Beim Erstellen einer Betriebsanleitung ist die DIN EN 82079-1 eine gute Hilfe für sprachliche Regeln. Die Norm definiert, dass der Satzbau in einer Betriebsanleitung aus kurzen präzisen Sätzen (Subjekt, Prädikat, Objekt) bestehen soll. Weiterhin soll man geläufige Wörter verwenden, welche die jeweilige Zielgruppe der Betriebsanleitung auch verstehen. Nichtssagende Floskeln sollte man beim Betriebsanleitung erstellen vermeiden, genauso wie Konjunktiv- und Passiv-Konstruktionen. Wann immer es möglich ist, sollte man etwas positiv formulieren anstatt negativ.
Nachfolgend einige Beispiele für gute und schlechte Formulierungen für Handlungsaufforderungen in einer Betriebsanleitung:
+ Drücken Sie den Hauptschalter der Maschine
+ Den Hauptschalter der Maschine drücken
– Sie sollten den Hauptschalter der Maschine drücken
– Man drücke den Hauptschalter der Maschine