RA #007 Verwaltung von Terminologie im Unternehmen

Das Wort Terminologie ist ein Abwandlung aus Begriffen aus dem Lateinischen und Griechischen und bedeutet soviel wie die Lehre von den Bezeichnungen.

Denn sowohl in der Technischen Dokumentation wie auch in der Übersetzungsbranche ist häufig bei Terminologie eine List von Wörtern, Begriffen oder Benennungen gemeint. Wenn Unternehmen Ihre Fachausdrücke verwalten ist auch öfters von einer „Terminologieliste“ die Rede.

Zu den wichtigsten Grundbegriffen in der Terminologie zählen Begriff, Bezeichnung, Benennung und Definition.

Begriffe bilden wir aus dem was wir wahrnehmen bzw. was wir begreifen können. Begriffe bilden sich aus den Merkmalen und Eigenschaften der Dinge.

Die Bezeichnung ist der sprachliche Ausdruck um gedankliche Dinge darzustellen. Die Idee im Kopf eines Menschen lässt sich irgendwie ausdrücken. Durch das Malen auf ein Stück Papier, das Entwerfen einer CAD-Zeichnung oder eben als textliche Ausführung. In diesem Kontext kann man auch sagen, wir nennen die Dinge beim Namen. Hier sind wir auch schon bei der Benennung. Man kann diese beiden Begriffe fast schon synonym verwenden.

Oder anders ausgedrückt: In der Terminologie ist jeder Begriff mindestens durch eine Benennung und eine Definition dargestellt.

Wir haben die sinnvolle Angewohnheit beim Erfinden neuer Benennungen auf bereits vorhandene zurückzugreifen. Daher ist es erforderlich die Bedeutung einer Benennung zu erklären. Wir definieren also was eine Benennung bedeutet.

Wir wissen nun durch die Grundbegriffe was mit der Verwaltung von Terminologie gemeint ist. Es geht um die Sammlung von Benennungen und diese zu ordnen und zu definieren. Was soll aber nun alles gesammelt werden?

In der Praxis wird in der Regel nur die Benennungen in einer oder mehreren Sprachen elektronisch erfasst. Auch in Übersetzungseditoren werden lediglich die gespeicherten Benennungen dargestellt. Das führt dazu, dass Übersetzer nicht mehr erfassen, als die Übersetzungen der Benennungen, die sie verwenden.

Eine umfangreiche Terminologie im Nachhinein um entscheidende Informationen zu erweitern, ist sehr aufwändig. Das gleiche gilt zudem auch für die Ordnung von chaotisch aufgebauten Terminologielisten. Am besten definiert man schon am Anfang feste Regeln, wie Begriffe zu erfassen sind.

Beim Erfassen von Begriffen können auch Fehler gemacht werden. Beispielsweise indem Benennungen gemacht werden, die eigentlich nicht verwendet werden sollen. Das können umgangssprachliche Ausdrücke sein, die einfach überflüssig in einer Terminologieliste sind. Auch Sprachmischungen aus Elementen, die aus zwei oder mehr Sprachen stammen, gehören hier dazu.

Ebenfalls sollten überflüssige Zusammensetzungen weggelassen werden welche die Terminologie unnötig aufblähen. Nehmen wir hierzu Begriffen aus einer Betriebsanleitung als Beispiel wie:

• Schmierpumpenantrieb
• Oberwalzenantrieb
• Werkzeugwechselantrieb

Hier haben wir bereits drei Begriffe, deren einzelnen Elemente ebenfalls in weiteren Einträgen vorkommen. Den es gibt genauso noch die

• Schmierpumpe
• Oberwalze
• Werkzeugwechsel
• Und den Antrieb

Das sind zusammen sieben Bennungen. Eigentlich wären nur vier davon erforderlich.

Wir haben schließlich die Schmierpumpe, die Oberwalze, den Werkzeugwechsel und den Antrieb. Die Bildung überflüssiger Zusammensetzungen könnte man verzichten. Um die Terminologie überschaubar zu halten, würde es auch genügen entsprechende Zusammensetzungen zu gestalten wie:

• Antrieb der Oberwalze
• Oder Antrieb der Schmierpumpe

Das macht auch die Arbeit für die Übersetzer einfacher, da diese in den meisten Sprachen sowieso die Begriffe durch solche Zusammensetzungen aufbauen.

Wir können also zusammenfassen, dass nicht blindlinks Benennungen abgespeichert werden sollen. Sortieren Sie, verwerfen Sie und ersetzten Sie.

Die Fragen ist aber auch wer übernimmt das alles? Und wie steuert man die Verwaltung der Terminologie?

Im Unternehmen entsteht fortlaufend neue Terminologie. Dieser Entstehungsprozess gilt es zu beeinflussen und Regeln zu unterwerfen, damit die Kombination und Zusammensetzungen von Benennungen nicht im Chaos enden. Daher ist es vorrangig wichtig auch die richtigen Personen mit ausreichenden Kompetenzen für die Verwaltung der Terminologie zu beauftragen.

Der Umgang mit Wörtern gehört in die Hände von sprachlich begabten Personen. Es hilft zwar eine Sprachausbildung zu haben, dies ist aber nicht zwingend erforderlich. Es genügt, wenn die Personen ein gewisses Sprachgefühl, sichere Beherrschung der Grammatik der betreffende Sprache und Erfahrungen im Umgang mit Nachschlagewerken vorweisen können. Grundkenntnisse der Terminologie-Normung oder Kenntnisse in der Verwendung einer Terminologie-Datenbank sind natürlich wünschenswert.

Vorzugsweise sollten die Personen möglichst nah an der Entstehungsquelle der Terminologie platziert werden. Das können die technischen Abteilungen sein, in denen Teile, Funktionen und Abläufe erfunden und benannt werden. Ebenfalls ist die Abteilung der technischen Dokumentation eine richtige Stelle für das Terminologie-Management.

Natürlich können Sie auch Außenstehende unterstützen. Vor allem Dienstleister im Gebiet der Dokumentations Erstellung und der Übersetzung verfügen häufig über Erfahrungen beim Sammeln oder Pflegen von Terminologie.

Neben den richtigen Personen, welche die Terminologie im Unternehmen verwalten, sind natürlich auch die richtigen Werkzeuge zur Terminologieverwaltung wichtig.

Früher wurde die Terminologie einfach auf Karteikärtchen geschrieben, damit man diese alphabetisch ablegen konnte. Wir sind zum Glück schon im digitalen Zeitalter angekommen und können die Terminologie daher elektronisch verwalten. Der einfachste Fall ist natürlich ein Programm zur Textverarbeitung wie Word und Sie geben die Benennungen, die Sie verwenden möchten, in eine Tabelle ein. Besser eignetet sich ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel.

Was spricht für ein Tabellenkalkulationsprogramm? Zum einen kann jeder Tabelleneditor zwischen den Spalten eindeutige Trennzeichen erzeugen, so dass die Einträge später in einer für Datenbanken lesbaren Datei exportiert werden können. Zudem können die Tabelleneditoren die Zeilen einfach nach mehreren Kriterien sortieren.

Die einfachste Form einer Terminologiedatenbank ist dabei eine zweispaltige Tabelle. Die erste Spalte enthält die Benennung und die zweite Spalte die Erläuterungen zu der Benennung. Haben Sie auch schon die Übersetzungen in eine oder mehrere Fremdsprachen? Dann fügen Sie einfach weitere Spalten für die Fremdsprachen hinzu. So lässt sich der Tabelleneditor einfach für das Sammeln von Terminologie verwenden.

Professionelle Terminologie Verwaltung in großen Unternehmen erfordern meisten auf Dauer den Einsatz einer Datenbank durch ein spezielles Terminologie-Verwaltungssystem. Davon gibt es in der Zwischenzeit eine ansehnliche Auswahl von Programmen mit unterschiedlichen Funktionen und Anschaffungskosten.

Das Terminologie-Management bleibt manchmal schon nach der begeisterten Einführung auf der Strecke und wird wieder vernachlässigt. Warum passiert das und wie kann man das verhindern?

Ein häufiger Fehler kann der Einsatz von ungeeigneter oder aufwändiger Terminologie-Verwaltungssystemen sein. Manche Anbieter überfrachten Ihre Programme mit Funktionalitäten, die den normalen Benutzer überfordern. Neben hohen Lizenzkosten für die Software entstehen dann natürlich noch weitere Kosten für die Schulung der Mitarbeiter. Viele der Funktionen werden möglicherweise auch gar nicht benötigt. Solche Systeme sind zudem auch auf die Bedürfnisse von Übersetzern und Terminologen abgestimmt.

Auch ein zu wissenschaftlicher Ansatz kann zur Vernachlässigung der Terminologie-Verwaltung führen. Einträge in die Datenbank werden mit Details überfrachtet. Je mehr Details ein Eintrag beinhaltet, desto langsamer wird die Anzahl der Terminologieeintrage wachsen.

Viel Recherchezeit geht dann für die geforderten Informationen drauf. Umso komplexer der Detailierungsgrad von Einträgen in die Terminologie ist, desto weniger Personen möchten sich zudem damit beschäftigen.

Damit nicht alles nach hinten losgeht, sollte bei der Einführung der Terminologieverwaltung ein pragmatischer Ansatz gefahren werden. Ein paar einfache Regeln, die rasch zu einem nachweisbaren Nutzen führt und trotzdem nach oben offen ist.

Da es bei der Terminologie um die Qualität der Sprache geht, steht und fällt die Terminologie mit den Sprechenden und Schreibenden. Daher benötigen Sie für das Terminologie-Management geeignete Mitarbeiter, die sich wenigsten zeitweise mit der Terminologie im Unternehmen beschäftigen. Am besten ist damit jemand in der Dokumentationsabteilung zu beauftragen. Gibt es diese nicht, kann natürlich auch jemand in der technischen Abteilung damit betraut werden. Hier entsteht dann ja auch die technische Dokumentation, die einen große Auswirkung auf die Entstehung von Terminologie ausmacht.

Zudem kann es sinnvoll sein dieser Person auch noch Ansprechpartner aus anderen Abteilungen zur Verfügung zu stellen, wie aus dem Vertrieb und dem Service, die den Terminologen bei seiner Arbeit unterstützen.

Die verantwortlichen Personen sollen ein paar einfache Grundregeln für die Sammlung und Erfassung von Terminologie festlegen. Diese sollten sich mit Punkten befassen wie:

• Was wird in der Datenbank alles erfasst?
• Welche Felder sind zum Eingeben da und welche Regeln gelten für das Eingeben?
• Was muss von den Feldern mindestens ausgefüllt werden? (Das sollte möglichst wenige sein)
• Wer darf Einträge löschen, ändern, usw.?
• Wer gibt die fremdsprachlichen Einträge ein bei einer mehrsprachigen Datenbank?

Nach der Einführung der Terminologie im Unternehmen, gilt es diese fest zu etablieren. Stellen Sie die Terminologie im Unternehmen möglichst vielen Betroffenen zur Verfügung. Die Terminologie darf jedoch nicht ohne Zutun der verantwortlichen Person für das Terminologie-Management geändert werden. Dies kann durch Verteilen der Terminologie als PDF-Dateien zum Suchen ermöglicht werden oder Old-School-mäßig in gedruckter Form. Die PDF-Datei ist vor Änderungen geschützt, editierbare Daten sollten nicht an andere Personen herausgegeben werden.

Stellen Sie den Betroffenen im Unternehmen auch die Terminologie in einer kurzen Besprechung vor und zeigen Sie Ihnen wie diese zu nutzen ist und warum es sinnvoll ist die Terminologie einzusetzen.