BA #004 Inhalte der Betriebsanleitung: Beschreibung

Ein herzliches Willkommen an alle Zuhörerinnen und Zuhörer zu einer neuen Folge unseres Podcasts zur Technischen Dokumentation. Mein Name ist Florian Schmider und ich bin bei der GFT AKADEMIE verantwortlich für den Bereich der Technischen Dokumentation.

Letzte Woche hatten wir das Thema Inhalte der Anleitung mit Kapitel 0 und Kapitel 1. Kapitel 0 behandelt die Anleitung zur Anleitung und Kapitel 1 die Identifikation des Produktes.

Unser heutiges Thema ist Kapitel Beschreibung, in dem es um die Beschreibung des Produktes oder der Maschine geht. Sollten Sie die vergangenen Podcasts nicht gehört haben, empfehle ich dies nachzuholen. Ich verweise immer wieder auf Begriffe die in vergangenen Podcasts erklärt wurden, die ich nicht erneut erklären werde, da ansonsten die Podcasts noch umfangreicher und länger werden würden.

An dieser Stelle möchte ich noch auf unsere Website www.gft-akademie.de verweisen. Wir haben dort viele FAQs zum Thema Technische Dokumentation und Betriebsanleitungen. Außerdem können Sie dort Checklisten und Musteranleitungen kostenfrei herunterladen. Zum Zeitpunkt der Aufnahme des Podcasts, Juni 2018, sind die Funktionen des Downloads aufgrund von Anpassungen der Website vorübergehend deaktiviert. Sie können uns aber gerne eine E-Mail senden, dann lassen wir Ihnen die entsprechenden Unterlagen zukommen. Sollten Sie den Podcast später hören, müsste das Downloadportal bereits wieder funktionieren.

Kommen wir wieder zurück zu unserem eigentlichen Thema, dem Kapitel Beschreibung. Für dieses Kapitel gibt es gleich mehrere Fragen, die sich der technische Redakteur stellt und die das Kapitel beantworten soll:

* Was ist das für ein Produkt ober eine Maschine und was kann sie?
* Für welche Zwecke ist sie ausgelegt oder konstruiert?
* Für was ist das Produkt nicht geeignet?
* Wie funktioniert sie im Detail?

Dies sind nicht alle Fragen, aber an diesen kann man schon erkennen, um welches Thema sich das Kapitel Beschreibung dreht.

Fangen wir mit den ersten Unterkapiteln an. Wir informieren den Benutzer in unseren Anleitungen zunächst einmal über die bestimmungsgemäße Verwendung des Produktes sowie die hervorsehbare Fehlanwendung oder Sachwidrige Verwendung.

Alle 3 Punkte werden im Zuge der Risikobeurteilung bereits ermittelt und auch dort festgelegt. Theoretisch kann der technische Redakteur dies dort entnehmen und in die Betriebsanleitung einfügen.

In der Praxis zeigt sich leider oft, dass nur die bestimmungsgemäße Verwendung definiert wird. Das ist natürlich klar, den ein Produkt oder eine Maschine werden genau um diesen Zweck geplant und konstruiert. Die sachwidrige Verwendung oder vorhersehbare Fehlverwendung werden gerne mit dem Satz „alle anderen Verwendungen sind nicht bestimmungsgemäß und dafür übernimmt der Hersteller keine Haftung“ beendet und nicht weiter erläutert.

In der Praxis wird dies gerne damit begründet, dass man die Nutzer nicht auf blöde Ideen bringen möchte und durch die Nennung dieser Verwendungen das Risiko erhöht, dass genau das passiert. Gerne werden in diesem Zusammenhang auch die irrsinnigsten Beispiele für Verwendungen aufgeführt, die ja nach den Normen und Richtlinien aufgelistet werden müssten. Ein schönes Beispiel für eine völlig überzogene sachwidrige Verwendung wäre, das Schneiden von Wurst oder Lebensmitteln mit einer Kreissäge.

Dieser Ansatz ist aus meiner Sicht jedoch falsch. Die Normen und Richtlinien fordern von den Konstrukteuren und Redakteuren naheliegende Beispiele. Diese sollten vor allem aus Sicht der Zielgruppenanalyse heraus erstellt werden. Unter Betrachtung der Zielgruppe, ihrem Verhalten, ihrem Wissen und Eigenschaften werden teilweise schnell Beispiele klar, die unter die Kategorie der vorhersehbaren Fehlanwendung oder sachwidrigen Verwendung fallen.

Mein Lieblingsbeispiel ist hierbei die Kabeltrommel. Ich denke so gut wie jeder hat eine zuhause oder eine zumindest immer wieder Mal in der Hand. Und jetzt mal ganz ehrlich: Wer rollt die Kabeltrommel immer ganz ab? Es ist ein wunderschönes Beispiel für die vorhersehbare Fehlverwendung in Kombination mit der Bequemlichkeit der Zielgruppe, welche im Falle der Kabeltrommel ziemlich groß ist.

Um das ganze Vollständig zu erklären: Eine nicht ganz abgerollte Kabeltrommel kann bei starker Belastung überhitzen, die Kabel schmelzen. Es besteht Brandgefahr. Und dies liegt einfach daran, dass das aufgerollte Kabel Wärme produziert, die dann nicht abgeführt werden kann. Bei einem abgerollten Kabel ist dies kein Problem.

Genau solche Fälle sind für die Kapitel Sachwidrige Verwendung und vorhersehbare Fehlverwendung gedacht. Weiter Beispiele wären die Bearbeitung von Metall mit Holzwerkzeugen oder ähnliches. Sollte es in Ihrem Fall nicht ganz so klar sein, ist auch die Kommunikation mit Ihrem Service- oder Wartungspersonal hilfreich. Diese Leute bekommen in der Regel viele Informationen von Kunden und können hier durchaus einen Einblick in mögliche Fehlanwendungen geben.

Auf der anderen Seite helfen diese Beispiele auch dem Nutzer einzuschätzen, was er nicht mit dem Produkt machen darf. Ich komme auf das Beispiel aus der Nahrungsmittel und Fleischverarbeitung zurück. Es gibt dort Maschinen, die nur bis zu gewissen Gewichtsgrenzen Fleisch verarbeiten dürfen. Unter- oder oberhalb der Gewichtsgrenze muss mit anderen Maschinen gearbeitet werden. Und auch hier kann sich jeder selbst fragen, ob er als Bediener der Maschine einschätzen könnte, ob das

Fleischstück nun 5kg oder weniger hat. Durch das Kapitel weiß er, dass er darauf achten muss und er zuvor das Fleisch wiegen muss.

Im Anschluss an diese Kapitel Beschreibung behandeln wir immer auch gleich das Thema Umbau und Veränderung. Ist das Produkt oder die Maschine dafür vorgesehen, umgebaut oder verändert zu werden? Kann das Produkt angepasst werden? Diese Angabe ist eher für den Betreiber wichtig, aber auch ein wichtiger Punkt im heutigen Zeitalter der Roboter und Automatisierung.

Nach den Angaben zu Umbau und Veränderung führen wir die Technischen Daten und Standortvoraussetzungen auf. Damit der Leser sehen kann, welche Abmessungen und Gewichte die Maschine hat, welche Leistungsdaten und in wie weit der vorgesehene Standort der Maschine die Kriterien des Standortes erfüllt.

Vor allem die Standortvoraussetzungen sind wichtige Angaben. Es ist schlecht, wenn bspw. der Boden ungeeignet ist und zu wenig trägt, und die Maschine sich nach mehreren Jahren verzieht oder dadurch funktionsuntüchtig wird. Außerdem kann man im Kapitel Transport auf diese Angaben verweisen, so kann der Transporteur direkt nachschlagen welche Anforderungen an den Untergrund und die Umgebung gestellt werden.

Der nächste Kapitelpunkt betrifft nicht alle Arten von Produkten. Es geht hierbei um Ausstattungsvarianten und Zubehör zum Produkt. Diese sollten im Kapitel der Beschreibung auch genannt und erklärt werden. Damit kann der Leser auch weitere Zubehör- und Ausstattungsvarianten sehen und eventuell auch nachbestellen. Zudem sollte in jeder Anleitung grundsätzlich darauf geachtet werden, dass der Nutzer immer erkennen kann, welche Ausstattung oder Zubehör er hat. Als negatives Beispiel kann man hier die älteren Automobil-Anleitungen aufführen. Wenn man ältere Anleitungen von Autos aufschlägt, sind dort alle Varianten und Ausstattungen vorhanden und unübersichtlich gegliedert. Der Leser erkennt dort nur mit Mühe welche Version er hat. Dies hat sich inzwischen gebessert, durch die digital, ergänzten Anleitungen in der Steuerung der Navigationsgeräte sind in der Regel nur noch die Inhalte aufgeführt, die das Auto tatsächlich hat. Ein Pluspunkt für den Leser und die richtige Herangehensweise der Hersteller im Hinblick auf die Zielgruppe.

Nach diesen Inhalten kommen wir zum Herzstück des Kapitels Beschreibung. Der eigentlichen Beschreibung der Funktionsweise des Produktes. Hier sollte das komplette Produkt und dessen Funktionsweise in einer chronologischen Reihenfolge beschrieben werden.

Besteht das Produkt aus mehreren Stationen oder Einzelmaschinen, sollte hier auch jede Station/Maschine aufgelistet und mit einer Abbildung beschrieben werden. In einer Übersicht sollte die räumliche Darstellung der einzelnen Einheiten gezeigt werden.

So können in späteren Kapitel Verweise genutzt werden wie: „Kommt das bearbeitete Teil nicht über das Band A aus der Maschine, klemmt das Teil bei Station X“. Anhand der Beschreibung kann der Leser sowohl Band A als auch Station X und deren Positionen eindeutig identifizieren und so schneller handeln, falls nötig.

Zum Schluss des Kapitels Beschreibung gehört noch die Beschreibung aller Sicherheits- und Überwachungseinrichtungen. Damit kann der Leser sehen, welche Arten es gibt und wie diese funktionieren. Hier sollten jedoch nur Sicherheits- und Überwachungseinrichtungen beschrieben werden, mit denen der Leser tatsächlich in Berührung kommt und die er direkt nutzen kann. Hierzu gehören beispielsweise Zweihand-Bedienungen, Not-Aus-Schalter, Schutztürzuhaltungen und

ähnliches. Die Auflistung aller vorkommenden Schutzeinrichtungen gehören in das Kapitel Sicherheit, das wir beim nächsten Podcast besprechen werden.

Das war es mit unserem heutigen Podcast. Ich hoffe, es hat Ihnen gefallen und Sie sind auch wieder beim nächsten Mal dabei. Sollten Sie Fragen haben oder Anregungen zu weiteren Podcast, schreiben Sie sie in die Kommentare oder senden Sie sie uns per E-Mail zu.

Herzlichen Dank fürs Zuhören, bis zur nächsten Woche.