BA #024 Anleitungen außerhalb des Maschinen- und Anlagenbaus

Kurz vor Weihnachten haben wir von einem Hörer einen Themenvorschlag erhalten, den ich heute aufgreifen möchte. Wir wurden gebeten, etwas über den Tellerrand des Maschinen- und Anlagenbaus zu schauen und auf Anleitungen und Handbücher aus anderen Bereichen oder Branchen einzugehen. Und genau das werden wir heute auch tun.

Bevor wir jedoch die Anleitung in anderen Bereichen betrachten können, müssen wir zunächst betrachten woher das Thema denn eigentlich kommt und wieso es Anleitungen gibt. Denn auch die Anleitungen im Maschinen- und Anlagenbau haben denselben Ursprung oder Hintergrund wie alle anderen.

Das Ziel einer jeden Anleitung ist es, dem Leser Informationen zu dem Produkt zu geben, zu dem die Anleitung gehört. Denn häufig sind Produkte nicht selbstverständlich und der Umgang mit diesen muss erlernt werden. Einige Produkte sind außerdem für den Benutzer oder unbeteiligte Dritte gefährlich. Über diese Gefahren muss der Verwender ebenfalls informiert werden, nur so kann er sich und andere schützen.

Ein wunderbares, sogar zeitloses Beispiel ist hier eine einfache Holzfälleraxt. Sie wird zum Fällen und verarbeiten von Bäumen verwendet. Aber gleichzeitig ist sie gefährlich und kann sogar als Waffe verwendet werden. Der Nutzer der Axt muss also im Umgang mit der Axt unterrichtet oder angeleitet werden. Früher geschah dies durch einen entsprechenden Lehrmeister oder Ausbilder. Im modernen Zeitalter und im Zuge der Industrialisierung wuchs die Anzahl an Produkten um ein Vielfaches, es gab zu wenig Lehrmeister. Die Information zur Verwendung musste anders weitergegeben werden und die schriftliche Anleitung entstand.

Oder zumindest so, stelle ich mir die Historie und den Ursprung der schriftlichen Anleitung vor. Denn leider konnte ich hierzu keine belegbaren Informationen finden. Sollten Sie hierzu Informationen haben, würde ich mich darüber sehr freuen. Schreiben Sie mir dazu einfach eine E-Mail.

Kommen wir daher zu belegbaren Informationen. Wie Sie sicherlich wissen, ist die Gesundheit ein hohes Gut, auch in unserer Rechtsprechung. Wer die Gesundheit von anderen Personen verletzt, wird dafür bestraft.

Der Schutz der Gesundheit ist auch eines der wichtigsten Ziele der europäischen Gemeinschaft und der späteren europäischen Union. Zu diesem Zwecke vereinbarten die Mitglieder dieser Gemeinschaften Grundvoraussetzungen zum Schutz von Gesundheit und Sicherheit. Diese Grundvoraussetzungen liefen im Entschluss des europäischen Rates im Mai 1985 mit in die Konzeption der damals neuen CE-Kennzeichnung.

Und so entstanden im Konzept der CE-Kennzeichnung Richtlinien und Verordnungen, die Anforderungen an den Schutz der Gesundheit stellten. Eine der bekanntesten ist dabei die Maschinenrichtlinie für Maschinen und Anlagen. Häufig ist das Ziel oder die Idee einer Maschine, die Arbeit des Menschen zu vereinfachen. Sie ist ausgerichtet auf die Erfüllung eines Ziels oder einer Tätigkeit. Und das macht sie, manchmal zum Leitwesen von uns Menschen, meist ohne Rücksicht auf Verluste.

Oder etwas hart formuliert: Eine Handkreissäge wurde zum Sägen gebaut. Was sie sägt, ist ihr egal, sie unterscheidet nicht zwischen Holz, Gipskarton oder Gliedmaßen. Entsprechend muss der Mensch dahinter darauf achten, dass niemand durch die Handkreissäge verletzt wird. Und solche Risiken häufig im Bereich von Maschinen und Anlagen vertreten sind, stellt die Maschinenrichtlinie besonders viele Ansprüche an die Betriebsanleitung. Im Vergleich viel mehr Ansprüche als zum Beispiel die Niederspannungsrichtlinie oder die EMV-Richtlinie.

Wenn Sie weitere Informationen zur Anleitung des Maschinen- und Anlagenbaus haben möchten, empfehle ich Ihnen in meine anderen Podcasts reinzuhören. Vor allem die Normeninterpretation der DIN EN ISO 20607 ist hier von Bedeutung.

Jetzt wissen wir im groben, woher die Abläufe im Maschinen- und Anlagenbau kommen. Doch wie sieht es in anderen Bereichen aus? Gibt es gemeinsame Nenner, aus denen die Anforderungen für Anleitungen abgeleitet werden können?

Ja, die gibt es. Zum einen im Bereich der anderen Richtlinien. Fällt ein Produkt unter die Niederspannungsrichtlinie, sollte man sich vor der Erstellung einer Anleitung die Anforderungen dieser Richtlinie anschauen. Dasselbe gilt für alle anderen CE-Richtlinien, z. B. auch die Spielzeuggeräterichtlinie. Und wenn man unter keine Richtlinie fällt? Kann man dann auf eine Anleitung verzichten?

Leider nein. Denn sollte ein Produkt unter keine der CE-Richtlinien fallen, greift das Produktsicherheitsgesetz. Und auch dieses fordert eine Anleitung zum Produkt, damit dieses gefahrlos vom Benutzer verwendet werden kann. Sprich eine Anleitung ist immer aus gesetzlicher Sicht gefordert.

Doch genau hier fangen für viele nun die Probleme erst richtig an. Denn viele Richtlinien oder auch das Produktsicherheitsgesetz fordern eine Anleitung. Damit der Nutzer Gefahren erkennen und vermeiden kann. Und das war es dann auch schon wieder. Selten bekommt der Leser mehr Informationen, vor allem nicht welche Inhalte in eine Anleitung müssen und welche nicht.

Abhilfe bringen bekannterweise die Normen. Denn sie definieren diese ungenauen Informationen für ihre jeweiligen Branchen und Bereiche aus. Gibt es also Normen für Anleitungen und Produkte, die unter die Niederspannungsrichtlinie fallen? Und wie sieht es mit anderen Richtlinien aus?

Nun die Antwort ist eine bekannte. Denn ich formuliere sie gefühlt in jedem Podcast. Zunächst aber eine Klarstellung: Es gibt keine Norm für jede der einzelnen Richtlinien. Aber es gibt eine horizontale Norm, für alle Arten von Produkten. Von der Farbdose bis zur komplexen Industrieanlage. Die IEC/IEEE 82079-1 von 2019 mit dem Titel: Erstellen von Nutzungsinformationen.

Sprich jeder Redakteur der die Aufgabe hat eine Betriebsanleitung oder andere Arten von Benutzerinformationen zu erstellen, sollte sich mit dieser Norm auseinandersetzen. Denn nur mit ihr können Dokumente erstellt werden, die die rechtlichen Ansprüche der Märkte und die Ansprüche der Benutzer erfüllen.

Und die Erfüllung der Ansprüche der Benutzer erwähne ich hier vor allem deshalb, weil diese nicht leicht zu erfüllen sind. Wie oft hatten Sie schon eine Anleitung in der Hand, weil Sie ein Problem mit Ihrem Receiver, Smart-TV oder Küchengerät hatten? Und wie häufig haben sie diese dann frustriert in die Ecke geworfen, weil Sie die gewünschte Information nicht gefunden haben? Das Erstellen von Benutzerinformationen kann eine Herausforderung sein.

Entsprechend empfehlenswert sind Weiterbildungen, Schulungen und die Unterstützung von Experten. Auch ein Blick eines erfahrenen Fachmanns, kann Schwachstellen der Dokumentation aufzeigen, die vorher vorborgen geblieben sind. Zusammen mit der Norm führt dies zu einer sehr guten Anleitung. Auf die Inhalte der Norm selbst werde ich in dieser Folge nicht eingehen. Diese sind sehr umfangreich, wir widmen der Norm daher eine oder mehrere eigene Folgen.

Gehen wir nun weg von der Benutzerinformation. Denn es gibt auch noch andere Bereiche und artverwandte Dokumente, wo die IEC/IEEE 82079-1 nicht angewendet wird. Denn die IEC/IEEE 82079-1 bezieht die Struktur der Informationen auf den Lebenszyklus des Produktes. Jedoch hat nicht jedes Produkt einen Lebenszyklus.

Gerade bei digitalen Produkten, wie zum Beispiel Software, führt dies zu den Grenzen der Anwendbarkeit der IEC/IEEE 82079-1. Dafür gibt es gerade im Bereich Software dann weitere Normen, die Informationen zur Thematik aufarbeiten. Dort spricht man nicht von Benutzerinformation oder Betriebsanleitung, sondern von Handbüchern.

Auf die Thematik und Inhalte dieser Normen werde ich hier nun aber auch nicht eingehen. Mein Kollege, Herr Florian Seckinger, hat hierzu eine Podcast-Reihe mit Frau Sissi Closs veröffentlicht. Sollten Sie also im Bereich Software unterwegs sein, schauen Sie in die Podcast-Reihe.

Neben Software und Produkten mit Lebenszyklus gibt es noch andere Produkte, die Informationen benötigen, aber in keine der bisher genannten Gattungen fallen. Wie geht man dort damit um? Nun meines Wissens nach, gibt es dort keine Normen oder andere Regelwerke, die den Inhalt der Benutzerinformation vertiefen und beschreiben.

Entsprechend sind dort die Redakteure sich selbst überlassen. Wie geht man in solchen Situationen mit der Anforderung des Gesetzgebers um? Wäre ich an dieser Stelle, würde ich pragmatisch vorgehen. Denn auch wenn die IEC/IEEE 82079-1 vermutlich nicht auf die Produkte anwendbar ist, bietet sie dennoch Lösungsansätze dafür an.

Auch dieser Ansatz ist etwas, was ich in vielen meiner Folgen immer wieder erwähne: Die Zielgruppenanalyse. Denn mit der Zielgruppenanalyse definieren wir die Empfänger des Produktes und deren Informationsbedarf. Sprich nach der Zielgruppenanalyse kennen wir die Benutzer unseres Produktes. Entsprechend können wir ihren Informationsbedarf ermitteln und diese Informationen in der Anleitung oder Benutzerinformation abbilden.

Da das ganze bisher sehr theoretisch ist, versuche ich mich an zwei Beispielen aus verschiedenen Bereichen. Mein erstes Beispiel bezieht sich auf einen Router, wie man ihn von den verschiedenen Internetanbietern zur Verfügung gestellt bekommt. Der Endbenutzer möchte Internet, ganz einfach. Die Anwendung der Lebensphasen ist bei dieser Produktart bedingt möglich, daran könnte man sich also als Redakteur entlang hangeln. Es gibt keinen Transport, es gibt keine Bedienung und auch keine Entsorgung. Diese Kapitel entfallen also.

Hingegen haben wir ein Kapitel Inbetriebnahme. Denn genau das möchte der Benutzer tun. Er möchte Internet. Also muss dem Nutzer das Vorgehen dazu erläutert werden. Tiefergehende Informationen wie die Freischaltung von Ports oder tiefergehende Konfiguration der Firewall interessiert ihn in der Regel nicht. Also muss ich das als Redakteur ebenfalls berücksichtigen. Zum Beispiel, indem ich diese Informationen in ein eigenes Dokument oder Kapitel verlagere. So entsteht dann eine Anleitung, mit der der Benutzer den Router in Betrieb nimmt, inklusive der benötigten Informationen zur Sicherheit und Restgefahren.

Ich hoffe, dass gerade aufgeführte Beispiel verdeutlicht ein mögliches Vorgehen. Dasselbe möchte ich nun mit einem anderen Produkt wiederholen. Diesmal anhand eines Gaszählers. Das ist ein Produkt, dass von den jeweiligen Fachkräften installiert wird, meist im Zuge der Installation eines Gasanschlusses. Wir haben hier also keine Endverbraucher oder Laien als Zielgruppe, sondern die beliebten Fachkräfte.

Und genau mit diesen beginnt das erste Problem. Eine Fachkraft in Deutschland ist kein Problem. Durch unser Ausbildungssystem sind die zu vermittelten Inhalte klar geregelt. Man kann also dieselben Kenntnisse bei allen Absolventen der Ausbildung annehmen. Doch sobald man international tätig ist, bröckelt diese Annahme. Schlicht und ergreifend, weil es in vielen Staaten kein Ausbildungssystem gibt und die Auszubildenden nur das Erlernen, was ihnen der Meister beibringt.

Hier eine Basis der vorhandenen Kenntnisse zu erarbeiten ist schwer und eine Herausforderung. Aber erst danach kann eine zielführende Anleitung erstellt werden, da erst dann bekannt ist, welche Kenntnisse das Personal hat. Und nur dann kann man davon ableiten, welche Informationen bereitgestellt werden müssen.

Hat man diese, ich nenne es jetzt „Basisinhalte“ definiert geht es weiter. Denn theoretisch weiß man nun was nicht beschrieben werden muss. Jetzt muss der Redakteur all die Dinge am Gaszähler beschreiben, die für die Zielgruppe unbekannt sind. Und das kann gerade in der aktuellen Zeit mit der Digitalisierung eine große Arbeit sein. Was ich damit meine? Nun ich sag es mal so: In den 80ern war ein Gaszähler ein Gaszähler. Jetzt im Zuge der Digitalisierung gibt es vielleicht Schnittstellen zum Ethernet und ähnlichem. Sprich alles im Zeichen des SmartHome. Damit der Gaszähler auch auf dem Handy abgerufen werden kann.

Sprich für solche Produkte muss sich der Redakteur ziemlich viele Gedanken machen. Sehr schnell fehlen Informationen was wiederum zu Frust bei der Zielgruppe oder auch bei den Endbenutzern des Produktes führen kann. Denn die Endnutzer erwarten schließlich auch, dass ihnen von den Fachkräften ein funktionierendes Produkt übergeben wird. Oder würden Sie Ihren neuen Gaszähler ohne funktionierende SmartHome-Funktion akzeptieren?

Ich denke dieses mögliche Vorgehen ist eine guter Lösungsansatz für Produkte, die nicht unter die üblichen Normen fallen. Mit erkennen der Zielgruppe und deren Informationsbedarf kann eine gute Anleitung erstellt werden. Denn schließlich ist genau das das Ziel der Anleitung: Den Leser mit allen notwendigen Informationen zu versorgen. Auch wenn in der heutigen Zeit der rechtliche Zweck leider immer noch häufig im Vordergrund steht.