Da Microsoft Word nicht speziell für das Schreiben einer Technischen Dokumentation entwickelt ist, bietet diese Software auch entsprechende Nachteile.
Word hat im Gegensatz zu einem Redaktionssystem keine Funktion für die Archivierung und das Einfrieren von einzelnen Druckständen. Jeder Druckstand von einer Betriebsanleitung muss aufgrund der Produkthaftung für 10 Jahre vorgehalten werden. Eine mit Word erstellte Betriebsanleitung kann im Nachhinein nur schwer geändert werden. Änderungen an einer Stelle in der Anleitung haben Auswirkungen auf die Formatierung anderer Stellen, weswegen zusätzliche Arbeit für den Redakteur entsteht. Durch Speichern von überarbeiteten Dokumenten in Word wird entweder der alte Stand überschrieben oder die Übersichtlichkeit geht verloren, weil für jeden Stand eine neue Datei abgelegt werden muss.
Auch ist Word nicht für viele Bilder ausgelegt. Die Dateigröße eines Word Dokumentes kann bei vielen Abbildungen schnell ansteigen. Das führt unter Umständen dazu, dass Word öfters mal abstürzt und für Frustration beim Dokumentenersteller sorgt. Auch ist Word nicht als Programm für eine Technische Dokumentation sinnvoll, wenn die Produktpalette des Herstellers groß ist aber sich die Produkte sehr ähneln. Sind viele Teile in einer der Anleitung auch in den anderen Anleitungen verwendbar, lohnt sich der Einsatz von Word als Erstellungsprogramm nicht mehr. In diesem Fall ist ein Redaktionssystem sinnvoller, da diese extra dafür ausgelegt sind Texte als Bausteine wieder zu verwenden.