RS #004 Adobe Framemaker in der technischen Dokumentation

Adobe Framemaker ist das älteste Programm zur Erstellung und Verwaltung von Dokumenten wie Betriebsanleitungen. Diese Folge betrachtet die Vor- und Nachteile.

Letzte Woche haben wir uns mit Content-Management-Systemen und Redaktionssystemen beschäftigt. Diese Systeme verwalten die Inhalte und Texte in kleinen Einheiten. Das Ziel dabei ist, die erstellten Texte durch Verlinkungen so häufig wie möglich wiederzuverwenden.

Wie angekündigt schauen wir uns heute die Software Framemaker von Adobe an. Framemaker ist bereits lange Zeit in den technischen Redaktionen ein etabliertes Tool zur Erstellung von technischen Texten, Anleitungen und ähnlicher Dokumente.

Es wurde Anfang der 90er Jahre entwickelt und war von Anfang an auf die Zielgruppe der technischen Redakteure ausgerichtet. Die Erstellung und Verwaltung von aufwändigen, technischen Dokumenten war schon immer das Ziel.

Mitte der 90er wurde die Firma hinter Framemaker von Adobe aufgekauft und Adobe entwickelt die Software ständig weiter. Die aktuellste Version ist Framemaker 15 von diesem Jahr.

Schaut man sich Framemaker genauer an, sieht man einige bekannte Funktionen und Eigenschaften, die auch CMS-Systeme oder Redaktionssysteme haben. Seien es die Bearbeitung und Verwaltung von XML-Daten, der Export der Dokumente als HTML oder andere ähnliche Funktionen.

Im Prinzip ist meiner Meinung nach Framemaker ein vereinfachtes Redaktionssystem. Das Programm arbeitet nicht mit einer Datenbank im Hintergrund, sondern speichert die einzelnen Bausteine als Dokumente ab. Diese können dann über sogenannte Bücher zusammengefasst und miteinander verknüpft werden.

Sie können sich dies in etwa so vorstellen, als wenn Sie viele einzelne Absätze in Word in einzelnen Dateien abspeichern, diese dann über ein übergeordnetes Element miteinander verknüpfen und anschließend ein Dokument wie eine Betriebsanleitung daraus exportieren.

Framemaker hat einige Vor- und Nachteile. Als Vorteil sehe ich die Funktionsmöglichkeiten und die weite Verbreitung von Framemaker an. Framemaker ist eine am Markt seit langem etablierte Software, die es auch vermutlich noch in 10-20 Jahren geben wird. Hier haben Sie kein Risiko, dass das Programm und dessen Entwicklung eingestellt wird.

Der Funktion- und Gestaltungsumfang von Framemaker ist wie bereits erwähnt gigantisch und lässt so gut wie keine Wünsche offen. Auch aktuelle Themen und Entwicklungen wie zuletzt DITA (das ist ein Dokumentenformat das auf XML basiert) werden zeitnah in die Entwicklung einbezogen und umgesetzt. So ist man immer aktuell.

Dieser Vorteil muss ich aber leider auch als Nachteil gewichten. Denn dieser Funktionsumfang erfordert einen hohen Lernaufwand der Benutzer. Und dieser ist erforderlich, um Framemaker zu beherrschen und keine Fehler zu produzieren. Etwas was ich zu Beginn meiner Karriere selbst schmerzlich lernen durfte, da in meinen Dokumenten Texte verschwanden oder verschoben wurden und meine Anleitungen entsprechend viele Korrekturläufe benötigten.

Dies ist auch der Grund, warum der ursprüngliche Entwickler von Adobe aufgekauft wurde. Der ursprüngliche Entwickler portierte Framemaker auf Windows und versuchte so auch Privatanwender als Kunden zu gewinnen. Dies scheiterte aufgrund des komplexen und lernintensiven Programmes, weshalb die Firma aufgekauft wurde.

Die anderen Nachteile sind weniger schwer. Aber ich empfinde diese als wichtig und nennenswert, da ich nicht verstehe warum dies so ist. Zum einen hatte Framemaker lange Zeit Probleme mit einzelnen, besonderen Sprachen. Sprachen wie Griechisch oder Russisch können in Framemaker erst seit etwa 2007 ohne Probleme dargestellt werden, davor war es einfach nicht möglich diese darzustellen. Und erst seit 2015 können linksläufige Sprachen wie Arabisch und Farsi dargestellt werden. In solchen Entwicklungen hängt die Software etwas hinterher.

Auch die Schnittstellen möchte ich an dieser Stelle erwähnen. Sollen Framemaker-Daten übersetzt werden, müssen diese erst in ein anderes Framemaker-Format konvertiert werden. Normale Framemaker-Daten können nicht von Translation-Memory-Tools wie Trados geöffnet und verarbeitet werden. Dies führt beispielsweise bei Übersetzungsprojekten zu vielen Rücksprachen mit Kunden, die dies nicht wissen.

Wie gesagt sind diese Nachteile nicht sehr schwerwiegend. Und die Gründe für diese liegen nicht nur beim Entwickler. Aber ich finde es merkwürdig, dass man in der heutigen Zeit bei solchen Punkten noch immer Probleme hat.

Trotz allem ist aus meiner Sicht Framemaker ein gutes Programm für die technische Redaktion. Sobald ein Redakteur sich im Programm auskennt, kann er ähnlich gute und effiziente Anleitungen erstellen wie in CMS-Systemen. Es sollte daher auch in Betracht gezogen werden, wenn ein neues System eingeführt werden soll.

Zum Schluss möchte ich noch kurz auf weitere Systeme eingehen, die man so am Markt findet. Inzwischen gibt es eine Vielzahl an unterschiedlichen Systemen, die auch eine Mischung aus einzelnen Programmarten darstellen. Aufgrund dieser Vielzahl kenne ich aber nicht alle und möchte daher auch nicht weiter darauf eingehen.

Neben diesen neueren Entwicklungen gibt es auch Unternehmen, die immer noch alte Software oder Software einsetzen, die nicht mehr weiterentwickelt werden. Meist nur wegen dem Argument, dass die Software bei der Anschaffung einen hohen Betrag gekostet hat und man die doch jetzt nicht einfach wegwerfen kann. Zu diesen alten Programmen zählen für mich Interleaf oder Quicksilver. Diese Programme sind in Ihren aktuellsten Versionen bereits mehrere Jahre alt und meiner Meinung nach völlig veraltet und den Anforderungen der heutigen, technische Redaktion nicht mehr gewachsen. Daher rate ich von diesen Programmen ab.

Prinzipiell kann ich Ihnen jedoch auf jeden Fall empfehlen, dass Sie nach Möglichkeit Tests oder Probeläufe der einzelnen Systeme durchführen, um die Arbeitsweise darin kennen zu lernen. Viele Systemanbieter bieten dazu sogenannte Evaluierungslizenzen an, mit denen Sie die einzelnen Systeme einige Zeit ausführlich testen können. So könne Sie das für Sie passende System auswählen.