Extra #023 Was ist die interne Dokumentation?

Ein Maschinenbetreiber optimiert seine gekauften Maschinen durch Umbau und ergänzt diese mit weiteren, eigenen Maschinen. Eines Tages erscheint die Berufsgenossenschaft und verlangt die interne Dokumentation zu den Maschinen inklusive den Umbaumaßnahmen. Da er diese nicht vorweisen kann, werden die Maschinen stillgesetzt und der Betrieb verboten. Ein Horror Szenario für jeden Betreiber.

Auch wenn dieses Horror Szenario für manche ein wenig wie ein Märchen klingt, ist es Realität. Die Berufsgenossenschaft kann in ihrer Rolle als Marktüberwacher Maschinen stillsetzen und den Betrieb verbieten, falls sie einen Verstoß gegen die rechtlichen Anforderungen feststellt. Hinzu kommt, dass die Marktüberwachungsbehörden tätig werden müssen, wenn ihnen Verstöße gemeldet werden.

Und genau das ist der springende Punkt. Denn in den vergangenen Jahren gibt es immer mehr solche Meldungen. Diese können anonym eingereicht werden, meist erfolgt dies durch unzufriedene, ehemalige Mitarbeiter oder durch den Wettbewerb. Insbesondere für den Wettbewerb ist die Situation verlockend, denn so kann unter Umständen schnell die Konkurrenz für kurze oder eben längere Zeit aus dem Weg geräumt werden. Aber Achtung! Sollten Sie jetzt überlegen auf diese Weise Ihren Wettbewerb zu hindern, möchte ich Sie kurz auf folgendes Sprichwort hinweisen: „Wer im Glashaus sitzt, sollte nicht mit Steinen werfen“. Kontrollieren Sie vorher also lieber erstmal Ihre eigenen Unterlagen.

Die erwähnte Steigerung solcher Anzeigen spiegelt sich auch in der steigenden Anzahl an wettbewerbsrechtlichen Klagen wider. In meinem Podcast „BA #27 Die Form der Anleitung: Papier oder Digital“ bin ich auf einige Klagen in den letzten Jahren eingegangen, die solche Maßnahmen des Wettbewerbs behandelten. Und dort ging es nur um die Form der Anleitung, es gibt aber noch weitere Klagen zu anderen, möglichen Angriffspunkten wie den technischen Unterlagen.

Kommen wir nun aber wieder zurück zu unserem Thema. Auslöser für die Stillsetzung der Maschinen war ein Verstoß gegen die rechtlichen Anforderungen, genauer gesagt die fehlende, interne Dokumentation. Grund genug, dass wir uns etwas genauer mit der internen Dokumentation beschäftigen.

Mein Kollege, Florian Seckinger, hat sich dem Thema bereits etwas in seinem Podcast „Extra #02 Technische Dokumentation“ gewidmet. Ich selbst habe das Thema in meiner Folge „CE #06 Technische Dokumentation“ aus Sicht der CE-Kennzeichnung kurz beleuchtet. Aber wir haben dort jeweils das Thema nur angerissen und kurz erläutert, welche Unterlagen dazu gehören. Es steckt aber etwas mehr dahinter.

Vorab eine kurze Erläuterung zum Begriff: Leider ist der Begriff „interne Dokumentation“ nicht fest definiert. Weder gesetzlich noch normativ. Dadurch kommt es häufig zu Missverständnissen und Verwechslungen. Auch in der CE-Kennzeichnung, wo diese Unterlagen häufig nur als „technische Unterlagen“ bezeichnet werden.

Durch dieses Begriffschaos entsteht die leider häufig anzutreffende Situation in der Praxis. Das Wissen und die damit verbundenen Unterlagen sind in den jeweiligen Unternehmen meist vorhanden. Jedoch weder gebündelt noch irgendwie aufbereitet. Fordert die Marktaufsicht die Herausgabe der internen Dokumentation, so beginnt beim betroffenen Unternehmen eine verzweifelte Suche nach den Unterlagen. Häufig wird der Prozess durch Mitarbeiterfluktuation und ungeeignete Archivierung der Unterlagen erschwert, die gesetzten Fristen der Marktaufsicht verstreichen, es drohen Bußgelder und andere Strafen. Aber dazu später mehr.

Zuerst schauen wir uns an, welche Dokumente und Informationen zur internen Dokumentation gehören. Theoretisch lässt sich der Inhalt sogar in wenigen Worten definieren. Denn es gehören alle Informationen und Unterlagen dazu, die zu einem Produkt in dessen gesamten Lebenszyklus entstehen bzw. zusammengetragen werden.

Es beginnt also nicht erst bei der Betriebsanleitung und hört bei der Auslieferung des Produktes an den Endkunden auf. Es beginnt stattdessen bei der Produktidee und endet frühestens 10 Jahre nach Ende der Produktion des Produktes. Die interne Dokumentation ist somit auch keine reine Aufgabe für die Abteilung „Technische Dokumentation“, sondern eine Aufgabe, die in vielen Bereichen eines Unternehmens stattfinden muss und daher auf viele Schultern verteilt sein sollte. Die technischen Redakteure können aber damit beauftragt werden, dieses Wissen zu sammeln und für eine mögliche Übergabe an die Marktaufsicht aufzubereiten. Damit die Unterlagen im Fall der Fälle zur Verfügung stehen.

Die interne Dokumentation beginnt also wie gesagt bereits mit der Produktidee. Bereits hier können, je nach Unternehmensstruktur einige Abteilungen beteiligt sein und somit auch die verschiedensten Unterlagen für die interne Dokumentation entstehen. Häufig beginnt es im Maschinenbau mit einer Idee oder einer Lösung für ein Problem. Auf dieser Basis wird ein neues Produkt gezeichnet, entworfen, geplant, optimiert und entwickelt. Und alle Unterlagen, die in diesen Prozessen entstehen, gehören dazu. Egal ob Zeichnungen, Schaltpläne, Berechnungen, Versuche, Materialauswahl oder Unterlagen von zugekauften Komponenten.

Weiter kommen die gesetzlichen Anforderungen hinzu, im Maschinenbau bspw. die Anforderungen der Maschinenrichtlinie und die dazugehörenden Nachweise. Also Dokumente wie die Risikoanalyse und Risikobewertung, das Ergebnis der Normen-, Richtlinien- und Gesetzesrecherche, die Betriebsanleitung, usw. In diesem Zuge dürfen auch die nationalen Anforderungen an den Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz und deren Nachweise nicht vergessen werden.

Zu all diesen Dokumenten gehören übrigens auch Erläuterungen und Begründungen dazu, um nachweisen zu können, warum entsprechende Entscheidungen getroffen wurden. Egal ob aus normativen Gründen oder aus anderen. Es sollte für die Nachwelt, also für bspw. einen Sachverständigen, nachvollziehbar sein. Auch nach 10 Jahren.

Wird die Maschine dabei, wie häufig im Sondermaschinenbau anzutreffen, auf Basis eines Kundenwunsches entwickelt, spielt bereits hier auch der Vertrieb eine wichtige Rolle. Denn er bekommt ebenfalls wichtige Unterlagen vom Kunden wie das Lastenheft, das Pflichtenheft und vertragliche Informationen. Und auch die vertraglichen Informationen können eine wichtige Rolle spielen, insbesondere, wenn das Produkt ins Ausland exportiert wird und dort andere Anforderungen an die interne Dokumentation gestellt werden. Aber auch hierzu später mehr.

Nach dem ein Prototyp erstellt wurde, kommt häufig die nächste Abteilung hinzu. Denn auch die Fertigung muss dokumentieren, wie die Maschine nun gefertigt wird und welche Qualitätsmaßnahmen getroffen werden. Außerdem entstehen in diesem Prozess häufig externe Dokumente wie Prüfzertifikate, Mess- und Testberichte, die ebenfalls in die interne Dokumentation gehören.

Und wir sind noch lange nicht am Ende. Zum jetzigen Zeitpunkt verlässt das Produkt die Fertigung und wird an den Kunden überstellt. Zeitgleich entsteht die sogenannte „externe Dokumentation“, die alle Informationen für den Kunden bzw. dessen Personal beinhalten soll. Die externe Dokumentation ist jedoch ebenfalls Teil der internen Dokumentation und daher sollten auch hier jeweils Kopien der heraus gegebenen Dokumente archiviert werden.

Zur externen Dokumentation gehören dabei alle Informationen, die externes Personal im Umgang mit der Maschine benötigt. Also Dokumente wie die Betriebsanleitung, Wartungs- und Servicehandbücher oder Schulungsunterlagen. Die Verwender benötigen Informationen zum bestimmungsgemäßen Gebrauch, zur sicheren Bedienung, zur Instandhaltung, zur Störungsbeseitigung und später zur sicheren Entsorgung.

Wie diese Dokumente korrekt und ordnungsgemäß zu erstellen sind, behandeln wir in zahlreichen Podcasts, weshalb ich hier nicht weiter darauf eingehen werde. Wichtig in diesem Kontext ist jedoch, dass viele dieser Unterlagen quasi doppelt erstellt werden müssen. Denn auch unsere eigenen Mitarbeiter benötigen diese Informationen zu unserem neuen Produkt.

So entstehen interne Schulungsunterlagen und interne Serviceinformationen. Auch diese Unterlagen sind wiederum Teil der internen Dokumentation. Diese Informationen müssen dabei nicht so umfangreich wie die Betriebsanleitung oder Schulungsunterlagen für die Benutzer sein, sollten aber dennoch die Besonderheiten des Produktes abdecken.

Und es geht noch weiter. Denn unsere Marketing- und Vertriebsabteilung erstellt ebenfalls Unterlagen für das Produkt. Hier sind insbesondere die technischen Vertriebsunterlagen wichtig und gehören zur internen Dokumentation. Denn die Leistungsangaben und damit gegebenen Leistungsversprechen müssen das tatsächliche Produkt widerspiegeln und sollten nicht überzogen sein.

Und schließlich hat das Produkt häufig eine Lebensdauer von mehreren Jahren, der Hersteller ist vom Gesetzgeber zur Produktbeobachtung verpflichtet. Er muss sein Produkt in dieser Zeit beobachten und bei Bedarf Maßnahmen zur Korrektur ergreifen. Auch diese Aufgabe muss dokumentiert werden und ist Teil der internen Dokumentation.

Wie Sie sehen, ist die interne Dokumentation ein sehr großes Themengebiet und umfasst viele Bereiche und Abteilungen eines Unternehmens. Einfach gesagt könnte man daher den Begriff „interne Dokumentation“ auch als „ausführlicher Lebenslauf des Produktes“ bezeichnen. Die interne Dokumentation sollte alle Unterlagen und Informationen beinhalten, die in Zusammenhang mit einem Produkt entstehen.

Um es nochmals übersichtlich zusammen zu fassen, zähle ich nachfolgend mögliche Bestandteile der internen Dokumentation auf. Beachten Sie bitte, dass die Punkte von Produkt zu Produkt abweichen können und die Liste daher nur als Beispiel dient:

Zur internen Dokumentation gehören häufig:

• Lasten- und Pflichtenheft
• Risikoanalyse und Risikobewertung
• Zeichnungen
• Fertigungspläne
• Material- und Stücklisten
• Zuliefererdokumentation
• Schalt-, Hydraulik- und Pneumatikpläne
• Montage- und Installationspläne
• Interne Prüfberichte und Berechnungen
• Versuchsergebnisse und Testergebnisse
• Externe Prüfberichte und Zertifikate
• Unterlagen der Qualitätssicherung
• Zutreffende Normen, Richtlinien und Gesetze
• Angewandte Normen
• Marketing- und Vertriebsunterlagen
• Interne Schulungs- und Serviceunterlagen
• Externe Dokumentation
  • Alle Arten von Anleitungen und Nutzungsinformationen (Montage-, Betriebs-, Bedienungs- oder Wartungsanleitung)
  • Konformitätserklärung
  • Schulungsunterlagen für Kunden
  • Technische Marketingunterlagen

Diese große Liste an Inhalte sollte wie bereits erwähnt so zusammengetragen und erläutert werden, dass diese ein entsprechender Sachverständiger nachvollziehen kann. Betrachtet man diesen ganzen Berg an möglichen Inhalten, kann man bereits erahnen, dass dies unter Umständen viel Arbeit bedeuten kann. Insbesondere wenn die Informationen bisher zwar im Unternehmen vorhanden sind, aber chaotisch verteilt und nicht nachvollziehbar sind.

Und genau diese Situation treffe ich häufig in der Praxis an. Denn häufig werden wir als Dienstleister angefragt, wenn das bisher zuständige Personal das Unternehmen verlassen hat und das damit verbundene Knowhow mitgenommen hat. Ich bekomme dann Sätze zu hören wie „Person X hat das bisher immer gemacht, wir wissen aber nicht, was und wie er es gemacht hat“.

Das Wissen bleibt dabei häufig zwar zumindest teilweise im Unternehmen, ist aber dann verteilt auf eine Vielzahl von Unterlagen und Dokumenten. Würde zu diesem Zeitpunkt eine Marktaufsichtsbehörde wie die Berufsgenossenschaft die Unterlagen anfordern, würden unmittelbar Bußgelder oder schlimmeres drohen. Bereits deshalb, weil die geforderten Unterlagen nicht fristgerecht zusammengetragen und übergeben werden können. Rechtlich gesehen könnte die interne Dokumentation hier auch als Lebensversicherung für Ihr Unternehmen angesehen werden. Denn ein Produktionsstopp oder ähnliche Maßnahmen können schnell zur Insolvenz führen.

Wir betrachten daher jetzt noch die rechtliche Situation genauer und beginnen mit der Situation in Deutschland bzw. in der EU. Wie an meinen Beispielen erwähnt, spielt hier die CE-Kennzeichnung eine wichtige Rolle. Die einzelnen Schritte der CE-Kennzeichnung erläutere ich in einer eigenen Podcast-Reihe. Aber die interne Dokumentation ist davon nicht abhängig. Denn ihre Bedeutung ist für alle Produkte gleich hoch und basiert auf den EU-Richtlinien für das Inverkehrbringen oder Bereitstellen von Produkten auf dem europäischen Binnenmarkt. Zu diesen Richtlinien gehören die CE-Richtlinien sowie das Produktsicherheitsgesetz. Somit muss für jedes Produkt eine interne Dokumentation erstellt werden, nicht nur für Produkte wie Maschinen!

Dieser rechtliche Rahmen gilt aufgrund der EU-Richtlinien in dieser Form nicht nur in Deutschland, sondern in ähnlicher Form in allen Staaten der EU. Der Grundgedanke ist dabei folgender: Hersteller dürfen nur Produkte auf dem Markt bereitstellen oder Inverkehrbringen, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Die Aufgabe der Marktaufsichtsbehörden ist dabei, die Einhaltung dieser Anforderungen zu kontrollieren. Damit die Marktaufsichtsbehörden ihrer Aufgabe nachkommen können, benötigen sie Informationen von den Herstellern. Diese Informationen müssen vom Hersteller zusammengestellt werden und bilden die „interne Dokumentation“.

Wichtig dabei ist die Rolle der internen Dokumentation. Mit ihr weißt der Hersteller nach, dass die Anforderungen erfüllt werden. Sie ist also ein Beweismittel. Entsprechend hoch sollte ihr Wert und ihre Bedeutung eingestuft werden. Leider ist in der Praxis das Gegenteil der Fall, die Rolle der internen Dokumentation wird unterschätzt, sie wird als lästige Formalie betrachtet.

Jetzt nehmen wir mal an, es kommt zum Horror Szenario vom Anfang und eine Behörde möchte unsere Unterlagen einsehen. In der Regel erfolgt dies meist aus einem der beiden folgenden Gründen: Zum einen könnte uns ein Mitbewerber bezichtigen, wir würden unsichere Maschinen betreiben oder verkaufen. Sprich wir würden gegen die Anforderungen zur Bereitstellung von Produkten verstoßen. Zum anderen könnte stattdessen das jeweilige Produkthaftungsgesetz greifen, weil jemand in Zusammenhang mit unserem Produkt verletzt wurde. In beiden Fällen spielt unsere interne Dokumentation eine wichtige Rolle.

Im Fall der unrechtmäßigen Bereitstellung von Produkten auf dem Markt müssen wir die Unterlagen fristgerecht zusammenstellen und an die jeweilige Behörde übergeben. Diese überprüft die Anschuldigung dann. Wenn unsere Unterlagen vollständig und nachvollziehbar sind, entlastet unsere interne Dokumentation uns und wir können weiterarbeiten.

Dieser Vorgang betrifft dabei nicht nur die EU-Staaten aufgrund des Produktsicherheitsgesetzes, sondern kann in vielen anderen Staaten der Welt ebenfalls vorkommen. Den nicht nur die EU fordert die Zusammenstellung der technischen Unterlagen bzw. der internen Dokumentation. In anderen Staaten werden häufig andere aber vergleichbare Begriffe verwendet. So fordert dies auch die UKCA-Kennzeichnung für Großbritannien oder die EAC-Zertifizierung. Der Hersteller muss daher immer gründlich überprüfen, welche Anforderungen an ihn und an seine Produkte im jeweiligen Markt gestellt werden.

An dieser Stelle möchte ich nochmals auf die Wichtigkeit der Aufbereitung der Unterlagen hinweisen. Denn insbesondere, wenn das Unternehmen in einem Markt agiert, wo eine andere Sprache gesprochen wird, kann es notwendig sein, diese Unterlagen dann auch zu übersetzen. In der EU gilt prinzipiell, dass eine der Amtssprachen verwendet werden muss. Hier würde also Deutsch genügen. Anders sieht es jedoch beispielsweise in den Vereinigten Staaten oder neuerdings Großbritannien aus. Hier müssten die Unterlagen ins Englische übersetzt werden. Dafür muss jedoch alles verständlich und nachvollziehbar sein. Ansonsten besteht die Gefahr, dass der Übersetzer aufgrund von unverständlichen Texten Fehler macht, die dem Hersteller im schlimmsten Fall zur Last gelegt werden können.

Im Kontext eines möglichen Produkthaftungsfalles läuft der Vorgang etwas anders ab. Hier besteht der Vorgang aus zwei verschiedenen Teilen. Zum einen wird überprüft, was überhaupt passiert ist und wie der Unfall abgelaufen sein könnte. Es wird nach einer möglichen Ursache und dabei auch das verursachende Produkt genau überprüft. Im zweiten Teil werden die technischen Unterlagen des Herstellers gegen die Erkenntnisse aus dem ersten Teil abgeglichen und dann festgestellt, ob der Hersteller eine Schuld am Unfall hat.

Entsprechend wichtig sind hier ebenfalls vollständige und nachvollziehbare Unterlagen. Nur mit diesen kann der Hersteller entlastet werden. Unzureichende Unterlagen wirken sich dagegen negativ auf den Hersteller aus. Denn wie kann man als Hersteller bzw. dessen Anwalt nachvollziehbar Argumentieren, das das Produkt fehlerfrei ist, wenn man selbst dessen Entwicklung nicht mehr nachvollziehen kann?

Erschwerend kommt hinzu, dass man bei Staaten wie in den USA ein anderes Rechtsystem hat. Hier betreiben beide Parteien die Ursachenforschung und dies kann eine verheerende Wirkung haben. Denn man gibt der Gegenseite direkt das Argument, dass man als „böser Hersteller“ Kosten sparen wollte, indem man schlecht dokumentiert und schlecht produziert. Der Hersteller quasi bereitwillig Verletzungen von Personen in Kauf nimmt, Hauptsache die eigene Tasche wird gefüllt.

In beiden Situationen möchte man auf eine gut aufbereitete, vollständige, übersichtliche und verständliche interne Dokumentation zurückgreifen können. Aber es gibt noch einen weiteren, rechtlichen Fall, in dem eine interne Dokumentation hilfreich sein kann. Im Zivilrecht.

Dies kann beispielsweise bei Streitigkeiten über das Lastenheft im Sondermaschinenbau vorkommen. Wenn der Käufer der Maschine diese nicht abnehmen möchte, weil sie nicht seinen Anforderungen erfüllt. Obwohl die von ihm formulierten Anforderungen im Lastenheft erfüllt werden. Kommt es in diesem Fall zu einem Gerichtsprozess, benötigen beide Seiten Beweise um sich zu entlasten bzw. um ihre Position zu kräftigen.

Denn auf Basis der Beweise und Argumente entscheidet das Gericht. Hat man als Hersteller hier eine vollständige und gut aufbereitete Dokumentation zur Hand, hat man gute Karten den Prozess zu gewinnen. Man kann seinen Standpunkt damit gut darlegen und nachvollziehbar beweisen.

Mit einer schlechten Dokumentation besteht dagegen das Risiko, das das Gericht diesen Beweis wegen zu geringer Tiefe oder Unschlüssigkeit abweist. Der Hersteller hätte zwar Recht, kann das Gericht aufgrund der unzureichenden Dokumentation nicht überzeugen. Er verliert dadurch den Prozess. Denn kein noch so teurer Anwalt kann den Prozess ohne Argumente gewinnen.

Die Bedeutung der internen Dokumentation ist groß, häufig größer als es manchen bewusst ist. Und sie ist wichtig, insbesondere im rechtlichen Kontext. Daher ist es sinnvoll, die interne Dokumentation strukturiert aufzubauen und zu pflegen. Sie ist keine Eintagsfliege. Wie man das machten könnte und welche Rolle der technische Redakteur dabei spielen kann, betrachten wir in der nächsten Folge.