Extra #30 Ausblick 2026: Was auf Technische Dokumentation und CE-Kennzeichnung zukommt

In dieser Folge werfen wir einen Blick auf das neue Jahr 2026 – ein Jahr, das für viele Unternehmen entscheidend sein wird. Es ist das Jahr vor 2027, und damit das Jahr, bevor mehrere zentrale Rechtsakte der Europäischen Union endgültig scharf geschaltet werden.

Wir sprechen über die Maschinenverordnung, den digitalen Produktpass, verschärfte Anforderungen in der Produkthaftung, neue Vorgaben zur Cyberresilienz und über die zunehmende Bedeutung eines strukturierten Compliance-Managements. Und wir sprechen darüber, warum aus unserer Sicht gerade 2026 ein Jahr mit enormem Zeitdruck wird – und warum es sinnvoll ist, Projekte zur Maschinenverordnung und zum digitalen Produktpass bereits jetzt vorzubereiten.

Beginnen wir mit einer kurzen Einordnung.
Die wirtschaftliche Lage in Deutschland ist seit einiger Zeit angespannt. Viele Unternehmen halten Ausgaben zurück, verschieben Projekte und priorisieren nur das absolut Notwendige. Gerade Themen wie Technische Dokumentation, Risikobeurteilung oder CE-Management stehen dann leider oft hinten an, weil sie im Alltag als Kostenfaktoren wahrgenommen werden.

Gleichzeitig wächst jedoch der Druck durch die europäische Gesetzgebung.
Mehrere große Rechtsakte sind bereits verabschiedet oder stehen kurz vor ihrer Umsetzung. Die Übergangsfristen laufen, und im Jahr 2027 wird eine ganze Welle neuer Anforderungen an Produkte und deren begleitende Informationen relevant werden.

Und genau hier entsteht ein Spannungsfeld:
Viele Unternehmen schieben Projekte auf, weil die wirtschaftliche Lage schwierig ist. Aber sobald sich die Konjunktur verbessert – und dieser Zeitpunkt wird irgendwann kommen – werden zahlreiche Firmen gleichzeitig anfangen, Unterstützung zu suchen. Dann werden Dienstleister, Fachbüros und spezialisierte Technische Redaktionen innerhalb kurzer Zeit an ihre Kapazitätsgrenzen stoßen.

Wir erwarten deshalb, dass 2026 ein Jahr wird, in dem sehr viele Unternehmen gleichzeitig beginnen, ihre Dokumentation, Risikobeurteilung und CE-Prozesse an die neuen Anforderungen anzupassen. Wer erst im zweiten Halbjahr 2026 oder gar erst im Januar 2027 beginnt, steht unter enormem Zeitdruck. Und nicht jeder wird dann noch Unterstützung bekommen.

Betrachten wir also nun, welche Themen anstehen:

Beginnen wir mit der Maschinenverordnung 2023/1230.
Sie ist der zentrale Rechtsakt für Maschinen und Anlagen und löst die bisherige Maschinenrichtlinie ab. Die Verordnung ist bereits in Kraft, aber die Anwendung wird schrittweise erfolgen. 2027 wird sie vollständig greifen.

Das Jahr 2026 ist daher ein reines Vorbereitungsjahr.
Hersteller müssen ihre technischen Unterlagen, Prozesse und Dokumentationsstrukturen so anpassen, dass sie rechtzeitig konform sind.

Was bedeutet das konkret?

1. Die Technische Dokumentation muss modernisiert werden.
   Die Maschinenverordnung schärft und präzisiert zahlreiche Anforderungen, insbesondere im Bereich Sicherheitsfunktionen, softwaregesteuerte Systeme und digitale Benutzerinformationen.
2. Es wird wesentlich wichtiger, Maschinen mit softwarebasierten Sicherheitsfunktionen sauber zu dokumentieren. Die Verordnung unterscheidet hier zwischen Standardfunktionen und sogenannten Hochrisikofunktionen.
   Diese müssen zukünftig genauer analysiert und beschreiben werden – sowohl in der Risikobeurteilung als auch in der Anleitung.
3. Für unvollständige Maschinen gelten ebenfalls neue Anforderungen, insbesondere in Bezug auf Einbauerklärungen und Montageinformationen.
4. Die Verordnung eröffnet den Weg zur digitalen Betriebsanleitung. Gedruckte Anleitungen werden damit nicht abgeschafft, aber sie sind künftig nicht mehr der Standard. Auch darauf müssen Unternehmen sich einstellen.

Und ein Punkt ist in diesem Zusammenhang besonders wichtig – vielleicht sogar der wichtigste überhaupt.
Die Maschinenverordnung sieht eine klare Stichtagsregelung vor. Für Hersteller bedeutet das:
Maschinen, die bis einschließlich 19. Januar 2027 erstmals in Verkehr gebracht werden, müssen noch den Anforderungen der bisherigen Maschinenrichtlinie entsprechen.
Alle Maschinen hingegen, die ab dem 20. Januar 2027 erstmals in Verkehr gebracht werden, müssen vollständig konform zur neuen Maschinenverordnung sein.

Eine Übergangsphase, in der Hersteller frei wählen könnten, ob sie noch nach Maschinenrichtlinie oder bereits nach Maschinenverordnung vorgehen, gibt es ausdrücklich nicht. Wir sprechen hier von einem harten Übergang.
Ab dem Stichtag gilt ausschließlich die Maschinenverordnung.

Für Hersteller hat das ganz konkrete Konsequenzen. Auch aktuell laufende oder bereits etablierte Produkte müssen rechtzeitig auf die Anforderungen der Maschinenverordnung vorbereitet werden. Andernfalls drohen erhebliche Risiken – bis hin zu Auslieferungsstopps und Bußgeldern durch die Marktüberwachungsbehörden.

Maschinen, die noch nach der Maschinenrichtlinie bewertet und dokumentiert sind, dürfen ab dem 20. Januar 2027 nicht mehr erstmals in Verkehr gebracht werden. Wer diesen Stichtag verpasst, steht unter erheblichem Handlungsdruck.

Wir bieten hierzu regelmäßig Schulungen an, in denen wir die Maschinenverordnung im Detail erklären und zeigen, wie man sich organisatorisch und inhaltlich auf die kommenden Anforderungen vorbereitet.

Wir bleiben bei der Maschinenverordnung, betrachten aber noch kurz die digitale Betriebsanleitung.

Die digitale Betriebsanleitung ist eine der sichtbarsten Änderungen im rechtlichen Rahmen.
Zukünftig dürfen Anleitungen grundsätzlich digital bereitgestellt werden. Das bedeutet nicht, dass jede Anleitung automatisch auf Papier entfällt – das hängt von der Zielgruppe und dem Produkt ab. Aber die bisherige „Papierpflicht“ wird deutlich abgeschwächt.

Für Hersteller bedeutet das:

• Sie benötigen ein Konzept, wie Sie ihre digitale Anleitung bereitstellen.
• Sie müssen sicherstellen, dass die Informationen dauerhaft verfügbar und für den Käufer leicht zugänglich sind.
• Die Versionierung und der Änderungsdienst müssen klar geregelt sein.
• Die Anleitung darf nicht einfach verschwinden oder nach einem Systemwechsel unauffindbar werden.

Der häufigste Fehler in der Praxis ist:
Viele Unternehmen denken, dass die digitale Betriebsanleitung „einfach ein PDF ist“.
Das ist aber zu kurz gedacht. Digitalisierung bedeutet nicht, eine Papieranleitung online zu stellen, sondern Informationsprozesse neu zu strukturieren.

Die Technische Redaktion wird hier eine entscheidende Rolle spielen, denn sie muss sicherstellen, dass Inhalte modular, auffindbar und langfristig verfügbar sind.

Damit verlassen wir die Maschinenverordnung und wenden uns dem nächsten großen Thema zu.

Der digitale Produktpass ist eines der großen Zukunftsthemen.
Er wird in den kommenden Jahren schrittweise für zahlreiche Produktgruppen verpflichtend. Ziel ist es, über den gesamten Lebenszyklus hinweg transparente Informationen bereitzustellen: zu Materialien, Reparierbarkeit, Nachhaltigkeit, Sicherheitsaspekten und vielem mehr.

Stand heute sind viele Details noch nicht endgültig festgelegt. Die europäischen Delegierten Rechtsakte werden erst nach und nach definiert. Aber eines ist klar:
Der digitale Produktpass wird Daten erfordern, die bislang oft nicht strukturiert vorliegen.

Aus Sicht der Technischen Redaktion bedeutet das:

• Datenstrukturen müssen heute schon aufgebaut werden.
• Interne Informationen – zum Beispiel Materialdaten, Komponentenlisten oder Reparaturhinweise – müssen konsistent gepflegt werden.
• Rückverfolgbarkeit wird wichtiger.
• Die technische Dokumentation wird stärker mit Produktdatenmanagement verschmelzen.

Wir empfehlen Unternehmen, sich 2026 aktiv mit den eigenen Datenstrukturen auseinanderzusetzen.
Der Produktpass wird kein „Dokument“, sondern ein Informationssystem. Und wer erst 2027 beginnt, Daten aufzubereiten, wird vermutlich sehr schnell an Grenzen stoßen.

Parallel zur technischen Gesetzgebung wird auch das europäische Produkthaftungsrecht grundlegend modernisiert. Ziel ist es, die bisherigen Haftungsregeln an digitale Produkte, Software und softwarebasierte Funktionen anzupassen.

Hersteller müssen künftig noch genauer nachweisen können, dass ihre Produkte sicher sind und dass bekannte Risiken angemessen bewertet und beschrieben wurden.

Die neue Produkthaftungsrichtlinie ist bereits in Kraft getreten, muss jedoch noch von den Mitgliedstaaten in nationales Recht umgesetzt werden. Diese Umsetzung hat spätestens bis zum 9. Dezember 2026 zu erfolgen. Die neuen Regelungen gelten dann für Produkte, die ab diesem Zeitpunkt erstmals in Verkehr gebracht werden.

Auch wenn die praktische Anwendung also noch nicht unmittelbar greift, ist 2026 das entscheidende Jahr, um sich organisatorisch und inhaltlich auf die erweiterten Haftungsanforderungen vorzubereiten.

Inhaltlich bedeutet das vor allem eines: Dokumentation gewinnt weiter an Gewicht.

Der Nachweis von Softwareständen wird wichtiger, Änderungen am Produkt müssen nachvollziehbar dokumentiert sein, und die interne Dokumentation rückt stärker in den Fokus. Sie dient im Streitfall als Beweismittel dafür, dass der Hersteller den Stand der Technik eingehalten und seine Sorgfaltspflichten erfüllt hat.

Für Technische Redakteurinnen und Redakteure hat das eine klare Konsequenz: Die Qualität der internen Quellen ist mindestens ebenso wichtig wie die Qualität der ausgegebenen Betriebsanleitung. Eine mangelhafte oder unvollständige interne Dokumentation kann im Haftungsfall eine ansonsten gute Anleitung deutlich entwerten.

Durch die zunehmende Vernetzung technischer Produkte entstehen neue Risiken, die über klassische mechanische oder elektrische Gefährdungen hinausgehen. Maschinen und Geräte sind heute häufig in Netzwerke eingebunden, kommunizieren mit anderen Systemen oder erhalten regelmäßig Software-Updates.
Die Europäische Union reagiert auf diese Entwicklung mit neuen rechtlichen Vorgaben, die IT-Sicherheit und Cyberresilienz stärker in den Fokus rücken.

Auch wenn noch nicht alle Detailanforderungen abschließend festgelegt sind, ist die grundsätzliche Richtung bereits klar: Hersteller werden künftig stärker verpflichtet sein, Sicherheitskonzepte, Update-Mechanismen und IT-bezogene Risiken transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren. Dabei geht es nicht nur um technische Maßnahmen, sondern auch um klare und verständliche Informationen für Betreiber und Anwender.

Besonders betroffen sind Produkte,

• die über Netzwerkschnittstellen verfügen,
• die automatisierte oder ferngesteuerte Software-Updates erhalten,
• oder die sicherheitskritische oder sensible Daten verarbeiten.

Für diese Produkte reicht es künftig nicht mehr aus, lediglich die Grundfunktionen zu beschreiben. Zusätzlich müssen Aspekte wie der sichere Betrieb, empfohlene Schutzmaßnahmen, Zuständigkeiten für Updates sowie mögliche Einschränkungen oder Voraussetzungen für einen sicheren Einsatz verständlich dargestellt werden.

Für die zeitliche Einordnung ist wichtig: Die entsprechenden europäischen Vorgaben zur Cyberresilienz sind bereits verabschiedet und befinden sich aktuell in einer Übergangsphase. Erste organisatorische Pflichten, etwa im Zusammenhang mit dem Umgang mit Sicherheitslücken und Vorfällen, werden voraussichtlich ab Herbst 2026 relevant. Die vollständige Anwendung der neuen Anforderungen ist dann ab Ende 2027 vorgesehen.

Das bedeutet für Hersteller: Auch wenn die vollständige Verpflichtung noch etwas in der Zukunft liegt, sollte 2026 gezielt genutzt werden, um Prozesse, Verantwortlichkeiten und Dokumentationsstrukturen vorzubereiten.

Damit erweitert sich der Aufgabenbereich der Technischen Dokumentation deutlich. Sie muss künftig nicht nur erklären, wie ein Produkt verwendet wird, sondern auch, unter welchen Bedingungen es sicher betrieben und sicher aktualisiert werden kann. In der Praxis erfordert das eine enge Zusammenarbeit zwischen Technischer Redaktion, Softwareentwicklung, IT-Sicherheit und Produktmanagement, um sicherzustellen, dass sicherheitsrelevante Informationen vollständig, konsistent und aktuell bereitgestellt werden.

Auch die Ökodesign-Verordnung für nachhaltige Produkte ist bereits beschlossen.
Sie bildet einen Rahmen für zahlreiche Nachhaltigkeitsanforderungen, von Materialeffizienz bis zur Reparierbarkeit.

Aber:
Die konkreten Anforderungen ergeben sich erst aus den delegierten Rechtsakten, die in den nächsten Jahren veröffentlicht werden.
Deshalb wäre es unseriös, heute schon detaillierte Aussagen zu den genauen Informationspflichten zu machen.

Was man jedoch sagen kann, ist:

• Nachhaltigkeit und Reparierbarkeit werden in Zukunft stärker dokumentiert werden müssen. Stichwort hier wird die Reparaturanleitung sein.
• Viele dieser Informationen fließen direkt in den digitalen Produktpass ein.
• Unternehmen sollten sich frühzeitig auf strukturierte Daten vorbereiten.

Neben den ganzen Rechtsakten passiert auf der Ebene der Normen gerade vieles gleichzeitig.
Viele Normen, die unter der Maschinenrichtlinie harmonisiert waren, werden überarbeitet oder neu bewertet.
Einige werden vollständig überarbeitet, andere werden inhaltlich angepasst, manche möglicherweise ersetzt.

Diese Phase, in der sowohl der gesetzliche Rahmen als auch der normative Rahmen in Bewegung sind, ist anspruchsvoll.
Hersteller müssen wissen:

• Welche Normen gelten heute?
• Welche Normen werden in absehbarer Zeit geändert?
• Welche Normen verlieren ihre harmonisierte Stellung?
• Und welche neuen Normen werden entstehen?

Die Normenlage hat direkten Einfluss auf Konstruktion, Risikobeurteilung und Dokumentation.
Wer hier nicht am Ball bleibt, riskiert unbewusst Lücken in seinem CE-Prozess.

Genau in dieser Übergangszeit wird ein strukturiertes Compliance-Management wichtig.
Wir unterstützen unsere Kunden beispielsweise durch Normenrecherche und Normenüberwachung.
Das bedeutet konkret:

• Wir beobachten Änderungen im Bereich der Normung,
• bewerten die Auswirkungen auf die betroffenen Produkte,
• und helfen Herstellern dabei, rechtzeitig die richtigen Maßnahmen einzuleiten.

Gerade angesichts der Fülle an Änderungen – Maschinenverordnung, digitale Anleitungen, Produktpass, neue Haftungsregeln, neue Normen – ist diese Unterstützung für viele Unternehmen ein entscheidender Faktor, um konform und gleichzeitig handlungsfähig zu bleiben.

Zum Abschluss möchten wir einige praktische Hinweise geben, wie Unternehmen sich 2026 sinnvoll aufstellen können.

Erstens:
Starten Sie frühzeitig in Ihre Projekte zur Maschinenverordnung, zur digitalen Anleitung und zum Produktpass.
Selbst wenn Sie erst Ende 2026 mit der Umsetzung beginnen möchten – die Planungsphase sollte jetzt stattfinden.

Zweitens:
Sichern Sie sich rechtzeitig externe Unterstützung.
Wir gehen davon aus, dass 2026 und insbesondere 2027 ein Engpassjahr wird, weil viele Unternehmen gleichzeitig beginnen und weil interne Kapazitäten in vielen Firmen knapp sind.
Wer früh plant, hat bessere Chancen, die passenden Experten an seiner Seite zu haben.

Drittens:
Prüfen Sie Ihre internen Dokumentationsprozesse.
Eine risikoorientierte Betrachtung der Dokumentation hilft Ihnen, Schwachstellen zu erkennen und gezielt zu beheben.

Und viertens:
Halten Sie sich über Normen und Rechtsakte auf dem Laufenden – oder suchen Sie sich Unterstützung, die das für Sie übernimmt.

Die kommenden Jahre werden dynamisch.
2027 wird ein Jahr der neuen Anforderungen.
Aber die eigentliche Arbeit beginnt 2026 – und für viele Unternehmen sogar schon jetzt.

Damit sind wir am Ende dieser Folge.
Die kommenden Jahre bringen viele Veränderungen im Bereich der Technischen Dokumentation und der CE-Kennzeichnung.
Die Maschinenverordnung, digitale Anleitungen, der digitale Produktpass und die Modernisierung des Produkthaftungsrechts sind nur einige Bausteine eines umfangreichen Wandels.

Wichtig ist:
Unternehmen haben noch Zeit, sich vorzubereiten – aber diese Zeit vergeht schneller, als man denkt.
Wer 2026 nutzt, steht 2027 stark da.
Wer abwartet, wird sich mit hohem Zeitdruck und möglicherweise fehlenden Kapazitäten konfrontiert sehen.

Wenn Sie Unterstützung benötigen – bei der Normenüberwachung, bei der Risikobeurteilung, bei der Erstellung Ihrer Technischen Dokumentation oder bei Schulungen zur Maschinenverordnung – sprechen Sie uns gerne an.