Überspringen zu Hauptinhalt

Betriebsanleitung erstellen - ein wichtiger Bestandteil der Technischen Dokumentation

Das Erstellen der Betriebsanleitung ist ein wichtiger Bestandteil der technischen Dokumentation für jedes Produkt. Denn die Verwender benötigen Informationen zur sicheren Verwendung und Pflege des Produktes.

Die erstellte Betriebsanleitung muss mit dem Produkt, der Maschine oder der Anlage übereinstimmen, zudem gut verständlich und haftungssicher sein. Die Erstellung ist daher ein schwieriges Unterfangen für viele Unternehmen, in denen das Fachwissen hierzu fehlt. Darum suchen Projektleiter und Geschäftsführer oft extern nach einem geeigneten technischen Redakteur oder Dienstleister, der diese Herausforderung annimmt.

Wir erklären Ihnen, wie Sie eine Betriebsanleitung erstellen und damit ein wichtiges Kriterium für eine haftungssichere technische Dokumentation schaffen.

Betriebsanleitung, Gebrauchsanweisung oder Nutzungsinformation?

Bei der Bezeichnung dieses wichtigen technischen Dokuments herrscht im Grunde keine Einigkeit. Im Maschinen- und Anlagenbau wird häufig der Begriff „Betriebsanleitung“ verwendet. Ebenso in der DIN EN ISO 20607:2019 „Sicherheit von Maschinen – Betriebsanleitung“.

Weitere Bezeichnungen können Gebrauchsanweisung, Bedienungsanleitung oder Nutzungsinformation sein. Der Begriff „Nutzungsinformation“ wird dabei unter anderem von der aktuellen Norm IEC/IEEE 82079-1:2019 verwendet, die 2021 als DIN EN IEC/IEEE 82079-1:2021-09 „Erstellen von Nutzungsinformationen“ veröffentlicht wurde. Hier wird das Thema Betriebsanleitung erstellen sehr ausführlich behandelt.

Es kann Ihnen also völlig egal sein, wie Sie das Dokument schlussendlich nennen: Es gibt keine offiziell festgelegte Begrifflichkeit dafür und ändert auch nichts an den erforderlichen Inhalten. Zur Vereinfachung bezeichnen wir das Dokument im nachfolgenden Beitrag als Betriebsanleitung.

Eine Betriebsanleitung erstellen – wie geht das?

Wenn Sie Hersteller eines Produktes wie einer Maschine oder Anlage sind, dann sind Sie dazu verpflichtet, eine Betriebsanleitung mit Informationen zum Produkt zu erstellen. Das schreiben verschiedene Gesetze sowie Richtlinien vor – im Kapitel „Gesetzliche Anforderung und Produktsicherheit“ finden Sie weitere Informationen hierzu.

Die erste Frage für Einsteiger in diesem Bereich ist daher häufig: „Wo oder mit was beginne ich am besten?“

Sammeln von Informationen und Recherchearbeit

Die Erstellung der Betriebsanleitung beginnt häufig zuallererst mit einer Recherche. Der Redakteur muss das Produkt kennenlernen und verstehen – nur so kann er es korrekt beschreiben.

Wichtige Informationsquellen sind dabei die Konstrukteure und Entwickler des Produktes. Auch das Produkt selbst kann eine gute Informationsquelle sein, wenn dieses bereits vorhanden ist. Aber das ist nicht immer der Fall, denn im Idealfall beginnt der Redakteur mit dem Erstellen der Betriebsanleitung wesentlich früher. Nämlich bereits während der Entwicklung und Konzeption des zu beschreibenden Produktes.

Neben dem Produkt und dem beteiligten Personal können auch Dokumente wichtige Informationsquellen für die Erstellung der Betriebsanleitung sein. Hierzu gehören Dokumente von Zulieferern, Lastenhefte, Normen sowie Richtlinien und selbstverständlich die Risikobeurteilung. So wird eine Vielzahl an Informationen zusammengetragen, die allerdings nicht alle in die Betriebsanleitung kommen.

Was muss überhaupt rein?

Nach der ausführlichen Recherche muss der Redakteur die gewonnenen Informationen sortieren und kategorisieren, da nicht alle für die Betriebsanleitung bzw. den Leser von Interesse sind.

Von Zukaufteilen ausgehende Restgefahren, wie zum Beispiel austretende Laserstrahlung, werden in der fertigen Maschine durch Schutzumhausungen oder andere Schutzmaßnahmen verhindert. Die Gefahr ist eliminiert, den Leser müssen Sie in der Betriebsanleitung davor nicht mehr warnen.

Die Inhalte der Betriebsanleitung

Eine Entscheidungshilfe für die benötigten Inhalte der Betriebsanleitung bilden die anzuwendenden Normen und Richtlinien. Allen voran die beiden Normen DIN EN ISO 20607:2019 „Sicherheit von Maschinen – Betriebsanleitung“ und die DIN EN IEC/IEEE 82079-1:2021-09 „Erstellen von Nutzungsinformationen“. Denn diese beschäftigen sich im Speziellen mit dem Erstellen von Betriebsanleitungen.

In der DIN EN IEC/IEEE 82079-1:2021-09 „Erstellen von Nutzungsinformationen“ findet der Leser zwar nur grobe Angaben zu den Inhalten, dafür aber detaillierte Anforderungen zu der Art und Weise der Erstellung der Informationen. U.a. welche Qualifikation die Redakteure haben sollten, wie qualitativ hochwertige Informationen erstellt und verwaltet werden, etc.

Die DIN EN ISO 20607:2019 „Sicherheit von Maschinen – Betriebsanleitung“ versorgt den Leser mit einer Art „Kochrezept“. Sie enthält zahlreiche Mustervorgaben und Beispiele von Strukturen wie Inhaltsverzeichnisse. Für den Aufbau einer Betriebsanleitung enthält diese Norm die wichtigsten Informationen.

Auch bei uns finden Sie Musteranleitungen zum Download, die viele Anforderungen an die Betriebsanleitung abdecken. Unsere Podcastreihe „Betriebsanleitung erstellen“ zeigt Ihnen hierzu detailliert, welche Informationen in welches Kapitel gehören und welche grobe Struktur eine Betriebsanleitung haben sollte.

Nutzen Sie unser Expertenwissen! Im Download-Bereich finden Sie kostenlose Checklisten und Musteranleitungen, die Ihnen bei der Erstellung Ihrer eigenen Betriebsanleitung helfen.

Zu guter Letzt sollte sich der Technische Redakteur auch mit den angewandten Normen und Richtlinien des Produktes auseinandersetzen. Denn diese Normen stellen häufig spezifische Anforderungen an bestimmte Produktarten und zusätzliche Anforderungen an die Inhalte der Betriebsanleitung.

Beispielsweise fordert die DIN EN 12355 für Nahrungsmittelmaschinen, dass die Betriebsanleitung detaillierte Beschreibungen für die erlaubte Aufstellung der Maschine beinhaltet. Solche Informationen aus den C-Normen müssen immer in einer Betriebsanleitung enthalten sein und sind für Sie wiederum wichtige Kriterien, um sich bei möglichen Haftungsfällen abzusichern.

Das Ziel beim Erstellen der Betriebsanleitung

Bei allen normativen Vorgaben sollte Sie jedoch eine wichtige Aufgabe der Betriebsanleitung nicht aus den Augen lassen: Den Anwender vor Restrisiken zu warnen, die vom Produkt ausgehen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Betriebsanleitung als Schutzmaßnahme gegen alle Arten von Gefahren herangezogen werden darf.

Stattdessen müssen Sie als Hersteller einen umfangreichen Prozess durchführen (oder mindestens durchführen lassen): Die Risikobeurteilung. Während diesem Prozess werden alle Gefahren ermittelt, beseitigt und vermindert, die im Zusammenhang mit dem Produkt auftreten. Einzig die übrig gebliebenen Gefahren, die sogenannten Restgefahren, müssen Sie dann über Aufkleber sowie die Betriebsanleitung an den Benutzer weitergegeben.

Häufige Probleme beim Erstellen der Betriebsanleitung

So komplex der Prozess zur Erstellung der Betriebsanleitung ist, so umfangreich sind die Fehlerquellen und Probleme, die in der praktischen Umsetzung auftreten können. Wenn Sie allerdings die hier folgenden Tipps berücksichtigen, vermeiden Sie die häufigsten Fehler.

Definition und Kenntnisse über die Zielgruppe

Häufige und meist auch schwerwiegende Fehler resultieren aus der Zielgruppenanalyse. Diese setzt sich mit den Personen auseinander, die mit dem Endprodukt umgehen müssen. Wichtig hierbei ist, dass Sie die Zielgruppenanalyse nicht nur durchführen, sondern in diesem Zusammenhang auch den richtigen Schlüsselfragen nachgehen:

  • Wer transportiert, bedient und wartet die Maschine?
  • Wer baut das Produkt auf?
  • Welche Aufgaben und Tätigkeiten haben die einzelnen Personengruppen?
  • Welche Kenntnisse und Ausbildungen haben diese Personengruppen?
  • Gibt es noch weitere, gemeinsame Merkmale der Anwender?

Erst wenn Sie die Zielgruppe kennen, können Sie eine verständliche Betriebsanleitung für diese erstellen. Denn auf Grundlage der ermittelten Personengruppen können Sie die erforderlichen Informationen ermitteln und zu jedem Zeitpunkt in der benötigten Form zur Verfügung stellen – ein Vorgehen gemäß dem Prinzip der Verfügbarkeit nach IEC/IEEE 82079-1.

Zeitdruck, Veränderungen in letzter Minute und bereits versendete Produkte

Die meisten anderen Fehler beim Erstellen der Betriebsanleitung entstehen unter Zeitdruck und den damit verbundenen negativen Faktoren. In der Praxis erleben wir häufig, dass in letzter Minute Änderungen an der Maschine durchgeführt werden. Sei es bei der Abnahme durch den Kunden oder Ergänzungen von neuen Funktionen.

Das Produkt ist dabei quasi kurz vor der Inbetriebnahme oder dem Versand. Dabei wird die Betriebsanleitung eigentlich zum Einlernen des Personals benötigt, ist aber aufgrund dieser kurzfristigen Änderungen noch nicht fertig, geschweige denn in die entsprechende Landessprache übersetzt. Oder das Produkt ist bereits per Schiff auf dem Weg zum Kunden und die Betriebsanleitung noch nicht angefangen.

Der Redakteur hat somit keine Zeit mehr, eine ordentliche Betriebsanleitung zu erstellen, die die gestellten Anforderungen erfüllt. Dies kann zu Fehlern und im schlimmsten Fall zu Unfällen und Haftungsrisiken führen.

Vermeiden können Sie diese Fehler nur, wenn die Erstellung (und Übersetzung!) der Betriebsanleitung von vornherein in die Projektplanung mit einbezogen wird und die Redakteure mitreden dürfen. Hierbei steht die Betriebsanleitung zumeist nicht alleine da, da diese häufig ein Bestandteil des übergeordneten CE-Kennzeichnungsprozesses ist.

Gesetzliche Anforderung an die Betriebsanleitung und Produktsicherheit

Das Erstellen der Betriebsanleitung selbst ist ein komplexer Prozess und sollte von Fachkräften und Spezialisten durchgeführt werden. Diese Anforderung wird auch bei Betrachtung der Quellen deutlich, welche die Erstellung einer Betriebsanleitung fordern.

Allen voran stehen hier die Richtlinien zur CE-Kennzeichnung. Alle Richtlinien (aktuell 27 Stück) fordern die Erstellung der Technischen Dokumentation, insbesondere der Betriebsanleitung. Wird keine Betriebsanleitung erstellt oder die Anforderungen an diese nicht erfüllt, darf die CE-Kennzeichnung nicht auf dem Produkt angebracht werden. Das Produkt darf so nicht auf dem Markt bereitgestellt werden und somit auch nicht verkauft werden. Hier finden Sie weitere Informationen zur CE-Kennzeichnung.

Aber auch Produkte die nicht unter die CE-Kennzeichnung fallen, benötigen eine Betriebsanleitung oder eine Information. Diese Anforderung wird beispielsweise vom Produktsicherheitsgesetz gestellt. Da auch dieses Gesetz auf einer EU-Richtlinie basiert, gilt diese Anforderung ebenfalls im gesamten europäischen Wirtschaftsraum.

Aufgrund dieser Bedeutung führt eine fehlerhafte oder nicht vorhandene Betriebsanleitung am Ende immer zu einem Risiko von Bußgeldern oder schlimmstenfalls zu Haftstrafen für den Hersteller. Das Erstellen einer guten und vollständigen Betriebsanleitung führt im Gegenzug häufig zur Minimierung von Haftungsrisiken. Nicht nur auf dem europäischen Markt, sondern auch zum Beispiel in den USA.

Die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister in der technischen Dokumentation

Wenn Ihnen das unternehmensinterne Knowhow für die technische Dokumentation fehlt, führt kein Weg an einem externen Dienstleister vorbei. Das hat den Vorteil, dass Sie damit auf technische Redakteure vertrauen können, die stets auf dem aktuellsten Stand der Normen und Richtlinien sind.

Dabei müssen Sie nur wenige Dinge beachten, damit Sie die idealen Voraussetzungen für eine Zusammenarbeit schaffen. Zuallererst steht und fällt die Qualität der technischen Dokumentation mit der Kommunikation: Eine gute Zusammenarbeit aller Ansprechpartner erleichtert die Arbeitsprozesse, die es für die Erstellung einer Betriebsanleitung braucht.

Zusätzlich sollten Sie gemeinsam einen redaktionellen Leitfaden erarbeiten. Dieser erhöht die Qualität, reduziert Rückfragen sowie Korrekturen und vereinheitlicht die Struktur der Betriebsanleitung.

Mit unserem Muster-Redaktionsleitfaden erhalten Sie die perfekte Vorlage, um für Ihre technische Dokumentation einen eigenen Leitfaden zu erstellen. Die Leseprobe erhalten Sie kostenlos!

Das Lektorat sollten Sie ebenfalls extern durchführen lassen, selbst wenn Sie intern die Kapazitäten hierfür hätten. Durch ein externes Lektorat wird ggf. Betriebsblindheit vorgebeugt und eine hohe Qualität Ihrer technischen Dokumentation gewährleistet.

Die Fertigstellung der Betriebsanleitung sollten die beauftragten Redakteure dann natürlich wieder in Abstimmung mit Ihnen vollziehen. Ist im weiteren Prozess noch ein Übersetzungsdienstleister involviert, sollten Sie zudem den Kontakt zwischen den Redakteuren und Übersetzern herstellen. So können Rückfragen an den Text und dessen Verständlichkeit direkt mit dem Ersteller des Textes geklärt werden. Wenn Sie diese Schritte berücksichtigen, erhalten Sie am Ende eine hochwertige Betriebsanleitung und damit das Herzstück für eine vollständige technische Dokumentation.

Sie haben weitere Fragen? Rufen Sie einfach an oder schreiben Sie uns eine E-Mail:

info@gft-akademie.de +49-7836-9567-123

An den Anfang scrollen