STD #003 Textlose Betriebsanleitung als Sonderform der Technischen Dokumentation

Betriebsanleitungen können sehr umfangreich sein. Vor allem der Text in der Anleitung nimmt den größten Platz ein. Wäre es nicht besser eine Betriebsanleitung zu haben, die auf Text verzichtet? Kann die textlose Betriebsanleitung in der Technischen Dokumentation bei Maschinen und Anlagen genauso einfach gehen wie mit den Anleitungen für Möbel bei IKEA?

Warum sollte man zudem bei technischen Sachverhalten auf Text verzichten und stattdessen auf eine textlose Anleitung setzen?

Der Reiz einer textlosen Anleitung ist natürlich die Informationen der Anleitung durch Bilder schneller und anschaulicher zu vermitteln. Sachverhalte, die sich in Textform nur schwer veranschaulichen lassen, können in einer Abbildung nahezu problemlos erläutert werden.

Zudem spart eine textlose Betriebsanleitung viel an Übersetzungskosten, da es nicht viel Text zu übersetzen gibt.

Der Einsatz einer textlosen Betriebsanleitung hat sowohl Vor- wie auch Nachteile, welche ich nachfolgend aufzähle.

Zu den Vorteilen gehören, dass die textlose Anleitung

• Übersetzungskosten einspart;
• Druckkosten einspart, da die Seitenzahl bei mehrsprachigen Dokumenten reduziert ist;
• eine schnellere Erschließung neuer Märkte, da die Anleitung international einsetzbar ist und
• Informationen werden schneller übermittelt.

Aber es gibt auch Nachteile an einer textlosen Betriebsanleitung:

• Für eine textlose Betriebsanleitung benötigt man eine Vorlage in Textform, an der man sich orientieren kann;
• Zeit und Kosten zum Erstellen der Anleitung sind erhöht;
• Im technischen Bereich sind Sachverhalte sehr komplex und nur schwer in einem Bild ohne erläuternden Text zu vermitteln.

In der Planungsphase der Anleitung sammelt die Redaktion alle Informationen, die dem Nutzer zu Verfügung gestellt werden müssen. Dort zeichnet es sich schnell ab, ob eine rein bildliche Darstellung zu komplex ist, um den Sachverhalt verständlich zu vermitteln.

Einfach Sachverhalte kann man problemlos textlos darstellen. Umso komplexer die Informationsgeflechte werden, desto schwerer ist es ein Anleitung nur mit Abbildungen verständlich zu halten. Häufig müssen ergänzende Texte die Verständlichkeit dann erhöhen.

Dort sind dann zwar auch Übersetzungen für den internationalen Markt nötig, jedoch kann durch den Einsatz von visuellen Anleitungen der Textumfang stark reduziert werden.

Wo ist es also sinnvoll auf Text zu verzichten? Das können

• Übersichten von Menüstrukturen sein, die nur mit Bildern dargestellt werden;
• ein einfacher Einbau von Ersatzteilen, der nur mit Bildern dargestellt ist;
• oder eine bildliche Montageanweisungen für einfache Tätigkeiten.

Vorallem in Montageanleitungen, Bedienungsanleitungen oder Gebrauchsanweisungen ist es sinnvoll auf den Text zu verzichten und mit Bildelementen zu arbeiten. Kommen jedoch Warn- und Sicherheitshinweis hinzu, kann nicht komplett auf den Text verzichtet werden.

Wie wir bereits wissen, ist die Grundlage der textlosen Anleitung eine Vorlage in Textform. Die Texte in der Vorlage enthalten Informationen für den Benutzer. Jeder Satz in der Anleitung hat eine bestimmte Funktion und enthält Informationen.

Jede Information in einer Anleitung kann einer bestimmten Klasse zugeordnet werden. Diese Informationsklassen sind meisten als W-Fragen bekannt. Wir haben beispielsweise Subjekte und Objekte (Wer, Was, Womit), die beschrieben werden. Oder auch Aussagen über Zeitdauer und Wiederholung von Tätigkeiten (Wann? Wie lange? Wie oft?)

Die Informationsklassen enthalten Angaben zu Bedingungen, Resultate, Handlungsaufforderungen oder Verweise.

Die Informationsklassen zu analysieren ist ein erster Schritt aus Sätzen Bildern zu machen. Zu den Satzaussagen wählt man den passenden Bildtyp. Das können Fotos, Strichzeichnungen, Schematas oder 3D- Illustrationen sein. Mit grafischen Elementen wie Pfeile und/oder Farben, kann man die Informationsklassen darstellen.

Die Wahl der Abbildung hängt von der Situation ab. Jede Darstellungsform hat ihre Vor- und Nachteile. Eine Fotografie glänzt durch ihre Wirklichkeitstreue zum Produkt. Jedoch können darin nur schwierig bestimmte Bereiche hervorgehoben werden. Andere Arten wie beispielweise die Schnittdarstellung erlauben einen Blick in das Innere des Produktes und ermöglichen so Details darzustellen, die in einer Fotografie nicht abgebildet werden können.

Ein Bildtyp allein genügt nicht, um eine Satzaussage in eine Abbildung zu überführen. Erst mit zusätzlichen grafischen Elemente kann die Information sinnvoll erläutert werden. Für viele Information sind bereits gängige visuelle Lösungen bekannt, für andere muss entsprechend ein eigenes visuelles Gestaltungsmittel gefunden werden.

Darf beispielsweise eine Schraube nur mit der Hand angezogen werden, hilft die Darstellung einer Hand an der Schraube oder man bildet neben der Schraube ein Werkzeug mit einem bekannten Verbotszeichen ab. Damit ist dem Betrachter klar verdeutlicht, dass kein Werkzeug zum Einsatz kommen darf.

Die Anleitung muss zudem möglichst einfach gehalten sein, ganz nach dem Motto „keep it simple“

Die Kür besteht letztendlich darin, den Aufwand des Erstellungsprozesses nicht in der finalen Anleitung erkennen zu können.

Dann gilt es die Anleitung auch zu testen und zwar nicht mit den Kollegen nebenan aus der Technischen Dokumentation sondern in einer praxisnahen Anwendungssituation. Schließlich soll der Benutzer der Anleitung auch mit dieser etwas anfangen können.

Mit entsprechender Planung und Entwicklung kann eine textlose Dokumentation funktionieren, es ist aber auch immer eine Sache der Komplexität des Produktes. Zudem muss die Entwicklung und Fertigung eng mit der Technischen Redaktion zusammenarbeiten, damit eine textlose Anleitung funktioniert. Möchte man am Ende des Entwicklungsprozesses einfach den Text weglassen, klappt das halt nicht.