NORM #003 Die Durchführung und Quellen einer Normenrecherche

„Normenrecherche für die technische Dokumentation“ beschäftigt sich heute mit Quellen für eine Normenrecherche. Wo findet man Normen und wie kann man vorgehen?

Bevor wir uns mit den Quellen für Normen und Richtlinien beschäftigen können, müssen wir uns zunächst mit unserem Produkt auseinander setzen. Denn nur wenn wir dieses kennen und im Kopf haben, können wir nach den zutreffenden Normen und Richtlinien schauen. Daher muss der Redakteur oder derjenige der die Normenrecherche durchführt sich zunächst mit ein paar Ausgangsfragen beschäftigen.

Die erste Frage die geklärt werden muss, ist in der Regel schnell beantwortet. Den die erste Frage ist: Was soll dokumentiert werden? Also um was für ein Produkt handelt es sich? Dies lässt sich meist schnell klären, jedoch nicht immer. Gerade bei Neuentwicklungen oder Prototypen kann dieser Bereich komplex werden, verschwimmen und die nachfolgenden Fragen beeinflussen. Dann können Fragen auftauchen wie: Ist es eine Maschine und fällt es unter die Maschinenrichtlinie?

Ist die Frage, was dokumentiert werden soll geklärt, wird es für viele Redakteure etwas komplizierter. Denn die nächste Frage lautet: Wer ist die Zielgruppe des Produktes? Die Zielgruppe habe ich bereits in vielen Folgen thematisiert, sie ist ein wichtiger Faktor für die Dokumentation von Produkten.

Hier geht’s zur Folge: BA #014 Zielgruppe in der technischen Dokumentation

Wenn wir uns mit der Zielgruppe beschäftigen, müssen wir uns auch gleich mit den Tätigkeiten der Zielgruppe beschäftigen. Welche Tätigkeiten darf die Zielgruppe ausführen und welche nicht. Auch muss in diesem Zuge betrachtet werden, ob es mehrere Zielgruppen gibt. Diese Fragen müssen vor Beginn der Normenrecherche geklärt sein.

Nun wissen wir, um was für ein Produkt es sich handelt und für wen es gedacht ist. Auf dieser Basis können wir nun ableiten, welche Regelwerke von uns auf das Produkt überprüft werden müssen. Wird das Produkt beispielsweise von Fachkräften genutzt, wird es vermutlich gewerblich verwendet. Dies bedeutet für uns, dass wir uns mit dem Arbeitsschutz beschäftigen müssen.

In Zeiten der vereinheitlichten Regeln der EU müssen wir auf jeden Fall auch Europäische Richtlinien, harmonisierte Normen und nationale Gesetze betrachten. Denn die Chance ist hoch, dass das Produkt von der CE-Kennzeichnung, den dazugehörenden Richtlinien, der Produktsicherheit und von der Produkthaftung betroffen ist.

Eventuell ist zu diesem Zeitpunkt bereits bekannt, dass auch weitere Normen berücksichtigt werden müssen, die aus dem Bereich bekannt sind. Sind Sie beispielsweise als Hersteller für Maschinen im Bereich der Lebensmittelindustrie tätig, wird Ihr neues Produkt vermutlich ebenfalls zu diesem Segment gehören. Also können Sie auf der Normenrecherche von vergangen Produkten ebenfalls aufbauen.

Nachdem wir nun wissen, welche Informationen wir benötigen oder von welchen Institutionen und Organisationen diese kommen, müssen wir diese recherchieren. Doch wo findet man diese Normen und Richtlinien?

An dieser Stelle sind wir an einem Scheideweg. Es gibt sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Möglichkeiten, auf die ich eingehen werde. Jedoch kann ich bereits vorwegnehmen, dass dies nie ganz kostenlos geht. Spätestens wenn die Normen identifiziert sind, müssen diese zur genauen Betrachtung angeschafft werden. In der Regel sind nur Auszüge wie beispielsweise das Inhaltsverzeichnis kostenlos einsehbar, der Rest ist kostenpflichtig.

Beginnen wir mit den kostenlosen Fundstellen für Normen und Richtlinien. Diese sind auch die Grundlage der Recherche und bilden die Basis. Denn die Richtlinien der EU sind kostenlos einsehbar und aufgrund der CE-Kennzeichnung entsprechend wichtig. Diese können über die Website der jeweiligen Organisationen aufgerufen werden. Hier der Link dazu:
http://ec.europa.eu/growth/

Die Seite ist leider nur auf Englisch verfügbar, von dort kommen Sie aber auf die Unterseiten der einzelnen Organisationen. Die Richtlinien selbst können aber in allen Amtssprachen der EU abgerufen werden. Alternativ kann natürlich auch über Suchmaschinen gezielt nach einzelnen Richtlinien gesucht werden.

Vorhin habe ich bereits eine andere wichtige Quelle genannt. Ihre technischen Experten aus ihrem Unternehmen. Dazu gehören Entwickler, Konstrukteure und andere Fachkräfte die sich im Detail mit Ihrem Produkt auseinandersetzen. Auch diese kenne meist die zutreffenden Normen und Richtlinien und sollten im Zuge der Normenrecherche befragt werden.

Für deutsche Gesetze oder Bereiche wie den Arbeitsschutz, kann man ebenfalls auf entsprechenden Seiten im Internet recherchieren. Hier geht es zu den Seiten des Arbeitsschutzes und den deutschen Gesetzen.

Eine weitere wichtige Quelle ist in diesem Zuge die Website des DIN oder des Beuth Verlages. Auf beiden Seiten kann nach Normen gesucht werden. Dabei ist die Suche jedoch eingeschränkt, es werden nur Inhaltsverzeichnisse und Auszüge aus den Normen zur Verfügung gestellt.

Diese und andere Webseiten zu solchen Fachthemen bieten meist außerdem die Möglichkeit zur Bestellung von Newslettern. Diese Newsletter können uns helfen, auf dem Laufenden zu bleiben und aktuelle Informationen zu Normen und Richtlinien zu bekommen.

Zu guter Letzt gibt es noch eine weitere Quelle, die sogenannten Normen-Infopoints. Diese sind auch unter dem Begriff „Normenauslegestelle“ bekannt. Dabei handelt es sich um Zugänge zu einer Vielzahl von Normen und Richtlinien. Meist sind diese Punkte bei Universitäten eingerichtet, um den studierenden Zugriff auf Normen und Richtlinien zu gewähren. Standorte dieser Punkte können über die Seiten des Beuth Verlages oder des DIN eingesehen werden. Auf diese Infopoints dürfen die Besucher der Bibliotheken in der Regel kostenfrei zugreifen. Dabei dürfen die Normen jedoch nur eingesehen werden und nicht vervielfältigt werden. Sollten Sie die Normen benötigen, müssen Sie diese besorgen. Jedoch ist diese Möglichkeit gut zur Sichtung von Normen zu verwenden, um nicht unnötige Kosten zu verursachen.

Neben diesen kostenlosen Fundstellen gibt es auch eine Vielzahl an kostenpflichtigen Quellen für Normen und Richtlinien. Der Vorteil solcher Quellen ist meist, dass die Normen und Richtlinien teilweise bereits aufgearbeitet und besser verständlich sind oder die Normen komplett eingesehen werden können.

Die erste Anlaufstelle für uns ist dabei die tekom. Ich habe diese hier als kostenpflichtige Fundstelle eingeordnet, da nicht jeder Redakteur Mitglied der tekom ist. Die tekom ist der Branchenverband zur technischen Dokumentation und bietet hierfür zahlreiche Informationen an. Dazu gehört auch der tekom-Normenkommentar, wo Normen von Spezialisten aus den jeweiligen Bereichen aufbereitet und interpretiert werden. Auf der Seite der tekom gibt es dazu auch eine Suchfunktion, womit gezielt nach Normen oder Produkten gesucht werden kann. Hier der Link zur Seite: https://www.tekom.de/dienste/normenkommentar.html

Neben dieser Hauptseite gibt es Abos und ähnliche Services beispielsweise von den Webseiten des DIN und des Beuth Verlages. Mit diesen Services hat man Zugriff auf die Normen, Schulungen, Tools und ähnliche Leistungen.

Ähnliche Dienste werden auch von spezialisierten Dienstleistern und Tool-Anbietern auf dem Markt angeboten, die ich in diesem Podcast nicht alle aufführen möchte. Eines der bekanntesten Tools dabei ist Perinorm. Weitere Tools finden Sie leicht über Suchmaschinen. Sollten Sie weitere Informationen, Beratung oder einen kompetenten Partner benötigen, können Sie sich natürlich auch gerne direkt an uns wenden.

Aufgrund der Vielzahl von Quellen, möchte ich diese nun nochmals kurz zusammenfassen, um alle Quellen auf einen Blick zu haben und ein mögliches Vorgehen anhand dieser zu beschreiben:

1. Beschaffen Sie sich zunächst die Europäischen Richtlinien und Gesetze über die Webseiten der EU. Diese können Sie kostenfrei herunterladen.
2. Prüfen Sie die Liste der harmonisierten Normen der einzelnen Richtlinien. Auch diese können Sie kostenlos über die Seiten der EU herunterladen.
3. Prüfen Sie die geltenden nationalen Gesetze und Normen wie den Arbeitsschutz auf Vorgaben. Auch diese sind kostenlos im Internet einsehbar.
4. Nutzen Sie kostenlose Möglichkeiten wie die Inhaltsangabe des Beuth-Verlages auf dessen Website oder Infopoints um Normen zu finden und grob zu prüfen.
5. Nutzen Sie die Suchfunktion für Normenkommentare auf der Seite der tekom, falls Sie Mitglied sind, um Normen gezielter zu finden und zu prüfen.
6. Beschaffen Sie sich die recherchierten Normen

Wie bereits vorhin erwähnt, werde ich diesen Prozess in der nächsten Folge anhand eines konkreten Beispiels im Detail erklären. Ab dem vierten Punkt, muss man sich mit dem Inhalt der Normen befassen und es wird die Frage auftauchen, ob die Norm zum Produkt passt oder nicht. Denn Normen sind meist teuer in der Anschaffung und niemand möchte Normen kaufen, die er nicht benötigt. Darum ist es wichtig die Norm zu prüfen.

Spätestens jetzt taucht daher die Frage auf, wie man Normen und deren Inhalt prüft. Liegt eine Norm gekauft vor, hat man nun oft mehrere Dutzend oder hundert Seiten an Informationen. Schaut man sich die Norm über die Webseite des Beuth-Verlages an, hat man nur ein Inhaltsverzeichnis. Für viele Redakteure kommt nun daher die nächsten großen Fragen: Wie lese ich die Norm richtig? Wie finde ich meine benötigten Informationen? Und: Wie finde ich heraus, ob die Norm auf mein Produkt passt?

Um diese Fragen zu klären, gibt es auf den einzelnen Webseiten oder in der Norm Informationen, die geprüft werden müssen. Zu den wichtigsten Informationen gehört der Abschnitt oder Bereich „Anwendungsbereich“. Den dieser beschreibt konkret, für welche Produkte die Norm gilt und welche nicht. Hier müssen wir prüfen, ob die Norm zu unserem Produkt, unserer Zielgruppe und deren Tätigkeiten passt. Sprich zu unseren Ausgangsfragen vom Anfang dieser Podcast Folge.

Passt die Definition und Anwendungsbereich der Norm, können wir die Norm nach benötigten Informationen durchsuchen. Dazu muss die Norm nicht unbedingt gekauft werden, da beispielsweise bereits im Inhaltsverzeichnis einige Informationen ersichtlich sind.

Im Bereich der technischen Dokumentation interessiert uns meist, ob die Norm Informationen zur Betriebsanleitung oder der Benutzerinformation fordert. Daher schaut man sich das Inhaltsverzeichnis an und durchsucht es auf diese Begriffe oder entsprechende Synonyme. Titel wie „Hinweise zum Gebrauch“, „Benutzerinfomation“, oder Wörter mit Wortstämmen wie „…anleitung“, „…anweisung“ und ähnliches sind für die technische Dokumentation meist relevant. Sollten hier Informationen vorhanden sein, sollte aus Sicht der Dokumentation die Norm angeschafft werden.

Zu guter Letzt sollten die Normen aufgrund ihres Namens, der Nummer und auf normative Verweise untersucht werden. Diese führen dann zu weiteren Normen und Richtlinien, die geprüft werden müssen.

Ein Beispiel: Über die Maschinenrichtlinie kommen wir zur Norm DIN EN ISO 12100 „Sicherheit von Maschinen“. Bei der Prüfung dieser Norm erkennen wir aufgrund des Namens, dass es sich um eine Normenreihe mit mehreren Teilen handelt. Also sollten wir auch die anderen Normen der Reihe prüfen, um herauszufinden ob diese auch auf unser Produkt zutreffen. Wird dann beispielsweise in einem Kapitel oder Text auf eine andere Norm wie die „DIN EN 82079-1“ verwiesen, sollten wir uns auch diese Norm im Zuge der Normenrecherche genauer ansehen.

Etwas Ähnliches gilt für die Anhänge der Norm. Meist gibt es mitgeltende Normen oder normative Verweise, wo weitere geltende und zusammenhängende Normen aufgeführt werden. Auch diese Normen sollten im Zuge der Recherche geprüft werden.

Zum Schluss unserer Folge kommen wir nun zum Ergebnis der Normenrecherche. Wir haben nun entsprechend eine Liste von zutreffenden Normen und Richtlinien erarbeitet und auch angeschafft. Wir haben die Normen gelesen und interpretiert.

Wie wichtig dabei das interpretieren der Norm ist, habe ich bereits in der letzten Woche angerissen. Normen bilden den Stand der Technik ab und stellen somit den aktuellen Stand in der Branche dar. Geschieht ein Unfall, wird überprüft, in wie weit die Normen eingehalten wurden und ob eine Nichteinhaltung der Grund für den Unfall war.

Prinzipiell verhindert die Einhaltung von Normen nicht die Haftung des Herstellers. Weicht dieser jedoch von Normen ab oder ignoriert diese, haftet er besonders, da er es hätte besser machen können. Bei Einhaltung der Normen sieht es in einem Haftungsfall besser aus, da er sich an erprobtes Wissen gehalten hat. Aber die Haftung wird nicht verhindert. Liest und interpretiert der Hersteller die Norm und erreicht die Ziele der Norm besser als in der Norm beschrieben, wirkt sich dies ebenfalls positiv auf seine Situation aus. Denn er hat alles Mögliche getan, um das Produkt so sicher wie möglich zu gestalten. Jedoch wird auch hier die Haftung nur minimiert, ausgeschlossen werden kann sie nicht.

Der Grund liegt dafür liegt daran, dass Normen inhaltlich veralten können, da sich die Technik ständig weiterentwickelt. In einigen Bereichen sind Normen mehrere Jahrzehnte alt oder sogar älter, der Stand der Technik dieser Normen spiegelt nicht mehr die Realität wieder. Viele der Schutzziele in solchen Normen können heutzutage durch Sensoren und andere Hilfsmittel besser gelöst werden. Daher sollten Normen gelesen und interpretiert werden, um Schutzziele optimal zu erfüllen und das Haftungsrisiko so weit wie möglich zu senken.

Ein Beispiel: Irgendwann wurde der Airbag bei Autos erfunden. Dieser wurde mit der Zeit Stand der Technik, Sie finden heutzutage kein Auto mehr ohne Airbag. Für Airbags gibt es eine Norm, die festlegt, dass der Airbag innerhalb einer gewissen Zeit nach dem Unfall auslösen muss. Dazu wird in der Regel auch mit angegeben, wie diese Zeit erreicht werden kann.

Jetzt entwickeln Sie eine bessere, schnellere und effektivere Lösung für den Airbag. Wenn Sie diese Lösung nutzen, weichen Sie von der Norm ab. Aber das können Sie tun, müssen es aber begründen und dokumentieren. Ihre Lösung ist besser als der Stand der Technik und würde in einem Haftungsfall besser bewertet werden. Und vielleicht wird auch Ihre Lösung dann in den nächsten Jahren der neue Stand der Technik.

Durch das Lesen und Interpretieren der Normen haben wir nun viele Informationen erhalten, die wir für unser Produkt berücksichtigen müssen. Meist ist es daher nun sinnvoll, diese Anforderungen zu sammeln und zu dokumentieren. Dann stehen sie für zukünftige Projekte zur Verfügung und können auch in einem Haftungsfall schnell zusammengestellt werden.

Ein weiterer Schritt ist, die Entwickler und Konstrukteure des Produktes entsprechend zu informieren, was diese zu berücksichtigen haben. Viele werden sagen, dass die doch wissen was sie tun, aber in der Praxis hat sich dennoch gezeigt, dass auch Konstrukteure nicht alles wissen. Und bei einer Vielzahl an Normen ist es nicht möglich alles wissen zu können. Daher werden Ihnen Ihre Konstrukteure dankbar sein, wenn Sie sie mit Informationen versorgen und auch auf den neusten Stand bei Normen bringen. Im Gegenzug können Sie bei den Konstrukteuren Pflicht-Input einfordern, der von den Normen gefordert werden. Beispielsweise Dokumente wie die Risikobeurteilung und Gefahrenanalyse.

Die letzte Aufgabe nach der Normenrecherche ist, die erstellte Liste weiterhin zu beobachten. Wie erwähnt entwickeln sich auch Normen und Richtlinien weiter und werden immer wieder nach einiger Zeit angepasst und ergänzt. So können Sie Ihre Listen aktuell halten und sind für neue Produkte und Bereiche gerüstet und können auf einer aktuellen Normenrecherche aufbauen.