Leben#04 Kostenklartext Teil 2 – Fixkosten auf Cent: Anleitung & Service Wirtschaftlichkeit

Willkommen zu Teil 2 unserer Reihe „Kosten‑Nutzen in der Technischen Dokumentation“. In Teil 1 haben wir die häufig zitierten Beträge – 10.000 € für eine Betriebsanleitung, 20.000 € für CE – transparent zerlegt und gegen Projektbudgets gestellt.

Heute wechseln wir die Perspektive: Serienprodukte. Wir zeigen, warum einmalige Fixkosten der Anleitung pro Stück auf Cent‑Beträge schrumpfen und wie Sie zusätzlich Service‑Wirtschaftlichkeit realisieren.

Ziel der Folge: Sie erhalten klare Rechenwege und konkrete Stellhebel für Serie, Varianten und Sprachen. CE und Risikobeurteilung erwähnen wir als kurzen Kasten – im Mittelpunkt steht die Betriebsanleitung.

Ein paar wichtige Hinweise vorab: Alles, was wir heute an Zahlen nennen, sind auch wieder Orientierungswerte. Produkte unterscheiden sich. Komplexität unterscheidet sich. Darum legen wir Rechenwege offen, damit Sie die Größenordnung selbst übertragen können.

Alle Tagessätze beziehen sich dabei auf durchschnittliche Werte von externen Dienstleister und nicht auf interne Abteilungen. Falls Sie an einer Vergleichsrechnung zwischen Interner Erstellung und Outsourcing interessiert sein sollten, lassen Sie es mich in den Kommentaren wissen. Dann machen wir dazu einen Podcast.

Und zu guter Letzt: Ich spreche heute von guter Dokumentation die von einem professionellen Dienstleister erstellt wird. Das soll nicht bedeuten, dass man diese nur von einem professionellen Dienstleister erhält. Auch angestellte Redakteure können tolle Dokumentationen erstellen und es gibt auch weniger professionelle Dienstleister die schlechte Dokumente liefern.

Also starten wir mit der Grundidee: einmalige Arbeit, viele Stücke – und was das in Cent bedeutet.

Die Betriebsanleitung ist bei Serienprodukten zu großen Teilen Fixkosten. Sie fällt einmal an, wird anschließend über Zeit und Stückzahl verteilt und bei Änderungen gezielt angepasst. Damit diese Fixkosten greifbar bleiben, zerlegen wir diese – wie in Teil 1 – in Arbeitspakete. Typisch sind 8 bis 12 Tage Redaktion; bei 900 € pro Tag entspricht das 7.200 bis 10.800 €.

Lassen Sie uns das hörbar rechnen:

• Beispiel A: 9 Tage × 900 € = 8.100 € einmalig. Wenn Sie über drei Jahre 50.000 Stück ausliefern, sind das 8.100 € ÷ 50.000 = 0,16 € pro Stück. Selbst bei 5.000 Stück bleiben es 1,62 € pro Stück.
• Beispiel B (ein paar Zahlenspiele): Kostet die Anleitung 7.200 € und wir produzieren 10.000 Stück sind es 0,72 € pro Gerät, kostet die Anleitung aber 10.800 € und wir produzieren10.000 Stück sind 1,08 €. Produzieren wir aber 100.000 Stück landen wir bei 0,072–0,108 € pro Gerät.

Das ist ein merklicher Unterschied, wenn man den Aufwand dagegen sieht. Aber es geht sogar noch weiter. Denn hier hört die Wirkung der Anleitung nicht auf.

Den eine gute Anleitung kann auch auf den Geschäftsbetrieb eine Wirkung haben. Wo sparen klare Anleitungen wenige Minuten – und damit bares Geld?

Fixkosten pro Stück sind die eine Seite. Die andere Seite ist die Wirkung im Betrieb: Eine klare Anleitung senkt Support‑Aufwand, beschleunigt die Inbetriebnahme und reduziert Fehlbedienungen.

Rechnen wir das nüchtern vor:

• Minutenersparnis im Service: Wenn die Anleitung pro Gerät 10 Minuten einspart und Ihr Service mit 90 € je Stunde kalkuliert, dann sind das 15 € pro Gerät an Rückfluss. Bei 5.000 Stück ergibt sich ein Rückfluss von 75.000 €, bei 50.000 Stück 750.000 €.
• Weniger Rückfragen: Sinkt die Quote „Rückfragen pro 100 Geräte“ von vier auf zwei, sparen Sie zwei Tickets. Mit 30 Minuten je Ticket sind das 60 Minuten je 100 Geräte – also 90 €. Bei 50.000 Stück summiert sich das zu 45.000 €.
• Rückläufer reduzieren: Schon 0,1 % weniger Rücksendungen bei 200 € Prozesskosten je Fall bedeuten 0,001 × Stückzahl × 200 €. Bei 10.000 Stück sind das 2.000 €, bei 50.000 Stück 10.000 €.

Merksatz: „In der Serie wirken nicht nur die Cent‑Kosten, sondern vor allem die gesparten Minuten.“

Aber wir skalieren noch weiter. Denn Serie heißt oft mehrere Märkte – wie bleiben Übersetzungen bezahlbar?

Serienprodukte laufen häufig in mehreren Märkten. Übersetzungskosten werden beherrschbar, wenn die Struktur stabil und die Terminologie konsistent ist.

Setzen wir Orientierungswerte an: Die Ausgangsanleitung hat 12.000 Wörter. Sie benötigen sechs Sprachen – beispielsweise Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Niederländisch, Polnisch. Angenommener Wortpreis: 0,18 bis 0,22 €.

• Vollübersetzung ohne Wiederverwendung: 12.000 Wörter × 0,20 € × 6 Sprachen = 14.400 €.
• Mit Übersetzungsspeicher („Translation Memory“) und Bausteinen: Wenn 60 % als Wiederholung oder unscharfe Übereinstimmung („Fuzzy Match“) erkannt werden, bleibt 40 % Neutext. Pro Sprache sind das 12.000 × 0,20 × 0,40 = 960 €. Für sechs Sprachen 5.760 € – statt 14.400 €.

Für diesen Effekt brauchen Sie nur wenige Bausteine:

• eine kurze Terminologie‑Liste mit Kernbegriffen,
• ein Warnhinweis‑Muster (Signalwort – Art der Gefahr – Folgen – Vermeidung) und
• einen modularen Aufbau der Anleitung.

Dann gilt: Was einmal gut strukturiert ist, lässt sich dauerhaft günstig ändern – pro Sprache und pro Version.

Pflegebeispiel: Bei einem Versions‑Update mit 10 % Textänderung sprechen wir von 1.200 Wörtern. Mit derselben 40‑Prozent‑Annahme für Neutext entstehen 1.200 × 0,20 × 0,40 × 6 ≈ 576 € Übersetzungskosten. Für die Anpassung in allen Sprachen.

Und Serienprodukte kommen selten allein. Aus einem Produkt wird schnell eine Familie – und genau dort zahlt sich diese Struktur doppelt aus.

Selten bleibt es in der Serie bei einem Gerät. Es gibt Größen, Optionen, Ausstattungen. Der kosteneffiziente Weg ist eine Familienstrategie:

1. Gemeinsames Skelett definieren: Welche Kapitel sind identisch? Welche variieren?
2. Parametrisieren statt kopieren: Leistungsdaten, Abmessungen, Zubehörlisten werden als Parameter geführt – nicht als Textduplikat.
3. Warnungen bündeln: Gemeinsame Gefährdungen einmal beschreiben; Varianten präzise ergänzen.
4. Bildraster festlegen: Wiederkehrende Ansichten und Nummerierungen sparen Zeit bei späteren Ergänzungen.

Rechenweg für Produktfamilien:

• Basisanleitung: 10 Tage × 900 € = 9.000 €.
• Variante 1 bis 3: je 1,5 Tage × 900 € = 1.350 € (Parameter pflegen, Bilder ergänzen, prüfen).
• Gesamt mit drei Varianten: 9.000 € + 3 × 1.350 € = 13.050 €.
• Ohne Familienansatz: vier eigenständige Anleitungen à 9.000 € = 36.000 €.
  Ersparnis im ersten Durchlauf: rund 23.000 € – plus geringere Übersetzungskosten, weil die Wiederverwendung durch alle Sprachen trägt.

Machen Sie also eine Familieplanung  – parametrisieren Varianten und erzeugen Sie keine Duplikate.

Damit das zuverlässig und zügig gelingt, helfen klare Meilensteine und messbare Ergebnisse.

Damit Serien‑Einführungen prüfbar und schnell bleiben, helfen klare Meilensteine mit messbaren Ergebnissen. Professionelle Dienstleister gehen dabei häufig vor:

1. Projektstart (halber Tag): Produktgrenzen, Zielmärkte, Sprachen, Variantenkarte klären. Ergebnis: Checkliste und Terminplan.
2. Struktur und Mindestinhalte (ein Tag): Gliederung gemäß normativen Vorgaben; Pflichtinhalte pro Markt sicherstellen. Ergebnis: Inhaltsmodell.
3. Terminologie und Warnsystem (0,5 bis 1 Tag): Kernbegriffe, Schreibregeln, Warn‑Vorlage. Ergebnis: Kurz‑Leitfaden auf ein bis zwei Seiten.
4. Rohtext und Bildraster (zwei bis vier Tage): Skeletttexte schreiben, Platzhalter‑Grafiken anlegen, Nummerierung festlegen. Ergebnis: Prüf‑PDF.
5. Bildproduktion (eine halbe bis eine Tages‑Einheit): Fotos oder Renderings erstellen, bearbeiten, einbauen.
6. Abstimmungen und Korrekturen (ein bis zwei Tage): Fachfreigabe, Service‑Prüfung, Änderungen einarbeiten.
7. Übersetzung und Endkontrolle: Einrichten des Übersetzungsspeichers („Translation Memory“), Terminologie fixieren, Stichprobenprüfungen.

Messbare Ergebnisse freigegebene Anleitung in Deutsch, freigegebene Übersetzungen, dokumentierter Versionsstand und vollständige Ablage im Dokumentationssystem.

Der Vollständigkeit halber schauen wir nun noch auf die CE-Kennzeichnung bei Serienprodukten. Hier gilt – einmal sauber erstellen, dann sparsam pflegen.

Bei Serienprodukten fallen die CE‑Schritte in der Regel einmalig an; Anpassungen folgen, wenn sich Konstruktion oder Normenlage ändern.

Typische Module (nur Überblick):

• Normen‑ und Richtlinienrecherche: 2 bis 3 Tage × 1.300 €
• Risikobeurteilung: 4 bis 6 Tage × 1.300 €
• SISTEMA (falls Sicherheitsfunktionen mit gefordertem Performance Level): 5 bis 8 Tage × 1.300 €
• CE‑Unterlagen und Konformitätserklärung: 2 bis 3 Tage × 1.300 €

Serien‑Effekt: Diese Fixkosten werden über alle Stücke verteilt. Änderungen dokumentieren Sie gezielt im Änderungsdienst – Es wird nie  „alles neu“ erstellt.

Bringen wir das ganze zusammen und rechnen wir drei Stückzahl‑Szenarien einmal durch.

Unsere Annahme: CE-Full-Service Paket, über alle Positionen 15 Tage Arbeit mit Tagessatz 1.300 EUR zzgl. Anleitung mit 9 Tagen zu 900 EUR. Summe Komplett Dokumentation in Deutsch 27.600 EUR

Szenario S – 1.000 Stück in drei Jahren:

• CE 27.600 € ⇒ 27,60 € pro Stück.
• Zusätzlich Entlastung Service in unbezifferter Höhe durch weniger Rückfragen

Szenario M – 10.000 Stück in drei Jahren:

• CE 27.600 € ⇒ 2,76 € pro Stück.
• Zusätzlich Entlastung Service in unbezifferter Höhe durch weniger Rückfragen

Szenario L – 100.000 Stück in drei Jahren:

• CE 27.600 € ⇒ 0,27 € pro Stück.
• Zusätzlich Entlastung Service in unbezifferter Höhe durch weniger Rückfragen

Wir merken: Selbst bei kleinen Serien liegt der Amortisationspunkt nah; in großen Serien entsteht ein starker Wirkungshebel der Wirtschaftlichkeit. Rechnet man Einsparungen beim Service hinzu, kann die Dokumentation indirekt Geld erwirtschaften.

Welche kleinen Hebel bringen diese Wirkung zuverlässig in den Alltag? Ich zeige Ihnen das anhand von redaktionellen Beispielen:

Erstens: Schritt‑Folgen als kurze Abläufe. Nummerierte Schritte mit klaren Prüfpunkten senken Rückfragen in Montage und Service. Ein Vorher‑/Nachher‑Test mit fünf Personen zeigt das schnell.

Zweitens: Baustein‑Texte für wiederkehrende Risiken. Einmal sauber formuliert – vielfach genutzt. Das spart Redaktionszeit und senkt Übersetzungskosten, weil der Übersetzungsspeicher Wiederholungen erkennt.

Drittens: Grafiken statt Textwände. Explizite Pfeile, Nummern, Ansichten. Weniger Text, bessere Verständlichkeit, schnellere Freigaben. Beispiel Vorher‑/Nachher:

• Vorher erzeugt der Montage‑Abschnitt vier Rückfragen je 100 Geräte.
• Nachher nur noch eine Rückfrage.
• Bei 30 Minuten je Rückfrage sind das –90 € je 100 Geräte. Bei 000 Stück summiert sich das zu 45.000 €.

Zusätzliche Wirkung sichern wir durch schlanke Pflege – Änderungen werden gezielt umgesetzt, nicht einfach alles neu erstellt.

Den Änderungen gehören zur Serie – müssen aber fokussiert umgesetzt werden. Setzen Sie auf einen Änderungsdienst mit Vorgangsnummern, Datum und Verantwortlichen. Geben Sie nur geänderte Textsegmente in die Übersetzung. Führen Sie eine Versionsmatrix, die Produktstand und Dokumentationsstand verknüpft – das schafft auch Audit‑Sicherheit und kann auch dort Wirkung entfalten.

Daumenregel Aufwand:

• Kleine Version (10 % Textänderung): 1 bis 2 Tage Redaktion plus die bearbeiteten Übersetzungssegmente.
• Größere Version (30 %): 3 bis 4 Tage Redaktion.

Und wie kann Sie hier ein Dienstleister unterstützen? Wir organisieren das gemeinsam mit Ihnen. Sie entscheiden, wie wir zusammenarbeiten – nicht ob Pflichtinhalte erfüllt werden. Drei Wege haben sich bewährt:

• Selbstumsetzung: Wir liefern Checklisten und Muster, Sie schreiben selbst. Sinnvoll bei stabilen Serien und klaren Zuständigkeiten.
• Begleitmodus: Wir setzen Struktur, Terminologie und SAFE-Prinzip, liefern Skeletttexte, führen ein bis zwei Prüfrunden durch; Sie füllen produktnahe Kapitel. Ergebnis: häufig 4 bis 6 Tage statt 8 bis 12 Tage Erstaufwand.
• Komplettbetreuung: Wir erstellen im Full-Service-Paket Ihre Dokumentation – inklusive Einrichten des Übersetzungsspeichers („Translation Memory“) und Pflege über zwei bis drei Jahre.

Den: „Pflicht bleibt Pflicht – Wir sparen nicht am Inhalt, sondern passen die Arbeitsteilung an Ihre Wünsche an“ 

Heute haben wir gezeigt: In der Serie werden die Fixkosten der Anleitung pro Stück verschwindend klein. Mit sauberer Struktur, Terminologie und Bausteinen senken Sie zusätzlich Service‑ und Supportkosten. Übersetzungen werden durch Wiederverwendung kalkulierbar, Änderungen bleiben schlank. Theoretisch kann die Technische Dokumentation sogar Geld erwirtschaften, fallss die Wirkung auf den Service groß genug ist. Und wie geht es weiter?

In Teil 3 wechseln wir zur Sondermaschine: Wie sichert dort die Anleitung die Abnahme und Liquidität des Unternehmens? Wir arbeiten mit Meilensteinen, messbaren Ergebnissen und zeigen erneut konkrete Rechenwege.