STD #004 Lieferantendokumentation – die Grundlagen

Die Lieferantendokumentation – In vielen Unternehmen ist sie ein „rotes Tuch“ und wird daher selten beachtet, bewertet oder gar geprüft. Häufig ist nicht einmal bekannt, welchen Stellenwert sie hat oder was man nun damit eigentlich machen muss.

Welcher Maschinenbauer kennt es nicht. Da kauft man hier eine Lichtschranke, dort einen Servomotor und hier einen Not-Halt-Schlagtaster. Und da eine Maschine in der Regel nicht nur ein Exemplar des Bauteils hat, sondern die Bauteile häufiger benötigt werden, kauft man gleich eine größere Anzahl.

Und zusammen mit den Bauteilen kommen Dokumente. Viele Dokumente. Denn bei jedem Bauteil und bei jeder Komponente liegen Montageanleitungen, Datenblätter und Konformitätserklärungen bei. Erfahrungsgemäß werden diese häufig in einen ausreichend großen Karton geworfen und dort „gesammelt“.

Bei Anlagenherstellern geht es dabei noch weiter. Denn hier werden häufig nicht nur Bauteile oder Komponenten zugekauft, häufig sind es ganze Maschinen. Und je nach Größe kann dann die Dokumentation dieser Maschine bereits einen oder mehrere Leitz Ordner umfassen. Alle diese Dokumente bilden die Lieferantendokumentation. Zusammenfassend kann man dabei sagen, je größer und komplexer das Endprodukt wird, umso umfangreicher wird die Lieferantendokumentation. Und das ist auch natürlich, den häufig ist es günstiger Teile einzukaufen, als diese selbst herzustellen.

Die Sammlung der Dokumente findet in jedem Unternehmen statt. Doch das weitere Vorgehen ist häufig unterschiedlich, viele Unternehmen sind teilweise mit der Anzahl an Unterlagen überfordert. Was also tut man mit diesen ganzen Dokumenten?

Wer sich bereits schon einmal mit der CE-Kennzeichnung im Maschinenbau beschäftigt hat, der weiß, dass Kopien dieser Dokumentation in die sogenannten „technischen Unterlagen“ gehören. Sie sind für den Konformitätsbewertungsprozess wichtig.

Und weiter? Nun hier scheiden sich die Wege. Denn es kommt auf das Produkt und auf die eigene technische Dokumentation an.

Aber fangen wir erstmal ganz am Anfang an. Die EU-Richtlinien wie z. B. die Maschinenrichtlinie fordern vom Hersteller, dass dieser dem Endkunden alle Informationen zur Verfügung stellt, die dieser benötigt, um das Produkt bestimmungsgemäß zu Verwenden. Hierzu gehören nicht nur Informationen zum Betrieb, es können auch Informationen aus anderen Lebensphasen des Produktes relevant sein. Zum Beispiel wie die Maschine montiert, gereinigt, gewartet und Instand gesetzt wird.

In diesem Zusammenhang gibt es jedoch keine Anforderungen an die Lieferantendokumentation. Denn theoretisch benötigt der Endkunde diese nicht, da die in der Lieferantendokumentation enthaltenen Informationen in der Anleitung des Herstellers eingebaut werden sollten oder ggf. vom Endkunden gar nicht benötigt werden.

Ja, auch diese Situation kann es geben. Z. B. wenn ein Produkt eine zu erwartende Lebenszeit von wenigen Jahren hat, die Bauteile jedoch eine sehr viel Längere. Dann ist ein Austausch der Bauteile gar nicht notwendig und die Informationen zum Prozess des Aus- und Einbaus können eingespart werden. Aber dieser Fall ist im Maschinenbau eher selten anzutreffen, dafür jedoch umso häufiger bei EDV-Produkten wie PCs.

Die Richtlinien schreiben dagegen nur vor, dass der Benutzer alle Informationen erhält, die er tatsächlich benötigt. Und so stehen wir, als technischer Redakteur des Herstellers, vor einigen Problemstellungen:

1. Wir müssen sortieren und recherchieren, welche Informationen der Kunde bzw. die Zielgruppe benötigt und welche nicht.
2. Die technische Dokumentation und die Betriebsanleitungen fallen unter das Urheberrecht. Die Weiterverarbeitung oder das Kopieren der Inhalte ohne schriftliche Genehmigung ist verboten und kann zu Bußgeldern, Gerichtsprozessen und anderen Maßnahmen führen.
3. Auch die Übersetzung ist vom Urheberrecht betroffen und könnte zu Problemen führen. Insbesondere falls die Lieferantendokumentation nicht in der Sprache des geplanten Verwender Landes vorliegt
4. Lieferantendokumentation ist nicht immer gleich. Je nach Hersteller unterscheiden sich die Unterlagen in Form, Editierbarkeit, Ausgabe und Qualität. Eine Einbindung in die eigene Dokumentation ist häufig nicht so einfach möglich.
5. Selten sind es einige, wenige Zulieferer, sondern häufig gleich eine größere Anzahl. Einkäufer suchen schließlich immer den günstigsten Anbieter. Dies führt erfahrungsgemäß dazu, dass sich die vorher genannten Problemstellungen mit der Anzahl an Lieferanten multipliziert.
6. Position 5 kann sich noch weiter multiplizieren, insbesondere wenn ganze Maschinen eingekauft werden und diese ebenfalls eine große Anzahl an Lieferantendokumentation enthält.
7. Häufig entsteht die eigene Dokumentation erst am Ende des Prozesses, kurz vor der Übergabe der Maschine an den Kunden. In der Regel ist das zeitliche Fenster bereits für die eigene Dokumentationserstellung sehr eng, die Bearbeitung der Lieferantendokumentation somit zeitlich unmöglich. Auch hier drohen Bußgelder, insbesondere durch Vertragsstrafen mit dem Endkunden.

Um viele dieser Problemstellungen zu lösen, empfiehlt es sich, einen Standard zu definieren, den alle Lieferanten und ggf. auch deren Unterlieferanten erfüllen müssen. Dieser Standard sollte bereits in der Lieferantenauswahl definiert sein, damit er auch an potenzielle Lieferanten übergeben werden kann. Wie so ein Standard aussehen kann, schauen wir uns in der nächsten Folge zur Lieferantendokumentation an.

Um einen solchen Standard definieren zu können, muss man jedoch auch wissen, was hinter den einzelnen Problemstellungen steht. Daher schauen wir uns jetzt die gerade genannten Problemstellungen im Detail an.

Die erste Problemstellung behandelt die benötigten Informationen für die Zielgruppe. Als technischer Redakteur müssen wir ermitteln, welche Informationen benötigt werden und welche nicht. Nur so, können wir eine passende Anleitung für unser Produkt erstellen. Wenn Sie nicht wissen sollten, was eine Zielgruppe ist oder wie diese ermittelt wird, empfehle ich Ihnen hierzu meine Podcast Folge BA #014 Zielgruppen in der Technischen Dokumentation.

Die Herausforderung für viele Unternehmen ist dabei häufig, dass sie selbst die eigene Zielgruppe nicht oder nur unzureichend definiert haben. Sie wissen also selbst nicht, für wen sie schreiben. Daher kann diese Information natürlich auch nicht an die Lieferanten übergeben werden.

Hinzukommt, dass die Ermittlung der benötigten Informationen insbesondere bei Lieferantendokumentation ein sehr komplexer und aufwändiger Prozess sein kann. Denn gerade Bauteile oder Komponenten werden häufig von Fachpersonal eingebaut. Daher kann es vorkommen, dass Informationen nur vage oder unzureichend in der Lieferantendokumentation beschrieben sind. Häufig mit dem Argument „das Fachpersonal weiß wie es gemacht wird“.

Hier stößt man auch als technischer Redakteur schnell an die eigenen Grenzen. Man bemerkt zwar bei der Überprüfung der Texte Fehler oder unzureichende Beschreibungen. Aber die Kenntnisse des Zuliefererproduktes sind dabei meist so begrenzt, dass man den Mangel selbst nicht beseitigen kann. Dies führt in der Regel zu Rückfragen und Nachbesserungen, die wiederum Zeit kosten.

Die Texte einfach zu Kopieren ist dabei auch keine Lösung. Zum einen unterliegen die Texte dem Urheberrecht und sind somit geschützt. Man muss beim Urheber die schriftliche Erlaubnis einholen, dass die Texte kopiert und verwendet werden dürfen. Dies betrifft nicht nur das gesamte Dokument, sondern bereits einzelne Texte oder Bilder.

Abseits des Urheberrechtes ist „Augen zu und durch“ auch keine gute Lösung. Denn als Hersteller haben wir eine Sorgfaltspflicht und dürfen keine fehlerhafte Dokumentation an unsere Kunden weitergeben. Und eine nicht verständliche oder nicht vollständige Dokumentation ist fehlerhaft. Hinzukommt, dass wir durch die Übernahme der fehlerhaften Texte in unsere Dokumentation deutlich als Hersteller auftreten und somit auch bei daraus entstehenden Unfällen aus Sicht der Produkthaftung dafür geradestehen müssen.

Auch das „einfache“ Beilegen der originalen Lieferantendokumentation verhindert diese Folgen nur bedingt, denn als Hersteller hat man die Pflicht, die Lieferantendokumentation zu überprüfen. Hinzukommt, dass dadurch viele Dokumente an den Kunden mitgesendet werden müssen und man als Hersteller vor der Herausforderung steht, dass die Informationen so aufbereitet werden müssen, dass sie verständlich sind. In der Regel führt dies dazu, dass man als Redakteur mit vielen Verweisen arbeiten muss, die exakt auf die entsprechenden Stellen in der entsprechenden Lieferantendokumentation verweisen. Dabei skaliert der Aufwand mit der Anzahl an Lieferanten und Dokumenten.

Unsere dritte Problemstellung war die Übersetzung der technischen Dokumentation und ggf. der Lieferantendokumentation. Ironischerweise ist es auch nach 16 Jahren Maschinenrichtlinie noch nicht allen Herstellern klar, dass diese die Übersetzung der Dokumentation in die Sprache des Ziellandes fordert. Das bedeutet einfach ausgedrückt: Wenn ich eine Maschine nach Italien liefere, so müssen alle Benutzerinformationen, also die Betriebsanleitung, Displayanzeigen, Aufkleber, Schilder etc., in Italienisch geliefert werden. Andere Sprachen können nicht vereinbart werden, auch nicht vertraglich.

Diese Anforderung gilt erstmal nicht für die Lieferantendokumentation. Denn diese sollte ja eigentlich in die eigene Dokumentation eingepflegt werden. Sollte der Hersteller jedoch darauf verzichten und auf die Lieferantendokumentation verweisen, so muss diese ebenfalls in Landessprache übersetzt werden. Und genau hier kommt es häufig zu einem Problem: Der Einkauf kennt diese Anforderung nicht und der Lieferant liefert das Zukaufteil z. B. mit einer deutschen Anleitung. Vertraglich wurde vorher nichts anderes vereinbart.

Und nun hat der Hersteller quasi die Qual der Wahl: Entweder er übernimmt nur die relevanten Inhalte der Lieferantendokumentation in seine eigene Anleitung und übersetzt diese komplett oder er lässt die Lieferantendokumentation auf eigene Kosten übersetzen. Ansprüche gegenüber dem Lieferanten hat er keine, da dieser entsprechend Vertrag (oder wegen fehlendem Vertrag) alles richtig gemacht hat. Und die Übersetzung der Lieferantendokumentation darf auch nicht ohne weiteres einfach so durchgeführt werden, da diese ebenfalls rechtlich geschützt ist. Hier muss man vom Ersteller das sogenannte Verwertungsrecht schriftlich einfordern.

Eine ebenfalls häufig eintretende Situation ist, dass der Hersteller am Ersatzteilgeschäft für die Maschine verdienen möchte. Er kann somit selten die Lieferantendokumentation 1 zu 1 an seinen Kunden übergeben. Denn er möchte ja verhindern, dass der Kunde die Ersatzteile direkt beim Lieferanten bestellt.

Der Hersteller muss also die Lieferantendokumentation in seine eigene Dokumentation integrieren. Häufig ist dies einfacher gesagt als getan. Denn abseits von der inhaltlichen Richtigkeit der Dokumente, lauern bereits andere Hürden. Verschiedene Seitenformate, verschiedene Dateitypen, geschützte und nicht editierbare Texte und die eingesetzte Softwarelösung erschweren die Integration der Lieferantendokumentation.

Auch hier ist die Definition und Einführung eines Standards für die Lieferantendokumentation zu empfehlen. Insbesondere um auch qualitative Anforderungen wie die Einhaltung von Normen wie z. B. der IEC IEEE 82079-1 abzudecken.

Die größte Problemstellung der Lieferantendokumentation ist hingegen eine ganz andere. Die bisher erwähnten Schwierigkeiten sind bei einer geringen Anzahl an Lieferanten eher selten ein Problem. Hier kann man mit einfachen Mitteln schnell weiterkommen. Da aber in der heutigen Zeit Komponenten, Bauteile oder ganze Maschinen häufig komplett eingekauft werden, multiplizieren sich die Schwierigkeiten mit der Anzahl an Lieferanten.

Umso mehr Teile von verschiedenen Lieferanten eingekauft werden, umso mehr Zeit wird benötigt, die Unterlagen zu sortieren, zu überprüfen und in die eigene Dokumentation zu integrieren. Das bedeutet, dass diese Schwierigkeiten nicht nur bei großen Anlagen vorkommen können, sondern auch bei kleineren Maschinen, bei denen viele Bauteile zugekauft werden.

Und somit kommen wir zur letzten, der genannten Problemstellung, der benötigten Zeit. Wobei man hier wohl eher sagen muss, dass es eine häufige Problemstellung der technischen Dokumentation an sich ist. Sie ist nicht nur auf die Lieferantendokumentation begrenzt.

Denn eigentlich weiß jeder Redakteur, dass bei der Lieferung einer Maschine auch die dazugehörige Betriebsanleitung Teil des Lieferumfanges ist. Kauft ein Kunde eine Maschine beim Hersteller, wird ein Liefertermin vereinbart. Und zu diesem Termin sollte ebenfalls die technische Dokumentation fertiggestellt werden.

Würde man zeitgleich bzw. zeitnah zum Start der Konstruktion bereits mit der technischen Dokumentation beginnen, so wäre der zeitliche Rahmen dafür häufig völlig ausreichend. Egal wie viel Lieferantendokumentation vorhanden ist oder nicht. Jedoch ist es leider häufig eher so, dass erst kurz vor der Inbetriebnahme mit der Erstellung begonnen wird. Das zeitliche Fenster ist also bereits sehr knapp und jede Verzögerung wirkt sich negativ auf den Liefertermin aus.

Zu diesem Zeitpunkt erst mit der Überprüfung der Lieferantendokumentation zu beginnen ist schlichtweg falsch. Denn man darf eines dabei nicht vergessen, die Lieferantendokumentation ist bereits seit der Anlieferung des entsprechenden Produktes im Haus. Man hätte sich also bereits wesentlich früher mit der Lieferantendokumentation beschäftigen können, theoretisch sogar noch vor der Erstellung der eigenen Anleitung. Denn diese ist ja häufig von Projektierung der Maschine abhängig. Befindet sich die Maschine noch am Reißbrett, kann noch kein Inhalt für die Anleitung erstellt werden. Aber man könnte sich die Lieferantendokumentation der üblicherweise verwendeten Zukaufteile anschauen und überprüfen, welche Inhalte in die eigene Anleitung integriert werden müssen.

Wie ich vorhin erwähnt habe, unterstützt die Einführung eines Standards die Handhabung der Lieferantendokumentation. Grob gesagt definiert man in diesem Standard die Anforderungen, die der Lieferant zu erfüllen hat. Beispielsweise könnte eine solche Anforderung sein, dass die Anleitung nach der DIN EN ISO 20607 erstellt wurde. Man teilt dem Lieferanten also mit, welche Informationen wie aufbereitet werden sollen. Es geht dabei nicht nur um den Inhalt, es können auch Eigenschaften wie die Form, Editierbarkeit, Liefertermin und anderes darin definiert werden.

Eine häufige Frage dazu ist, ob man das dem Lieferanten den zumuten kann. Man könnte ihn ja damit verärgern oder er könnte dadurch höhere Preise berechnen. Das kann natürlich sein. Aber man darf auch die Gegenseite nicht vergessen. Denn die Einführung eines solchen Standards führt zu rechtlicher Sicherheit und kann Kosten einsparen.

Durch die Bekanntgabe der erforderlichen Sprachen, kann der Lieferant diese zur Verfügung stellen. Der Hersteller gerät dadurch nicht in die Gefahr, dass ihm Inhalte aus der Lieferantendokumentation fehlen, die er dann selbst teuer und erst nach Zustimmung des Lieferanten übersetzen lassen muss.

Selbes gilt beispielsweise bei der Editierbarkeit. Eine PDF-Datei kann nur auf umständliche Weise editiert werden. Liefert dagegen der Lieferant bspw. eine Worddatei, erleichtert dies dem technischen Redakteur des Herstellers die Arbeit. Wenn beide Parteien wissen, welche Standards von Anfang an gefordert sind, können sie diese einhalten und liefern. Rechtliche Einforderungen und Unklarheiten werden aus dem Weg geräumt, die Parteien können sich auf das Vertragsdokument berufen.

Und was man in diesem Kontext ebenfalls nicht vergessen darf: Große Unternehmen oder Konzerne bzw. Hersteller von großen Anlagen arbeiten bereits so. Vielen Lieferanten kennen bereits solche Standards und richten sich auch danach. Denn anders wäre ein wirtschaftliches Arbeiten in großen Dimensionen gar nicht möglich.