MVO #001 Die neue Maschinenverordnung – Änderungen für die Anleitungen

Jetzt ist sie endlich da: Die lang erwartete EU-Maschinenverordnung wurde am 29.06.2023 im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht. Und bereits am 19 Juli ist sie in Kraft getreten. Viele Hersteller fragen sich daher: Was hat sich geändert? Was ist neu? Wir schauen uns daher heute die Verordnung aus dem Blickwinkel der Anleitung an. Insbesondere klären wir, was eine digitale Betriebsanleitung ist.

Der lang ersehnte Traum vieler Maschinenhersteller ist endlich wahr geworden. Keine Papieranleitung mehr, keine Druckkosten. Doch ist es so einfach? Diese und weitere Änderungen aus Sicht der technischen Dokumentation bzw. der Betriebsanleitung schauen wir uns Stück für Stück an.

Zunächst jedoch ein paar allgemeine Informationen zur neuen Maschinenverordnung. Wenn Sie den originalen Text selbst herunterladen wollen, verlinke ich Ihnen den Pfad zur europäischen Seite in den Shownotes.

Maschinenverordnung

Die Verordnung selbst wurde am 29.06.23 veröffentlicht und ist am 19.07.23, also etwa vor einer Woche, teilweise in Kraft getreten. Weitere Teile treten nun nach und nach in Kraft. Details dazu befinden sich in den einzelnen Artikeln der Verordnung. Beispielsweise ist Artikel 6, Absatz 7 der die Einordnung gefährlicher Maschinen behandelt, ebenfalls am 19. Juli in Kraft getreten. Die Absätze 2 bis 6 desselben Artikels treten dagegen erst am 20 Juli 2024 in Kraft. Wir befinden uns somit in der Übergangszeit, in der die Maschinenverordnung immer mehr Bedeutung gewinnt, bis sie dann im am 14. Januar 2027 die Maschinenrichtlinie vollständig ablöst. Hersteller können, müssen aber noch nicht die neue Maschinenverordnung innerhalb dieses Zeitraums anwenden. Ab dem 14 Januar 2027 ist die Anwendung jedoch verbindlich und die alte Maschinenrichtlinie endgültig Geschichte.

Dieser Zeitraum klingt erstmal sehr lang, ist aber für einige Maschinen tatsächlich sehr kurz. Insbesondere Hersteller von Maschinen die einen Internetzugang verwenden, umfassende Softwarelösungen einsetzen oder sich viel mit dem Thema „Sicherheit von Steuerungen“ befassen, müssen viele Neuerungen und Änderungen beachten. Allein das Thema „Sicherheit von Steuerungen“ ist um mehr als 40 Seiten gewachsen.

Entsprechend umfangreich ist die neue Maschinenverordnung geworden. Und auch für „alte Hasen“ fühlt sich das neue Dokument fremd an. Denn die Struktur wurde deutlich verändert. Aus Anhang I ist beispielsweise Anhang III geworden. Jedoch hat dies auch eine gute Seite. Denn die Autoren haben versucht Themen zu bündeln und entsprechend zu sortieren. Um eine einfachere Navigation im Dokument zu ermöglichen.

Doch wie heißt es so schön: „Wo gehobelt wird, da fallen Späne“. Als Leser der Verordnung muss man aufpassen, denn auch dieses Dokument enthält vereinzelt Fehler. So fordert beispielsweise Artikel 21, dass aus der Konformitätserklärung hervorgehen muss, dass die anwendbaren, grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsanforderungen nach Anhang II erfüllt worden sind.

Betrachtet man dann die Muster der Konformitätserklärungen im Anhang V, entdeckt man einen Fehler. In Teil A, der Konformitätserklärung für Maschinen, fehlt dieser Satz. In Teil B, der EU-Erklärung für den Einbau von unvollständige Maschinen, findet man dagegen diesen Satz unter fünftens. Es ist somit Vorsicht bei der Umsetzung geboten.

Aber darum soll es hier nicht vorwiegend gehen, denn unser Fokus liegt auf der technischen Dokumentation. Was hat sich hier also alles geändert? Was kam neu dazu? Bleiben wir dabei kurz bei dem Thema Steuerungen und Software.

Diese muss nach der neuen Maschinenverordnung intensiver dokumentiert werden. Im Fokus stehen hier vor allem Hackerangriffe und Cyber Security. Der Hersteller von Maschinen muss sicherstellen, dass es keine Möglichkeit gibt, dass Unbefugte Zugriff auf sicherheitsrelevante Teile der Maschine oder der Steuerung erhalten.

Des Weiteren muss die für den sicheren Betrieb installierte Software kenntlich gemacht und dokumentiert werden. Diese Informationen müssen auch jederzeit in leicht zugänglicher Form bereitgestellt werden können.

Und zu guter Letzt müssen die Maschinen Nachweise für jedes rechtmäßige und unrechtmäßige Eingreifen in die Software oder Veränderungen an dieser oder deren Konfiguration sammeln und dokumentierten. Hier kann für den ein oder anderen Hersteller ein großer Berg Arbeit lauern.

Auch bei den unvollständigen Maschinen hat sich im Hinblick auf die technischen Unterlagen etwas geändert. Denn Anhang III fordert nun sehr deutlich auch die Erstellung einer Risikobeurteilung für unvollständige Maschine.

Diese Forderung gab es bereits in der alten Maschinenrichtlinie. Jedoch war diese eher versteckt und indirekt formuliert. Nun ist aber die Risikobeurteilung deutlich als Teil der technischen Unterlagen aufgelistet. Und es hat sich auch etwas bei der Montageanleitung geändert. Denn wo vormals nur gefordert wurde, dass eine Montageanleitung beigelegt werden muss, ist dies nun wesentlich konkreter beschrieben.

Dafür wurde Anhang XI erstellt. Er beschreibt die Inhalte einer Montageanleitung. Und diese Anforderungen gleichen bis auf wenige Ausnahmen den an die Betriebsanleitung gestellten Anforderungen. Für Hersteller von unvollständigen Maschinen, die bisher die Anleitung eher spärlich erstellt haben, kommt also ebenfalls viel Arbeit zu. Denn wo vorher in der Regel nur eine kurze Montage und ein paar Sicherheitshinweise enthalten waren, müssen nun Informationen zur Lagerung, eine Beschreibung der unvollständigen Maschine, Hinweise zum Transport und vieles mehr aufgeführt werden.

Und da wir gerade bei den Anforderungen an den Inhalt einer Betriebsanleitung waren, machen wir hier auch direkt weiter. Denn auch hier gibt es kleine Ergänzungen. In der Liste sind die Buchstaben V) und X) ergänzt worden. Buchstabe V) fordert die Bereitstellung von Informationen, wenn es um Vorkehrungen, erforderliche Mittel und Geräte für eine sofortige und schonende Rettung von Personen geht.

Diese Informationen werden vermutlich nur bei größeren Maschinen und Anlagen relevant sein. Aber für mich als Mitglied der freiwilligen Feuerwehr sind solche Informationen von großer Bedeutung. Da wird man zu einem solchen Einsatz gerufen und steht vor einer Maschine mit einer eingeklemmten Person. Einer Maschine, die man noch nie gesehen hat. Falsche Handlungen könnten die Situation verkomplizieren oder unter Umständen zu noch schwereren Verletzungen oder gar dem Tod der Person führen. In diesen Situationen ist es wichtig, dass man weiß, was man tut. Daher finde ich diese Anforderung persönlich umso besser, weil sie mich bei meiner Tätigkeit als Retter unterstützt.

Buchstabe X) fordert dagegen Informationen zu gefährlichen Stoffen oder Emissionen die von der Maschine ausgehen können. Dazu auch weiterführende Informationen zum Auffangen, Filtern oder Ableiten, falls diese Stoffe unkontrolliert austreten. Auch hier scheint der Fokus auf der Arbeit von Rettungsorganisationen zu liegen, die wie gerade gesagt nicht jede Maschine oder Anlage kennen können und bei jedem Einsatz vor dieser Herausforderung stehen können. Um die Situation für Sie vielleicht etwas greifbarer zu machen, ein kleines Beispiel. Früher war ein Verkehrsunfall mit Fahrzeugen recht einfach strukturiert. Einer der ersten Schritte der Feuerwehr war das Abklemmen der Batterie um das Fahrzeug stromlos zu machen. Die Batterie befand sich immer unter der Motorhaube des Fahrzeugs.

Heute ist das Ganze nicht mehr so einfach. Je nach Fahrzeugtyp kann die Batterie an verschiedenen Stellen positioniert sein. Hinzu kommen Fahrzeugtypen wie E-Autos und Hybride, die nochmals anders aufgebaut sind. Man weiß also nur selten zu 100% auf was man bei dem jeweiligen Fahrzeug achten muss. Gelöst wird dies, in dem bei den Rettungsleitstellen Datenkarten der einzelnen Fahrzeuge hinterlegt wurden. Man kann sich dort melden und diese anfordern. Aber es ist ein zusätzlicher Schritt der Zeit kosten kann. Zeit die man in manchen Fällen dringend benötigt.

Aber nun genug von der Feuerwehr und zurück zu unserem eigentlichen Thema. Und wir kommen nun zu dem Grund, warum diese Folge angehört wird. Der digitalen Anleitung. Die neue Maschinenverordnung erlaubt nun das Bereitstellen der Anleitung in digitaler Form.

Doch was genau bedeutet das? Digital ist ja sehr grob formuliert und nur ein Oberbegriff. Also schauen wir in die Maschinenverordnung, was das bedeutet. Fündig werden wir unter Kapitel II, Artikel 10, den Pflichten des Herstellers. Dieselbe Anforderung wird aber auch an den Hersteller von unvollständigen Maschinen gestellt.

Unsere Informationen stehen dort in Absatz 7. Wenn die Anleitung in digitaler Form bereitgestellt wird, muss der Hersteller:

a) auf der Maschine oder dem dazugehörigen Produkt oder, falls dies nicht möglich ist, auf ihrer Verpackung oder in einem Begleitdokument angeben, wie auf die digitalen Betriebsanleitungen zugegriffen werden kann;

b) diese in einem Format bereitstellen, das es dem Nutzer ermöglicht, die Betriebsanleitung auszudrucken, herunterzuladen und auf einem elektronischen Gerät zu speichern, sodass er jederzeit, insbesondere bei einem Ausfall der Maschine oder des dazugehörigen Produkts, darauf zugreifen kann; diese Anforderung gilt auch, wenn die Betriebsanleitung in die Software der Maschine oder des zugehörigen Produkts eingebettet ist;

c) sie während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine oder des dazugehörigen Produkts und mindestens zehn Jahre lang nach dem Inverkehrbringen der Maschine oder des dazugehörigen Produkts online zugänglich machen.

Online für mindestens 10 Jahre

Das Ganze klingt wesentlich leichter, als es in der Tat ist. Denn allein die Bereitstellung des Dokumentes Online für mindestens 10 Jahre wird eine Herausforderung sein. Denn was an dieser Stelle nicht direkt sichtbar ist, sind die damit verbundenen Hürden. Ich verdeutliche das an einem Beispiel:

Stellen Sie sich vor, wir stellen heute eine Maschine auf dem Markt bereit. Über einen QR-Code kann der Benutzer auf unser Download-Portal gelangen und die passende Anleitung auf sein Handy herunterladen.

Zunächst einmal müssen wir sicherstellen, dass dieser QR-Code mindestens 10 Jahre lang funktioniert. Er muss zum einen auf der Maschine so beschaffen sein, dass er nicht beschädigt wird oder ersetzt werden kann. Sonst kann er von einem Gerät nicht mehr ausgelesen werden.

Und dann müssen wir sicherstellen, dass der QR-Code zur Anleitung führt. Das ist nicht so leicht wie es sich anhört. Ich zeige es Ihnen an 3 Beispielen:

Beispiel 1:
Sie nutzen für Ihre Website einen externen Anbieter, der für Sie das ganze Thema bearbeitet. Er stellt einen Server zur Verfügung, kümmert sich um Wartung, etc. Nun stellt dieser seinen Betrieb ein, z. B. weil sich das Geschäft nicht mehr rechnet. Es kann nun sein, dass Sie die Kontrolle über Ihre Website verlieren oder gar keinen Zugriff mehr darauf bekommen. Sie müssen Ihre Seite umziehen, es ändert sich die URL und schon funktionieren Ihre QR-Codes nicht mehr.

Beispiel 2:
Um die Situation von Beispiel 1 zu verhindern, haben Sie selbst Server im Unternehmen und betreuen alles durch eigenes Personal. Durch ein Re-Design Ihre Website oder Umstellung Ihres Internetanbieters bzw. der Hardware ändern sich IT-Einstellungen wie Ports, Pfade etc. Personen von extern können nicht mehr auf Ihre Anleitungen zugreifen.

Beispiel 3:
Aufgrund der technischen Entwicklung existiert PDF als Dateiformat nicht mehr. Es gibt somit keine PDF-Datei am Zielort des QR-Codes mehr oder die neueren Geräte können mit PDF nichts mehr anfangen. Die Daten können schlicht und ergreifend nicht mehr geöffnet werden.

Wie Sie an diesen 3 einfachen Beispielen sehen, erfordert die Bereitstellung von digitalen Anleitungen einiges an Überlegungen und Planungen. Und auch diese Art der Anleitung wird somit Geld kosten. Ich erwähne dies an dieser Stelle, weil ich oft im selben Satz mit der digitalen Anleitung höre, dass man keine Kosten mehr habe. Und das ist schlichtweg falsch.

Unterscheidung von B2B und B2C

Aber wir sind noch nicht am Ende, zur digitalen Anleitung gibt es abseits der zur Verfügungstellung noch weitere Informationen und Anforderungen. Beispielsweise unterscheidet die Maschinenverordnung hier zwischen B2B und B2C. Im B2B Bereich dürfen Betriebsanleitung, Montageanleitung und die Konformitätserklärungen vollständig und auch ausschließlich Digital bereitgestellt werden. Vorausgesetzt, man verstößt damit nicht gegen andere Rechtsvorschriften der EU.

Dabei ist zu beachten, dass der Kunde trotzdem das Recht auf eine kostenfreie Papieranleitung hat. Man muss dem Kunden dazu immer eine Kontaktadresse aufzeigen, unter dieser er eine Papieranleitung anfordern kann. Und wenn er dies tut, muss die Anleitung innerhalb eines Monats ihm zur Verfügung gestellt werden.

Ob man hier nun Druckkosten spart, bezweifle ich tatsächlich. Durch die Anforderung, dass die Anleitung innerhalb eines Monats beim Kunden sein muss, müssen Exemplare vorgehalten werden. In allen Sprachen. Prinzipiell wäre zwar Print on Demand eine mögliche Lösung, diese ist aber häufig teurer als die Beauftragung einer größeren Anzahl an Dokumenten. Und gerade wenn die Anleitung umfangreich ist (z. B. wie bei einer Anlagendokumentation), wird auch der Transport der Unterlagen zum Kunden unter Umständen zu einer interessanten Herausforderung. Alles einfach sieht für mich zumindest anders aus.

Ich hatte gerade erwähnt, dass die EU zwischen B2B und B2C unterscheidet. Schauen wir also an, wie es im B2C Bereich aussieht. Tja dort bleibt alles beim Alten. Denn hier ist eine digitale Anleitung nicht erlaubt. Hersteller die Produkte an Verbraucher liefern, müssen die Dokumente weiterhin in Papierform beilegen.

Und wie sieht es bei Mischformen aus? Wenn der Hersteller an Händler liefert? Auch daran hat die EU gedacht. In diesem Fall muss der Hersteller dafür Sorge tragen, dass der Händler auf Verlangen des Nutzers innerhalb eines Monats nach Kauf des Produktes eine Papieranleitung zur Verfügung stellt. Die Druckkosten können daher nicht auf den Händler abgewälzt werden, der Hersteller ist hier deutlich in der Pflicht, eine Papieranleitung zur Verfügung zu stellen.

Zielgruppen spielen auch noch eine Rolle

Aber es geht noch weiter, denn die Maschinenverordnung hat auch noch eine weitere Situation erkannt und abgedeckt. Falls Ihr Produkt für professionelle Nutzer bestimmt ist, aber unter vernünftigerweise vorhersehbaren Umständen von nicht professionellen Nutzern verwendet werden könnte, muss auch dann die Anleitung in Papierform beigefügt sein.

Diese Situation wird voraussichtlich häufig im Bereich von Leihgeräten auftreten. Denn wer kennt es nicht. Mal kurz in Baumarkt und einen Bodenschleifer ausleihen, um privat den eigenen Parkettboden zu erneuern. Auch wenn der Hersteller eigentlich nur Profis als Zielgruppe ansieht, muss er nun sicherstellen, dass dem Produkt eine Papieranleitung beiliegt. Aus meiner Sicht eine deutliche Verpflichtung zur Produktbeobachtung und Zielgruppenanalyse, die leider häufig immer noch vernachlässigt werden.

Gehen wir noch kurz auf die formalen Anforderungen der digitalen Anleitung ein. Denn auch diese sind in der Maschinenverordnung festgehalten.

Wenn Sie sich entscheiden, eine digitale Anleitung zur Verfügung zu stellen, so müssen Sie sicherstellen, dass:

• auf der Maschine / dem Produkt / der Verpackung angegeben ist, wie auf die digitale Anleitung zugegriffen werden kann
• das Dateiformat der digitalen Anleitung muss druckbar, herunterladbar und speicherbar sein. Damit ein Nutzer die Daten auch Offline verwenden kann. Diese Anforderung gilt auch für Anleitungen die in der Maschinensteuerung hinterlegt ist.
• In der digitalen Anleitung müssen Kontaktdaten zur Anforderung einer Papieranleitung vorhanden sein.

Wie Sie sehen, gibt es einige neue Anforderungen an die technische Dokumentation. Für mich persönlich fühlt sich die digitale Anleitung jedoch nicht wirklich als eine Vereinfachung an. Sie ist auf jeden Fall nicht einfach und günstig, wie es sich viele Hersteller gewünscht haben. Der Zwang der Nachlieferung einer Papieranleitung zeigt auch, dass viele Länder in der EU im Vergleich zu Deutschland weiterhin auf Papier setzen wollen.

Und wer mal in den „Genuss“ kam, auf großen Downloadportalen nach bestimmten Anleitungen suchen zu müssen, kann auch erahnen, welcher Aufwand hinter der Bereitstellung von digitalen Anleitungen im Netz stehen kann. Einfach eine Download-Möglichkeit auf der Seite zu hinterlegen, wird für viele Hersteller aufgrund Produktumfang und Möglichkeiten keine Lösung sein. Und die technische Weiterentwicklung kann uns unerwartete Steine in den Weg legen, an die wir heute noch gar nicht denken. Entsprechend bin ich gespannt wie sich die nächsten Jahre entwickeln werden und welche Anforderungen ich von unseren Kunden gestellt bekomme.