NI #004 Interpretation der DIN EN ISO 20607 Teil 4

Zu Beginn wieder die wichtige Anmerkung von mir. Diese Normeninterpretation ist meine eigene, fachliche Einschätzung und Interpretation der Norm. Bei der Interpretation berücksichtige ich keine anderen Normen oder Anforderungen, sondern gehe nur auf die Norm selbst ein. Verweise auf andere Normen führe ich auf und versuche sie auch zu erläutern.

Beachten Sie bitte, dass die DIN EN ISO 20607 eine B-Norm ist. Für einige Maschinen gibt es sogenannte C-Normen die andere Anforderungen an die Dokumentation stellen. Diese können wichtiger und konkreter sein als die Angaben in dieser Norm. Führen Sie daher immer eine Normenrecherche durch und überprüfen Sie alle Anforderungen an Ihr Produkt. Nur so können konforme und rechtssichere Dokumente erstellt werden.

Wir sind nun inzwischen in Kapitel 5 der Norm angekommen. Dieses Kapitel beschäftigt sich nun genauer mit den Inhalten und den Aufbau einer Anleitung. Da dieses Kapitel auch ein Beispiel für den Inhalt einer Anleitung enthält, bekam es von einigen Kritikern der Norm den Spitznamen „Kochrezept“.

Denn die Norm macht genau das. Über eine A4-Seite hinweg gibt sie ein Beispiel der Inhalte einer Anleitung wieder. Für Leser der Norm, die sich zuvor nie wirklich mit dem Thema „Anleitung“ auseinandergesetzt haben, ist dies durchaus eine hilfreiche Informationsquelle.

Doch warum sehen Experten dieses Kapitel mit kritischem Blick? Es ist doch eine große Hilfe? Der Leser erkennt schließlich welche Inhalte in die Anleitung gehören und auch wohin. Also was ist daran Schlecht?

Nun die Antwort liegt meiner Meinung nach direkt im Einführungstext des Kapitels. Denn dort steht, dass das Beispiel ohne Berücksichtigung einer Zielgruppe erstellt wurde, es zeige einfach mögliche Inhalte einer Anleitung.

Sprich die 17 Seiten zuvor predigt die Norm davon, dass ein Redakteur immer die Zielgruppe berücksichtigen soll und sich an dieser orientieren muss. Nur so können passende Texte erstellt werden. Und im eigenen Beispiel für eine Gliederung vergisst man diesen wichtigen Punkt.

Das untergräbt meiner Meinung nach der Wichtigkeit der Zielgruppe. Den vermutlich wird der ein oder andere Leser der Norm das Beispiel sehen und sich danach richten. Und so die Zielgruppe direkt übersehen und ignorieren. So geht ein wichtiger Faktor der Dokumentation verloren. Und wie korrekt dann im Anschluss die Inhalte erstellt werden, wäre wohl die nächste Frage.

Aus eigener Erfahrung würde ich wohl sagen, dass die Inhalte dann wieder zu ungenau sind und somit für die Zielgruppe unbrauchbar werden. Die Zeit, Geld und das Wissen für die Erstellung der Anleitung hätten besser genutzt werden können.

Schauen wir uns nun mal das Beispiel an. Ich werde die einzelnen Kapitel und Abschnitte samt der Inhalte vorlesen und ein kurzes Statement dazu abgeben. Da die Abschnitte auf weiterführende Kapitel verweisen, werde ich auch etwas innerhalb in der Norm springen müssen, damit wir auch diese Informationen gleich mit behandeln können.

Hinzukommt, dass solche Musterlisten gerne dazu führen, dass die Inhalte nicht korrekt erfasst werden. Denn diese Verweise auf nachfolgende Kapitel werden gerne übersehen. Dadurch bleiben geforderte Inhalte einer Anleitung unentdeckt, im Musterkapitel waren diese schließlich nicht sichtbar. Aber dazu auch gleich mehr.

Der erste Abschnitt wird als „Grundlegende Teile der Betriebsanleitung“ bezeichnet und sollte laut Norm Titelseite, Inhaltsverzeichnis und eine Einleitung zur Betriebsanleitung. Er verweist dort auch auf Kapitel 5.2.1.

In Kapitel 5.2.1 und dessen Unterkapitel 5.2.1.1 und 5.2.1.2 werden die Anforderungen dann spezifiziert. Und hier sieht man auch, was ich gerade meinte. In der beispielhaften Gliederung stand nur „Titelseite“. Im Kapitel wird das ganze etwas ausführlicher, den zur Titelseite gehören auch Ausstelldatum, Veröffentlichungsversion, Maschinenbezeichnung, Informationen zur Identifizierung der Maschine. Also Informationen wie Seriennummern oder Produktnummern.

Interessanterweise fehlen mir hier auch noch ein paar weitere Angaben. Für mich gehört die Information ob es sich um eine Originalbetriebsanleitung oder eine Übersetzung handelt oder eine Produktbild ebenfalls auf die Titelseite. Das fehlt hier. Ebenso ein Herstellerlogo oder etwas Ähnliches.

Auf den zweiten Punkt, das Inhaltsverzeichnis geht die Norm in einem gesamten Kapitel 5.2.1.2 ein. Dort betont die Norm die Wichtigkeit des Verzeichnisses und nennt verschiedene Eigenschaften und Anforderungen an dieses. Darunter sind Anforderungen wie maximal 3 Ebenen zu verwenden, oder dass das Verzeichnis den Aufbau der Anleitung wiedergeben muss und als Navigationshilfe dient.

Außerdem wird wiederholt, dass ein Verzeichnis ab einem Umfang von 12 Seiten notwendig wird und ein Dokument nummerierte Seiten oder elektronische Äquivalente verwenden muss. Inhaltlich soll ein Inhaltsverzeichnis alle Inhalte eines Dokumentes aufführen, auch Anhänge, Verzeichnisse, Vorworte oder ähnliche Kapitel. Diese sind meist nicht mit Kapitelnummern gepflegt und tauchen dann auch häufig nicht in den Verzeichnissen auf.

Zu guter Letzt fordert die Norm, dass ein Inhaltsverzeichnis jede Zielgruppe und jede Phase des Lebenszyklus reflektieren muss. Eine schwere Aufgabe, gerade wenn eine Anleitung für verschiedene Zielgruppen erstellt wird. Dann muss der Redakteur eine sinnvolle Gliederung ausarbeiten, das Gliederungsbeispiel der Norm kann nicht ohne weiteres übernommen werden.

Die Anforderungen des Inhaltsverzeichnisses sind aus meiner Sicht in Ordnung. Aber es ist schließlich auch nur ein Verzeichnis. Über dieses soll der Leser im Dokument navigieren können und gesuchte Inhalte schnell finden. Um diesen Zweck zu erfüllen, ist ein Inhaltsverzeichnis notwendig, aber passende und zutreffende Überschriften noch wichtiger! Denn ohne passende Überschriften hilft auch das beste Verzeichnis nicht weiter.

Kommen wir zum letzten Punkt des ersten Abschnitts. In der Beispielgliederung „Einleitung zu/Zweck dieser Betriebsanleitung“ bezeichnet. Auch eine nicht sonderlich aussagekräftige Bezeichnung. Was will die Norm hiermit aussagen? Ein eigenes Unterkapitel hierfür gibt es nicht, die Inhalte stehen in Kapitel 5.2.1.1 „Allgemeines.“

Dort steht unter Spiegelstrich c), nochmals genau dasselbe. Vermutlich gehören die nachfolgenden Spiegelstriche hier hinzu und dienen der Erläuterung. Den dort sind folgende Inhalte aufgelistet:

• „wie die Anleitung zu lesen und zu verwenden ist“,
• „Name und Kontaktinformationen zum Hersteller“ (inklusive Anschrift, Telefonnummer, E-Mail und Web-Adresse)
• „Art der Anleitung“ (Betrieb, Instandhaltung, Softwaresteuerung, Benutzerleitfaden)
• „Herstellungsdatum“
• „Kennzeichnungen die auf die Einhaltung von verbindlichen oder rechtlichen Vorschriften hinweisen“
• Eine Liste mit Abkürzungen
• Eine Erläuterung von Symbolen und Zeichen

Schaut man sich diese Liste an, könnte man sie wohl treffender mit der Bezeichnung „Erläuterung des Dokumentes“ bezeichnen. Den genau das machen diese Informationen. Sie teilen dem Leser mit, wie er das Dokument lesen soll bzw. wie er damit arbeitet, wie alt das Dokument ist, wer es erstellt hat, und natürlich, dass immer auch allgemeine Regelungen wie die Arbeitssicherheit berücksichtigt werden müssen.

Zum Ende des Kapitels fordert die Norm dann noch Informationen zu mitgeltenden Dokumenten und der Zielgruppe des Dokumentes bzw. der Dokumente aufgelistet und erläutert werden. Für mich wichtige Punkt und somit unverständlich warum diese nicht in der Auflistung oberhalb aufgeführt werden.

Die Informationen dieses Kapitels fass ich gerne unter dem Begriff „Die Anleitung zur Anleitung“ zusammen, da das für mich eine passende Inhaltsbeschreibung ist. Die Dokumente die wir erstellen, gehen dabei meist noch etwas weiter. Wir beschreiben außerdem wie Sicherheits- und Warnhinweise aufgebaut und strukturiert sind und was für Arten an Hervorhebungen wie Listen, Handlungen und Aufzählungen wir verwenden. Das ist gerade dann wichtig, wenn verschiede Arten von Handlungen verwendet werden, wie nummerierte Handlungen mit fester Reihenfolge und Handlungsanweisungen ohne Reihenfolge.

Der zweite Abschnitt der Musteranleitung trägt den Titel „Sicherheit“ und soll allgemeine Sicherheitsinformationen und allgemeine Sicherheitshinweise beinhalten. Dabei wird auf Kapitel 5.2.2 für weitere Informationen verwiesen.

Wir sind hier nun also im allseits beliebten und häufig schlecht erstellten Kapitel „Sicherheitshinweise“. Das sind leider die für mich am häufigsten schlecht lesbaren Kapitel einer Anleitung. Denn zu oft bestehen diese Kapitel nur aus Sicherheits- und Warnhinweisen in Tabellenform, nahtlos aneinandergereiht und ohne weitere Informationen. Sprich sehr oft ein unlesbares und unverständliches Kapitel.

Der Verweis des Musterverzeichnisses führt uns wieder zu einem Überkapitel sowie 3 dazugehörenden Unterkapiteln. Das erste Unterkapitel fordert hier, dass allgemeine Sicherheitsinformationen die nicht auf speziellen Aufgaben und Tätigkeiten beschränkt sind, im Kapitel „Sicherheit“ bereitgestellt werden müssen. Sicherheitsinformationen zu speziellen Situationen sollen hingegen an den jeweiligen zutreffenden Stellen wiedergegeben werden.

Was ist hiermit gemeint? Prinzipiell ist es ganz einfach. Muss beispielsweise PSA wie z. B. Schutzhandschuhe beim Umgang mit der Maschine getragen werden, dann gehört diese Information in dieses Kapitel. Denn es ist eine allgemeine Information zur Sicherheit. Anders ist es bei speziellen Situationen die nur in einzelnen Lebensphasen vorkommen. Z. B. wenn in der Lebensphase „Entsorgung“ Schutzhandschuhe getragen werden müssen, da nur hier die Möglichkeit zu Kontakt mit gefährlichen Chemikalien besteht.

Das ist ein Punkt der übrigens häufig falsch gemacht wird. Sehr oft sehe ich Sicherheitskapitel, die Informationen zu Restgefahren wie elektrischem Strom auflisten. Und dass, obwohl die Gefahr dann nur im Rahmen von einzelnen Aufgaben z. B. bei Anschluss und Inbetriebnahme vorkommt. Der Grund für diese Fehler ist häufig, dass bereits in der Risikobeurteilung schlechte Angaben gemacht werden. Steht dort nur „Hinweis in der Betriebsanleitung“, fällt es dem Redakteur verständlicherweise schwer, wo der Hinweis hingehört. Und häufig landet er dann im Kapitel „Sicherheit“, weil es ja um „Sicherheit“ geht.

Das zweite Unterkapitel beschäftigt sich mit Regeln die für das Erstellen von Sicherheitskapiteln gelten. Die Norm zeigt uns also, wie wir Sicherheitskapitel erstellen sollten. Zu allererst fordert die Norm, dass in diesem Kapitel Warnhinweise vorkommen müssen, die während der bestimmungsgemäßen Verwendung der Maschine auftreten können. Als zweites fordert die Norm die Angabe von möglichen Risiken, die bei einer vernünftigerweise vorhersehbaren Fehlanwendung auftreten können.

Beide Punkte sind mögliche Risiken, die im Zuge der Risikobeurteilung ermittelt und so weit wie möglich verringert werden sollten. Leider fehlen in vielen Anleitungen diese Angaben oder sie sind unvollständig. Warum? Zum einen produziert man ja nur sichere Produkte ohne Restgefahren. Zumindest behauptet das das Marketing und der Vertrieb. Zum anderen möchte die Konstruktion die Angaben nicht machen, man möchte den Kunden ja schließlich nicht auf blöde Ideen bringen.

Argumente die den Anforderungen Richtlinien und aktuellen Normen widersprechen. Den nur wenn man den Benutzer auf Restrisiken hinweist, kann er sie vermeiden. Gibt es zum Beispiel Zubehör, das Gefährdungen auslösen kann, sollte darauf hingewiesen werden. Leider ist das häufig nicht der Fall. Außerdem sollten in diesem Zuge noch die verbliebenen Restrisiken angegeben werden. Das sind diese Risiken, die durch Sicherheitsmaßnahmen verringert, aber nicht ganz beseitigt werden können. Häufig werden diese dann durch geeignete PSA beseitigt.

Neben diese Angaben gehören noch weitere Inhalte in ein Sicherheitskapitel. Auch diese sind häufig Mängel, die wir in unseren DokuChecks finden. Am häufigsten fehlen hierbei Angaben zu Sicherheitssymbolen und Piktogramme und wo diese auf der Maschine angebracht sind. Denn auch eine Übersicht über diese gehört in das Sicherheitskapitel. Denn nur so kann ein Hersteller beschädigte oder unlesbare Warnzeichen und Piktogramme austauschen und die Sicherheit der Maschine weiterhin erhalten.

Hierzu gehören neben einer Übersicht aller Piktogramme auch der Hinweis, dass der Betreiber in der Pflicht ist diese zu erneuern und falls notwendig auch wie diese zu erneuern sind. Weiterhin ist es wichtig, dass für solche Hinweise genormte Symbole, z. B. nach ISO 7010 verwendet werden.

Daneben wird auch das Wechselspiel mit der Maschine und deren Umgebung häufig vernachlässigt. So werden Emissionen oder Substanzen mit denen die Maschine arbeitet schlicht vergessen. So fehlen Angaben zu Geräuschemission, elektromagnetischen Feldern oder giftigen Schmierstoffen in der Anleitung. Das Personal begibt sich so häufig unwissentlich in Gefahrensituationen, es drohen Haftungsrisiken für den Hersteller.

Die Norm fordert hierbei die Angabe dieser Informationen, falls sie für die Maschine relevant sind. Hierzu gehören auch Informationen zur Sicherheit von Benutzergruppen. Sprich der Hersteller muss sich überlegen, wer mit der Maschine arbeitet und ob er vielleicht sogar zu einer besonders schutzbedürftigen Benutzergruppe gehört. Häufig werden hierbei Kinder vergessen. Sollten Sie nun argumentieren, Kinder arbeiten nicht mit Ihrer Maschine, sage ich nur „Auszubildende“. Denn hier wird häufig vergessen, dass diese auch minderjährig sein können. Auch Personen mit Herzschrittmachern oder generell älteres Personal wird häufig vernachlässigt. Bei älterem Personal ist das Thema altersbedingter Gehör- bzw. Sehverlust nicht zu vernachlässigen.

Kommen wir nun noch zum Ende dieser Folge auf das Thema Notfälle. Ein Thema, das häufig in Anleitungen vergessen wird, obwohl die Informationen benötigt werden würden. Auch die DIN EN ISO 20607 fordert Angaben zu diesem Thema.

Doch was genau ist mit Angaben zu Notfällen gemeint? Welche Informationen sollen dem Benutzer parat stehen? Nun das ist von Maschine zu Maschine unterschiedlich. Bei Pressen sind beispielsweise Informationen wichtig, wie die Presse auseinanderfahren kann, falls eine Person eingeklemmt ist. Entsprechend muss man während der Konzeption bereits überlegen, welche Gefahrensituationen bei der jeweiligen Maschine entstehen könnten und wie diese zu lösen sind.

Auch Informationen zur Brandbekämpfung, Unfällen oder Betriebsstörungen können wichtig sein und gehören zu diesem Thema. Insbesondere wenn Maschinen oder Anlagen mit Schmierstoffen oder anderen Betriebsmitteln arbeiten. Es wäre schließlich schlecht, wenn eine Maschine zur Verarbeitung von Aluminium brennt und jemand versucht sie mit Wasser zu löschen.

Sprich hier gehören auch alle Themen hinzu, die jemand aus Reflex machen könnte. Denn Notfälle führen häufig dazu, dass Menschen in Stress geraten, nicht über Sachverhalte nachdenken und reflexartig handeln. Das kann zu weiteren Gefahrensituationen führen oder die aktuelle Gefahrensituation verschärfen. Diese Situationen müssen bei der Produktkonzeption bedacht und dann auch in der Anleitung aufgeführt werden.