BA #012 Inhalte der Betriebsanleitung erstellen: Gestaltungshinweise und generelle Informationen

Liebe Leser und Zuhörer, auf unseren Seiten finden Sie viele weitere Artikel zum Thema Betriebsanleitungen erstellen. Falls Ihnen die Risikobeurteilung oder die CE-Kennzeichnung interessiert, werden Sie auch hierbei fündig.

Die generellen Gestaltungshinweise für Betriebsanleitungen sind wichtig und ermöglichen eine gute Lesbarkeit der Anleitung. Im Fachjargon unterscheidet man dabei übrigens zwischen Lesbarkeit und Leserlichkeit. Der Unterschied zwischen Lesbarkeit und der Leserlichkeit ist, dass die Lesbarkeit das Maß für das Verständnis der Anleitung ist (also wie schnell der Leser den Text versteht), wohingegen die Leserlichkeit als Maß für die Schnelligkeit steht, wie schnell ein Text erfasst werden kann (also wie schnell der Leser sieht, das hier Text steht). Wie sich dies in einer Anleitung darstellen lässt, können Sie in unserer Musteranleitung sehen. Sie können diese über unser Downloadportal auf www.gft-akademie.de herunterladen.

Bleiben wir direkt bei dem Thema Leserlichkeit. Für die Leserlichkeit von Betriebsanleitungen gibt es drei Kriterien, die beim Erstellen der Betriebsanleitung beachtet werden müssen. Das erste Kriterium ist die Schriftgröße. Zu oft habe ich bereits Betriebsanleitungen in den Händen gehalten, die in einer winzigen Schriftgröße verfasst wurden. Meist wird seitens der Hersteller dabei argumentiert, dass die Anleitung in X Sprachen zu drucken sei und man den Platz durch die kleine Schrift optimal nutzen könnte. Sonst müsste man ja mehrere Anleitungen oder Ordner zur Verfügung stellen. Für eine Anleitung die sowieso keiner liest. Ist ja auch klar, wenn sie so klein geschrieben ist, ist es anstrengend diese zu lesen. Das tun sich die wenigsten freiwillig an.

Bei der Auswahl der Schriftgröße gilt es, ihr ahnt es bestimmt bereits, die Zielgruppe zu berücksichtigen. Wird ein Produkt von vielen, älteren Menschen genutzt, macht es Sinn die Anleitung in einer für diese Zielgruppe gut zu lesenden Schriftgröße zu erstellen. Also lieber eine größere Schriftgröße wählen, damit die Betriebsanleitung besser lesbar ist. Als Empfehlung kann man sagen, dass alles ab 10 oder 11 Punkten auf DIN A4 gut lesbar ist. Die DIN EN 82079-1 nennt hierfür keine feste Größe, sondern liefert eine Tabelle mit verschiedene Kriterien dazu. Dies ist auch so richtig, denn eine pauschale Größe festzulegen ist nicht sinnvoll. Je nachdem wie die Anleitung zur Verfügung gestellt und gelesen werden muss, gelten andere Kriterien. So sollten Anleitungen die mit 1 Meter Abstand gelesen werden eine Schriftgröße von mindestens 14 Punkten aufweisen.

Dagegen können Anleitungen auf sehr kleinen Produkten oder Verpackungen in einem Fließtext von 6 Punkten verfasst werden. Hier spricht die Norm von Produkten oder Verpackungen mit einer bedruckbaren Größe von unter 10 cm². Sprich in etwa der Größe einer Zigaretten-Schachtel. Die Norm sieht dies aber auch nur dann vor, wenn der Kontrast zwischen Hintergrund und Text sehr hoch ist.

Daneben ist die Schriftgröße auch sehr stark von der gewählten Schriftart, Zeilenlänge und dem Zeilenabstand abhängig. Entsprechend sollte der Redakteur vor der Festlegung der Schriftgröße verschiedene Muster entwerfen um die Lesbarkeit der Schriftgröße in Kombination mit der Schriftart, Zeilenlänge und Zeilenabstand zu testen. Am besten in Zusammenarbeit mit der Zielgruppe, damit es auch hier gleich eine Rückmeldung gibt, ob der Text gut lesbar ist.

Gerade habe ich schon das zweite Kriterium genannt. Der sogenannte Helligkeitskontrast zwischen Schrift und Hintergrund. Der Helligkeitskontrast sollte für Anleitungen immer so hoch wie möglich sein, dies gewährleistet einen gut lesbaren Text. Die beste Leserlichkeit entsteht bei 100% schwarzer Schrift auf 100% weißem Hintergrund. Akzeptabel ist alles bis zu einem Kontrastwert von 70%. Alles darunter ist schlecht lesbar.

Das dritte Kriterium für die Leserlichkeit ist das Layout, also die Gestaltung der Seiten. Ein guter Redakteur füllt die Seiten nicht Erbarmungslos mit Text. Er nutzt Weißraum und leere Flächen, um Abschnitte, Absätze und die Gestaltung der Seiten aufzulockern und besser lesbar zu machen. In der Fachliteratur dazu gibt es die Empfehlung, dass etwa 25% einer Seite als Weißraum und leere Flächen genutzt wird. Dies hat zudem den Effekt, dass der Text nach weniger aussieht und der Leser diesen lieber liest. Hier ein Beispiel um das Ganze zu verdeutlichen: Ich lege Ihnen zwei Ausdrucke vor. Einer davon besteht aus einer komplett gefüllten A4 Seite mit Text. Der andere Ausdruck umfasst 2 Seiten, nutzt jedoch auch entsprechenden Leerraum zur Auflockerung. Beides ist dieselbe Menge Text. Welchen Ausdruck würden Sie lieber lesen?

Kommen wir nun von der Leserlichkeit zur Lesbarkeit. Als Erinnerung, jetzt geht es nicht mehr um die Zeit, wie schnell ein Leser den Text erkennt, sondern wie schnell er ihn inhaltlich versteht. Auch hier gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, die ich im Folgenden nun darstellen werde.

Da wir bereits beim Text selbst sind, bleiben wir auch gleich dabei. Aber wie zeichnen sich gut lesbare, leicht verständliche Texte aus? Was sich sehr einfach anhört, ist in der Praxis durchaus schwer umzusetzen. Zu schnell verfallen wir in alte Gewohnheiten oder Schreibweisen, die wir früher, beispielsweise in der Schule gelernt haben. War dort der Schwerpunkt beim Schreiben von Aufsätzen der, das der Text sich nie gleich anhören soll, ist bei der Erstellung von Betriebsanleitungen genau das Gegenstück der Fall. Auch unsere Sprache und Ausdrucksweise selbst schlägt sich darin nieder.

An meiner eigenen Ausdrucksweise erahnen Sie vielleicht, dass ich aus dem Schwarzwald nahe der Badisch/Schwäbischen Grenze komme. Aber wie kann sich dies in Anleitungen abbilden? Durch die Verwendung von verschiedenen Messenger, schreiben inzwischen einige Menschen so wie sie sprechen. Das Ergebnis sind Texte, die selbst Personen nicht lesen können, die des Dialekts mächtig sind. Ich habe bereits Anleitungen gesehen, da konnte man aufgrund Umgangssprache, dem Dialekt, der Schreibweise und Formulierungen feststellen, dass die Anleitung aus bestimmten Regionen Deutschlands kommt. Nur hat dies nichts in einer Anleitung zu suchen.

Fangen wir direkt mit dem Satzbau von Texten an. Der Satzbau in Anleitungen sollte einfach, präzise und kurz sein. Ein Satz sollte nicht über einen ganzen Absatz gehen, sondern sich in Subjekt – Prädikat und Objekt gliedern. Ein Beispiel: „Sollte der Knopf blinken, sollte dieser betätigt werden“. Der Satz ist zwar kurz, aber sehr unpräzise. Wann ist „sollte“? Und muss ich ihn nun drücken oder nicht? Das Beispiel in gut: „Drücken Sie den blinkenden Knopf“. Ein kurzer, präziser und einfacher Satz. Dass die Sätze grammatikalisch korrekt und fehlerfrei sein sollen, ist ebenfalls wichtig und nicht zu vergessen.

Die DIN EN 82079-1 hat außerdem hierzu das Thema Kreuz- und Querverweise mitaufgenommen, etwas was ich persönlich sehr begrüße. Die Norm fordert, dass Kreuz- und Querverweise vermieden werden, damit der Leser nicht in der Anleitung hin- und her springen muss. Oder ist es für Sie gut, wenn Sie eine Anleitung lesen und von Kapitel 5 über Kapitel 2 nach Kapitel 8 und dann zur Abbildungsseite zurückblättern müssen, um die gewünschte Information zu finden?

Diese Forderung erspart dem Leser unnötiges Blättern und auch die Zeit, bis er die Information findet, die er sucht. Auch diese Zeit ist ein wichtiger Faktor für die Anleitung. Wie schnell werden die Informationen gefunden? Eine gute Anleitung minimiert diesen Faktor soweit es geht, auch wenn dies bedeutet ein Bild oder einen Text doppelt darzustellen. Niemand (außer vermutlich ich selbst) liest eine Anleitung zum Spaß, sondern um seine Frage zu beantworten oder sein Problem zu lösen.

Ein wichtiger Teil der Sätze ist die Wahl der Wörter. Generell sind gute, verständliche Texte von einer einfachen Wortwahl geprägt. Wörter die der Leser ohne nachzudenken zuordnen kann und deren Bedeutung er kennt. Auch hier kommt unser Lieblingswort, die Zielgruppe, zum Zug. Der Redakteur sollte nur Wörter nutzen, die die Zielgruppe kennt. Sollte dies nicht möglich sein, müssen die Wörter über ein Stichwort- und Abkürzungsverzeichnis erklärt werden. Dasselbe gilt für Abkürzungen.

Auch wichtig ist, dass Begriffe und Produktmerkmale immer gleich bezeichnet werden, wenn es sich um dieselben Teile handelt. Einigen von Ihnen wird der Begriff „Terminologie“ in diesem Zusammenhang etwas sagen. Die GFT Prisma hat in ihrem Verlag eine Broschüre zu dem Thema, das am Beispiel der Kinderrassel schön darlegt, wie wichtig dieses Thema ist. Dort wird aus der Kinderrassel, die Klingelrasse, dann die Rassel und so weiter. Von den Auswirkungen auf die Übersetzung ganz zu schweigen. Da das Thema Terminologie umfangreich ist und vermutlich selbst einige Folgen Podcast umfassen kann, möchte ich hier nicht weiter darauf eingehen.

Kommen wir zu den Handlungsanweisungen. Gute Handlungen sollten immer nur eine Handlung je Satz abbilden. Dies erleichtert das Verständnis des Textes und spart dem Leser mehrmaliges Lesen. Es gibt nichts schlimmeres, als wenn mehrere Schritte in einer einzelnen Handlung abgebildet werden, die nacheinander durchgeführt werden müssen. Die korrekte Reihenfolge dabei durchzuführen, ohne den Text mehrfach oder nur stückweise zu lesen ist schwer und kann den Leser frustrieren. Vor allem wenn es schwerere Handlungen oder Handlungen inklusive Warnhinweisen sind.

Ein wichtiger Punkt für die Texte in Anleitungen und ein noch wichtigerer Punkt für Handlungen, ist die Formulierung im Aktiv oder Passiv. Generell sollten Texte in Betriebsanleitungen immer im aktiv geschrieben werden. Diese sprechen den Leser aktiv an und die von ihm zu tätigenden Handlungen sind klar beschrieben. Prinzipiell unterscheidet man hierbei zwischen mehreren Formen, für die Erstellung von Betriebsanleitungen nutzt man entweder die Höflichkeitsform oder die einfache Aktiv-Form.

Ein Beispiel für die Höflichkeitsform wäre: „Drücken Sie die gelbe Taste“, derselbe Satz in der einfachen Form lautet: „Die gelbe Taste drücken“. Im Gegenzug zur Aktiv-Formulierung sollten Passiv-Konstruktionen und das Konjunktiv vermieden werden. Ein Beispiel für einen Passivsatz wäre: „Der gelbe Taster wird gedrückt“. Unter Konjunktiv versteht man die indirekte Rede, also „man drücke den gelben Taster“. Beide Versionen sind wenig aussagekräftiger als ihre aktiv-Formen.

Neben den Passivformulierungen sollten auch Modalverben und die Substantivierung von Verben vermieden werden, da dadurch der Text schwerer zu lesen ist. Die Modalverben sind Wörter wie „könnte, sollte, wollte, müssen, mögen oder dürfen“ und verwaschen die Aussage von Sätzen. Ein Beispiel: „Die Wartung sollte regelmäßig durchgeführt werden“ sagt nicht sehr viel aus. Wann ist Regelmäßig und muss ich diese durchführen oder nicht? Manchmal muss man jedoch die Modalverben verwenden. Dann sollten sie jedoch auch entsprechend aussagekräftig eingesetzt werden. Der Satz „Vor der Wartung müssen Sie den Stecke ziehen“ hat einen befehlenden und stark aussagenden Charakter.

Zwei weitere wichtige Punkte für die Formulierung von Texten sind der Stil und das Gewinnen der Aufmerksamkeit des Lesers. Der Stil für die Texte sollte für die gleiche Art von Information immer derselbe sein. Wenn Handlungsanweisungen in der aktiven Höflichkeitsform (Drücken Sie….) geschrieben werden, dann müssen alle in dieser Form geschrieben werden. Dieser einheitliche Stil erhöht die Lesbarkeit und auch der Leser weiß dann, wann er etwas aktiv zu tun hat und wann nicht.

Die Aufmerksamkeit des Lesers zu gewinnen und zu halten ist an dieser Stelle leichter gesagt als getan. Wie bereits vorhin erwähnt, liest ein Nutzer die Anleitung um Informationen für ein Problem oder den Umgang mit dem Produkt zu erhalten. Er liest die Anleitung nicht zum Spaß. Also sollte die Anleitung auch ihm genau dies geben. Unnötige Texte wie Danksagungen, dass er das Produkt gekauft hat, Glückwünsche oder Werbung in der Anleitung interessieren niemanden. Sie blähen dagegen das Dokument auf und erhöhen die Übersetzungskosten.

Auch sollten Anleitungen sachlich und politisch korrekt sein. Eine Anleitung die sich über den Nutzer lustig macht oder ähnliches ist ebenso wenig zielführend. Dies gilt gerade im Zusammenhang mit Sicherheits- und Warnhinweisen. Ich habe bereits einige Warnhinweise gesehen, die völlig überzogen waren und so gar keine Reaktion beim Leser auslösen, außer vielleicht ein Lachen. Definitiv der falsche Weg für Warnhinweise. Hinzu kommen bei einigen Betriebsanleitungen seitenweise rechtliche Vertragstexte, Haftungsausschlüsse und ähnliches. Texte die in einer Anleitung nichts zu suchen haben und auch keine rechtliche Bedeutung entfalten, da die Anleitung keinen rechtlichen Charakter hat.

Kommen wir von unseren Buchstaben und Sätzen zu den restlichen Inhalten, die in Anleitungen verwendet werden. Sollte ein Redakteur während des Schreibens feststellen, dass er einen zahlenlastigen Text schreibt, sollte er Überlegen, diesen als Tabelle zu gliedern. So wird der Text und die Zahlen übersichtlicher und einfacher zu überblicken. Auch hier gilt, sollten die Informationen der Tabellen mehrmals benötigt werden, empfiehlt sich diese zu wiederholen um Querverweise zu vermeiden. Wie im letzten Podcast beschrieben, gehört auch zu einer Tabelle eine Tabellenbezeichnung und wenn es viele Tabellen sind, ein Tabellenzähler für das Tabellenverzeichnis.

Nach dem wir nun jede Menge Informationen zum Text haben, wechseln wir zu den Bildern. Generell sollten Bilder informativ sein und genau das zeigen, um was es im Text geht. Der Redakteur muss dabei überlegen, was gezeigt werden soll, was nicht gezeigt werden soll und wohin die Aufmerksamkeit des Lesers gehen soll.

Bilder sollten weitgehend selbsterklärend sein und nur durch Text ergänzt werden. Auch hier gehören eine aussagekräftige Bildunterschrift und ein Abbildungszähler für das entsprechende Verzeichnis hinzu. Auch dürfen Bilder bei Bedarf wiederholt werden, um Querverweise zu vermeiden.

Die Art der Bilder muss der Redakteur ebenfalls der Situation entsprechend abwägen. CAD-Zeichnungen und ähnliche Bilder eignen sich gut für die Darstellung von komplexen Maschinen und deren Innenleben. Vereinfachte Bilder die nur das nötigste Zeigen sind ideal für Handlungsanweisungen.

Für die Bildbearbeitung gibt es aus der Fachliteratur goldene Regeln, die auch für die Technische Dokumentation Bedeutung haben. So sollen Bilder maximal zwischen 5 und 7 Positionen je Bild darstellen, damit diese noch übersichtlich sind. Oder möchten Sie eine Handlung über 10 Schritte mit einem Bild mit 40 Positionsnummern durchführen?

Die nächste goldene Regel ist, dass auf den Bildern alles ausgeblendet oder nicht dargestellt werden soll, was nicht dem Verständnis dient. Es kann den Leser ablenken und ist somit nicht zielführend.

Positionsnummern sollten so dicht wie möglich an den entsprechenden Elementen in den Abbildungen positioniert werden. Dazugehörige Linien sollen andere Linien dabei nicht kreuzen und sich auch vom Bild selbst abheben. Schwarze Linien auf einer Schwarzweißzeichnung sind nicht sehr hilfreich.

Hilfs- oder Mittellinien sollten nicht in Abbildungen vorkommen und nach der Bildbearbeitung ausgeblendet werden. Kreise von Positionsnummern sollten auch keine Elemente im Bild überdecken.

Da Produkte und Maschinen in der Regel nicht fliegen, sollte auf den Bildern auch ein Bezug im Raum dargestellt werden. Beispielsweise sollte ein Toaster nicht mit freiem Hintergrund dargestellt werden sondern beispielsweise mit einer Tischplatte. So ist für den Leser die Zuordnung zwischen Anleitung und Produkt einfacher.

Zu guter Letzt sollte die Draufsicht auf das Produkt bevorzugt werden, so wie der Leser das Produkt auch sieht. Andere Ansichten sollten über die Bildbeschreibung erläutern, in welchem Winkel das Produkt abgebildet ist, damit dies dem Leser klar ist. Und zum Schluss dürfen Bilder dem Text bzw. der Text den Bildern nicht widersprechen.

Gerade dieser letzte Punkt mit dem Widerspruch zwischen Text und Bild kann in der Realität schwer umzusetzen sein. Da wird die Maschine beispielsweise im letzten Zuge nochmals kurz vor der Auslieferung geändert und die Dokumentation nicht angepasst. Der Leser wird sich dann beim Lesen der Stelle entsprechend wundern und Informationen suchen oder ähnliches. Dies ist auch ein wichtiger Punkt, wenn das Produkt oder die Maschine verschiedene Ausstattungsvarianten und Zubehör hat.

Kommen wir von den Bildern zur Farbe in Anleitungen. Ein Punkt, der viele Unternehmen beschäftigt, da er direkt in Zusammenhang mit den Druckkosten steht. Eines vorweg: Eine farbige Anleitung wird von den Normen und Richtlinien aktuell nicht gefordert. Jedoch kann eine Farbe hilfreich sein und den Leser bei Bildern und Text im Verständnis unterstützen. Sie bietet dem Redakteur die Möglichkeit, mit Farben Schemas und Wiedererkennungsmerkmale zu gestalten, um die Verständnis des Lesers zu erhöhen. So dienen beispielsweise die Farben von Sicherheits- und Warnhinweisen als klare Wiedererkennung der Gefahrenstufe. Jedoch nur, wenn die Farben konsistent angewendet werden.

Hierzu auch gleich eine Anmerkung. Die Farbtöne der Sicherheits- und Warnhinweise werden nach ISO 3864 klar definiert. Jedoch können diese nur durch Offset-Drucker richtig erreicht werden. Laser-Drucker oder Kopierer erreichen die Farbtöne nur annähernd. Zudem sollte beachtet und getestet werden, wie die Farben bei einer Schwarz-Weiß-Kopie herauskommen. In der Regel werden diese in verschiedenen Grautönen dargestellt. Jedoch müssen die Sicherheits- und Warnhinweise unterscheidbar bleiben, und dies ist mit beispielsweise 3 gleichen oder ähnlichen Farbtönen nicht gewährleistet.

Auch der Prozentuale Anteil der Bevölkerung mit beeinträchtigter Farbwahrnehmung muss in diesem Zuge berücksichtigt werden. Hierzu gehören beispielsweise Personen mit Rot-Grün-Schwäche.

Daher darf die Farbe nie der einzige Unterscheidungsgrund für Sicherheits- und Warnhinweise sein. Am besten eignet sich hier eine Kombination aus Farbe, Form und Wörtern.

Kommen wir nun zum Schluss noch auf die Symbole. Die DIN EN 82079-1 fordert die Verwendung von genormten Symbolen und Grafiken. Beispielsweise gehören hierzu Symbole und Piktogramme aus der DIN EN ISO 7010 oder DIN 4844-2. Sollte es für eine Situation kein passendes Symbol geben, kann der Redakteur eines selbst gestalten und entwickeln. Er sollte es jedoch über die Zielgruppe testen und darf keinesfalls bekannte Piktogramme Zweckentfremden. Hierzu gehört beispielsweise die Änderung der Farbe von bekannten Piktogrammen. Zweckentfremdete Piktogramme führen zu Verwirrungen beim Leser, da dieser die Piktogramme kennt, aber aufgrund der Farbe nicht einschätzen kann.

Neben diesen Vorgaben zur Erstellung der Texte und Bilder, hat die Betriebsanleitung noch zwei wichtige Prinzipien die eingehalten werden müssen. Zum einen sollte die Anleitung mit dem Produkt übereinstimmen und nicht davon abweichen. Dies gilt für die Bilder genauso wie den Text. Das zweite Prinzip ist das wichtigste. Es ist das Ergonomische Prinzip. Es soll dafür sorgen, dass der Redakteur immer den Grund für die Anleitung vor Augen hat – der Nutzer benötigt Informationen zum Produkt und dessen Verwendung. Wie bereits erwähnt, er liest die Anleitung nicht zum Zeitvertreib. Also müssen Informationen vom Leser schnell und sicher gefunden werden. Nach diesem Gesichtspunkt sollte jede Anleitung erstellt werden.

Nun kommen wir nun zum Schluss des Podcasts noch auf das Thema „Form der Anleitung“, also wie muss die Anleitung dem Kunden ausgeliefert werden? Die aktuelle Form der Anleitung ist meist die Papierform, jedoch werden Anleitungen immer flexibler. Inzwischen sind auch digitale Anleitungen in PDF- oder HTML5 verfügbar, angepasst an die Endgeräte wie Handy oder Tablet.

Ich möchte an dieser Stelle nicht die Diskussion beginnen, in wie weit die Papierform noch sinnvoll ist. Mir geht es um etwas anderes. Und zwar fordert das Produkthaftungsgesetz, das Benutzerinformation 30 Jahre lang aufbewahrt werden muss oder zumindest so lange wie die Produktlebenszeit angegeben ist. An dieser Stelle muss man beachten, dass diese auch so lange vorliegen und nutzbar sein müssen. Wenn man sich jedoch den zeitlichen Wandel der letzten Jahre anschaut, muss man sich in diesem Zuge überlegen, ob in 30 Jahren noch Anleitungen auf CDs geöffnet werden können. Daher muss überlegt werden, wie die zur Verfügung Stellung der Betriebsanleitung für diesen Zeitraum sichergestellt wird.

Ich hoffe, Ihnen hat diese Folge gefallen und Sie sind auch wieder beim nächsten Mal dabei. Sollten Sie Fragen oder Anregungen zu unseren Podcast haben, schreiben Sie sie in die Kommentare oder senden Sie sie uns per E-Mail an info@gft-akademie.de zu. Wir freuen uns auf jede Rückmeldung.