Extrafolge: Interview mit Herrn Dietrich Juhl

Ich möchte heute Herrn Dietrich Juhl zu einem Interview willkommen heißen. Er ist Autor von mehreren Büchern über die technische Dokumentation wie Go mobile, Warn Out oder Software Anleitungen verständlich schreiben. Wenn wir schon gerade bei dem Thema sind mit Softwaredokumentation, da können wir gerne mal bisschen drüber reden.

Ich habe es gerade schon erzählt. In meinem Buch geht eigentlich um das zielorientierte Schreiben. Da haben ich diese Philosophie entwickelt, das man sich darauf konzentrieren muss ein bestimmtes Ziel zu erfüllen. Meistens geht es in Anleitungen darum, wie handelt man eigentlich. Dafür habe ich dann Informationstypen entwickelt. Das bekannteste ist die Schritt-für-Schritt-Anleitung, die hier auch vielfach eingesetzt wird.

Ich stelle eben heute fest, dass es früher verpönt war die Menschen persönlich anreden. Heute ist es kein Thema mehr zu sagen: „Drücken Sie die Taste.“

Aber vor 20 Jahren haben sich die Leute in meinen Seminaren gewehrt, zu schreiben „Drücken Sie die Taste“, persönliche Anrede war out. Die Leute haben passiv verwendet. „Die Taste drücken“ vielleicht noch aber auf keinen Fall „Drücken Sie…“. Persönliche Anrede war out. Heute machen wir bei Schritt-für-Schritt Anleitungen direkte Anrede.

Bei Anleitungen brauchen wir häufig andere Strategien und eine Strategie welche aus meiner Sicht sehr wichtig geworden ist sind Regeln. Den meisten Leuten ist das nicht bewusst, was Regeln sind. Wir kennen es von Spielregeln, wenn wir eine Anleitung für Spiele schreiben, dann werden wir am ehesten Regeln machen. Regeln sind auch irgendwie Anleitungen.

Am einfachsten bei Bedienungsanleitung ist es wenn ich irgendeine Tätigkeit habe wo ich sag das weiß der doch. Dann brauch ich keine Schritt für Schritt Anleitung sondern ein paar Regeln.

In meinem Buch habe ich das Beispiel wenn man eine Anleitung für eine Waschmaschine schreibt, dann muss man einen Wasserschlauch anschließen. Muss man dem Installateur sagen wie man einen Wasserschlauch anschließt?

Nicht unbedingt das ist aber eine Sache der Zielgruppe, bei vielen ist vorausgesetzt dass dieses Wissen da ist.

Paar Regeln muss man nennen: Schlauch darf nicht verlängert werden, der Wasserdruck muss so und so hoch sein, usw.

Das sind Regeln und die finden wir häufig in Anleitungen. Als Ergänzung zu Schritt-für-Schritt Anleitungen. Jede Anleitung könnte nur aus Regeln bestehen. Diese sind aber nicht so einfach zu verstehen wie Schritt-für-Schritt.

Ich habe mich mit Software Anleitungen beschäftigt. Da habe ich festgestellt, dass bei Software wir manches anders machen müssen, vorallem da Software intuitiver ist. Brauchen wir dann noch Schritt für Schritt Anleitungen? Müssen wir Parameter, Buttons dann noch erklären?

Ich nenne Handlungsanweisungen die ähnlich wie Schritt-für-Schritt Anleitungen sind bei intuitiver Software.

Das Handlungsziel sollte vorangestellt sein. Man sagt zuerst, wohin die Reise geht. Das steht in der Überschrift ansatzweise drin aber das Handlungsziel ist sehr wichtig und noch wichtiger bei Feature wo niemand drauf kommt wie die bedingte Formatierung bei Excel.

Da würde kein normaler Mensch darauf kommen und man muss ihm erst näher bringen was bedingte Formatierung ist.

Wenn man das vermittelt hat als Handlungsziel, sie können das und das machen, dann kann man ihm noch vermitteln wie kommt er dahin. Wenn das gut geschrieben ist, ist das die halbe Miete für Software Anleitungen.

Abhängig von wie sehr die Nutzergruppe Erkenntnisse über die ganzen Sachen haben gerade im Bereich Software so Sachen wie Kontextmenü sind heutzutage selbsterklärend, da musste man früher sehr viel ausführlicher beschrieben.

Die Anwender sind heute auf der einen Seite auch kenntnisreicher so dass wir nicht mehr Schritt für Schritt schreiben müssen. Auf der anderen Seite können wir bei Software auch sagen, das und das geht, probiere es aus.

Bei Funktionen wie Quadraten zeichnen, die man mit Farben und mit Muster versehen und Liniendicken verändern, muss man dem Benutzer nicht erläutern welche Liniendicken es gibt. 

Das fällt mir gerade so spontan auch die typische Anleitung für den amerikanischen Markt ein, wo man alles sehr genau beschreiben muss in welche Richtung der Anwender die Schraube festziehen muss und mit welchem Drehmoment. Ist halt die Frage ob es im deutschen Markt dann auch so zugeht oder eher nicht?

Ich denke unsere Stärke ist Fachwissen und Fachkompetenz und wir können viel weiter wenn wir Leute haben die auch kompetent sind. Ansonsten werden die Anleitungen viel zu lang, wenn wir jede Kleinigkeit beschreiben müssen.

Anleitungen sollen sich an Leute richten, die genügend Grundkenntnisse haben und nicht für Dummys. Dann würde man den Anwender nicht schätzen.

Im amerikansichen Markt macht man es hauptsächlich wegen Produkthaftung, um jeden Fall der Fehlanwendung auszuschließen

Hier gibt es auch den Trend dass wir vor alle möglichen Sachen warnen. Ich sehe häufig Beispiele, wo gewarnt wird vor 230 Volt. Jeder sollte doch eigentlich mit Strom umgehen können. Der hat zu Hause eine Nachttischlampe, Radio, Rasierapparat und Fernseher, der muss doch eigentlich wissen wenn ich das Kabel anpacke kriege ich ein Schlag. Jeder muss mit 230 Volt umgehen können, sonst ist er nicht lebensfähig. Muss ich nun bei einer Maschine mit intelligenteren Anwendern vor 230 Volt warnen?

Da sind wir gerade bei Ihrer Broschüre WarnOut, dass allgemein ja zuviel gewarnt wird in den Anleitungen.

Ich habe den Eindruck, dass mir inzwischen viele folgen. Vor etlichen Jahren waren die Leute noch der Meinung, dass man viel warnen muss. Inzwischen sagen viele, dass man die Warnungen reduzieren muss.

Trotzdem ist es immer noch so, dass zuviel gewarnt wird. Viele Anleitung sind aus meiner Sicht unbrauchbar weil zuviele und zu große Warnhinweise drin sind.

In einer aktuellen Anleitung war Schritt für Schritt immer wieder unterbrochen durch relativ große Warnhinweise. Da kann man nicht mehr handeln. Wenn man immer wieder unterbrochen wird durch Warnhinweis, die nicht sinnvoll sind.

Wie sehen Sie die mobile Branche? Wird nur noch Anleitungen in Video-Form präsentiert?

Ich hab ein Buch geschrieben – Go Mobile – dieses Buch geht davon aus, dass unsere herkömmliche Textanleitungen nicht gut auf Handy, Tablett oder Notebook bekommen.

Wie kriegen wir also auf vernünftige Weise eine Textanleitung auf ein elektronisches Medium?

Wir gehen heute davon aus, dass fast jeder Nutzer ein Smartphone hat oder dafür gesorgt wird, dass Geräte vorhanden sind.

Nur die Akzeptanz von von den Betrieben gerade diese Anschaffung zu machen ist wahrscheinlich nicht unbedingt vorhanden. Viele sind alte eingefahren und sein und sagen dass man bei der Anleitung in Papier Form bleibt.

Das kommt sehr auf den Einsatz an. Wenn ich eine Schritt für Schritt Anleitung herkömmlich in Papier vorliegen habe, hat man auf dem Smartphone wenig Platz. Hier bietet es sich an jeden Schritt auf einem Bildschirm anzuzeigen und dann weiterblättern kann. Eine Schritt-für-Schritt Anleitung könnte auf den Smartphone ganz anders aussehen ohne beim Video zu landen.

Man hat natürlich mehr Darstellungsmöglichkeiten auf dem Smartphone und kann die jeweilige Elemente interaktiver anzeigen.

Da bin ich nicht so ganz überzeugt. Es gibt Einschränkungen wie beispielsweise Tabellen und Bilder. Da ist das Smartphone zu klein.

Wir haben Tabellen auf DIN A4 in 6 Punkt Schrift und Wartungspläne, das geht auf dem Smartphone nicht mehr geht. Oder aussagekräftige Bilder, wo man Details erkennen kann. Dann muss man das irgendwie unterteilen. Da gibt es andere Strategien, diese sind aber noch nicht in den Content Management Systemen integriert.

Tabellen beispielsweise ist in vielen Fällen ein interessanter Schnittpunkt zwischen Spalten und Zeilen. Auf einem Smartphone könnte man fragen, welche Zeile und Spalte willst du und zeigt nur diese eine Zelle als Ergebnis an. Da fehlt es aber noch an neuen Features in den Content Management Systemen.

Es gibt große Gliederungen und Inhaltsbäume, wie kann man diese auf dem Smartphone abbilden? Wie kann man Topics so gestalten dass man die auf dem Smartphone noch genießen kann.

Weiterhin könnte man sagen ja ist es nicht sinnvoll Sachen auch als Video zu machen oder als Multimedia zu machen oder als virtual reality? Ganz bestimmt. Nur aus heutiger Sicht ist es eben immer noch sehr viel preiswerter was zu schreiben mit Bildern zu versehen und so zu präsentieren. Video ist viel teurer.

AR – VR … Ihre Meinung?

Virtuel Reality…der Unterschied ist mir nie ganz klar. Das Thema mit Beispielen wie das Handlungen vorgemacht werden ist schon beindruckend.

Das kann man sich gut vorstellen, dass es Anwendungen gibt wo sich das lohnt. Bei Automobilbauern haben Reparaturarbeiten, die sehr selten gemacht werden. Da haben sie bisher die Leute aufwendig ausgebildet in Schulungen. Das kann man sich zukünftig vielleicht sparen und kann dem Benutzer eine VR-Brille nehmen und wird geführt. Da kann ich mir das vorstellen. Oder Reparaturarbeiten die sehr sicher ausgeführt sein müssen oder schnell gehen müssen, dass man dann mit VR angeleitet wird. Aber der Aufwand ist riesig groß.

Man benötigt für VR immer noch eine perfekte Schritt-für-Schritt Anleitung. Und hierbei kann man viel gut und schlecht machen. Was sage ich, wie detailliert zeige ich was im Bild?

Das muss man erstmal herstellen und dann die ganze vr Umgebung dazu programmieren. Da gibt’s verschiedene Daten die dann schon da sind wie CAD-Daten beispielsweise und Bilderkennung. Das ganze zu einem funktionierenden System zusammenzubringen ist nicht ganz ohne.

Ich danke Ihnen Herr Juhl für das interessante Interview heute. Zum Schluss möchte ich darauf hinweisen, dass ich in der nächsten Woche mit einer neuen Podcast Reihe zu Maschinensicherheit starte.

Schalten Sie dann auch wieder ein ich möchte mich jetzt noch abschließen fürs Zuhören bedanken und wünsche Ihnen bis zum nächsten Mal eine gute Zeit.