Technische Dokumentation – Fragen und Antworten zur Technischen Dokumentation

Verwendet man in seinen US-Betriebsanleitungen farbige Gefahrenzeichen, müssen diese den Vorgaben der ANSI Z535 entsprechen. Diese fordern bei einer farblichen Gestaltung folgende Vorgaben:

• In Zusammenhang mit dem Signalwort Gefahr: Weißes Dreieck auf rotem Hintergrund mit einem roten Ausrufezeichen

• Bei Verwendung des Signalwortes Warnung: Schwarzes Dreieck mit einem orangen Ausrufezeichen

• In Zusammenhang mit dem Signalwort Vorsicht: Schwarzes Dreieck mit einem gelben Ausrufezeichen
  

Alternativ kann man für alle Warnstufen (Gefahr, Warnung und Vorsicht) auch ein gelbes Dreieck mit einem schwarzen Rand und einem schwarzen Ausrufezeichen verwenden.

Dieses Gefahrenzeichen ist bereits aus dem europäischen Standard ISO 3864-1 bekannt.

Rechtlich gesehen hat die UL-Zertifizierung keinen hohen Stellenwert wie vergleichsweise die CE-Kennzeichnung. Die Bedeutung eines UL-Zeichens ist ähnlich anzusiedeln wie jedes andere Gütesiegel, beispielsweise das GS-Siegel in Deutschland. Jedoch ist die UL-Zertifizierung in den USA so etabliert, dass sowohl Groß- als auch Einzelhändler auf eine korrekte UL-Kennzeichnung bestehen. Zudem könnte das Fehlen der Zertifizierung an einem elektrischen Produkt im Schadensfall sogar zu einen Verlust der Versicherungsleistungen führen.

Die Piktogramme in einer US-Betriebsanleitung sind im ANSI Standard Z535.6 beschrieben. In der aktuellen Fassung sind ISO-Piktogramme nach ISO 7010 zwar gestattet, jedoch müssen diese nachweislich für den amerikanischen Markt verständlich sein. Dies nachzuweisen, gestaltet sich eher als schwierig. Ein Großteil der amerikanischen Nutzer versteht die internationalen ISO-Piktogramme nicht. Zudem ist es schon aus haftungsrechtlicher Sicht besser die US-Betriebsanleitung mit den ANSI Z535.6 Piktogrammen zu gestalten. Kommt es zu einem Unfall mit dem Produkt, können die Gerichte die Nicht-Einhaltung des amerikanischen ANSI-Standards als Verstoß ansehen.

Es ist ratsam in der US-Betriebsanleitung zu erläutern, was das Produkt tut und welche wichtigen Teile wo vorhanden sind. Ist ein Teil des Produktes, welches im Text vorkommt, nicht in der Anleitung bildlich dargestellt, dann ist diese US-Betriebsanleitung fehlerhaft. Daher sollte man zur Darstellung der Teile eine Explosionsdarstellung, Fotos oder andere Abbildungen verwenden.

Für eine US-Betriebsanleitung nimmt die Normenrecherche einen noch wichtigeren Stellenwert ein als im europäischen Raum. Hintergrund ist, dass es in Amerika kein System mit Richtlinien gibt wie in Europa. Statt die Sicherheitsanforderungen an Produkte wie Maschinen unter eine Richtlinie zusammenzufassen, gibt es für einzelnen Produktgattungen mehrere zu beachtende Normen.

Die Verwendung von ISO-Piktogramme in einer US-Betriebsanleitung ist mit Vorsicht zu genießen. Theoretisch ist die Verwendung möglich, da die ISO-Piktogramme international anerkannt sind. Jedoch könnten amerikanische Anwälte von der Klägerseite sich darauf berufen, dass die ISO-Piktogramme für US-Bürger zu abstrakt sind und nicht verständlich sind. In Amerika sind klare Symbole mit einer dramatischen Ansicht der möglichen Folgen nach dem ANSI Standard zu verwenden. Aus haftungsrechtlicher Sicht sollten deswegen in einer US-Betriebsanleitung auch immer die ANSI Piktogramme abgebildet sein.

Die Garantieangaben in einer US-Betriebsanleitung nehmen für den amerikanischen Markt einen hohen Stellenwert ein. Die Ausschlussbestimmungen, die bestimmte Punkte innerhalb der Produktgarantie ausschließen, müssen auffällig dargestellt sein. US-Gerichte verlangen zudem in der Regel das solche Bestimmungen durchgängig in Großbuchstaben mit Fettdruck verfasst sind. Die Hervorhebung der Ausschlussbestimmungen durch den Einsatz einer anderen Schriftfarbe oder einer Kursivschrift ist daher zu empfehlen.

Beispiel:

NO OTHER WARRANTY EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING MERCHANTABILITY, APPLIES TO THE EQUIPMENT, NOR IS ANY PERSON OR COMPANY AUTHORIZED TO ASSUME ANY OTHER WARRANTY.

Die Verständlichkeit und Klarheit einer Anleitung sollte das oberste Gebot beim Erstellen einer US-Betriebsanleitung sein. Deswegen sollte man nach Möglichkeit auf Querverweise verzichten. Diese können den Leser verwirren und sorgen für Unstimmigkeiten im Betrieb der Maschine. Wenn man in der US-Betriebsanleitung nicht komplett auf Querverweise verzichten kann, müssen genaue Informationen enthalten sein, wo man den gesuchten Querverweis finden kann.

Wie wichtig ist Terminologie in US Betriebsanleitungen? Die nachfolgenden Begriffe sollen zeigen, wie wichtig die Einhaltung der richtigen Terminologie bei der Erstellung einer US Betriebsanleitung ist.

May – Dieses Wort hat einen möglichen Handlungscharakter. Mit diesem Schlüsselwort ist angedacht, dass man etwas machen kann oder auch nicht.

Shall – Dieser Ausdruck hat einen verbindlichen Charakter. Man muss dort das tun was mit diesem Schlüsselwort beschrieben ist.

Should – Diesen Begriff sollte man beratend in der US Betriebsanleitung verwenden. Es ist dann zu verwenden, wenn etwas empfohlen ist.

In den USA gibt es mit OSHA und ANSI zwei primäre Arten von Standards für die Anlagen- und Maschinensicherheit. Die allgemein gültigen Grundsätze der OSHA sind dahingegen die Mindeststandards für alle US-Bundesstaaten in Bezug auf die Anlagen- und Maschinensicherheit. Die OSHA-Standards werden von staatlicher Seite herausgegeben, deren Einhaltung verpflichtend vorgeschrieben ist.

Der Standard ANSI (American National Standards Institute) ist durch private Organisationen veröffentlicht, deren Anwendung in der Regel nicht zwingend erforderlich ist. ANSI gibt produktübergreifende freiwillige Standards für Anlagen- und Maschinensicherheit heraus. Häufig finden sich zudem ANSI-Normen als Vertragsbestandteil wieder. Darüber hinaus fließen ANSI-Normen in die Standards von OSHA ein und spielen natürlich im Produkthaftungsfall eine wesentliche Rolle.

Die Section Safety Messages sind in den Warnhinweisen von US Betriebsanleitungen sogenannten abschnittsbezogene Warnhinweise. Diese legen Sicherheitsinformationen für einen Arbeitsgang oder für ein gewisses Thema in dem folgenden Kapitel oder Abschnitt dar. Damit sollen unnötige Wiederholungen oder die Unterbrechung des Leseflusses vermieden werden. Das Gefahrenzeichen muss bei den Warnhinweisen dabei vorangestellt sein. Bei der Warnstufe GEFAHR muss das Signalwort zudem zwingend mit in der US Betriebsanleitung angegeben sein, bei den anderen Stufen ist die Angabe des Signalwortes optional.

Die Grouped Safety Messages in US Betriebsanleitungen dienen zum Zusammenstellen aller oder der wesentlichen Sicherheitshinweise. Mit den zusammengefassten Sicherheitshinweisen ist ein sinnvolles Gruppieren der Sicherheitshinweise in US Betriebsanleitungen möglich. Die Grouped Safety Messages müssen dahingegen klar von nicht- Warnhinweisen getrennt sein. Der Titel der zusammengefassten Sicherheitshinweise muss einen klaren Sicherheitsaspekt verdeutlichen. Der Titel muss zudem ins Inhaltsverzeichnis der US Betriebsanleitung aufgenommen werden. Mögliche Beispiele für den Titel dazu sind:

• Basic Safety Instructions
• Important Safety Instructions
• Safety Manual
• Safety First

Die Grouped Safety Messages (zusammengefassten Sicherheitshinweise) kommen am Anfang von einer US-Betriebsanleitung vor. Dahingegen stehen die Section Safety Messages (abschnittsbezogenen Warnhinweise) nur in einem gewissen Abschnitt oder Kapitel. Grouped Safety Messages bündeln alle Sicherheitsinformationen zentral an einem Punkt in der US Betriebsanleitung. Section Safety Messages finden dann Anwendung, wenn der Anwender Sicherheitsinformationen zu einem Abschnitt oder einem Arbeitsgang in der US-Betriebsanleitung benötigt.

In einer US Betriebsanleitung legen die „Section Safety Message“ Warnhinweise wichtige Sicherheitsinformationen für einen Arbeitsgang oder für ein gewisses Kapitel dar. Um diese Warnhinweise vom Fließtext abzuheben, gibt es die Möglichkeit mit vorangestellten Signalwörtern oder einem Sicherheitszeichen diese speziell zu kennzeichnen. Bei der Warnstufe GEFAHR muss das Signalwort zudem zwingend mit in der US Betriebsanleitung angegeben sein. Dazu nachfolgend ein paar Beispiele:

In der aktuellen Version der ANSI Z535.6 ist festgelegt, wie Warnungen vor Sachschäden in US Betriebsanleitungen zu kennzeichnen sind. In einer früheren Version der ANSI Z535.6 waren die Signalwörter CAUTION und NOTICE für den Hinweis zulässig. Mit der neuen ANSI Z535.6 aus dem Jahre 2011 entfiel dahingegen eine der Wahlmöglichkeiten. Nach diesem Stand ist deswegen nur noch das Signalwort NOTICE zur Kennzeichnung von Warnungen vor Sachschäden in US Betriebsanleitungen zu verwenden.

Für zusätzliche Informationen in einer US Betriebsanleitung, welche Sicherheitsbezogen sind, ist das Signalwort SAFETY INSTRUCTIONS vorhanden. Wer das Signalwort, wie bei den bisherigen Signalwörtern, im Kontext der Klassifikation von Gefährdungsrisiken vermutet, liegt allerdings falsch. Das Signalwort ist seit 2011 neu dabei und betrifft sicherheitsrelevante Handlungssequenzen in einer US Betriebsanleitung. Darunter fallen konsequent einzuhaltende Bedienabläufe und Abschaltvorgänge im Störungsfall beziehungsweise Notfall.

Die FDA (Food and Drug Administration) regelt die gesetzlichen Vorschriften für Medizinische Produkte im US Maschinenbau. Diese umfassen die Regelungen von Produkten mit Strahlenschutzanforderungen wie z.B. Röntgengeräte, Ultraschallgeräte oder Laser für die meisten Anwendungsbereiche.

Erst durch die Ausstellung einer Betriebserlaubnis durch einen zugelassenen Inspektor darf eine Maschine im amerikanischen Markt in Betrieb gehen. Die Prüfung eines ordnungsgemäßen Maschinen- beziehungsweise Anlagenaufbaus übernehmen in den USA unabhängige NRTL (Nationally Recognized Testing Laboratories) Labore.

In Amerika sind die Regelungen für Warnschilder an einer Maschine anders geregelt als in Europa. Die ANSI Z535 regelt, welche Angaben ein Warnschild an einer Maschine, welches vor einer Verletzung warnt, enthalten muss. Auf dem Schild müssen dazu neben einem Gefahrenzeichen auch Text im SAFE-Prinzip und die Warnstufe stehen. Wenn das Warnschild nur vor möglichen Sachschaden warnt, muss man das Gefahrenzeichen weglassen. Die Piktogramme, die im ISO Standard eine verpflichtende Angabe sind, sind in der ANSI Z535 optional.

Die für US Betriebsanleitungen bekannte ANSI Z535 Normenreihe ist in mehrere Teile aufgegliedert. Die aktuell 6 Teile umfassende Reihe enthält:

• ANSI Z535 .1 Safety Colors: Beschreibt die Farben von Sicherheitszeichen.
• ANSI Z535.2 Environmental and Facility Safety Signs: Definiert Anforderungen an das Format von Sicherheitszeichen in Einrichtungen, Gebäuden und Umwelt.
• ANSI Z535.3 Criteria for Safety Symbols: Kriterien für die Entwicklung und Verwendung von Sicherheitssymbolen.
• ANSI Z535.4 Product Safety Signs and Labels: Spezifikationen für Design, Anwendung, Verwendung und Platzierung von Sicherheitsschildern und Etiketten an Produkten.
• ANSI Z535.5 Safety Tags and Barricade Tapes (for Temporary Hazards): Anforderungen für Sicherheitsbänder und Aufsteller bei kurzzeitigen Gefahren.
• ANSI Z535.6 Product Safety Information in Product Manuals, Instructions, and Other Collateral Materials: Aktualisierte Anforderungen an Sicherheitsinformationen in US Betriebsanleitungen, US Montageanweisungen und anderem Sicherheitsmaterial

Der ANSI Z535.1 Standard beschreibt die technischen Definitionen, Farbstandards und Farbtoleranzen für die einheitliche Sicherheitsfarbe von Sicherheitszeichen in US-Betriebsanleitungen. Die Farben dafür stehen für Unfallverhütungsschilder, -etiketten und –anhänger.

• Die Farbe Rot steht unter anderem für Brandschutzausrüstung, Gefahrenschilder und Behälter mit brennbaren Flüssigkeiten
• Orange bezeichnet Zeichen und Ausrüstung, die gefährliche Maschinen oder Geräte bezeichnen
• Die Farbe Gelb steht für physische Gefahren, einschließlich solcher, die das Fallen und Stolpern betreffen und mit Vorsicht gekennzeichnet sind
• Grün bezeichnet dafür Sicherheitsinformationen und Erste-Hilfe-Ausrüstung
• Blau steht für Informationen, die nicht unmittelbar sicherheitsrelevant sind, zum Beispiel Eigentums- oder Sicherheitsrichtlinien
• Die Anwendungsfälle für die Farben Schwarz, Grau, Lila, Weiß und Kombinationen von Schwarz, Weiß und/oder Gelb kann der Endbenutzer selbst definieren

Das Format von Sicherheitszeichen in US Betriebsanleitungen ist durch den ANSI Z535.2 Standart festgelegt. Zum einen wird in dem Standard festgelegt, wann welches Signalwort zu verwenden ist. Abhängig von der Schwere eines Personenschadens muss man die Signalwörter DANGER (Gefahr), WARNING (Warnung) oder CAUTION (Vorsicht) verwenden. Bei einem möglichen Sachschaden durch Fehlbenutzung muss man in der US Betriebsanleitung mit dem Signalwort NOTICE (Hinweis) warnen. Für zusätzliche Informationen, welche Sicherheitsbezogen sind, ist noch das Signalwort Safety Instructions vorhanden. Beispielsweise kann man damit einen längeren Anleitungstext, wie das System sicher heruntergefahren werden kann, erläutern.

Weiterhin legt die ANSI Z535.2 Norm Anforderungen an die Gestaltung, Anwendung und Verwendung von Sicherheitszeichen in Einrichtungen, Gebäuden und Umwelt fest. Beispielsweise gehören die Kennzeichnung und der Standort von Erste-Hilfe-Ausrüstung, Feuerlöschern und anderer möglicher Sicherheitsausrüstung zu der Norm dazu.

Die ANSI Z535.3 definiert die allgemeinen Kriterien für die Entwicklung, Bewertung und Verwendung von Sicherheitssymbolen in US Betriebsanleitungen. Für die Entwicklung von effektiven Symbolen ist Konsistenz im Design eine entscheidende Rolle. Diese Konsistenz soll eine Vertrautheit mit den Bildern schaffen. Das macht es leichter Unterschiede zu erkennen, wie zum Beispiel wann das Hinzufügen eines Schutzhelms oder anderer Merkmale sinnvoll ist, die für die potenziell gefährliche Situation wichtig sind. Die Anhänge der ANSI Z535.3 enthalten zudem Anleitungen zur besseren Auswahl eines Symbols beim Gestalten der Warnhinweise in US Betriebsanleitungen.

Spezifikationen für Design, Anwendung, Verwendung und Platzierung von Sicherheitsschildern und Etiketten an Produkten oder in US-Betriebsanleitungen macht die ANSI Z535.4. Es gibt Erläuterungen dazu, wie Signalwörter, Sicherheitsfarben und die Verwendung von Symbolen zu einer einheitlichen Kennzeichnung von Gefahren verschmelzen. Das einheitliche Design trägt dazu bei, Unterschiede in der Sicherheitsidentifikation zu reduzieren, Reaktionszeiten zu reduzieren und das Bewusstsein für Gefahren zu erhöhen. Verfeinert sind die Definitionen für „Unfall“, „Schaden“ und „Vorfall“, um eine Trennung zwischen Körperverletzung und anderen sicherheitsrelevanten Problemen (z. B. Sachschäden) klarer abzugrenzen

Die ANSI Z535.5 behandelt Sicherheitsaufsteller und Sicherheitsbänder. Diese kommen hierzu zum Einsatz bis eine erkannte Gefahr beseitigt oder ein gefährlicher Vorgang abgeschlossen ist. Branchen (typischerweise Herstellung und Bau), die ein Gebiet kennzeichnen müssen, das von einer vorübergehenden Gefahr betroffen ist, benutzten diesen Standard.

Die ANSI Z535.6 enthält aktualisierte Anforderungen an Sicherheitsinformationen in US Betriebsanleitungen, US Montageanweisungen und anderem dementsprechend relevanten Sicherheitsmaterial. Die Informationen dienen der Förderung zur effizienteren Entwicklung von Sicherheitsmeldungen. Die Normenreihe enthält dahingegen Anforderungen für eine breit ausgelegte Produktpalette. Der ANSI Z535.6 Standard definiert zudem die fünf Arten von Sicherheitshinweisen in US Betriebsanleitungen:

• Section Safety Message
• Grouped Safety Message
• Embedded Safety Message
• Property Damage Message
• Supplemental Directives

Auch wenn eine US Betriebsanleitung klare Anweisungen zur richtigen Verwendung eines Produkts gibt, bedeutet dies nicht, dass man keine Warnungen aussprechen muss. Eine Warnung kann zudem erforderlich sein, um auf mögliche Gefahren bei Verwendung von Produkten hinzuweisen. Eine US Betriebsanleitung erklärt dem Verbraucher, wie er ein Produkt sicher verwenden muss. Warnungen weisen den Benutzer zusätzlich auf mögliche Gefahren eines Produkts hin. So muss ein Hersteller in Fällen warnen, wenn:

• das Produkt gefährlich ist
• dem Hersteller die Gefahr bekannt ist
• bei normalem Gebrauch des Produkts Gefahr besteht
• die Gefahr für den Benutzer nicht unmittelbar offensichtlich ist

Supplemental Directives in den Sicherheitshinweisen sind ergänzende Anweisungen für den Benutzer von der US Betriebsanleitung. Diese Anweisungen sollen dadurch die Sicherheitsrelevanz von bestimmten Informationen unterstreichen. Unter dieser Kategorie fallen Vermerke in der US Betriebsanleitung wie „Read this instruction manual in its entirety before working with this machine.“ 

(Deutsch: Lesen Sie diese Bedienungsanleitung vollständig durch, bevor Sie mit dieser Maschine arbeiten)

Der komplexe ANSI Z535.6 Standard umfasst fünf Hinweiskategorien für Warnhinweise in US Betriebsanleitungen.

1. Section Safety Message (Abschnittsbezogene Warnhinweise)
2. Grouped Safety Message (Zusammengefasste Sicherheitshinweise)
3. Embedded Safety Message (Eingebettete Warnhinweise)
4. Property Damage Message (Warnhinweise auf Sachschäden)
5. Supplemental Directives (Ergänzende Anweisungen)

Das Gefahr Zeichen (Safety Alert Symbol) muss in US Betriebsanleitungen mindestens so hoch wie die Großbuchstaben des Warnhinweises sein. Der Text darf dafür in schwarzer oder weißer Farbe auf weißem oder schwarzem Untergrund dargestellt sein. Auch die Darstellung in den jeweiligen Signalfarben der Sicherheitsinformationen in der US Betriebsanleitung ist erlaubt. Dies sollte man zudem bevorzugt zur besseren Differenzierung der Warnung einsetzen.

             Farbliche Darstellung                        Schwarz-Weiß Darstellung

In US-Betriebsanleitungen sollte man auf Schnittzeichnungen verzichten, da die Maschinenbenutzer nur selten ausgebildete Facharbeiter sind. Diese Abbildungen verstehen unerfahrenen Maschinenbedienern möglicherweise falsch, was zu Unfällen führen könnte.

Die Signalfarben von Signalwörtern in den Warnhinweisen von US-Betriebsanleitungen sollten in Farbe gehalten sein. Die vorgeschriebene Farbgebung ist Rot für Gefahr (Danger), Orange für Warnung (Warning) und Gelb (Caution) für Warnhinweise. Auch bei einem Schwarz-Weiß Druck der US-Betriebsanleitungen sorgen die Farben der Signalwörter trotzdem für eine bessere Differenzierung.

Eine mögliche Art ist ein eingebetteter Warnhinweis (Embedded safety message) in einer US Betriebsanleitung. Das ist ein Warnhinweis, der im Text eingebaut ist und dort stehen soll, wo es vom Zusammenhang her nötig ist. Dieser dient dazu, um dem Leser genau zu sagen, worauf er jetzt oder hier achten muss. Sind entweder in dem jeweiligen Arbeitsschritt eingebettet oder vorangestellt als eigener Schritt bzw. Punkt. Am besten hebt man das Erscheinungsbild von eingebetteten Warnhinweisen von den normalen Warnhinweisen ab.

Nein, das metrische System ist (alleine) in US Betriebsanleitungen nicht brauchbar. Alle Massen, Gewichte, Drücke etc. müssen in den gängigen Einheiten der USA (SAE) angegeben sein. In Europa wird das internationale Einheitensystem (SI) für physikalische Größen verwendet.

Das metrische System kann zwar mit in der US Betriebsanleitung dabeistehen, aber das angloamerikanische Maßsystem muss man verwenden.

Eine US-tauglich Betriebsanleitung sollte klare und kurze Sätze enthalten. Die Anleitung sollte eine brauchbare Struktur enthalten und das Format der Betriebsanleitung sollte einladend aussehen. Da die Verwendung der Anleitung oft unter nicht idealen Bedingungen stattfindet wie bspw. einer schlechten Beleuchtung, neue Mitarbeiter, Eile im Alltagsgeschäft muss die Betriebsanleitung einfach gehalten sein. Für den typischen amerikanischen Leser muss die Betriebsanleitung so einfach wie möglich geschrieben sein. Aktive Formulierungen sollen den Leser ansprechen, auch sollte für die USA die korrekte Grammatik und Rechtschreibung eine entscheidende Rolle spielen. Mit einer Übersetzung in britisches Englisch kommt man zudem in den USA nicht weit.

Es ist wichtig, sich Gedanken zu machen, wer der wahrscheinliche oder zu erwartende Nutzer der US Betriebsanleitung ist. Man sollte mittels einer Zielgruppenanalyse genauere Informationen über die Nutzergruppen einholen. Zu wenige der Maschinenbauer machen sich vor dem Export in die USA darüber Gedanken. Es ist wahrscheinlich, dass Verantwortliche nur spekulieren, wer die Maschine benutzt. In Deutschland setzt man dies viel zu sehr als Vorwissen durch Ausbildung oder Weiterbildung voraus. Die meisten Arbeitnehmer sind in den USA aber nur mehr oder weniger gut angelernt. Eine Jahrzehntelange Erfahrung ist dahingegen sehr selten.

Gründe für schlechte US Betriebsanleitungen im Maschinenbau können unzureichende Anweisungen oder Warnungen sein. Die meisten rechtlichen Ansprüche aus Produkthaftungsprozesse entstehen aufgrund von Instruktionsfehlern. Somit sind falsche oder fehlende Informationen in der Betriebsanleitung die häufigste Ursache. Daneben enthalten schlechte US Betriebsanleitung auch zu wenige Abbildungen oder diese sind unverständlich. Für die USA kommen häufig die falschen Piktogramme für Warnhinweise in der US Betriebsanleitung zum Einsatz.

Eine gute USA Betriebsanleitung muss alle Informationen enthalten, die der Benutzer braucht um das Produkt sicher und effizient zu verwenden. Weiterhin muss eine Anleitung auch die Informationen enthalten, die nicht offensichtlich sind. Die Abteilung der Technischen Dokumentation muss sich um eine gute Übersetzung kümmern. Eine schlechte Übersetzung führt zu Unverständlichkeiten, was wiederum zu teuren Prozessklagen aufgrund von Produkthaftung führen kann.

Am Anfang einer Betriebsanleitung für den US-Markt sollte eine Beschreibung dessen, was das Produkt tut und wie es funktioniert vorhanden sein. Daneben muss ebenfalls eine Abbildung aller wichtigen Teile mit deren Benennungen vorhanden sein. Die wichtigen Teile sind zu mindestens diese, welche später im Text der Betriebsanleitung irgendwo Erwähnung finden. Ist ein Teil des Produktes, welches im Text vorkommt, nicht in der Anleitung abgebildet, dann ist diese Betriebsanleitung fehlerhaft. Ob man zur Darstellung der Teile eine Explosionsdarstellung, Fotos oder andere Abbildungen verwendet, ist vom Einzelfall der Betriebsanleitung abhängig.

Eine gewählte Terminologie für eine Sache in der Betriebsanleitung muss man durchgängig anwenden. Eine Betriebsanleitung ist dazu da, wichtige Informationen und Warnungen vor Gefahren zu übermitteln. Wenn sich die Terminologie einer Sache ständig ändert, ist dies für den Leser der Betriebsanleitung verwirrend. Jedes Teil eines Produkt ist einmal zu benennen und der gewählte Ausdruck konsequent zu verwenden, da sonst Unklarheiten entstehen. Fehlende Klarheit in der Betriebsanleitung führt zu Risiken. Risiken führen zu Unfällen, was im US-Markt aufgrund von Haftung viel Geld kosten kann.

Folgende Schritte sind notwendig, damit Ihre Betriebsanleitung den Normen und Gesetzen der USA entspricht:

1. Stellen Sie fest, welche Gesetze und Verordnungen auf Ihr Produkt anwendbar sind.
2. Überprüfen Sie zudem, welche Bundesbehörde für Ihr Produkt zuständig ist.
3. Stellen Sie fest, welche Normen für Ihr Produkt vorgeschrieben sind.
4. Kontrollieren Sie dahingegen, welche freiwilligen Normen es für Ihr Produkt gibt.
5. Entnehmen Sie den Normen die spezifischen Richtlinien für die Betriebsanleitung.
6. Ermitteln Sie dann die Normen für die Betriebsanleitung (Gängige Norm für USA: ANSI Z535.6)
7. Erstellen Sie die Betriebsanleitung und die sonstige technische Dokumentation gemäß den Richtlinien aus den Normen.

In den USA gibt es mit OSHA und ANSI zwei primäre Arten von Standards für die Anlagen- und Maschinensicherheit. Die allgemein gültigen Grundsätze der OSHA sind dahingegen die Mindeststandards für alle US-Bundesstaaten in Bezug auf die Anlagen- und Maschinensicherheit. Die OSHA-Standards werden von staatlicher Seite herausgegeben, deren Einhaltung verpflichtend vorgeschrieben ist.

Der Standard ANSI (American National Standards Institute) ist durch private Organisationen veröffentlicht, deren Anwendung in der Regel nicht zwingend erforderlich ist. ANSI gibt produktübergreifende freiwillige Standards für Anlagen- und Maschinensicherheit heraus. Häufig finden sich zudem ANSI-Normen als Vertragsbestandteil wieder. Darüber hinaus fließen ANSI-Normen in die Standards von OSHA ein und spielen natürlich im Produkthaftungsfall eine wesentliche Rolle.

Die für US Betriebsanleitungen bekannte ANSI Z535 Normenreihe ist in mehrere Teile aufgegliedert. Die aktuell 6 Teile umfassende Reihe enthält:

• ANSI Z535 .1 Safety Colors: Beschreibt die Farben von Sicherheitszeichen.
• ANSI Z535.2 Environmental and Facility Safety Signs: Definiert Anforderungen an das Format von Sicherheitszeichen in Einrichtungen, Gebäuden und Umwelt.
• ANSI Z535.3 Criteria for Safety Symbols: Kriterien für die Entwicklung und Verwendung von Sicherheitssymbolen.
• ANSI Z535.4 Product Safety Signs and Labels: Spezifikationen für Design, Anwendung, Verwendung und Platzierung von Sicherheitsschildern und Etiketten an Produkten.
• ANSI Z535.5 Safety Tags and Barricade Tapes (for Temporary Hazards): Anforderungen für Sicherheitsbänder und Aufsteller bei kurzzeitigen Gefahren.
• ANSI Z535.6 Product Safety Information in Product Manuals, Instructions, and Other Collateral Materials: Aktualisierte Anforderungen an Sicherheitsinformationen in US Betriebsanleitungen, US Montageanweisungen und anderem Sicherheitsmaterial

Der ANSI Z535.1 Standard beschreibt die technischen Definitionen, Farbstandards und Farbtoleranzen für die einheitliche Sicherheitsfarbe von Sicherheitszeichen in US-Betriebsanleitungen. Die Farben dafür stehen für Unfallverhütungsschilder, -etiketten und –anhänger.

• Die Farbe Rot steht unter anderem für Brandschutzausrüstung, Gefahrenschilder und Behälter mit brennbaren Flüssigkeiten
• Orange bezeichnet Zeichen und Ausrüstung, die gefährliche Maschinen oder Geräte bezeichnen
• Die Farbe Gelb steht für physische Gefahren, einschließlich solcher, die das Fallen und Stolpern betreffen und mit Vorsicht gekennzeichnet sind
• Grün bezeichnet dafür Sicherheitsinformationen und Erste-Hilfe-Ausrüstung
• Blau steht für Informationen, die nicht unmittelbar sicherheitsrelevant sind, zum Beispiel Eigentums- oder Sicherheitsrichtlinien
• Die Anwendungsfälle für die Farben Schwarz, Grau, Lila, Weiß und Kombinationen von Schwarz, Weiß und/oder Gelb kann der Endbenutzer selbst definieren

Das Format von Sicherheitszeichen in US Betriebsanleitungen ist durch den ANSI Z535.2 Standart festgelegt. Zum einen wird in dem Standard festgelegt, wann welches Signalwort zu verwenden ist. Abhängig von der Schwere eines Personenschadens muss man die Signalwörter DANGER (Gefahr), WARNING (Warnung) oder CAUTION (Vorsicht) verwenden. Bei einem möglichen Sachschaden durch Fehlbenutzung muss man in der US Betriebsanleitung mit dem Signalwort NOTICE (Hinweis) warnen. Für zusätzliche Informationen, welche Sicherheitsbezogen sind, ist noch das Signalwort Safety Instructions vorhanden. Beispielsweise kann man damit einen längeren Anleitungstext, wie das System sicher heruntergefahren werden kann, erläutern.

Weiterhin legt die ANSI Z535.2 Norm Anforderungen an die Gestaltung, Anwendung und Verwendung von Sicherheitszeichen in Einrichtungen, Gebäuden und Umwelt fest. Beispielsweise gehören die Kennzeichnung und der Standort von Erste-Hilfe-Ausrüstung, Feuerlöschern und anderer möglicher Sicherheitsausrüstung zu der Norm dazu.

Die ANSI Z535.3 definiert die allgemeinen Kriterien für die Entwicklung, Bewertung und Verwendung von Sicherheitssymbolen in US Betriebsanleitungen. Für die Entwicklung von effektiven Symbolen ist Konsistenz im Design eine entscheidende Rolle. Diese Konsistenz soll eine Vertrautheit mit den Bildern schaffen. Das macht es leichter Unterschiede zu erkennen, wie zum Beispiel wann das Hinzufügen eines Schutzhelms oder anderer Merkmale sinnvoll ist, die für die potenziell gefährliche Situation wichtig sind. Die Anhänge der ANSI Z535.3 enthalten zudem Anleitungen zur besseren Auswahl eines Symbols beim Gestalten der Warnhinweise in US Betriebsanleitungen.

Spezifikationen für Design, Anwendung, Verwendung und Platzierung von Sicherheitsschildern und Etiketten an Produkten oder in US-Betriebsanleitungen macht die ANSI Z535.4. Es gibt Erläuterungen dazu, wie Signalwörter, Sicherheitsfarben und die Verwendung von Symbolen zu einer einheitlichen Kennzeichnung von Gefahren verschmelzen. Das einheitliche Design trägt dazu bei, Unterschiede in der Sicherheitsidentifikation zu reduzieren, Reaktionszeiten zu reduzieren und das Bewusstsein für Gefahren zu erhöhen. Verfeinert sind die Definitionen für „Unfall“, „Schaden“ und „Vorfall“, um eine Trennung zwischen Körperverletzung und anderen sicherheitsrelevanten Problemen (z. B. Sachschäden) klarer abzugrenzen

Die ANSI Z535.5 behandelt Sicherheitsaufsteller und Sicherheitsbänder. Diese kommen hierzu zum Einsatz bis eine erkannte Gefahr beseitigt oder ein gefährlicher Vorgang abgeschlossen ist. Branchen (typischerweise Herstellung und Bau), die ein Gebiet kennzeichnen müssen, das von einer vorübergehenden Gefahr betroffen ist, benutzten diesen Standard.

Die ANSI Z535.6 enthält aktualisierte Anforderungen an Sicherheitsinformationen in US Betriebsanleitungen, US Montageanweisungen und anderem dementsprechend relevanten Sicherheitsmaterial. Die Informationen dienen der Förderung zur effizienteren Entwicklung von Sicherheitsmeldungen. Die Normenreihe enthält dahingegen Anforderungen für eine breit ausgelegte Produktpalette. Der ANSI Z535.6 Standard definiert zudem die fünf Arten von Sicherheitshinweisen in US Betriebsanleitungen:

• Section Safety Message
• Grouped Safety Message
• Embedded Safety Message
• Property Damage Message
• Supplemental Directives

Der komplexe ANSI Z535.6 Standard umfasst fünf Hinweiskategorien für Warnhinweise in US Betriebsanleitungen.

1. Section Safety Message (Abschnittsbezogene Warnhinweise)
2. Grouped Safety Message (Zusammengefasste Sicherheitshinweise)
3. Embedded Safety Message (Eingebettete Warnhinweise)
4. Property Damage Message (Warnhinweise auf Sachschäden)
5. Supplemental Directives (Ergänzende Anweisungen)