CE #006 Technische Dokumentation für die CE-Kennzeichnung

Der Begriff „Technische Dokumentation“ umfasst alle Arten von Informationsprodukten, die ein Produkt beschreiben und zu dessen Nutzung, Wartung und Instandhaltung anleiten. Daher ist die Betriebsanleitung eine der wichtigsten Bestandteile der technischen Dokumentation.

In der Praxis und im Zuge der CE-Kennzeichnung unterteilt man dabei die Technische Dokumentation in die interne und externe technische Dokumentation. Je nachdem ob ein Informationsprodukt zur internen oder externen Technischen Dokumentation gehört, kann man deren Zielgruppe und die Inhalte davon ableiten.

Unter der internen Dokumentation versteht man Dokumente, die beim Hersteller verbleiben und nur für ihn vorgesehen sind. All das sind Dokumente, die für die Nachweispflicht des Herstellers entsprechend wichtig sind, damit er beweisen kann, dass er seine rechtlichen Pflichten eingehalten hat.

Typischerweise gehören zur internen Dokumentation Dokumente wie Pflichtenheft, die Normenrecherche oder eben die Risikobeurteilung. Die interne Dokumentation umfasst alle Lebensphasen des Produktes, begonnen bei der Konzeption und Produktplanung, über die Markteinführung und die Produktbeobachtungspflicht bis hin zur Einstellung und Produktionsstopp des Produktes.

Alle Unterlagen die das Produkt betreffen werden vom Hersteller gesammelt, aktuell gehalten und archiviert. So kann er die Dokumente einer Marktaufsichtsbehörde vorlegen, sobald diese ihn dazu auffordert. Eine Besonderheit der internen Dokumentation ist es auch, dass sie meist sehr technisch geschrieben ist und auch nur in einer Sprache vorliegt. Denn die Dokumente sind nur für spezielle Personenkreise wie die Entwicklungs- oder Konstruktionsabteilung erstellt. Ein normaler Benutzer kann mit den Dokumenten in der Regel nicht viel anfangen.

Ich habe gerade gesagt, dass die interne Dokumentation alle Lebensphasen des Produktes abbildet. Daher ist auch die externe Dokumentation Teil der internen Dokumentation. Die externe Dokumentation ist dabei quasi ein Sammelbegriff für alle Dokumente die nicht nur intern vorgehalten werden müssen, sondern auch an die jeweiligen Nutzer und Betreiber des Produktes übergeben werden.

Sprich die externe Dokumentation sind Dokumente wie Installationsanleitungen, Kurzanleitungen, Handbücher oder eben die Betriebsanleitung. Alles Dokumente, die dem Kunden zusammen mit dem Produkt übergeben werden.

In der Regel kann man daher sagen, dass der Hersteller mit der externen Dokumentation seiner Instruktionspflicht gegenüber der Kunden nachkommt. Je nach Zielgruppe, Produkt und gesetzlichen Anforderungen müssen die Dokumente entsprechend angepasst werden. Hierzu gehört die entsprechende Formulierung für die Zielgruppe wie auch das Übersetzen in die jeweilige Landessprache.

Nach dem wir nun den Begriff „Technische Dokumentation“ geklärt haben, können wir uns diese Informationsprodukte aus Sicht der CE-Kennzeichnung anschauen. Im Zuge der CE-Kennzeichnung müssen alle relevanten Dokumente zusammengetragen und zur internen und externen Dokumentation zusammengefasst werden.

Leider gibt es keine pauschale Aussage, welche Dokumente für die CE-Kennzeichnung relevant sind. Sollten Sie Ihren Prozess entsprechend meiner Reihe hier aufgebaut haben, liegt die Antwort zu dieser Frage jedoch bereits vor. Denn im Zuge der Normen und Richtlinienrecherche haben wir die Anforderungen der Richtlinien an unser Produkt zusammengetragen. Und dort werden auch die Dokumente aufgeführt, die wir für die CE-Kennzeichnung benötigen.

Da sich diese Anforderungen und Dokumente jedoch von Richtlinie zu Richtlinie unterscheiden können, möchte ich darauf hinweisen, dass die nachfolgende Liste keinen Falls als umfassend anzusehen ist.

Häufig werden die folgenden Dokumente und Informationen aus Sicht der CE-Kennzeichnung gefordert:

• eine Normen- und Richtlinien Recherche
• Prüf- und Messprotokolle
• Eine Risikobeurteilung
• Eine allgemeine Beschreibung der Maschine inklusive einer Funktionsbeschreibung
• Schalt- und Aufstellpläne
• Zeichnungen
• Ein Exemplar der Betriebsanleitung
• Eine Kopie der Konformitätserklärung
• Unterlagen von Zulieferern

In den Richtlinien werden diese Dokumente meist als Technische Dokumentation oder technische Unterlagen bezeichnet, so können die jeweiligen Anforderungen in Erfahrung gebracht werden. Da diese Anforderung ein elementarer Bestandteil der CE-Kennzeichnung darstellt, zeigt dies wiederum wie wichtig und grundlegend die Normen- und Richtlinienrecherche zu Beginn der CE-Kennzeichnung ist.

An dieser Stelle möchte ich jetzt auf das Thema Kalkulation und die Kosten für eine CE-Kennzeichnung eingehen. Denn das ist ein Thema, was viele unterschätzen und wir entsprechend häufig auch Rückfragen dazu bekommen. In den bisherigen Folgen habe ich über das Thema gar nicht gesprochen, doch nun kommen wir mit der Technischen Dokumentation bzw. mit der Betriebsanleitung zu einem Thema, das sagen wir mal, unbeliebt ist.

Die vorherigen Schritte der CE-Kennzeichnung werden meist intern bereits bearbeitet, denn sonst kann kein Produkt geplant werden. Die Technische Dokumentation und insbesondere die Betriebsanleitung dagegen werden sehr gerne an externe Dienstleister ausgelagert, da es intern keiner machen möchte oder kann, da die entsprechenden Ausbildungen und Erfahrungen fehlen.

Also wird ein Dienstleister gesucht und angefragt. Und meist kommt dann ein entsprechend böses Erwachen, wenn das Angebot kommt. Denn allzu häufig werden die Kosten massiv unterschätzt. Wie Sie anhand der bisherigen einzelnen Schritte der CE-Kennzeichnung erkennen können, sind alle Schritte und Prozesse der CE-Kennzeichnung aufwändig und somit auch mit Kosten verbunden. Im Bereich der Technischen Dokumentation ist dies nicht anders.

Denn die Technische Dokumentation ist dabei wohl sogar einer der größten Blöcke im Prozess der CE-Kennzeichnung. Entsprechend wird dieser von vielen Herstellern unterschätzt oder teilweise sogar ganz vergessen. Denn es handelt sich ja nur um ein Stück Papier, dass keiner liest. Häufig kommen zusätzlich dann Fragen zu uns wie: „Kann ich die Übersetzung meinem Kunden in Rechnung stellen?“ oder „Mein Kunde möchte keine Anleitung, die ist ihm zu teuer. Kann ich das vertraglich vereinbaren und auf darauf verzichten?“

Die Antwort dazu ist ganz klar. So wie Sie Energie, Material und Arbeitskräfte für Ihre Produkte und Produktion benötigen und entsprechend mit einkalkulieren, so sollten Sie auch die CE-Kennzeichnung, die Betriebsanleitung und deren Übersetzung miteinkalkulieren. Alle Dokumente sind Teil des Produktes und müssen entsprechend erstellt und beigelegt werden. Eine vertragliche Verzichtsvereinbarung ist nichtig, da sie gegen nationales Recht (bei uns unter anderem im Produktsicherheitsgesetz geregelt) verstoßen. Und außerdem wäre auch eine CE-Kennzeichnung zu Unrecht angebracht, wenn die Technische Dokumentation fehlt, fehlerhaft oder unvollständig ist. Entsprechend müssen Sie dann auch mit den jeweiligen Strafen seitens der Behörden rechnen.

Häufig treffen wir diese Situation bei kleineren Herstellern an, die nur eine geringe Produktionsstückzahl haben. Denn dann muss dieser Kostenpunkt auf wenige Produkte umgelegt werden. Zudem werden die Kosten häufig zwar mit einkalkuliert aber gnadenlos unterschätzt. Es folgt dann leider allzu oft ein böses Erwachen.

Doch wie schätzt man den Aufwand für eine Dokumentation richtig ab? Gerade eine vollständige Betriebsanleitung ist häufig der größte Kostenpunkt in der technischen Dokumentation. Denn diese muss den Normen und Richtlinien entsprechend, für die Zielgruppe verständlich geschrieben und dann meist auch noch übersetzt werden.

Daher möchte ich Ihnen hier ein grobes Rechenbeispiel geben, dass Ihnen zukünftig helfen kann. Definieren Sie zuerst einen Stundensatz. Hier können Sie frei wählen. Entweder nach üblichen internen Stundensätzen oder nach externen. Professionelle Dienstleister liegen häufig bei rund 80 – 100 Euro je Stunde, je nach Anforderungen des Projektes.

Im Anschluss stellen Sie sich die Frage, wie viel Text sie wohl in einer Stunde erstellen können. Oder wie viele Seiten. Überschätzen Sie sich dabei aber nicht. Texte ohne Vorlage oder Struktur zu erstellen, ist anspruchsvoll. Eine beliebte Kennzahl in der Branche ist daher für die Neuerstellung von einer A4-Seite rund 5 Stunden anzusetzen. Je nach Erfahrung und Mittel kann ein Redakteur natürlich auch mehr erstellen.

Die Kalkulation für die Neuerstellung ist dabei für die meisten noch einfach. Aber man muss ja nicht immer alles neu erstellen. Wir bekommen häufig noch Aussagen dazu wie „wir haben noch eine alte Anleitung, die passt fast auf das neue Produkt“. Doch diese Einschätzung ist leider häufig falsch. Denn alte Anleitungen sind meist nach alten Normen und Richtlinien oder teilweise nach gar keinen Anforderungen erstellt worden. Es hat halt jemand mal gemacht.

Doch wie schätzt man so etwas ein? Auch hier, fragen Sie sich selbst. Eine A4-Seite zu lesen und zu überprüfen, wie lange benötigen Sie dafür? Aus eigener Erfahrung kann ich hier sagen, das wird häufig massiv überschätzt. Um eine A4-Seite zu lesen, zu verstehen und zu überprüfen, da vergeht eine Stunde schnell. Gerade das Überprüfen ist aufwändig. Denn Sie müssen quasi jeden Satz lesen und anhand des neuen Produktes abgleichen, ob die alte Aussage noch passt.

Und zum Schluss möchten diese Seiten noch entsprechend dem aktuellen Stand von Normen und Richtlinien überarbeitet werden. Auch hierbei vergeht die Zeit wie im Flug. Aber hierzu gehört nicht nur die textliche Überarbeitung, auch Bilder müssen neu gemacht, bearbeitet und in das Dokument eingefügt werden. Rechnet man hier mit etwa 3 Stunden je Seite, ist man auch hier gut dabei.

Jetzt haben wir grundlegende Berechnungen festgelegt. Doch jetzt stellt sich noch die Frage, wie viele Seiten so eine übliche Betriebsanleitung hat. Wenn Sie meine Podcast-Reihe „Betriebsanleitung erstellen“ kennen, wissen Sie bereits dass es Mindestinhalte gibt. Entsprechend hat eine Anleitung erfahrungsgemäß nie weniger als 40 Seiten.

Ich möchte jedoch anmerken, dass diese 40 Seiten häufig nur für einfachere Produkte gelten. Bei Maschinen und Anlagen landet man schnell zwischen 150 und 300 Seiten, je nach Komplexität des Produktes. Und das selbstverständlich nur in Deutsch.

Wenn Sie diese beispielhaften Zahlen zur Hand nehmen, werden Sie für Ihre Anleitung in einem Kostenbereich von 6.000  – 10.000 Euro landen. Einem durchaus üblichen Preis für eine aktuelle, den Anforderungen entsprechenden Betriebsanleitung. Planen Sie solche Preise unbedingt ein.

Frägt man unerfahrene Kunden nach Ihren Preisvorstellungen für eine Anleitung bekommt man häufig erschreckend niedrige Zahlen wie 1.000 Euro oder weit darunter. Preise unter 1.000 Euro sind unrealistisch, wenn man bedenkt, wie viel Zeit die Erstellung einer Anleitung benötigt und wie viele Schulungen und Weiterbildungen Redakteure regelmäßig besuchen müssen, um aktuell zu bleiben. Nebenkosten wie Softwarelizenzen, Anschaffung von Normen oder ähnlichem sind dabei noch gar nicht berücksichtigt.

Nachdem ich nun gezeigt habe, wie Sie die Kosten einer deutschen Dokumentation grob kalkulieren können, wechseln wir zur Übersetzung. Denn auch diese Position kann recht groß sein, beispielsweise wenn Sie in jeden Mitgliedsstaat der EU exportieren. Denn dann müssen Sie in jede Amtssprache übersetzen, das besagt neben der Maschinenrichtlinie auch das Produktsicherheitsgesetz, welches jeder Mitgliedsstaat in nationales Recht umgesetzt hat. Sprich wenn Sie beispielsweise nach Island exportieren möchten, müssen Sie Ihre externe Dokumentation ins isländische übersetzen. Denn Island ist zwar kein EU-Mitglied, jedoch dafür ein Mitglied des EWR, des europäischen Wirtschaftsraums. Und entsprechend hat es die Richtlinien ebenfalls akzeptiert.

Doch wie schätzt man Übersetzungskosten ein? Im Gegensatz zur Erstellung von Dokumentation wird hier noch mehr mit Software gearbeitet. Dadurch hat sich die Berechnung der Kosten weg von Stundenpreise hin zu Wort- oder Zeilenpreisen entwickelt. Die meisten Übersetzungsagenturen und Übersetzer arbeiten inzwischen nach Wort- oder Zeilenpreis.

Wie Sie vielleicht selbst bereits aus Erfahrungen wissen, gibt es auch hier entsprechende Preisspannen. Es gibt Anbieter im höheren Preissegment und welche im niedrigeren. Prinzipiell können Sie sich hier einen für Sie passenden Partner aussuchen.

Jedoch möchte ich auch hier gleich ein paar Empfehlungen dazu abgeben. Denn wie immer ist „umso billiger umso besser“ nicht die beste Lösung. Sie werden zweifelsfrei Anbieter finden, die Ihnen Übersetzungen zu Wortpreisen von 9 Cent oder darunter anbieten. Ob diese Übersetzungen nun qualitativ gut sind oder nicht, möchte ich hier nicht diskutieren. Ich möchte nur folgendes zu bedenken geben: Professionelle Übersetzer haben in der Regel ihre Sprache studiert und einen entsprechenden Abschluss. In unserem technischen Bereich sollten die Übersetzer außerdem einen technischen Background besitzen, um die Sachverhalte Ihres Produktes verstehen und auch korrekt in der Zielsprache wiedergeben zu können. Das sind Qualitätsmerkmale, die im niedrigeren Preissegment häufig nicht gegeben sind.

Aus Sicht der CE-Kennzeichnung kann ich Ihnen außerdem nur empfehlen, dass Sie mit einem Partner oder Übersetzungsbüro zusammenarbeiten, der nach ISO 17100 arbeitet und zertifiziert ist. Das ist die aktuelle Norm für Übersetzungen und diese hat 2015 die alte Norm, DIN EN 15038 abgelöst. Bei dieser Arbeitsweise wird die Übersetzung von einem Übersetzer erstellt und ein zweiter, unabhängiger Übersetzer mit derselben Qualifikation überprüft und lektoriert die Übersetzung.

Der Grund für diese Empfehlung ist einfach: Prinzipiell gilt, dass der Hersteller alle Teile seines Produktes überprüfen muss. Dazu gehören auch die Betriebsanleitung und deren Übersetzung. Passiert nun etwas wegen einer schlechten oder falschen Übersetzung haftet der Hersteller entsprechend. Arbeitet der Hersteller jedoch mit einem zertifizierten Partner kann er argumentieren, dass er sorgfältig einen Partner ausgewählt hat, um Fehler zu vermeiden. Das der Hersteller quasi alles Erdenkliche getan hat, um Fehler zu vermeiden. Er selbst jedoch nie die Übersetzung prüfen kann, weil er der Sprache nicht mächtig ist. So kann er die Haftung auf den Übersetzungsdienstleister übertragen.

Andersherum ist die Argumentationskette kürzer. Wenn Sie vor Gericht aussagen müssen, dass Sie den günstigsten Dienstleister ausgewählt haben, nur wegen dem Preis, Ihnen aber die Qualität egal war, stehen Sie sehr schlecht dar. Bevor ich das Thema „Kosten“ abschließe noch einmal der Hinweis, dass alle Zahlen frei von mir gewählt sind. Ich möchte auch nicht pauschal sagen, dass ein Preis unter bestimmten Grenzen immer schlecht ist. Es kommt immer auf den Fall an. Aber so können Sie den ganzen Prozess der CE-Kennzeichnung zumindest etwas einschätzen.

Nachdem wir nun die verschiedenen Arten der technischen Dokumentation und ein Rechenbeispiel für die Kosten betrachtet haben, kommen wir nun zum wohl wichtigsten Teil der Technischen Dokumentation: Der Betriebsanleitung.

Gleich vorne weg: Ich gehe hier nur auf die grundlegenden Punkte ein. Denn die vorhin erwähnte Podcast-Reihe „Betriebsanleitung erstellen“ umfasst inzwischen 21 Folgen. Deren Inhalt hier wiederzugeben, ist nicht sinnvoll oder machbar. Sollten Sie sich für die Details der Betriebsanleitung interessieren, kann ich Ihnen diese Reihe wärmstens empfehlen.

Einer der wohl wichtigsten Punkte einer Betriebsanleitung und wohl auch einer der häufigsten Mängel in unseren Überprüfungen ist die Gestaltung der Betriebsanleitung. Denn nur gut gestaltete Betriebsanleitungen sind benutzerfreundlich und erreichen eine einfache und erfolgreiche Anwendbarkeit.

Im Grunde gibt es 4 Kriterien bei der Gestaltung, die wichtig sind und entsprechend berücksichtigt werden sollten. Eine Missachtung der Kriterien führt zu einer schlechten und unnützen Betriebsanleitung, die keiner liest. Die folgenden 4 Kriterien sind wichtig:

• Die Gliederung der Inhalte
• Der Schreibstil
• Die Terminologie
• und die grafischen Darstellungen bzw. Abbildungen

Zur Gliederung der Inhalte möchte ich nur wenig erläutern, denn diese finden Sie in der Podcast-Reihe, in unseren Musteranleitungen oder in der Norm zum Thema Betriebsanleitung, der DIN EN 82079-1 bzw. seit Mai 2019 der IEEE 82079-1.

Der Schreibstil und die Terminologie hängen sehr eng zusammen. Der Schreibstil muss an die Zielgruppe angepasst werden. Sprich wenn einfache Nutzer mit dem Dokument arbeiten sollen, sollte die Anleitung nicht als Doktorarbeit verfasst und von Fachbegriffen überschwemmt sein.

Die Terminologie ist einfach. Vermeiden Sie firmeninterne Terminologie oder Fachbegriffe, die Ihre Leser nicht kennen. Und aufgrund eines aktuellen Falles: Verwenden Sie die einzelnen Bezeichnungen auch entsprechend konstant. Das beginnt bereits bei einfachen Dingen wie der Dokumentenbezeichnung. Definieren Sie Ihr Dokument zum Beispiel als Betriebsanleitung. Aber bezeichnen Sie es dann bitte nicht zwei Seiten weiter als Benutzerhandbuch, Gebrauchsanweisung oder ähnliches. Das verwirrt den Leser. Noch gravierender sind solche Fehler bei Produktbezeichnungen oder der Benennung von Einzelteilen, wie Schrauben oder ähnlichem.

Zu guter Letzt sollten Ihre grafischen Abbildungen das Zeigen, was der Leser sehen muss. Er muss auf den Bildern die wichtigen Punkte erkennen können und es auch in Bezug zur Realität setzen können. Verwenden Sie CAD-Abbildungen, wenn Sie nur bestimmte Elemente darstellen möchten, den Rest können Sie dort ausblenden. Verwenden Sie Fotos, damit der Leser sich entsprechend zu Recht findet, wenn er vor dem Produkt steht. Und überlegen Sie sich, wie Sie Dinge auf den Bildern hervorheben können und den Text zum Bild in Bezug setzen können.