Die Art wie eine Betriebsanleitung aufzubewahren ist, spielt schon beim Betriebsanleitung erstellen eine Rolle. Die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG fordert, dass die technischen Unterlagen einer Maschine für zehn Jahre lang nach dem Tag der Fertigstellung bereitzuhalten sind. Da sich eine Maschine über die Jahre verändern kann, verändert sich entsprechend auch die Betriebsanleitung. Der Hersteller ist weiterhin verpflichtet, die Anleitung für mindestens zehn Jahre bereitzuhalten. Ein Redaktionssystem kann daher sehr nützlich sein, wenn für eine Maschine mehrere Versionen der Betriebsanleitung vorliegen. Alte Versionsstände der Anleitung kann man so leicht auswählen und bei Bedarf vorlegen.
