Leben#05 Kostenklartext Teil 3a – Sondermaschinen: Abnahme sichern, Rückbehalte vermeiden

Heute kommen wir zu Teil 3 unserer Reihe „Kosten‑Nutzen in der Technischen Dokumentation“. In Teil 1 haben wir Kosten und Nutzen transparent gemacht, in Teil 2 das Serienprodukt durchgerechnet. Heute geht es um Sondermaschinen – also Einzelstücke oder Unikate mit projektspezifischer Anpassung. Im Mittelpunkt steht die Frage: Wie sichert eine konforme Anleitung die Abnahme und damit Ihre Liquidität?

Ein paar wichtige Hinweise vorab: Alles, was wir heute an Zahlen nennen, sind wieder Orientierungswerte. Produkte unterscheiden sich. Komplexität unterscheidet sich. Darum legen wir Rechenwege offen, damit Sie die Größenordnung selbst übertragen können.

Alle Tagessätze beziehen sich dabei auf durchschnittliche Werte von externen Dienstleister und nicht auf interne Abteilungen. Falls Sie an einer Vergleichsrechnung zwischen Interner Erstellung und Outsourcing interessiert sein sollten, lassen Sie es mich in den Kommentaren wissen. Dann machen wir dazu einen Podcast.

Und zu guter Letzt: Ich spreche heute von einer guten, hochwertigen Dokumentation, die von einem professionellen Dienstleister erstellt wird. Und zwar im Zuge eines Erstprojektes für den Start einer Zusammenarbeit mit dem Anlagenhersteller. Denn dieser Podcast soll die Frage beantworten, warum die Kosten zu diesem Zeitpunkt sind, wie sie sind. Kosten nach einer längeren Zusammenarbeit lasse ich bewusst außen vor, da deren Kalkulation stark abhängig von Arbeitsweise und Datenlage ist. Ein solches Beispiel zu konstruieren ist sehr komplex, eventuell könnte das jedoch eine Folge für die Zukunft werden.

Auch möchte nicht die Arbeit von Kollegen und Kolleginne schlecht reden. Auch angestellte Redakteure können tolle Dokumentationen erstellen und leider gibt es auf der anderen Seite auch Dienstleister die schlechte Dokumente liefern. Die Ausgangssituation dieser Folge soll jedoch die Situation beschreiben, die wir häufig vorfinden. Unser Anlagenhersteller ist somit ein Klein- bis Mittelständisches Unternehmen ohne eigenen technischen Redakteur, bei dem die Technsiche Dokumentation bisher eher stiefmütterlich behandelt wurde.

Und nun genug mit dem vorgeplänkel. Starten wir mit dem Kern: Warum ist die Anleitung bei der Sondermaschine ein Geschäftsrisiko‑Regler und nicht bloses „Beiwerk“?

Bei Sondermaschinen entscheidet die Abnahme darüber, wann Rechnungen gestellt, Rückbehalte freigegeben und Schlusszahlungen geleistet werden.

Und in der Praxis sieht es häufig so aus: Unklare Abnahmekriterien, wechselnde Lastenhefte und späte Anpassungen verzögern Prozesse. Das führt häufig dazu, dass die Anleitung am Ende nicht mehr zum finalen Stand passt oder eben nicht fertiggestellt ist – in der Abnahme fällt das auf und verursacht Nacharbeit, Zeitverlust und Rückbehalte.

Abhilfe schafft eine gut strukturierte Anleitung auf einer belastbaren Dokumentationsbasis: Die Struktur definiert klare Kapitel und Arbeitsabläufe; Ergänzungen und Änderungen lassen sich an den richtigen Stellen gezielt einfügen. Checklisten ermöglichen die systematische Kontrolle der Anleitung auf Vollständigeit. Und wenn die Dokumentation insgesamt gut aufgestellt ist (z. B. in einem Redaktionssystem), können Inhalte aus vergangenen Projekten wiederverwendet und für zukünftige Projekte weiter verwendet werden.

Aber wie wird eine Anleitung für die Sondermaschine erstellt? Damit das nachvollziehbar bleibt, zerlegen wir die Arbeit wie in Teil 1 in Arbeitspakete – diesmal aus Projektsicht.

Sondermaschinen erfordern häufig zusätzliche Schritte – vor Ort-Termine, Einarbeitungsworkshops und die Arbeit mit Prototypen bzw. Entwicklungsständen. Typisch sind 10 bis 16 Tage für die redaktionelle Arbeit; je nach Komplexität auch mehr.

Wie teilt sich das ganze auf? Auch dieses Mal nehmen wir den Tagessatz von 900 EUR .

• Einarbeitung & Dokumentensichtung: 0,5–1 Tag
• Projekt‑Gliederung & Mindestinhalte 0,5–1 Tag
• Normen‑/Pflichtenabgleich (Mindestinhalte, Kennzeichnung): 0,5–1 Tag
• Rohtexte (Bedienung, Sicherheit, Montage, Wartung): 3–5 Tage
• Bilder/Screens/Fotos (inkl. Fotobriefing): 1–2 Tage
• Bildbearbeitung/Illustration: 0,5–1 Tag
• Warnhinweise (klassifizieren, formulieren): 0,5–1 Tag
• Abnahme‑ und Prüfkapitel: 1–1,5 Tage
• Layout/Output & Versionierung: 0,5 Tag
• Abstimmungen/Reviews: 1–2 Tage
• Korrekturlauf(e) & Freigabe: 0,5–1 Tag

Summe der Posten für eine solche Anleitung: 10–16 Tage × 900 € = 9.000–14.400 €.

Zusätzlich können folgende Kosten noch dazu kommen: Vor‑Ort‑Termin(e) für Fotografie/Abgleich (Reisezeit, ggf. separat kalkuliert), Schnittstelle zu HMI‑Texten und Erstellung von Schulungsunterlagen.

Aber: Zur Abnahme gehört mehr als Text und Bild. CE und Risikobeurteilung sind genauso wichtig und werden immer häufiger durch den Kunden streng kontrolliert und überprüft.

Entsprechend nehmen wir diesen Block ebenfalls mit auf. Was kostet also eine CE-Kennzeichnung für eine Sondermaschine? Und unterscheidet sich der Prozess zu anderen Produktarten? Die Antwort ist Nein, es läuft genau gleich ab. Für unser Rechenbeispiel nehmen wir wieder unseren Tagessatz von 1.300 EUR.

Wie bei den anderen Produktarten sind die typischen Module:

– Normen‑ und Richtlinienrecherche: 2–3 Tage  → 2.600–3.900 €

– Risikobeurteilung (ohne SISTEMA-Nachweis): 4–6 Tage → 5.200–7.800 €

– SISTEMA (falls Sicherheitsfunktionen/PL‑Nachweis): 5–8 Tage → 6.500–10.400 €

– CE‑Unterlagen & Konformitätserklärung: 2–3 Tage  → 2.600–3.900 €

– Kennzeichnung/Erklärung: 0,5–1 Tage  → 650–1.300 €

In Summe:

Variante A – ohne SISTEMA: 8,5–13 Tage ⇒ 11.050–16.900 €

Variante B – mit SISTEMA: 13,5–21 Tage ⇒ 17.550–27.300 €

Das sind so ziemlich dieselben Werte und Preise wie bei der Serienmaschine oder dem Retrofit. Warum? Ganz einfach: Auch hier sind der Großteil der Fixkosten, die häufig Intialaufwände und Grundlagenarbeit darstellen. Einzig wenn die Sondermaschine viele Anlagenteile und Schnittstellen aufweist, wird es teurer. Denn dann müssen diese Besonderheiten alle separat in die CE-Kennzeichnung aufgenommen werden.

Was bedeutet das in Summe – und wie steht das zur Projektgröße? Rechnen wir das offen durch:

Die Aufwändungen für die Anleitung + CE-Kennzeichnung betragen somit:

– Ohne SISTEMA: 20.050–31.300 €

– Mit SISTEMA: 26.550–41.700 €

Stellen wir diesen Spannen drei typischen Projektgrößen gegenüber:

Kleines Projekt (kompakte Anlage) mit einer Summe von 250.000 €:

– ohne SISTEMA: ≈ 8–12 %

– mit SISTEMA: ≈ 11–17 %

Mittlere Projekt (mittlere Anlage) mit einer Summe von 600.000 €:

– ohne SISTEMA: ≈ 3–5 %

– mit SISTEMA: ≈ 4–7 %

Großes Projekt (große Anlage) mit einer Summe von 1,2 Millionen Euro:

– ohne SISTEMA: ≈ 2–3 %

– mit SISTEMA: ≈ 2–4 %

Auch hier sehen wir, je größer die Projektsumme, umso minimaler ist daran der Anteil der CE-Kennzeichnung. Auffallend ebenfalls: Häufig betragen die Kosten für die Technische Dokumentation und CE-Kennzeichnung keine 10 % der Projektsumme.

Kommen wir nun zum Kern unserer Folge: Dem Rückbehalt, weil es am Produkt Mängel gibt. In unserem Fall Mängel in der technischen Dokumentation, ein häufiger Punkt in der Praxis.

Wenn wir bei dem mittleren Projekt mit 600.000 EUR einen Rückbehalt in Höhe von 5 % annehmen, beträgt dieser 30.000 €; beim großen Projekt mit 1,2 Mio. € sind es 60.000 €. 60.000 € die erst fließen, wenn die Dokumentation in einem guten Zustand ist. Falls der Rückbehalt sogar mit 10% beziffert wird, reden wir von einem Rückbehalt von 25.000 bis 120.000 EUR, abhängig von der Projektgröße. 120.000 EUR, wegen einer schlechten Anleitung, ein Wahnsinn.

Und das kann für die Hälfte des Preises durch eine professionellen Anleitung verhindert werden!

Doch der Rückbehalt ist nur ein Faktor. Häufig sind auch Vertragsstrafen Bestandteil des Kaufvertrages. In unserem Kontext beziehe ich mich auf Vertragsstrafen, falls die Anlage ausfällt oder still steht. Und diese belaufen sich häufig auf mehrere Tausend Euro pro Tag.

Wenn der Stillstand aufgrund einer unzureichenden Anleitung verursacht wird (z. B. wegen einer unvollständigen Handlungsanweisung) und die Produktion nicht fortgesetzt werden kann, entsteht sehr schnell ein wirtschaflicher Schaden für den Anlagenhersteller. Ein Fall, der auch häufig in der Praxis auftreten kann und für dessen Abhilfe wir auch schon eingesetzt wurden.

Ein weiterer, häufig eintretender Fall: Im Lastenheft wurden Zeiten für Werkzeugwechsel, Produktionszyklen und anderen Tätigkeiten definiert, die der Anlagenhersteller mit seiner Maschine einhalten soll. Die Einhaltung dieser Zeiten ist häufig an genauen Arbeitsabläufen und Kriterien (z. B. Qualität des zu bearbeitenden Materials oder regelmäßige Wartung) gebunden. Werden diese Kriterien nicht eingehalten, können die Zeiten wiederum nicht eingehalten werden.

Leider fehlen diese Kriterien und Abläufe häufig in der technischen Dokumentation. Die Folge: Es entstehen Frust und Folgekosten bei beiden Vertragsparteien. Der Endkunde bemängelt die vermeindlich schlechte Anlage und bezweifelt die Zusammenarbeit mit dem Anlagenhersteller. Und der Anlagenhersteller muss erstmal auf Spuren- und Ursachensuche gehen. Häufig damit verbunden sind Vor-Ort-Termine, da die Sondermaschine schließlich bereits in der Produktionshalle des Endkunden steht und nur dort alle Rahmenbedingungen „live“ betrachtet werden können.

Auch hier summieren sich mehrere Tausend Euro innerhalb weniger Stunden zusammen. Auf Seiten des Anlagenherstellers durch: Fahrzeit für den Projektleiter, Ausfall des Projektleiters bei anderen Projekten, Aufwändige Spurensuche im Werk des Endkunden und Analyse des Workflows beim Endkunden. Zuzüglich Schäden am Image und ggf. Strafen für Produktionsausfälle. Auf Seiten des Endkunden summieren sich Frust, Kosten für Stillstand und Produktionsausfall und ggf. weitere Kosten. Die Unzufriedenheit bei beiden Parteien ist groß.

Und das ist jetzt kein erfundenen Fall von mir. Dieses Beispiel aus der Praxis wurde mir von einem befreundeten Konstrukteur und Projektleiter erzählt. Grund war auch hier, weil die Dokumentation nicht sorgfältig genug erstellt wurde und die Informationen zur Einhaltung der Zeiten fehlten. Leider ist das durchaus ein häufiger Praxisalltag und die Kosten werden selten wahrgenommen. Denn der Projektleiter macht ja quasi „nur seinen Job“ und ist ja sowieso da.

Was lernen wir daraus? Die Kosten der Dokumentation sind überschaubar – die Kosten ihrer Lücken sind es nicht. Eine sauber aufgebaute Anleitung und vollständige CE-Unterlagen sind in Summe günstiger als Rückbehalt, Stillstand und Nacharbeit – und sie bringen Sie durch die Abnahme. Wer hier bewusst investiert, vermeidet zusätzliche Anfahrten und Ad-hoc-Einsätze, klärt Erwartungen und sichert den Zahlungsfluss. Gute Dokumentation kostet Geld; fehlende Dokumentation kostet Umsatz, Reputation und verzögert andere Dinge.

Die gute Nachricht: Ein Teil dieser Kosten lässt sich mit klaren Abnahmekriterien und einer professionell aufgesetzten Doku vermeiden – teilweise zum halben Preis des Rückbehalts.
In Teil 3b zeige ich daher die konkreten Schritte: Meilensteine, messbare Ergebnisse und welche Zusatzdokumente die Abnahme spürbar beschleunigen – plus die vier größten Projektrisiken und wie Sie sie abräumen.