Überschriften müssen leicht verständlich sein und sollten daher kurz und nummeriert sein. Sie dienen als Leitfaden, der den Nutzer der Betriebsanleitung durch das Dokument führt und ihm dabei hilft die erforderlichen Informationen zu finden. Empfehlenswert ist ebenfalls die Anwendung einer einheitlichen Strukturierungsmethode. Die Formulierungen und Struktur der Texte sollten die verschiedenen Textfunktionen unterstützen wie z.B.:
- Thema (Überschrift)
- Warnung
- Beispiel
- Beschreibung
- Voraussetzung
- Handlung
- Ergebnis
- Beschriftung einer Abbildung oder Tabelle