RA #003 Abbildungen und Zeichnungen in der Technischen Dokumentation

Jede Anleitung enthält Abbildungen oder Zeichnungen und informiert den Benutzer zusätzlich neben den Informationen im Text. Es gibt unterschiedliche Darstellungsformen von Abbildungen und Zeichnungen, darunter Fotos, 3D-Modelle, Strichzeichnungen oder Explosionszeichnungen, um nur ein paar zu nennen. Die wichtigsten Punkte für die Technische Dokumentation, die bei Abbildungen oder Zeichnungen zu beachten sind, erläutere ich nachfolgend.

Bevor Bilder und Grafiken bearbeitet bzw. in die Anleitung eingebaut werden können, müssen diese erst mal vorliegen. Es muss recherchiert werden, welche Bilder und Grafiken für die Technische Dokumentation benötigt werden. Dann gilt es diese zu organisieren. Entweder gibt es schon bestehende Bilder und Grafiken, auf die man zurückgreifen kann oder es müssen neue erstellt werden. Ein weiterer Weg ist die Grafiken und Bilder von jemandem extern machen zu lassen.

Wichtig ist jedoch, dass eine gewählte Darstellungsform für Grafiken und Bilder für die Technische Dokumentation beibehalten wird. Nur in Ausnahmefällen sollte auf eine andere Darstellungsweise ausgewichen werden.

Ganz klassisch sind natürlich Fotografien vom Produkt. Diese sind kostengünstig zu produzieren und stellen die räumlichen Zusammenhängen oder farbliche Unterscheidungsmerkmale gut dar.

Jedoch sind die realen Abbildungen nicht immer hilfreich bei der Informationsweitergabe. Eine ungeeignete Perspektive auf das Produkt trübt möglicherweise den Informationsgehalt einer Fotografie. Oder die Beleuchtung wirkt sich negativ auf die Abbildung ab. Überschüssige zusätzliche Informationen in dem Bild lenken vom Wesentlichen ab.

Dank der heutigen Fotobearbeitung werden die Fotografien dennoch häufig in Betriebsanleitungen eingesetzt.

Auch stehen reale Fotografien häufig schon durch Marketingfotos oder vorhandenen Abbildungen bereit.

Schematische Pläne und Darstellungen aus 3D-Modellen kommen häufig in Anleitungen vor. Informationen in den Modellen lassen sich einfach auf das reale Produkt übertragen. Besonders in handlungsorientierten Kapitels erlauben 3D-Modelle eine schnelle Erfassbarkeit der Informationen und stellen für den Benutzer eine wichtige Orientierungsquelle dar. Gute Abbildungen reduzieren zudem das Textvolumen und verringern somit auch die Übersetzungskosten. Auch in der Technischen Dokumentation spielt das Sprichwort „Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte“ eine wichtige Rolle. Eine gute 3D-Grafik kann komplexe Sachverhalte einfach darstellen, wodurch nur noch wenig erläuternder Text von Nöten ist.

Verstehen sie mich nicht falsch, häufig kann auf den erläuternden Text um die Abbildung herum nicht verzichtet werden, da komplexe Elemente eines Bildes trotzdem eine Erläuterung benötigen, um die komplette Botschaft der Bildinformation zu verstehen.

Eine Explosionszeichnung ermöglicht die leichte Zuordnung von einzelnen Teilen eines Produktes. Aus einer bestimmten Perspektive sind alle Teile des Produktes miteinander durch Striche verbunden und in einer gewissen Reihenfolge (beispielsweise der Montagereihenfolge) angeordnet. Häufig sind die Explosionszeichnungen daher auch in Montageanleitungen zu finden.

Ein weitere Möglichkeit zur Darstellung sind Strichzeichnungen. Diese geben häufig Informationen besser weiter als Fotos, da in den Zeichnungen keine unwichtigen oder störenden Informationen untergebracht sind.

Es können sowohl 2D- als auch 3D-Zeichnungen in einer Anleitung stehen. 2D-Zeichnungen zeigen das Produkt von einer Seite und zeigen nur die benötigte Perspektive. Solche Objektansichten ermöglichen die Ansicht von Bauteilen oder Produkten aus einer bestimmten Ansicht wie die Vorderansicht.

Mit 3D-Zeichnungen hat der Benutzer eine realistischere Ansicht als bei einer 2D-Zeichnung. Da die eigentliche Perspektive, die der Betrachter beim Ansehen des Produktes hat, im 3D besser berücksichtigt werden kann, sind Informationen bei dieser Methode auch einfacher zuzuordnen. Auch kann man bei mehreren Ansichten in 3D-Zeichnungen immer den gleichen Blickwinkel auswählen.

Alle Abbildungen oder Zeichnungen müssen ein paar Grundsätze einhalten.

• Die Informationen in den Bildern und Grafiken müssen leicht erkennbar sein
• Wichtige Details sind eindeutig wiederzugeben
• Die Bilder und Grafiken dürfen nicht vom Wesentlichen ablenken

Um diese Grundsätze einzuhalten, stehen den Technischen Redakteuren mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Die Abbildungen und Grafiken werden für die Technische Dokumentation vorher entsprechend aufbereitet.

Mit verschiedenen Darstellungsprogrammen können beispielsweise Zeichnungen erstellt werden. Bekannte Vertreter unter den CAD-Programmen für die Erstellung von 3D-basierten Zeichnungen oder Abbildungen sind beispielsweise Autodesk Auto CAD, SolidWorks oder CorelCAD.

Möchte der Redakteur bestehende Bilder ändern oder Fotos bearbeiten, hat er auch hier einige software-basierte Lösungen parat. Zu den Programmen für die Bildbearbeitung zählen unter anderem Adobe Photoshop, Corel Photo-Paint, Gimp oder IrfanView, um nur ein paar zu nennen.

Die Bearbeitung von Abbildungen und Zeichnungen kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Die Aufbereitung der Abbildungen ist aufwendig und nimmt teilweise hohe Kosten in Anspruch, bspw. durch externe Leistungen von Fotografen oder Illustratoren.

Häufig geht es um die Wiederverwendbarkeit von Abbildungen und Zeichnungen in der Technischen Dokumentation. So sind Arbeitsvorlagen für neue Bilder und Grafiken hilfreich. Solch eine Vorlage hat beispielsweise immer eine festgelegte Bildgröße und beinhaltet eingesetzte Positionsnummer und Linien bzw. Pfeile als Hilfsmittel.

Dadurch können neue Abbildungen schnell erstellt werden, was Zeit und Kosten spart. Solch einheitlich erstellten Abbildungen können, wenn diese richtig erstellt sind, dokumentenübergreifend verwendet werden.

Ein gutes Beispiel ist die Schematische Darstellung eines Transportvorganges. So kann der Transport eines Produktes mit einer Kiste auf einer Palette dargestellt werden, welche durch die Gabeln eines Staplers angehoben werden. Da nur eine Kiste abgebildet ist, kann diese Darstellung für unterschiedliche Arten von Produkten wiederverwendet werden.

Erschafft man neue Symbole und Piktogramme sollten diese zudem in einer Bibliothek verwaltet werden, damit bei neuen Anleitungen schnell wieder darauf zugegriffen werden kann. Hierbei sind auch wieder bestimmte Programme von Vorteil, die einem die Arbeit erleichtern. Im Bereich der Verwaltung spricht man vom CMS, kurz Content-Management-System. Diese Inhaltsverwaltung für die Technische Dokumentation findet man häufig in Form von Redaktionssystemen. Um mehr über diese Systeme zu erfahren, kann ich Ihnen die Podcast Folge „Content-Management-Systeme und Redaktionssysteme in der Dokumentation“ von meinem Kollegen Florian Schmider empfehlen.

Reale Abbildungen in Form von Fotos sind auch entsprechend anzupassen. Zuerst sollte man den Bildausschnitt auf die benötigte Information anpassen. Dazu kann man das Bild beschneiden und nur einen bestimmten Teil der Abbildung darstellen.

Danach können unwichtig Informationen ausgeblendet werden. Das nennt man auch Freistellen. Mit einem Bildbearbeitungsprogramm wählt man bestimmte Teile des Bildes aus, die man nicht dargestellt haben möchte und blendet diese nach dem Auswählen aus.

Im Anschluss stattet man die Abbildung noch mit Hilfsmittel aus, die bestimmte Informationen hervorheben. Dies kann durch Pfeile für handlungsorientierte Hinweise passieren. Aber auch dickere Linien, farbliche Hervorhebungen von Bereichen oder die transparente Darstellung von anderen Bereichen fallen darunter.

So kann beispielsweise um bestimmte Details zu betonen, ein bestimmter Bereich auch hervorgehoben dargestellt sein. So kann man beispielsweise mit einem Kreis ein Segment des Produktes vergrößert darstellen. In diesem Ausschnitt kann man dann Details für den Benutzer besser kenntlich machen. Um den Benutzer nicht mit zu vielen Informationen zu überladen, sollten nicht mehr als 5 Details in so einem Ausschnitt hervorgehoben werden.