BA#015 Gesetzliche Anforderungen an Betriebs- und Gebrauchsanleitungen

Normen sollen ihre Zielgruppen unterstützen, bessere und sichere Produkte zu entwickeln und zu konstruieren. Dabei ist die Anwendung der Normen dabei eigentlich „freiwillig“. Daher fragen uns viele Kunden, welche Anforderungen den der Gesetzgeber an die Betriebs- und Gebrauchsanweisungen stellt und welche Inhalte als Mindestanforderungen gelten.

Wie bereits in der zweiten Folge der Reihe „Normenrecherche“ erläutert, ist die Einhaltung von Normen prinzipiell erstmal freiwillig. „Prinzipiell freiwillig“ deshalb, weil es kein Gesetz gibt, dass die Einhaltung der Normen direkt erzwingt. Jedoch führen mehrere Gründe dazu, dass es viele Vorteile oder Gründe gibt, Normen zu berücksichtigen und einzuhalten.

Daher möchte ich auf jeden Fall nochmals klarstellen, dass die Einhaltung von Normen sinnvoll und in manchen Situationen zwingend ist. Sollte Ihr Unternehmen nach einer Norm, beispielsweise nach ISO 9001 zertifiziert sein, können Sie nicht ohne weiteres von einem Tag auf den nächsten die Norm ignorieren. Dies kann in Gerichtsprozessen als arglistige Täuschung bewertet werden.

Auch wird die Einhaltung von Normen vor Gericht und während Gerichtsprozessen als Indizien für das sorgfältige Arbeiten bewertet. Das Unternehmen orientiert sich durch die Einhaltung von Normen am aktuellen Stand der Technik. Daher kann dies zur Reduzierung von Strafen führen. Oder kurz, es ist auf jeden Fall sinnvoll sich an Normen zu orientieren.

Aber diese Folge soll kein Aufguss einer alten Folge sein, sondern sich mit den geforderten Inhalten von Richtlinien und Gesetzen auseinander setzen. Sprich welche Inhalte einer Anleitung fordert der Gesetzgeber. Im Zuge dessen betrachten wir dabei das „Gesetz über die Bereitstellung von Produkten auf dem Markt“ oder kurz das „Produktsicherheitsgesetz“.

Weiterhin schauen wir uns die „Maschinenverordnung“ auch bekannt als „Maschinenrichtlinie“, die Niederspannungsrichtlinie und die EMV-Richtlinie an. Diese Gesetze und Richtlinien habe ich ausgewählt, da die meisten Hörer aus diesen Bereichen kommen bzw. von diesen am meisten betroffen werden.

Natürlich gibt es noch eine große Vielzahl an Richtlinien und Gesetze, die Vorgaben haben. Meist wird jedoch auf eines der oben genannten Gesetze oder Richtlinien verwiesen oder daraus zitiert. Auch werde ich nicht weiter auf harmonisierte Normen und deren Vermutungswirkung eingehen, da ich diese ebenfalls bereits in der zweiten Folge der Reihe „Normenrecherche“ behandelt haben.

All diese Richtlinien und Gesetze sind übrigens im Internet frei aufrufbar. Das Produktsicherheitsgesetz oder andere deutsche Gesetze können über die Website „Gesetze im Internet“ aufgerufen und heruntergeladen werden. Die Richtlinien findet man auf der Seite der europäischen Union „EUR-Lex“

Wir beginnen direkt mit dem Produktsicherheitsgesetz. Öffnet man dieses über die offizielle Website, bekommt man auf der ersten Seite des Gesetzes Informationen, welche Richtlinien mit diesem Gesetz umgesetzt werden sollen. Schaut man sich diese Liste an, findet man einige bekannte Richtlinien, die ich bereits erwähnt habe.

Die erste dort aufgeführte Richtlinie ist die Richtlinie über die allgemeine Produktsicherheit. Den das Produktsicherheitsgesetz auf einer Richtlinie der EU entstanden. Folglich sind diese Anforderungen für alle Mitgliedsstaaten der EU gültig, nicht nur in der Bundesrepublik Deutschland. Erfüllen Ihre Produkte also die Anforderungen des Produktsicherheitsgesetzes, erfüllen sie diese eu-weit.

Der zweite Punkt bezieht sich auf die Niederspannungsrichtlinie, der dritte auf die ATEX-Richtlinie. Nummer 7 betrifft die Maschinenrichtlinie. Sprich das Produktsicherheitsgesetz bezieht sich auf viele Richtlinien, was dessen Wichtigkeit unterstreicht. Aber wie es mit Gesetzen und Papieren im Allgemeinen so ist, sind diese Dokumente langlebig und dadurch teilweise veraltet. Sollten Sie also eine der Nummern nicht zuordnen können, empfehle ich Ihnen diese über eine Suchmaschine zu suchen. Denn beispielsweise ist die Nummer der Niederspannungsrichtlinie im Gesetz veraltet, da die Niederspannungsrichtlinie inzwischen überarbeitet und mit einer neuen Nummer erschienen ist.

Schauen wir uns also die Inhalte des  Produktsicherheitsgesetzes an. Eines der ersten und wichtigsten Kapitel ist Paragraph §1 Anwendungsbereich. Hier wird definiert, für welche das Produktsicherheitsgesetz gilt und für welche nicht.

Schon der erste Absatz sagt aus, dass das Gesetz für alle Produkt gilt, die im Rahmen einer Geschäftstätigkeit bereitgestellt, ausgestellt oder erstmals verwendet werden. Sprich für alle normalen Produkte, egal ob Farbdose, MP3-Player, PC oder Maschine. Absatz 3 führt dann die Ausnahmen auf. Hier zu nennen sind gebrauchte Produkte, Lebensmittel, Medizinprodukte im Sinne von §3 Medizinproduktegesetz, oder Produkte für militärische Zwecke.

Wir sehen hier also, dass Maschinen und Anlagen ganz klar unter das Produktsicherheitsgesetz fallen, genauso wie andere Produkte, die eine Beschreibung benötigen. Durchsucht man des Gesetz nach dem Begriff „Anleitung“, finden wir im Abschnitt 2, § 3 „Allgemeine Anforderungen an die Bereitstellung von Produkten auf dem Markt“ einige Treffer.

Liest man diesen Paragraph durch, erkennt man die Bedeutung der Anleitung für das Gesetz. Ein Produkt darf zunächst nur auf den Markt bereitgestellt werden, wenn es bei bestimmungsgemäßer oder vorhersehbarer Verwendung die Sicherheit und Gesundheit von Personen nicht gefährdet. Ob ein Produkt diesen Anforderungen genügt, müssen die in §3 Absatz 2 aufgeführten Punkte überprüft werden.

Dort steht betreffend von Anleitungen:

Nummer 1: Die Eigenschaften des Produkts einschließlich seiner Zusammensetzung, seine Verpackung, die Anleitungen für seinen Zusammenbau, die Installation, die Wartung und die Gebrauchsdauer,

Nummer 3: Die Aufmachung des Produkts, seine Kennzeichnung, die Warnhinweise, die Gebrauchs- und Bedienungsanleitung, die Angaben zu seiner Beseitigung sowie alle sonstigen produktbezogenen Angaben oder Informationen,

Weiter steht in § 3 Absatz 4: Sind bei der Verwendung, Ergänzung oder Instandhaltung eines Produkts bestimmte Regeln zu beachten, um den Schutz von Sicherheit und Gesundheit zu gewährleisten, ist bei der Bereitstellung auf dem Markt hierfür eine Gebrauchsanleitung in deutscher Sprache mitzuliefern, sofern in den Rechtsverordnungen nach § 8 keine anderen Regelungen vorgesehen sind.

Zusammengefasst bedeutet dies: Die Anleitung muss gemäß Produktsicherheitsgesetz Informationen zu:

• bestimmungsgemäßen Gebrauch,
• vorhersehbare Verwendung und logischer Weise der vorhersehbaren Fehlverwendung,
• Angaben zu Zusammensetzung,
• Angaben zu Verpackungen,
• Angaben zu Zusammenbau, Installation und Wartung
• Angaben zur Gebrauchsdauer
• Angaben zu Sicherheits- und Warnhinweisen
• Produktbezogene Informationen und Angaben
• Angaben zur Beseitigung also Entsorgung
• Regeln zur Erhaltung des Schutzes von Sicherheit und Gesundheit einzuhalten
• Und in deutscher Sprache verfasst sein

Hier gleich eine Anmerkung von mir für Zuhörer, die vertraglich vereinbaren, dass Kunden nur eine englische Anleitung erhalten: Das deutsche Produktsicherheitsgesetz legt fest, dass Anleitungen für Deutschland in Deutsch abzufassen sind. Das Gesetz ist die nationale Umsetzung einer EU-Richtlinie. Somit gibt es das Gesetz mit dieser Anforderung in jedem anderen Mitgliedsstaat der EU. Die Auslieferung einer englischen Anleitung für beispielsweise Italien verstößt somit gegen das Gesetz. Entsprechend kann es Bußgelder oder andere Strafen geben.

Und wir bleiben auch gleich bei diesem Thema. Denn die einzige andere Stelle, an der man das Wort „Anleitung“ findet, ist unter Abschnitt 10, § 39, Bußgeldvorschriften. Dort steht

Absatz (1) Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder fahrlässig:

Nummer 2: entgegen § 3 Absatz 4 eine Gebrauchsanleitung nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig mitliefert. Unter vorgeschriebene Weise versteht man hier auch die Landessprache.

Hier haben Sie es also Schwarz auf Weiß. Und in Absatz 2 steht auch wie das ganze geahndet werden darf. Dort steht das dies mit einer Geldbuße bis zu 10.000 Euro geahndet werden kann. Und dies wohlgemerkt je Produkt. Wenn Sie diese Ordnungswidrigkeit mehrfach begehen, kommen die Kosten natürlich mehrfach auf Sie zu.

Lesen wir nun etwas weiter im Gesetzestext. Dort gibt es § 5 „Normen und andere technische Spezifikationen“. Unter diesem Punkt steht direkt in Absatz 1: „Bei der Beurteilung, ob ein Produkt den Anforderungen nach § 3 Absatz 2 entspricht, können Normen und andere technische Spezifikationen zugrunde gelegt werden.“

Sprich hier wird auf Normen verwiesen. Und der Paragraph auf den sich hier bezogen wird, ist der vorhin zitierte Paragraph, der die Anleitung aufführt. Womit wir wieder den Bogen schließen können. Muss eine Anleitung entsprechend §3 Absatz 2 bewertet werden, können Normen herangezogen werden. So die DIN EN 82079-1 „Erstellen von Gebrauchsanweisungen“. Sollte also Ihre Anleitung schlecht sein, kann sie durch die Marktaufsicht auf Basis der DIN EN 82079-1 als nicht richtig bewertet werden und es so entsprechend der Bußgeldvorschrift zu einem Bußgeld führen. Soviel dazu, dass Normen freiwillig sind.

Anleitungen sind im Grunde nichts anderes als Informationen für den Anwender. Daher sollte man Texte nie nur nach einem Stichwort durchsuchen, sondern nach mehreren unterschiedlichen. Durchsucht man das Produktsicherheitsgesetz nach Informationen findet man ebenfalls viele, hilfreiche Paragraphen.

Unter § 6 „Zusätzliche Anforderungen an die Bereitstellung von Verbrauchprodukten auf dem Markt“ steht:

(1) Der Hersteller, sein Bevollmächtigter und der Einführer haben jeweils im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit bei der Bereitstellung eines Verbraucherprodukts auf dem Markt

Nummer 1 sicherzustellen, dass der Verwender die Informationen erhält, die er benötigt, um die Risiken, die mit dem Verbraucherprodukt während der üblichen oder vernünftigerweise vorhersehbaren Gebrauchsdauer verbunden sind und die ohne entsprechende Hinweise nicht unmittelbar erkennbar sind, beurteilen und sich gegen sie schützen zu können,

Nummer 2 den Namen und die Kontaktanschrift des Herstellers oder, sofern dieser nicht im Europäischen Wirtschaftsraum ansässig ist, den Namen und die Kontaktanschrift des Bevollmächtigten oder des Einführers anzubringen,

Nummer 3.   eindeutige Kennzeichnungen zur Identifikation des Verbraucherprodukts anzubringen.

Das Gesetz legt hier zwar den Schwerpunkt auf Verbraucherprodukte, jedoch sind dies auch Angaben, die dort in die Anleitung gehören, oder die generell in Anleitungen zu finden sind.

Zusammengefasst fordert das Produktsicherheitsgesetz bereits einige Informationen, die in Anleitungen vorkommen müssen. Obwohl das Gesetz in dieser Form 2011 in Kraft trat und zuvor als „Geräte und Produktsicherheitsgesetz“ in ähnlicher Form bestand, erfüllen leider immer noch zu viele Anleitungen nicht die Anforderungen an dieses Gesetz. Häufig fehlen Angaben zur vorhersehbaren Verwendung, zur Verpackung, zur Gebrauchsdauer und allgemeine Produktinformationen. Zudem sind die meisten Anleitungen schlecht und unverständlich formuliert, gerade im Bereich der Sicherheits- und Warnhinweise.

Wir wechseln nun zur nächsten rechtlichen Grundlage und betrachten die Maschinenrichtlinie. Diese wurden bereits von meinen Kollegen Herrn Seckinger in seiner Podcastreihe „Maschinenrichtlinie“ erläutert. Da die Maschinenrichtlinie auch durch das Produktsicherheitsgesetz umgesetzt wird, überschneiden sich hier ein paar Anforderungen.

Wie beim Produktsicherheitsgesetz durchsuchen wir die Maschinenrichtlinie ebenfalls zunächst nach dem Wort „Anleitung“. Direkt in Artikel 5 werden wir zum ersten Mal fündig. Dort steht unter Absatz 1: (1) Der Hersteller oder sein Bevollmächtigter muss vor dem Inverkehrbringen und/oder der Inbetriebnahme einer Maschine:

Unter Buchstabe c) insbesondere die erforderlichen Informationen, wie die

Betriebsanleitung, zur Verfügung stellen;

Sprich die Anleitung zur Maschine muss beim Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme der Maschine vorliegen. Eine Anleitung darf nicht Wochen oder Monate später erstellt und dem Kunden übergeben werden.

Der nächste Fundort ist Artikel 13, der zur unvollständigen Maschine gehört. Hier steht, dass die Montageanleitung gemäß Anhang VI erstellt wird und die Montageanleitung Teil der technischen Unterlagen der unvollständigen Maschine und später der vollständigen Maschine wird.

Kommen wir nun zu den interessanteren Punkten. In Anhang I der Maschinenrichtlinie finden wir viele Punkte zum Thema Anleitungen. So wird zum Beispiel unter 1.12 „Grundsätze für die Integration der Sicherheit“ unter Buchstabe c) gefordert:

„Bei der Konstruktion und beim Bau der Maschine sowie bei der Ausarbeitung der Betriebsanleitung muss der Hersteller oder sein Bevollmächtigter nicht nur die bestimmungsgemäße Verwendung der Maschine, sondern auch jede vernünftigerweise vorhersehbare Fehlanwendung der Maschine in Betracht ziehen.

Die Maschine ist so zu konstruieren und zu bauen, dass eine nicht bestimmungsgemäße Verwendung verhindert wird, falls diese ein Risiko mit sich bringt. Gegebenenfalls ist in der Betriebsanleitung auf Fehlanwendungen der Maschine hinzuweisen, die erfahrungsgemäß vorkommen können“

Diese Angabe wird hier ausdrücklich gefordert. Der Hersteller muss darauf eingehen. Ein bloßes „ein anderer Gebrauch als oben beschrieben ist nicht bestimmungsgemäß und daher verboten“ genügt laut Maschinenrichtlinie nicht.

Wenn wir die Richtlinie weiter überprüfen, finden wir unter Kapitel 1.1.5 Konstruktion der Maschine im Hinblick auf die Handhabung“ weitere Anforderungen an die Anleitung. Dieses Kapitel bezieht sich dabei auf den Transport der Maschine und fordert, dass die Handhabung beim Transport entsprechend der Betriebsanleitung sicher sein muss. Sprich es werden hier ganz klar Informationen für die Lebensphase Transport gefordert. Angaben die auch oft weggelassen werden, da die Maschine ja vom eigenen Personal transportiert wird.

Des Weiteren werden Informationen für die Aufstellung und Montage gefordert, um dort Risiken zu vermeiden. Auch hier hilft die Aussage nichts, dass diese Tätigkeiten vom eigenen Personal gemacht werden. Denn auch hier kann es Berufsanfänger oder ähnliche Benutzer geben, die Informationen dafür benötigen oder es könnte nachträglich notwendig sein, dass der Kunde die Maschine umstellen muss. Und ich bezweifele, dass er dazu den Hersteller beauftragen wird.

Im Anhang I gibt es außerdem das Kapitel 1.7. Informationen. Dieses Kapitel beschäftigt sich nur mit Warnhinweisen, Informationseinrichtungen, der Betriebsanleitung und den Kennzeichnungen der Maschinen. Da das komplette Kapitel mehrere A4 Seiten umfasst, möchte ich es an dieser Stelle nur kurz zusammenfassen. Aber ich empfehle jedem, das Kapitel mal eigenständig durchzulesen. Denn es könnte zu einigen Aha-Momenten führen oder zum Entsetzen. Je nachdem wie der Zustand Ihrer Dokumentation ist.

Unter Kapitel 1.7.4.2 „Inhalte der Betriebsanleitung“ finden wir die geforderten Mindestinhalte für Anleitungen. Dazu gehören:

1. Firmenname und vollständige Anschrift des Herstellers und seines Bevollmächtigten;
2. Bezeichnung der Maschine entsprechend der Angabe auf der Maschine selbst, ausgenommen die Seriennummer (siehe Nummer 1.7.3);
3. die EG-Konformitätserklärung oder ein Dokument, das die EG-Konformitätserklärung inhaltlich wiedergibt und Einzelangaben der Maschine enthält, das aber nicht zwangsläufig auch die Seriennummer und die Unterschrift enthalten muss;
4. eine allgemeine Beschreibung der Maschine;
5. die für Verwendung, Wartung und Instandsetzung der Maschine und zur Überprüfung ihres ordnungsgemäßen Funktionierens erforderlichen Zeichnungen, Schaltpläne, Beschreibungen und Erläuterungen;
6. eine Beschreibung des Arbeitsplatzes bzw. der Arbeitsplätze, die voraussichtlich vom Bedienungspersonal eingenommen werden;
7. eine Beschreibung der bestimmungsgemäßen Verwendung der Maschine;
8. Warnhinweise in Bezug auf Fehlanwendungen der Maschine, zu denen es erfahrungsgemäß kommen kann;
9. Anleitungen zur Montage, zum Aufbau und zum Anschluss der Maschine, einschließlich der Zeichnungen, Schaltpläne und der Befestigungen, sowie Angabe des Maschinengestells oder der Anlage, auf das bzw. in die die Maschine montiert werden soll;
10. Installations- und Montagevorschriften zur Verminderung von Lärm und Vibrationen;
11. Hinweise zur Inbetriebnahme und zum Betrieb der Maschine sowie erforderlichenfalls Hinweise zur Ausbildung bzw. Einarbeitung des Bedienungspersonals;
12. Angaben zu Restrisiken, die trotz der Maßnahmen zur Integration der Sicherheit bei der Konstruktion, trotz der Sicherheitsvorkehrungen und trotz der ergänzenden Schutzmaßnahmen noch verbleiben;
13. Anleitung für die vom Benutzer zu treffenden Schutzmaßnahmen, gegebenenfalls einschließlich der bereitzustellenden persönlichen Schutzausrüstung;
14. die wesentlichen Merkmale der Werkzeuge, die an der Maschine angebracht werden können;
15. Bedingungen, unter denen die Maschine die Anforderungen an die Standsicherheit beim Betrieb, beim Transport, bei der Montage, bei der Demontage, wenn sie außer Betrieb ist, bei Prüfungen sowie bei vorhersehbaren Störungen erfüllt;
16. Sicherheitshinweise zum Transport, zur Handhabung und zur Lagerung, mit Angabe des Gewichts der Maschine und ihrer verschiedenen Bauteile, falls sie regelmäßig getrennt transportiert werden müssen;
17. bei Unfällen oder Störungen erforderliches Vorgehen; falls es zu einer Blockierung kommen kann, ist in der Betriebsanleitung anzugeben, wie zum gefahrlosen Lösen der Blockierung vorzugehen ist; L 157/48 Amtsblatt der Europäischen Union DE 9.6.2006
18. Beschreibung der vom Benutzer durchzuführenden Einrichtungs- und Wartungsarbeiten sowie der zu treffenden vorbeugenden Wartungsmaßnahmen;
19. Anweisungen zum sicheren Einrichten und Warten einschließlich der dabei zu treffenden Schutzmaßnahmen;
20. Spezifikationen der zu verwendenden Ersatzteile, wenn diese sich auf die Sicherheit und Gesundheit des Bedienungspersonals auswirken;
21. Angaben zur Luftschallemission der Maschine;
22. Kann die Maschine nichtionisierende Strahlung abgeben, die Personen, insbesondere Träger aktiver oder nicht aktiver implantierbarer medizinischer Geräte, schädigen kann, so sind Angaben über die Strahlung zu machen, der das Bedienungspersonal und gefährdete Personen ausgesetzt sind.

Schaut man sich die Maschinenrichtlinie weiter an, findet man zusätzliche Anforderungen an die Betriebsanleitung, je nach dem, wozu die Maschine selbst gehört. So fordert die Maschinenrichtlinie beispielsweise Informationen zur Reinigung bei Nahrungsmittelmaschinen oder Angaben zu Schwingungswerten bei handgehaltenen oder handgeführten, tragbaren Maschinen.

Wie bereits erwähnt, kürze ich an dieser Stelle nun die Anforderungen der Maschinenrichtlinie ab und verweise auf die Folgen meines Kollegen. Schaut man sich aber diese ganzen Anforderungen an, so stellt man fest, dass es einige gesetzliche Anforderungen aus Maschinenrichtlinie und Produktsicherheitsgesetzes gibt. Beide schreiben ähnliche Informationen vor und sind auch sehr deckungsgleich mit der DIN EN 82079-1.

Schauen wir uns zum Schluss der Folge noch die Niederspannungsrichtlinie und die EMV-Richtlinie an. Welche Anforderungen stellen diese an eine Anleitung? Und fordern sie überhaupt eine Anleitung?

Die Suche in den beiden Richtlinien bringt nur wenige Ergebnisse. Aber beide Richtlinien fordern eine Betriebsanleitung. Und zwar auch, dass diese in den Sprachen der Verbraucher oder Endbenutzer abgefasst sind und von diesen leicht verstanden werden kann. Sprich auch hier wird eine Anleitung in Landessprache gefordert.

Weiterhin fordert die EMV-Richtlinie dass dem Gerät Angaben beigefügt werden müssen, die bei Montage, Installation, Wartung oder Betrieb beachtet werden müssen und ein Verwendungszweck angegeben werden muss.

Diese Anforderungen werden den beiden Richtlinien aber nicht weiter spezifiziert. Da das Produktsicherheitsgesetz sich jedoch auf diese Richtlinie bezieht, kann man dies so interpretieren, dass mindestens die Anforderungen aus dem Produktsicherheitsgesetz gelten.

Wie Sie sehen, sind die Anforderungen aus Richtlinien und Gesetzen teilweise sehr unterschiedlich. Und dies sowohl in der Menge der Anforderungen als auch in der Qualität der Aussagen. Die EMV-Richtlinie und die Niederspannungsrichtlinien haben beinahe keine Anforderungen definiert. Hier verlässt sich der Gesetzgeber quasi auf das Produktsicherheitsgesetz.

Im krassen Gegensatz dazu fordert die Maschinenrichtlinie eine große Menge an Informationen und Angaben in der Anleitung. Zusammen mit den Anforderungen des Produktsicherheitsgesetzes sind diese sehr ähnlich der Anforderungen aus einzelnen Normen wie der DIN EN 82079-1 oder der DIN EN ISO 20607.

Obwohl Maschinenrichtlinie und Produktsicherheitsgesetz öffentlich und kostenfrei zugänglich sind, fehlen häufig diese geforderten Angaben, was zu mangelhaften Anleitungen und rechtlichen Ansprüchen führt. Und dennoch wird es damit begründet, dass der Gesetzgeber „keine“ konkreten Anforderungen fordert. Etwas was ich nicht verstehe, da sowohl Maschinenrichtlinie als auch Produktsicherheitsgesetz bereits vor einigen Jahren veröffentlicht wurden.