BA #006 Inhalte der Betriebsanleitung: Sicherheits- und Warnhinweise

Ein herzliches Willkommen an alle Zuhörerinnen und Zuhörer zu einer neuen Folge unseres Podcasts zur Technischen Dokumentation. Mein Name ist Florian Schmider und ich bin bei der GFT AKADEMIE verantwortlich für den Bereich der Technischen Dokumentation.

Letzte Woche haben wir das Kapitel 3 Sicherheit behandelt. Ein wichtiger Teil des Kapitels 3 „Sicherheit“ sind die Sicherheits- und Warnhinweise. In unserem heutigen Podcast geht es daher genau um diese.

Unser heutiges Thema ist Kapitel Sicherheits- und Warnhinweise. Es wird auch „Allgemeine Sicherheitshinweise“ genannt. Wie auch in den letzten Folgen gilt: Sollten Sie die vergangenen Podcasts nicht gehört haben, empfehle ich dies nachzuholen. Ich verweise immer wieder auf Begriffe die in vergangenen Podcasts erklärt wurden, die ich nicht erneut erklären werde, da ansonsten die Podcasts noch umfangreicher und länger werden würden.

Sicherheits- und Warnhinweise sind wichtige Bestandteile von Anleitungen, denn sie machen dem Leser Risiken bewusst und nur dann kann er diese erkennen und vermeiden.

Jedoch ist an dieser Stelle auch zu erwähnen, dass richtig formulierte Handlungsanweisungen, kurz und verständlich formuliert, noch wichtiger sind. Solche Anweisungen helfen dem Leser sich richtig zu verhalten und Handlungen richtig durchzuführen, so dass gefährliche Situationen nach Möglichkeit gar nicht entstehen können.

Fangen wir zunächst mit dem Unterschied zwischen Sicherheits- und Warnhinweisen an. Viele nutzen die beiden Begriffe synonym, da sie eine ähnliche Bedeutung und Struktur haben. Dies stimmt jedoch nicht ganz.

 Sicherheitshinweise stehen in der Regel in einem gesonderten Kapitel, wie das letzte Woche besprochene Kapitel Sicherheit. Sie sollen den Leser inhaltlich Hinweise zur sicheren Benutzung des Produktes oder der Maschine geben. Sie nennen in der Regel die Gefährdungen und geben Hinweise und Möglichkeiten zur Vermeidung der Gefährdungen. Ebenso nennen Sie Konsequenzen und Folgen bei Nichtbeachtung der Hinweise. Bis hierin sind diese sehr ähnlich zu den Warnhinweisen.

Jedoch sind die Sicherheitshinweise nicht zeitlich an die entsprechenden Tätigkeiten gebunden. Man könnte sagen, sie sind nicht handlungsbezogen. Stattdessen sollen Sicherheitshinweise generell das sicherheitsgerechte Verhalten grundlegend stärken und sich im Gedächtnis einprägen. Daher findet man sie meist in einem separaten Kapitel und nicht in den einzelnen Handlungen.

In der Regel sind Sicherheitshinweise auch gestalterisch ähnlich an den Fließtext gehalten und nicht besonders gekennzeichnet.

Warnhinweise hingegen werden konkret im jeweiligen Zusammenhang genutzt, genau dann wann die Gefahr auftritt. An manchen Produkten werden diese auch neben der Anleitung direkt am Produkt angebracht, um vor Gefahren zu warnen. Sie sollen sich optisch abheben und die Aufmerksamkeit des Lesers steuern, um ihn so vor der Gefahr zu warnen. Sie sollen das Risiko in Handlungen senken und durch einfache und verständliche Sätze das konkrete Verhalten beschreiben, um die Gefahr zu vermeiden.

Kommen Warnhinweise direkt in Handlungen vor, spricht man von eingebetteten Warnhinweisen. Diese sind wie die Handlung formatiert und werden zusätzlich durch das allgemeine Gefahrenzeichen, das Ausrufezeichen im Warndreieck, gekennzeichnet.

Warnhinweise haben wie Sicherheitshinweise eine klare Struktur. Auch sie nennen, die Gefahr, Folgen bei Nichtbeachtung und mögliche Lösungen. Die Basis dafür hat ursprünglich die ANSI Z535-Normenreihe von Amerika gelegt. Die Normenreihe ist inzwischen auch für Europa anwendbar, sie wird beispielsweise in der DIN EN 82079-1 genannt.

Sollte sich hier nun jemand fragen, warum man den ANSI-Standard in Europa außerdem verwenden sollte: Neben der besonderen Relevanz in den USA und als weltweit anerkanntem Standard hilft sie bei der Vereinheitlichung von technischer Dokumentation für unterschiedliche Märkte weltweit. Ansonsten müsste man für jeden Zielmarkt spezielle Anleitungen erstellen, die nur dort gelten, was einen großen Aufwand bedeutet.

Daneben gilt die ANSI durch Richtlinien und Normen in Europa inzwischen auch als Stand der Technik. In Haftungsfällen wäre es also besser diesen zu verwenden. Außerdem ist die ANSI die einzige, umfassende Norm für Sicherheits- und Warnhinweise in produktbegleitenden Dokumenten.

Zurück zu den Warnhinweisen: Warnhinweise werden meist als Tabellen oder in ähnlicher Form gestaltet. Meist sogar so, wie sie auf dem Produkt vorkommen. Dies ist aus meiner Sicht auch zu empfehlen, es erhöht die Wiedererkennbarkeit beim Leser.

In der technischen Redaktion spricht man bei der Struktur von Warnhinweisen vom SAFE-Prinzip. Die einzelnen Buchstaben gliedern sich dabei wie folgt: S ist das Signalwort, das A die Art und Quelle der Gefahr, das F die Folgen bei Nichtbeachtung des Hinweises sowie E für das Entkommen oder Lösen der Gefahrensituation.

Warnhinweise werden entsprechend der EN 82079-1 oder der ANSI Z535.4 in unterschiedliche Signalwörter und Gefahrenstufen eingeteilt. Diese ermittelt der technische Redakteur auf Basis der Risikobeurteilung. Es gibt hierbei 4 Stufen die bei Verwendung von Farbe in Anleitungen unterschiedlich zu kennzeichnen sind.

Wichtiger Hinweise!

An dieser Stelle eine Empfehlung von mir: Erstellen Sie Ihre Anleitung farbig. Piktogramme, Warnhinweise und Bilder sind so für den Leser einfacher zu erkennen und es entsteht gerade bei Warnhinweisen ein Wiedererkennungseffekt. Die Druckkosten sind meistens nur minimal höher. Dies gilt auch, wenn Sie ihre Dokumente den Kunden zusätzlich Digital zur Verfügung stellen. Schwarz-Weiß drucken können Sie dann immer noch und dann ist auch dort alles identisch.

In der Vergangenheit haben wir immer wieder Anleitungen geprüft, die das Logo des Herstellers in Farbe verwendet hatten, aber den Rest in Schwarz-Weiß gestaltet hatten. Argumentiert wurde dies, dass farbige Anleitungen teurer seien. Meist sind die Druckkosten in dieser Variante jedoch dieselben, da die Seite aufgrund des Logos als farbig gilt und entsprechend abgerechnet wird. Tun Sie sich und Ihrem Leser den Gefallen und verwenden Sie farbige Anleitungen.

Zurück zu den Signalwörtern: Das Signalwort Gefahr oder Danger kennzeichnet Gefahren und Risiken die bei Missachtung zu Tod oder schweren Verletzungen führen werden. Das Signalwort wird nach ANSI Z535 in einem roten Balken mit weißer Schrift dargestellt.

Die nächst niedrigere Stufe ist das Signalwort Warnung oder Warning. Es kennzeichnet Gefahren, die bei Missachtung zu Tod oder schweren Verletzungen führen können. Das Signalwort wird in einem Orangenen Balken in schwarzer Schrift dargestellt.

Als niedrigste Stufe für Verletzungen von Personen wird das Signalwort Vorsicht oder Caution verwendet. Es zeigt an, dass es bei Missachtung des Hinweises zu leichten Verletzungen kommen kann und wird in schwarzer Schrift mit einem gelben Balken gekennzeichnet.

Zu guter Letzt gibt es noch zwei weitere Signalwörter. Das eine ist Hinweis oder Notice, das reine Sachschäden an Maschinen kennzeichnet. Das Signalwort steht hier in weißer Schrift in einem blauen Balken.

Das andere Signalwort gibt es seit 2011 und ist bisher nur in der ANSI Z535 vorhanden. Es ist kein Teil eines Warnhinweises, sondern für Sicherheitshinweise oder wichtige Sicherheitsinformationen. Es ist das Wort „Sicherheitsinformation“ oder „Safety Instructions“. Dargestellt in weißer Schrift auf grünen Grund soll es wichtige Sicherheitsinformationen kennzeichnen, wie ordnungsgemäßes Abschalten von Maschinen in Notfällen oder ähnlichem.

Wichtiger Hinweis!

Ganz wichtig für das Signalwort Hinweis oder Notice: Seit 2011 dürfen Sachschäden und Verletzungsrisiken nicht mehr zusammen in einem Warnhinweis stehen. Beide müssen voneinander getrennt werden. Es müssen also in solchen Fällen zwei Warnhinweise gestaltet werden, einen für den Personenschaden und einen für den Sachschäden. Der Sachschaden darf übrigens auch nicht das Gefahrenpiktogramm nutzen. Hier steht nur das Wort alleine.

Sollten mehrere Warnhinweise zusammen kommen, empfehlen wir diese nach der Schwere der Verletzung zu ordnen. Sprich man beginnt mit dem Signalwort Gefahr / Danger und listet die Sachschäden zum Schluss auf. Aber alles getrennt voneinander.