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Haftungssichere technische Dokumentation - Betriebsanleitung erstellen - im Maschinenbau und Anlagenbau - Stuttgart, München, Berlin

„Haftungssichere technische Dokumentation“ steht in engem Zusammenhang mit „Betriebsanleitung“ im Maschinen- und Anlagenbau. Projektleiter, technische Redakteure und Geschäftsführer im Maschinenbau geben in der Google Suche diese beiden Begriffe zum Finden von Redakteuren oder Dienstleistungen ein. Ihnen geht es darum, eine „haftungssichere technische Dokumentation / Betriebsanleitung erstellen“ zu ihrer Maschine oder Anlage bereit zu stellen. Deshalb klären wir hier die unterschiedlichen Bedeutungen der beiden Begriffe „haftungssichere technische Dokumentation / Betriebsanleitung erstellen“ auf:

„Betriebsanleitung erstellen“ – mit „Betriebsanleitung erstellen“ ist die Beschreibung aller Lebensphasen der Maschine inkl. dem Aufbau, Transport und der Entsorgung gemeint. Die Betriebsanleitung ist Teil des Produktes und dient dem Kunden zur Erklärung der Maschine/Anlage.

14 Punkte wie eine haftungssichere technische Dokumentation - Betriebsanleitung beim Erstellen sicher wird!

  1. Beginn der Konstruktion der Maschine oder Anlage
  2. Konzeption der Betriebsanleitung nach z.B. Maschinenrichtlinie oder EMV
  3. Risikobeurteilung der Maschine oder Anlage vor deren Konstruktion sowie Umsetzung der festgelegten Sicherheitskonzepte
  4. Erstellung und Weitergabe der Konstruktions- und CAD Daten an die technische Redaktion zum Erstellen der Betriebsanleitung
  5. Datensammlung und Einbindung vorhandener Texmodule wie z.B. Sicherheitshinweise zur Erstellung der Betriebsanleitung
  6. Fertigstellung des Prototyps der Maschine, Anlage, Geräte
  7. Erstellen der Betriebsanleitung in einem Programm wie Word, InDesign, Framemaker oder einem Redaktionssystem
  8. Überarbeitung oder Anpassung von vorhandenen Texten oder Grafiken in der „haftungssichere technische Dokumentation / Betriebsanleitung erstellen“
  9. Zusammenfügen und Fertigstellen der Originalbetriebsanleitung („haftungssichere technische Dokumentation / Betriebsanleitung erstellen“)
  10. Korrekturlauf und Qualitätskontrolle der Originalbetriebsanleitung
  11. Übersetzung mit einem Translation Memory in die festgelegten Zielsprachen
  12. Layout und Fertigstellung der haftungssicheren technische Dokumentation bzw. der Betriebsanleitung
  13. Qualitätskontrolle der Betriebsanleitung (Durchsicht nach Checkliste – siehe Checkliste „Betriebsanleitung erstellen“)
  14. Druck und Auslieferung der haftungssichere technische Dokumentation bzw. Betriebsanleitung an den Kunden zusammen mit der Maschine oder Anlage

Welche Schwierigkeiten gibt es für die haftungssichere technische Dokumentation bzw beim Betriebsanleitung erstellen?

  • Wenn eine Maschine erst ganz am Ende der Entwicklung verfügbar ist und die „haftungssichere technische Dokumentation / Betriebsanleitung erstellen“ auch bereits fertig und übersetzt sein soll
  • Wenn kundenindividuelle Änderungen noch in letzter Minute erfolgen, manchmal sogar erst während der Montage beim Kunden
  • Kurzfristige Änderungen und Ergänzungen müssen nachträglich aufwendig in die „haftungssichere technische Dokumentation / Betriebsanleitung erstellen“(wie CAD-Daten, Ersatzteillisten und Schaltpläne) eingepflegt werden, damit der Stand der technische Dokumentation dem Stand der ausgelieferten Maschine / Anlage entspricht.
  • Wenn es verschiedenen Zielgruppen gibt (Kunde / Bediener / Wartung / Installation / Montage / Schulung) für das Thema „haftungssichere technische Dokumentation / Betriebsanleitung erstellen“
  • Wenn die Risikobeurteilung erst nach der Konstruktion und Fertigung der Maschine erstellt wird
  • Wenn unklar ist, welche Inhalte in die „haftungssichere technische Dokumentation / Betriebsanleitung erstellen“ gehören
  • Wenn unklar ist, in welches Land die Maschine / Anlage transportiert wird bzw. welche Normen, Gesetze und Richtlinien dort beachtet werden müssen
  • Wenn unklar ist, ob eine CE-Kennzeichnung notwendig ist
Welche Lösungen gibt es für die haftungssichere technische Dokumentation und Betriebsanleitung erstellen?
  • Sammlung aller Informationen in der Entwurf Phase und Erstellung eines Zeitplanes
  • Wenn bereits Informationen fest stehen, können diese in einem Redaktionssystem oder Word / InDesign / Framemaker vorab angelegt und vorbereitet werden
  • Es werden Zeitpunkte festgelegt, an denen alle Informationen zur Verfügung stehen müssen und nach denen keine Änderungen an der Maschine mehr durchgeführt werden
  • In der Projektplanung wird die Zeit für die Übersetzung und für Korrekturläufe miteingeplant
  • Wenn die Maschine / Anlage weitgehend einen endgültigen Stand hat, wird mit Hochdruck die haftungssichere technische Dokumentation – Betriebsanleitung fertig gestellt
  • Eine gute Zusammenarbeit aller Ansprechpartner erleichtert und beschleunigt die Fertigstellung der haftungssicheren technischen Dokumentation – Betriebsanleitung
  • Falls notwendig kann eine vorläufige haftungssichere technische Dokumentation – Betriebsanleitung mit ausgeliefert werden, falls noch Änderungen bei der Montage beim Kunden nötig sind. Die nachträglichen Änderungen werden dokumentiert, in die Betriebsanleitung dem Kunden übergeben
  • Zusammenarbeit mit einem Dienstleister zur Erstellung und Fertigstellung der haftungssicheren technische Dokumentation – Betriebsanleitung nach aktuellen Normen und Richtlinien
  • Fertigstellung der Übersetzung in Abstimmung mit dem Übersetzungsdienstleister (vorherige Information ist dabei hilfreich)
  • Ein redaktioneller Leitfaden erhöht die Qualität und reduziert Rückfragen, Korrekturen und vereinheitlicht die Struktur der technischen Dokumentation
  • Das Lektorat extern durchführen lassen, da die Kapazitäten intern oft nicht gegeben sind. Durch ein externes Lektorat wird zudem der Betriebsblindheit vorgebeugt und eine hohe Qualität gewährleistet.

Welche Schwierigkeiten entstehen durch die Übersetzung der haftungssicheren technische Dokumentation - Betriebsanleitung?

  • Kooperation und Abstimmung zwischen Maschinenhersteller und Übersetzungsdienstleister ist nicht ausreichend (Terminologie, Erklärung Vorort an der Maschine oder anhand eines Videos fehlen)
  • Keine Durchführung der Korrekturstufe/Lektorat
  • Abstimmung zwischen Übersetzer und Lektor nicht möglich/Vorübersetzungen führen zu Inkonsistenzen und unpassenden Textpassagen bei „haftungssichere technische Dokumentation / Betriebsanleitung erstellen“
  • Bereits übersetzte, fehlerhafte Texte sind im Translation Memory gespeichert und finden erneut Verwendung, da die fehlerhaften Texte immer wieder in den Vorschlägen auftauchen und nicht entfernt werden
  • Für das Translation Memory System ungeeignete Arbeitsweise in InDesign, Word oder Redaktionssystem (bspw. Verwendung von Leerzeichen für Einrückungen)
  • Wenn kein Translation Memory Anwendung findet, kann es zu Übersetzungswiederholungen der gleichen Textpassagen kommen

Welche Lösungen gibt es bei der Übersetzung der haftungssichere technischen Dokumentation - Betriebsanleitung erstellen?

  • Terminologie vorab festlegen, übersetzen lassen und prüfen damit eine haftungssichere „haftungssichere technische Dokumentation / Betriebsanleitung erstellen“ entsteht
  • Termin mit Übersetzer Vorort an der Maschine machen, um diese zu erklären oder ein Video mit Beschreibung zur Verfügung stellen
  • Lektorat vorab planen und durchführen, z. B. mit einem zweiten Übersetzer oder bei der jeweiligen Niederlassung im Zielland
  • Kontakt ermöglichen zwischen Übersetzer und Lektor, um Rückfragen zu klären
  • Translation Memory von einem professionellen Übersetzungsdienstleister bereinigen lassen
  • Translation Memory sind sinnvolle Tools um Zeit und Geld zu sparen, es sollten die Grenzen eines solchen Tools allerdings im Vorfeld geklärt sein

Informieren Sie sich doch auch auf unserem neuen Podcast zu Themen Rund um die haftungssichere technische Dokumentation und Betriebsanleitung erstellen. https://gft-akademie.de/category/podcast/

Betriebsanleitung erstellen - Wichtige Tipps
  • Titelseite, beim Betriebsanleitung erstellen sollten folgende Informationen auf der Titelseite stehen, um möglichst schnell und einfach dem Nutzer über die Produktbezeichnung, Produkttyp, Baujahr und weitere Merkmale zum Produkt, Maschine oder Anlage sowie die Version zu informieren
  • Impressum, beim Betriebsanleitung erstellen gibt es hier wichtige rechtliche Informationen welche im Impressum enthalten sein sollen, z.B. Copyright Informationen, Ausschlussklauseln bezüglich Vervielfältigungen, Bildverweise das diese nur als Beispiel dienen und nicht maßstabsgetreu sind
  • Erstes Kapitel, beim Betriebsanleitung erstellen ist für die Orientierung gedacht, es vermittelt einen kurzen Überblick für welchen Zweck die Anleitung geschrieben wurde sowie für welche Zielgruppe, zusätzlich werden die allgemeinen Symbole erläutert
  • Typenschild, beim Betriebsanleitung erstellen muss auf dem Typenschild, welches auch in der Anleitung abgebildet wird, der Hersteller, Bezeichnung der Maschine/Typ/Baureihe/Serie Nummer/Baujahr und CE-Kennzeichnung angebracht werden. In der Betriebsanleitung ist es sinnvoll den Ort des Typenschildes zu benennen oder abzubilden um dieses schnell bei Bedarf finden zu können
  • Aufstellen einer Maschine/Anlage, beim Betriebsanleitung erstellen muss ein Aufstellplan/Lageplan sowie Informationen über das Fundament, Ort und auch wer diese aufstellen darf benannt werden. Es ist z:B. möglich das hier nur Fachkräfte die Aufstellung durchführen dürfen oder eben der Kunde dies auch selber durchführen dar.
  • Tragekräfte Transport Maschine/Anlage, beim Erstellen der Betriebsanleitung ist es besonders wichtig das über die Gefahren beim Aufstellen einer Maschine (schwebende Lasten) hingewiesen wird. Angaben zu Tragekräften, die Leistung des Gabelstaplers oder auch Krans müssen definiert sein.
  • Lagerbedingungen einer Maschine, Anlage, beim Betriebsanleitung erstellen muss nicht nur der Untergrund und die Festigkeit beschrieben werden sondern auch die Luftfeuchte, Temperatur, Schutz vor Regen, Schnee, Eis beschrieben werden. Kann die Maschine draußen oder nur in einem Raum aufbewahrt werden, auch die Lagerung in einem Container muss bezüglich des hohen Salzgehaltes der Luft bedacht werden.
  • Vorhersehbarer Fehlgebrauch, beim Betriebsanleitung erstellen muss überlegt werden auf welche Ideen der Nutzer kommen kann um die Maschine/Anlage auch anderweitig zu benutzen (z.B. der Hund in der Mikrowelle, eine Leiter nicht auf einem Schlauchboot im Wasser verwenden). Hier sollten evtl. auch Rückfragen mit dem Service-Zentrum des Herstellers und dem Außendienst stattfinden um Fälle von der Praxis zu erhalten.
  • Zielgruppe, beim Betriebsanleitung erstellen ist es besonders wichtig die Zielgruppe für das Produkt zu kennen bzw. festzulegen. Es ist auch möglich mehrere Zielgruppen zu haben wie z.B. den Anwender, den Monteur, Personal für die Wartung und Instandhaltung, aber auch Kinder, ältere Menschen oder behinderte Menschen müssen je nach Produkt mit bedacht werden. Für die Zielgruppe sollte die Betriebsanleitung passend geschrieben werden.
  • Inbetriebnahme der Maschine, beim Betriebsanleitung erstellen sollten diese wichtigen Informationen alle enthalten sein: Abnahme-, Inspektions- und Betriebstest sowie Prüfungen bevor die Maschine oder Anlage in Betrieb geht. Besonders sollten auch die Sicherheitseinrichtungen und Anschlüsse für einen sicheren Betrieb kontrolliert werden.
  • Reparatur und Austausch, beim Betriebsanleitung erstellen sollten die Teile (Ersatzteile) oder Stoffe sowie die Bezugsquellen benannt werden. Meist ist dieser Bereich für geschultes Wartungspersonal vorgesehen und sollte nicht für jeden Nutzer zugänglich sein. Um Unfälle oder Verletzungen zu vermeiden ist es wichtig die Vorgehensweise beim Austausch oder der Reparatur zu beschreiben und mögliche Gefahren mit Sicherheitshinweisen zu kennzeichnen.
  • Demontage der Maschine/Anlage, beim Betriebsanleitung erstellen muss in einer Betriebsanleitung die richtige Reihenfolge der Demontage z.B. der Anschlüsse sowie damit verbundener Gefahren erläutert werden. Auch die Entsorgung von verbliebenen Flüssigkeiten oder Stoffen muss in der Betriebsanleitung beschrieben werden
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