BA #009 Inhalte der Betriebsanleitung: Bedienung

Ein herzliches Willkommen an alle Zuhörerinnen und Zuhörer zu einer neuen Folge unseres Podcasts zur Technischen Dokumentation. Mein Name ist Florian Schmider und ich bin bei der GFT AKADEMIE verantwortlich für den Bereich der Technischen Dokumentation.

 Letzte Woche haben wir die Themen Anschluss, Montage und Inbetriebnahme behandelt. Nun ist unser Produkt oder unsere Maschine aufgebaut und Einsatzbereit. Daher geht es nun heute um die Bedienung.

Wie auch in den letzten Folgen gilt: Wenn Sie die vergangenen Podcasts nicht gehört haben, empfehle ich dies nachzuholen. Ich verweise immer wieder auf Begriffe die in vergangenen Podcasts erklärt wurden, die ich aber nicht erneut erklären werde, da ansonsten die Podcasts noch umfangreicher und länger werden würden.

An dieser Stelle möchte ich auch noch kurz auf die neue Serie eingehen, die auch innerhalb dieses Podcasts ist. Mein Kollege, Herr Florian Seckinger, macht seit einiger Zeit ebenfalls Podcasts zum Thema Risikobeurteilung und CE-Kennzeichnung. Daher haben wir die Bezeichnung unserer Folgen angepasst. Die Folgen zum Thema Betriebsanleitung erstellen sind mit einem „BA“ gekennzeichnet, die Folgen zum Thema Risikobeurteilung mit einem „RB“.

Das Kapitel Bedienung wäre nun theoretisch nach der Nummerierung in den Podcast das Kapitel 7. Wurde das vorherige Kapitel unseres letzten Podcasts nun aufgeteilt, kann es auch Kapitel 8 oder 9 sein. Dies ist aber nicht weiter von Bedeutung. Dasselbe gilt für die nachfolgenden Kapiteln. Prinzipiell ist es nur wichtig, dass die Kapitel durchgehend nummeriert sind, damit sich der Leser zurechtfinden kann.

Das Bedienkapitel hat eine große Bedeutung für die Anleitung. Zum einen ist es das Hauptkapitel, da wir ja etwas mit unserem Produkt oder der Maschine tun möchten. Dazu müssen wir diese Bedienen und genau diese Informationen beinhaltet dieses Kapitel.

Der andere Punkt warum dieses Kapitel so wichtig ist, ist die Zielgruppe. Vor allem im Maschinen- und Anlagenbau werden Arbeitsplätze durch Maschinen ersetzt, die dieselbe Aufgabe effizienter lösen können als jeder Mensch.

Wichtiger Hinweis!
Bedient werden diese Maschinen oft von ungelernten Hilfskräften oder vom Fachwissen her, eher schlecht qualifiziertem Personal. Nur noch wenige Arbeiten an den Maschinen werden von Fachkräften und Spezialisten erledigt.

Durch diese Zielgruppe ist es wichtig, dass gerade die Texte im Kapitel Bedienung einfach, kurz, verständlich und prägnant formuliert werden. Die Anleitung ist für diese Gruppe auch ein wichtiger Bestandteil des Sicherheitskonzeptes und durch gut formulierte Anweisungen können Gefahrensituationen vermieden oder verhindert werden.

Jedoch ist gerade dieses einfache, kurze und verständliche Schreiben häufig ein Problem für den Ersteller der Betriebsanleitungen. Zu oft sind die Ersteller zu qualifiziert und zu tief im Thema, um sich überhaupt in die Bediener hinein zu versetzen zu können. Die Folge sind unvollständige Handlungsanweisungen oder Handlungsschritte, in denen Informationen für den Leser fehlen, da diese als selbstverständlich oder „das ist doch klar“ angesehen werden.

Bevor wir auf die Inhalte eingehen, möchte ich zuvor auf die Gestaltung und Struktur von Handlungsschritten eingehen. Vorhin habe ich gesagt, dass diese kurz, einfach und verständlich sein sollen. Jedoch ist diese Aussage vage oder für den einen Redakteur ist ein Satz kurz und für den nächsten ist derselbe Satz zu lang.

Es gibt hier keine festgelegte Definition. Wir arbeiten daher nach dem Motto, „ein Handlungsschritt, ein Satz“. Außerdem arbeiten wir mit Zielangaben, Voraussetzungen, Zwischenschritten, Zwischenresultaten, Abschlussmeldungen und vielen Bildern, um die Handlungen verständlich zu gestalten.

Bestehen Handlungen aus mehreren Schritten, die Zeitlich nacheinander durchgeführt werden müssen, nummerieren wir die einzelnen Schritte aufsteigend. Ist die zeitliche Reihenfolge egal, nutzen wir Aufzählungspunkte oder ähnliche Listen. Generell schreiben wir Handlungsschritte im aktiv, damit sich der Leser angesprochen fühlt.

 Ein Beispiel: Es muss ein Deckel eines Batteriefaches entfernt werden, damit die Batterien entnommen werden können. Die Handlungsschritte sind zeitlich nacheinander durchzuführen. Die Handlungsanweisung beginnt zunächst mit der Zielangabe. Diese lautet: Ziel dieser Handlung ist das Entfernen des Deckels des Batteriefaches.

Als nächstes geben wir die Voraussetzungen für die Handlungsschritte an: Die Überschrift dazu lautet: Voraussetzungen. So kennzeichnen wir für den Leser beispielsweise welches Werkzeug vorhanden sein muss oder welche Handlungen durchgeführt werden müssen, bevor diese Handlung durchgeführt werden kann. Dort führen wir den Torx-Schraubenzieher in der entsprechenden Größe der Schrauben auf.

Die Handlung hat eine zeitliche Reihenfolge die eingehalten werden muss, daher beginnt sie mit einer 1 oder Erstens. Danach kommt der folgende Text: Lösen Sie die 4 Schrauben (1) mit Hilfe des Torx-Schraubendrehers durch drehen gegen den Uhrzeigersinn.

Die (1) hinter dem Wort Schrauben ist auch auf dem danach folgenden Bild abgebildet, die dort die 4 zu lösenden Schrauben kennzeichnet.

Für diejenigen die sich über die Angabe der Drehrichtung wundern: Unser Ansatz ist es, auch solche vermeintlich selbstverständlichen Informationen in die Handlungen mit aufzunehmen. Der ein oder andere wird sich wundern, aber solche Dinge wie Drehrichtungen von Schrauben sind nicht selbstverständlich. Gerade wenn Produkte oder Maschinen für ungelernte Hilfskräfte oder Laien gedacht sind, müssen solche Angaben mit in die Handlungen eingebaut werden. Dies zeigt sich dann vor allem, wenn Produkte in Märkte exportiert werden, wo der Bildungsstandart niedriger ist wie bei uns. Hierzu gehören neben den USA auch Märkte wie China oder Asien im Allgemeinen.

Vorhin habe ich noch weitere Elemente erwähnt, die wir in den Handlungen verwenden. Diese möchte ich nun auch in das Beispiel oben einbauen. Ein Zwischenresultat wäre beispielsweise, dass der Deckel nun nach dem Lösen der 4 Schrauben locker ist und entfernt werden kann. In Schritt 2 könnte nun stehen, dass der Deckel nun in die Pfeilrichtung geschoben und dann abgenommen werden kann. In der Abbildung wäre dann der Deckel mit einer Hand abgebildet, die den Deckel in eine Pfeilrichtung schiebt.

Das entsprechende Endresultat oder Abschlussmeldung wäre, dass das Batteriefach nun geöffnet ist und die Batterien entfernt werden können. Abschlussmeldungen kennzeichnen wir in der Regel auch mit einem extra Piktogramm anstatt einer Nummer oder einer anderen Formatierung, damit der Leser auch gleich sieht, dass die Handlung abgeschlossen ist und nicht auf der nachfolgenden Seite weitergeht.

An diejenigen, die nun versucht sind zu schreiben: Um neue Batterien einzusetzen, folgen Sie der Handlungsanweisung entsprechend umgekehrt: Bitte schreiben Sie solche Handlungen nicht. Machen Sie ein separates Kapitel und beschreiben Sie den Einbau entsprechend neu und vollständig.

Um es besser erklären zu können, bezeichne ich nun unser Beispiel von gerade als „Entfernen der Batterien“ und die umgekehrte, nicht beschriebene Handlung als „Einsetzen der Batterien“. Zu oft habe ich es erlebt, dass durch dieses „entsprechend umgekehrt durchführen von Handlungen“ Informationen fehlen oder vergessen werden.

Um bei unserem Beispiel zu bleiben: Beim „Einsetzen der Batterien“ muss darauf geachtet werden, dass das Kabel, mit dem die Batterie verbunden ist, auch sauber und unterhalb der Batterie liegt. Ansonsten besteht die Gefahr das beim verschließen des Deckels, das Kabel beschädigt und gequetscht wird.

Folgt nun der Leser der Handlung in umgekehrter Reihenfolge, besteht die Gefahr, dass das Kabel beschädigt wird, da die Information nicht in den Handlungsschritten steht. Dies ist aber natürlich auch klar, da der Redakteur davon ausgegangen ist, dass das Kabel beim „Entfernen der Batterien“ bereits korrekt unter den Batterien liegt.

Ich hoffe, ich konnte mit diesem Beispiel zeigen, warum ich solche Formulierungen wie „in umgekehrter Reihenfolge“ nicht mag und warum wir diese nicht verwenden.

Weitere Elemente von Handlungen sind Zwischenschritte oder untergeordnete Handlungsschritte auf zweiter Ebene. Zwischenschritte oder untergeordnete Handlungen einzubauen ist einfach und wird bei uns genauso durchgeführt wie die Gestaltung der Handlungsschritte auf der ersten Ebene. Es ist jedoch darauf zu achten, dass die untergeordneten Handlungsschritte klar von der übergeordneten Handlung getrennt werden können.

Es ist nicht sinnvoll, beide Handlungen numerisch bei 1 anfangen zu lassen. Dadurch wären doppelte Zahlen in der Nummerierung und der Leser kann dadurch verwirrt werden. Besser ist eine abgegrenzte Nummerierung wie durch Buchstaben oder ähnlichem. So ist dem Leser immer klar, welcher Handlungsfolge er gerade folgt.

Nun möchte ich noch kurz auf Sicherheit- und Warnhinweise in Handlungen eingehen. Studien und Tests haben gezeigt, dass Sicherheits- und Warnhinweise in diesem Warnschildformat häufig in Handlungen überlesen werden. Unter Warnschildformat ist gemeint, dass die Warnhinweise als Tabelle oder mit Rahmen formatiert sind und so aussehen, wie Warnschilder die auf dem Produkt angebracht sind.

Der Grund dafür ist, dass in Zeitungen und Zeitschriften die Werbung meist ebenfalls in Kästchen bzw. umrahmt sind und Leser sich dadurch angewöhnt haben, diese zu überspringen.

Wichtiger Hinweis!
Daher sollten Sicherheits- und Warnhinweise in den Fließtext der Handlungen eingebaut werden, so dass sie nur wenig auffallen und den Lesefluss möglichst nicht unterbrechen. So kann der Warnhinweis zum Beispiel direkt unter die Handlung geschrieben werden, in derselben Schriftgröße mit einem hervorgehobenen Signalwort.

Kommen wir zurück zu unserem Kapitel Bedienung. Wir haben nun geklärt, wie die Handlungsschritte aufgebaut werden und wie diese aussehen können. Inhaltlich schreiben wir in dieses Kapitel alle Tätigkeiten, die die Zielgruppe durchführt. Sei es das Ein- und Ausschalten der Maschine oder das Herstellen von Produkten auf dieser.

Sollte die Maschine für die Fertigung von mehreren Produkten ausgelegt sein, machen wir immer ein Beispielablauf für ein einzelnes Produkt. So kann der Leser anhand dessen sehen, wie die Arbeit an der Maschine ablaufen kann. Erfahrungsgemäß ist es oft nicht sinnvoll die Fertigung aller Produkte im Detail zu beschreiben, da häufig der Unterschied nur in den zu verwendeten Teilen liegt, die Abläufe ansonsten jedoch identisch sind.

Wie alle vorherigen Kapiteln bekommt auch das Bedien-Kapitel zu Beginn einleitende Hinweise. Hier wird ebenso wie bei anderen Kapiteln auf die Personalqualifikation verwiesen. Da wir aber meist ungelernte Hilfskräfte haben, kommt ein Hinweis hinzu, dass die Maschine oder das Produkt nur im Rahmen der Bestimmungsgemäßen Verwendung eingesetzt werden darf und die Personen eingearbeitet worden sein müssen.

Wir verweisen zudem nochmals auf das Sicherheitskapitel sowie mit einem Warnhinweis darauf, dass es gefährlich sein kann, die Maschine entgegen der Bestimmungsgemäßen Verwendung einzusetzen und dass die Schutzeinrichtungen funktionstüchtig sein müssen und vor Arbeitsbeginn zu überprüfen sind.

In einem Kapitel für die Einarbeitung verweisen wir auf die Wichtigkeit der Einarbeitung von Bedienungspersonal und deren Vorteile. Außerdem können hier Vorrausetzungen definiert werden, unter denen Personal als eingelernt gilt.

Normalerweise werden dann in den nachfolgenden Kapiteln alle Handlungen beschrieben, die der einfache Nutzer durchführt. Sei dies das Ein- und Ausschalten der Maschine, das Stillsetzen und Wiedereinschalten bei Notfällen, oder das Versetzen der Maschine in Grundstellung.

Da dies von Produkt und Maschine unterschiedlich ist, gehe ich hier nicht genauer darauf ein. Aufgrund der Beispiele müsste jedoch klar sein, was hier alles beschrieben wird.

In der Praxis ist es meist so, dass es neben der Bedienung auch ein weiteres Kapitel wie Einrichten oder „erweiterte Bedienung“ gibt, das für Fachkräfte oder Personen mit Schulungen vorgesehen ist. Dieser Modus wird in der Regel durch Benutzerebenen in der Steuerung oder Schlüsselschalter von der normalen Bedienung abgegrenzt.

Je nach Umfang der erweiterten Bedienung, kann es sinnvoll sein, dieses in ein eigenes Hauptkapitel zu verlagern oder es direkt zur Bedienung mitaufzunehmen. Darin werden wie im Kapitel Bedienung alle Handlungen beschrieben, die der Nutzer durchführt. Auch dort beginnt es mit den einleitenden Hinweisen und dann mit den nachfolgenden Handlungen.

Wichtig ist bei der erweiterten Bedienung oder beim Einrichten, dass es sein kann, dass zweckgebunden gefährliche Situationen entstehen können. Dies kann beispielsweise bei der Programmierung von Robotern für neue Produkte sein. Bei der Programmierung von Verfahrwegen kann es schnell zu Unfällen oder Sachschäden kommen, wenn die Schutzeinrichtungen für die Programmierung deaktiviert werden. Und dies ist nur ein Beispiel. Daher müssen dort die entsprechenden Sicherheits- und Warnhinweise eingefügt werden.

Nächste Woche geht es weiter mit den Angaben zur Wartung und Instandhaltung.

Wichtiger Hinweis!
Eine detaillierte Darstellung mit Beispielen zu Handlungsschritten finden Sie in unserer Musteranleitung, so wie ich sie in diesem Podcast beschrieben habe. Dort können Sie sich diese anschauen, dann haben Sie auch das passende Bild vor Augen und es ist verständlicher als dies nur zu hören.

Sie können diese über unser Downloadportal herunterladen. Nach Eingabe einiger Daten erhalten Sie Zugriff auf unser vollständiges Downloadportal. Dort gibt es außerdem Checklisten und andere hilfreiche Informationen zur Erstellung von Betriebs- und Gebrauchsanleitungen.

Wir sind nun wieder am Ende des heutigen Podcasts. Ich hoffe, es hat Ihnen gefallen und Sie sind auch wieder beim nächsten Mal dabei. Sollten Sie Fragen oder Anregungen zu weiteren Podcast haben, schreiben Sie sie in die Kommentare oder senden Sie sie uns per E-Mail info@gft-akademie. zu. Wir freuen uns über jede Rückmeldung.

Herzlichen Dank fürs Zuhören, bis zur nächsten Woche.
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