GFT AKADEMIE verantwortlich für den Bereich der Technischen Dokumentation.

Letzte Woche haben wir das Kapitel 3 Sicherheit behandelt. Ein wichtiger Teil des Kapitels 3 „Sicherheit“ sind die Sicherheits- und Warnhinweise. In unserem heutigen Podcast geht es daher genau um diese.

Unser heutiges Thema ist Kapitel Sicherheits- und Warnhinweise. Es wird auch „Allgemeine Sicherheitshinweise“ genannt. Wie auch in den letzten Folgen gilt: Sollten Sie die vergangenen Podcasts nicht gehört haben, empfehle ich dies nachzuholen. Ich verweise immer wieder auf Begriffe die in vergangenen Podcasts erklärt wurden, die ich nicht erneut erklären werde, da ansonsten die Podcasts noch umfangreicher und länger werden würden.

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    Sicherheits- und Warnhinweise – die Unterschiede?

    Sicherheits- und Warnhinweise sind wichtige Bestandteile von Anleitungen, denn sie machen dem Leser Risiken bewusst und nur dann kann er diese erkennen und vermeiden.

    Jedoch ist an dieser Stelle auch zu erwähnen, dass richtig formulierte Handlungsanweisungen, kurz und verständlich formuliert, noch wichtiger sind. Solche Anweisungen helfen dem Leser sich richtig zu verhalten und Handlungen richtig durchzuführen, so dass gefährliche Situationen nach Möglichkeit gar nicht entstehen können.

    Fangen wir zunächst mit dem Unterschied zwischen Sicherheits- und Warnhinweisen an. Viele nutzen die beiden Begriffe synonym, da sie eine ähnliche Bedeutung und Struktur haben. Dies stimmt jedoch nicht ganz.

     Sicherheitshinweise stehen in der Regel in einem gesonderten Kapitel, wie das letzte Woche besprochene Kapitel Sicherheit. Sie sollen den Leser inhaltlich Hinweise zur sicheren Benutzung des Produktes oder der Maschine geben. Sie nennen in der Regel die Gefährdungen und geben Hinweise und Möglichkeiten zur Vermeidung der Gefährdungen. Ebenso nennen Sie Konsequenzen und Folgen bei Nichtbeachtung der Hinweise. Bis hierin sind diese sehr ähnlich zu den Warnhinweisen.

    Jedoch sind die Sicherheitshinweise nicht zeitlich an die entsprechenden Tätigkeiten gebunden. Man könnte sagen, sie sind nicht handlungsbezogen. Stattdessen sollen Sicherheitshinweise generell das sicherheitsgerechte Verhalten grundlegend stärken und sich im Gedächtnis einprägen. Daher findet man sie meist in einem separaten Kapitel und nicht in den einzelnen Handlungen.

    In der Regel sind Sicherheitshinweise auch gestalterisch ähnlich an den Fließtext gehalten und nicht besonders gekennzeichnet.

    Warnhinweise hingegen werden konkret im jeweiligen Zusammenhang genutzt, genau dann wann die Gefahr auftritt. An manchen Produkten werden diese auch neben der Anleitung direkt am Produkt angebracht, um vor Gefahren zu warnen. Sie sollen sich optisch abheben und die Aufmerksamkeit des Lesers steuern, um ihn so vor der Gefahr zu warnen. Sie sollen das Risiko in Handlungen senken und durch einfache und verständliche Sätze das konkrete Verhalten beschreiben, um die Gefahr zu vermeiden.

    Kommen Warnhinweise direkt in Handlungen vor, spricht man von eingebetteten Warnhinweisen. Diese sind wie die Handlung formatiert und werden zusätzlich durch das allgemeine Gefahrenzeichen, das Ausrufezeichen im Warndreieck, gekennzeichnet.

    Warnhinweise, Sicherheitshinweise und ANSI – Standard?

    Warnhinweise haben wie Sicherheitshinweise eine klare Struktur. Auch sie nennen, die Gefahr, Folgen bei Nichtbeachtung und mögliche Lösungen. Die Basis dafür hat ursprünglich die ANSI Z535-Normenreihe von Amerika gelegt. Die Normenreihe ist inzwischen auch für Europa anwendbar, sie wird beispielsweise in der DIN EN 82079-1 genannt.

    Sollte sich hier nun jemand fragen, warum man den ANSI-Standard in Europa außerdem verwenden sollte: Neben der besonderen Relevanz in den USA und als weltweit anerkanntem Standard hilft sie bei der Vereinheitlichung von technischer Dokumentation für unterschiedliche Märkte weltweit. Ansonsten müsste man für jeden Zielmarkt spezielle Anleitungen erstellen, die nur dort gelten, was einen großen Aufwand bedeutet.

    Daneben gilt die ANSI durch Richtlinien und Normen in Europa inzwischen auch als Stand der Technik. In Haftungsfällen wäre es also besser diesen zu verwenden. Außerdem ist die ANSI die einzige, umfassende Norm für Sicherheits- und Warnhinweise in produktbegleitenden Dokumenten.

    Zurück zu den Warnhinweisen: Warnhinweise werden meist als Tabellen oder in ähnlicher Form gestaltet. Meist sogar so, wie sie auf dem Produkt vorkommen. Dies ist aus meiner Sicht auch zu empfehlen, es erhöht die Wiedererkennbarkeit beim Leser.

    In der technischen Redaktion spricht man bei der Struktur von Warnhinweisen vom SAFE-Prinzip. Die einzelnen Buchstaben gliedern sich dabei wie folgt: S ist das Signalwort, das A die Art und Quelle der Gefahr, das F die Folgen bei Nichtbeachtung des Hinweises sowie E für das Entkommen oder Lösen der Gefahrensituation.

    Warnhinweise werden entsprechend der EN 82079-1 oder der ANSI Z535.4 in unterschiedliche Signalwörter und Gefahrenstufen eingeteilt. Diese ermittelt der technische Redakteur auf Basis der Risikobeurteilung. Es gibt hierbei 4 Stufen die bei Verwendung von Farbe in Anleitungen unterschiedlich zu kennzeichnen sind.

    Wichtiger Hinweise!

    An dieser Stelle eine Empfehlung von mir: Erstellen Sie Ihre Anleitung farbig. Piktogramme, Warnhinweise und Bilder sind so für den Leser einfacher zu erkennen und es entsteht gerade bei Warnhinweisen ein Wiedererkennungseffekt. Die Druckkosten sind meistens nur minimal höher. Dies gilt auch, wenn Sie ihre Dokumente den Kunden zusätzlich Digital zur Verfügung stellen. Schwarz-Weiß drucken können Sie dann immer noch und dann ist auch dort alles identisch.

    In der Vergangenheit haben wir immer wieder Anleitungen geprüft, die das Logo des Herstellers in Farbe verwendet hatten, aber den Rest in Schwarz-Weiß gestaltet hatten. Argumentiert wurde dies, dass farbige Anleitungen teurer seien. Meist sind die Druckkosten in dieser Variante jedoch dieselben, da die Seite aufgrund des Logos als farbig gilt und entsprechend abgerechnet wird. Tun Sie sich und Ihrem Leser den Gefallen und verwenden Sie farbige Anleitungen.

    Welche Signalwörter gibt es bei den Warnhinweisen?

    Zurück zu den Signalwörtern: Das Signalwort Gefahr oder Danger kennzeichnet Gefahren und Risiken die bei Missachtung zu Tod oder schweren Verletzungen führen werden. Das Signalwort wird nach ANSI Z535 in einem roten Balken mit weißer Schrift dargestellt.

    Die nächst niedrigere Stufe ist das Signalwort Warnung oder Warning. Es kennzeichnet Gefahren, die bei Missachtung zu Tod oder schweren Verletzungen führen können. Das Signalwort wird in einem Orangenen Balken in schwarzer Schrift dargestellt.

    Als niedrigste Stufe für Verletzungen von Personen wird das Signalwort Vorsicht oder Caution verwendet. Es zeigt an, dass es bei Missachtung des Hinweises zu leichten Verletzungen kommen kann und wird in schwarzer Schrift mit einem gelben Balken gekennzeichnet.

    Zu guter Letzt gibt es noch zwei weitere Signalwörter. Das eine ist Hinweis oder Notice, das reine Sachschäden an Maschinen kennzeichnet. Das Signalwort steht hier in weißer Schrift in einem blauen Balken.

    Das andere Signalwort gibt es seit 2011 und ist bisher nur in der ANSI Z535 vorhanden. Es ist kein Teil eines Warnhinweises, sondern für Sicherheitshinweise oder wichtige Sicherheitsinformationen. Es ist das Wort „Sicherheitsinformation“ oder „Safety Instructions“. Dargestellt in weißer Schrift auf grünen Grund soll es wichtige Sicherheitsinformationen kennzeichnen, wie ordnungsgemäßes Abschalten von Maschinen in Notfällen oder ähnlichem.

    Wichtiger Hinweis!

    Ganz wichtig für das Signalwort Hinweis oder Notice: Seit 2011 dürfen Sachschäden und Verletzungsrisiken nicht mehr zusammen in einem Warnhinweis stehen. Beide müssen voneinander getrennt werden. Es müssen also in solchen Fällen zwei Warnhinweise gestaltet werden, einen für den Personenschaden und einen für den Sachschäden. Der Sachschaden darf übrigens auch nicht das Gefahrenpiktogramm nutzen. Hier steht nur das Wort alleine.

    Sollten mehrere Warnhinweise zusammen kommen, empfehlen wir diese nach der Schwere der Verletzung zu ordnen. Sprich man beginnt mit dem Signalwort Gefahr / Danger und listet die Sachschäden zum Schluss auf. Aber alles getrennt voneinander.

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      Sicherheitshinweise richtig festlegen!

      Wenn ein Redakteur eine Risikobeurteilung erhält und die Signalwörter festlegen muss, steht er meist vor der Überlegung, wie er die einzelnen Gefahren kategorisieren muss. In der Vergangenheit wurden bei vielen Unternehmen leider oft die extremen Versionen verwendet. Entweder man wollte auf Nummer sicher gehen und hat alle Gefahren und Risiken als Gefahr / Danger gekennzeichnet oder alles auf Aussage des Marketings heruntergespielt nach dem Motto, „wir bauen nur sichere Maschinen“.

      Doch wie wird es festgelegt? Zunächst wird überlegt, ob es überhaupt eine Verletzungsgefahr gibt. Bei Nein wird das Signalwort Hinweis/Notice verwendet. Falls es Verletzungen gibt, muss überlegt werden, ob Tod oder schwere Verletzungen möglich sind. Wenn nicht, verwendet man das Signalwort „Vorsicht/Caution“.

      Ist Tod oder schwere Verletzung die Folge, muss die Frage nach der Wahrscheinlichkeit des Unfalls betrachtet werden. Wenn diese als fast sicher eingestuft wird, muss geprüft werden wie sicher Tod oder Verletzung auftreten können. Ist auch hier die Antwort fast sicher, wird das Signalwort „Gefahr/Danger“ verwendet. Wenn es nicht sicher ist, „Warnung/Warning“.

      An dieser Stelle nochmals die eindringliche Bitte an alle Redakteure: Bitte prüfen Sie Sicherheits- und Warnhinweise und lassen Sie diese nicht abstufen, nur weil sich das Produkt dann schlechter verkauft, da es angeblich unsicher ist.

      Nach der Einstufung des Signalwortes wird die Art und Quelle der Gefahr formuliert. Sie soll klären von wo die Gefahr in welcher Form droht. Wie in einigen Podcasts genannt, ist mein Lieblings Beispiel der elektrische Strom. Als Art und Quelle könnte hier zum Beispiel stehen: Lebensgefahr durch Stromschlag wegen offen liegende elektrische Kabel und Komponenten.

      Der Leser erkennt hieran genau, woher und welche Art der Gefahr droht. Die Folge des lebensgefährlichen Stromschlages wird ebenfalls direkt genannt. Ein anderes Beispiel für die Folge aus dem elektrischen Bereich wäre: Bei Nichtbeachtung kann es zu einem Körper durchströmenden Stromschlag führen, dessen Folge schwerste Verletzungen oder Tod möglich ist.

      Nach der Folge bei Nichtbeachtung des Warnhinweises werden mögliche Lösungen zum Vermeiden der Gefahr aufgezeigt. Um beim oberen Beispiel zu bleiben: Drehen Sie den Hauptschalter auf AUS und sichern Sie ihn gegen Wiedereinschalten.

      Wie man an diesen Beispielen erkennt, entstehen mit Hilfe des SAFE-Prinzips verständliche Sicherheits- und Warnhinweise, die das Produkt sicherer machen.

      An dieser Stelle möchte ich noch kurz auf die Warnschilder am Produkt eingehen. Wir empfehlen, diese nach demselben Prinzip wie die Sicherheits- und Warnhinweise in den Produktinformationen zu erstellen. Nach dem SAFE-Prinzip und mit Piktogramm. So kann man ANSI und ISO-Normen dazu gleichzeitig erfüllen.

      Denn die ANSI Z535 und die ISO 3864 fordern teilweise immer das entsprechende Gegenstück, das die andere Norm nicht fordert. Zur Verdeutlichung: Die ANSI fordert bei Verletzungen das Gefahrenzeichen, bei Sachschäden darf es seit 2011 nicht mehr verwendet werden. Die ISO erlaubt dies, fordert es jedoch nicht zwingend. Anders herum bei den Piktogrammen. Die ISO fordert die Verwendung der Piktogramme, die ANSI erlaubt dies, sieht es jedoch nicht als zwingend an.

      Zu Sicherheits- und Warnhinweise gehören auch Piktogramme, daher möchte ich auch auf dieses Thema kurz eingehen. Unsere Empfehlung hier ist, dass man immer genormte Piktogramme verwenden sollte, da diese in ihrem Umfeld in der Regel sofort wiedererkannt werden und deren Bedeutung klar ist.

      Wichtiger Hinweis!

      Sollte es keine benutzbaren Piktogramme geben, können auch eigene Piktogramme erstellt oder designt werden. Aber in der Regel gibt es für die meisten Gefahren die entsprechenden Piktogramme.

      Da verschiede Studien bereits festgestellt haben, dass auch die genormten Piktogramme je nach Zielgruppe oder Zielmarkt nicht korrekt erkannt werden oder bekannt sind, empfiehlt es sich, diese immer in der Anleitung zu Beginn aufzuführen und zu erklären. So kann der Leser nochmals nachlesen.

      Außerdem möchte ich hier anmerken, dass man nach Möglichkeit nie standardisierte Piktogramme für andere Bedeutungen verwenden sollte. Dies habe ich auch schon mehrfach in Anleitungen gesehen. Da wurden Piktogramme wie das für die Stolpergefahr für andere Zwecke wie die allgemeine Gefahrenstelle verwendet.

      Wichtiger Hinweis!

      Von diesem Vorgehen möchte ich dringend abraten. Aus haftungsrechtlicher Sicht kann dies als kritisch betrachtet werden. Der Leser sieht das Stolperpiktogramm und überlegt sich, warum er hier stolpern könnte. Der Redakteur wollte jedoch vor einer anderen Gefahr warnen, die dann übersehen oder nicht wahrgenommen wird. Die Folgen dadurch können katastrophal sein.

      Bezüglich der Piktogramme möchte ich noch etwas feststellen: Überprüfen Sie als Redakteur, ob die von Ihnen gewählten Piktogramme in den einzelnen Zielmärkten bekannt sind und funktionieren. Sprechen Sie notfalls mit Kunden oder Vertriebspartnern.

      In den verschiedenen Regionen der Erde werden die Piktogramme nicht überall gleich verwendet oder akzeptiert. Dies liegt an kulturellen Gegebenheiten. In asiatischen Märkten kann die Abbildung von Mimik oder Gestik von Personen oder Tieren auf Bildern zu Problemen führen. Dasselbe gilt für Körperteile oder religiöse Symbole. In den USA dagegen sollten Piktogramme nach ANSI Z535 verwendet werden, die in der Regel „brutaler“ darstellen, welche Folgen bei Nichtbeachtung entstehen.

      Wie Sie sehen, kann auch zu kleineren Themen wie den Sicherheits- und Warnhinweisen einiges gesagt werden.

      Das war es mit unserem heutigen Podcast. Ich hoffe, es hat Ihnen gefallen und Sie sind auch wieder beim nächsten Mal dabei. Sollten Sie Fragen haben oder Anregungen zu weiteren Podcast, schreiben Sie diese in die Kommentare oder senden Sie sie uns per E-Mail info@gft-akademie.de zu.

      Herzlichen Dank fürs Zuhören, bis zur nächsten Woche.

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