Gegenüber einer gedruckten Anleitung bieten digitale Anleitungen eine Vielzahl an Vorzügen, z. B.:
• Einbindung multimedialer Komponenten
Textpassagen lassen sich mit audiovisuellen Inhalten ergänzen, was zu einer deutlich verbesserten Informationsverarbeitung beim Nutzer führt. Wo praktikabel, kann ggfs. durch entsprechend erstellte multimediale Inhalte auf Anleitungstext vollständig verzichtet werden (Einsparung von Übersetzungskosten)
• Mobile Verfügbarkeit
Digitale Anleitungen sind über Endgeräte wie beispielsweise Smartphones oder Tablet-PC von jedem Standort aus abrufbar. Dies kann beispielsweise für Servicetechniker im Auslandseinsatz bei fehlenden technischen (gedruckten) Unterlagen von besonderer Bedeutung sein.
• Schnelle Aktualisierbarkeit
Notwendige Änderungen im Informationsprodukt (z. B. aufgrund von Produktänderungen oder Fehlern im Dokument selbst) sind in kurzer Zeit durchgeführt und stehen bei Verteilung über das Internet „in Echtzeit“ zur Verfügung
• Platzsparend
Auf einem digitalen Endgerät lassen sich eine Vielzahl von Betriebsanleitungen, Servicehandbüchern, etc. ablegen. Ein Servicetechniker braucht somit keine umfangreiche Sammlung von gedruckten Ausgaben mitzuführen. Vor Ort nicht vorhandene Informationsprodukte können bei Bedarf per E-Mail oder im Download kurzfristig vom Hersteller bezogen werden.
• Eingebettete Benutzerführung
Produktabhängig lassen sich Informationen zur Bedienung oder Wartung auch im Gerät implementieren und dem Benutzer über Schnittstellen wie Bildschirm oder Klein-Display zur Verfügung stellen.
• Kostensenkung
Wo durch Normen/Gesetzgebung erlaubt, lassen sich durch die Publikation digitaler Anleitungen Druck- und möglicherweise auch Verteilkosten (z. B. bei notwendigen Aktualisierungen durch Produktänderung oder Fehlern in der Anleitung) sparen. Dort wo gedruckte Anleitungen vorgeschrieben sind, lassen sich durch Einsatz eines geeigneten Redaktionssystems entsprechende Inhalte für die Erstellung der digitalen Formate wiederverwenden (Beispiel: Export in HTML zur Einbindung in eine WebApp / eine Website)
• Interaktionsmöglichkeit des Benutzers
Sie ermöglicht den effektiven und gezielten Abruf benötigter Informationen durch entsprechend gestaltete Navigationselemente, Suchfunktion, Steuerung der Informationsausgabe oder die Verknüpfung mit weiteren Quellen (Datenbanken, etc.)
• Messbarkeit
Wie bei der Auswertung von Zugriffen auf Websites, lassen sich auch die Zugriffe auf Online-Anleitungen auswerten. Hiermit stehen dann Informationen über die Nutzung der Online-Dokumente zur Verfügung (welche Seiten werden wie oft aufgerufen, wie lange verweilt der Benutzer auf einer bestimmten Seite, wie oft wird ein bestimmtes Video abgerufen, etc.). Die so gewonnenen Daten lassen sich ggfs. zur Überarbeitung/Verbesserung eines Dokumentes bzw. bei einer Neuanlage heranziehen.