Extra #013: FAQ-Runde Betriebsanleitung erstellen, Konformitätserklärung & Co
Welche Fehler sind häufig in einer Anleitung anzutreffen?
- Kein Aktiver Satzbau, meist lange, unverständliche Satzkonstruktionen:
B. Durch Drücken des „Start“ Tasters beginnt die Maschine die Fertigung der Teile.
Besser wäre doch Fertigung starten: Drücken Sie die Taste „Start“ - Verwendung von Füllwörtern oder Begriffen die in Anleitungen nichts zu suchen haben wie könnte, sollte, bitte, Danke.
- Signalwörter falsch benannt z.B. Achtung statt Warnung.
- Falsche Farbe in den Warnhinweisen z.B. grüne Schrift bei Warnhinweisen.
- Schlechte Gestaltung der Anleitung (z. B. Fließtext über mehrere Seiten, keine Abbildungen, schlechte Abbildungen die total überfrachtet sind, keine Kapitel, keine Seitenzahlen, kein Inhaltsverzeichnis)
- Lebensphasen vergessen (z.B. kein Kapitel Transport in der Anleitung).
- Für Amerika: keine ANSI Symbole in der Anleitung.
Wird in Anleitungen zu viel gewarnt?
- Angst vor Haftungsrisiken, weswegen vor allem gewarnt wird.
- Nicht vor offensichtlichen Gefahren warnen (wie ein scharfes Messer).
- Zu viele Warnungen überfrachten die Anleitung und machen sie unverständlich.
- Der Leser neigt dann nur noch dazu die Warnungen zu überfliegen oder sie zu übersehen
- Häufig falsche Klassifikation von Warnhinweisen, um „auf Nummer sicher zu gehen“
So wird aus Vorsicht wegen leichten Verletzungen ein Gefahr Hinweis - Warnhinweise werden zu oft wiederholt, obwohl sie unnötig sind
Wie warnt man in der Anleitung richtig?
- Vor den wesentlichen Dingen warnen.
- Aufbau nach dem SAFE-Prinzip (Signalwort, Art und Quelle der Gefahr, Folgen bei Nichtbeachtung und Maßnahmen zum Entkommen).
- Maximale Erkennbarkeit mit Symbolen und Piktogramme erreichen.
- Besser als zu viel warnen ist es, den Nutzer richtig anzuleiten das Produkt richtig zu verwenden.
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Die wichtigsten 6. Punkte zur Prüfung von Betriebsanleitungen in der technischen Dokumentation.
Was gehört alles in das Sicherheitskapitel einer Anleitung?
- Beschreibung der Zielgruppen und deren Qualifikation
- Erklärung der Symbole und den sicherheitsbezogenen Informationen
- Informationen und allgemeine Gefahren in den einzelnen Lebensphasen des Produktes
- Informationen und Warnhinweise vor speziellen Gefahren in allen Lebensphasen des Produktes
- Ein Hinweis zum technischen Zustand der Anlage oder Maschine (die Anlage darf nur in technisch einwandfreiem Zustand verwendet werden)
- Informationen zum Thema Schulung und Unterweisung
- Informationen zur persönlichen Schutzausrüstung
- Details zu Sicherheitseinrichtungen (Schutzumhausung, Not-Halt-Taster, etc)
- Informationen zu angebrachten Warnhinweisen
- Informationen zu Notfällen (Löschmaßnahmen falls benötigt, etc)
- Häufig wird das Sicherheitskapitel auch verwendet, um den Bestimmungsgemäßen Gebrauch des Produktes sowie einen vorhersehbarer Fehlgebrauch zu beschreiben
Warum muss vor einem nicht vorgesehenen Gebrauch gewarnt werden?
- Zu allererst fordert die MRL, dass der Benutzer auf mögliche, gefährliche Fehlverwendungen hingewiesen wird
- Dann gibt es C-Normen die konkrete Angabe von Fehlanwendungen fordert
- Das Ziel: Die Grenzen der Verwendung des Produktes aufführen.
In der Bestimmungsgemäßen Verwendung beantwortet man die Frage: Welche Aufgabe hat das Produkt? - Anschließend muss man dem Nutzer klar verdeutlichen, das Produkt nicht zu verändern oder zu zweckentfremden.
- Daher zählt man naheliegende bekannte Fälle von einem vorhersehbaren Fehlgebrauch aufgrund menschlichen Verhaltens in der Anleitung auf
- Das kann beispielsweise bedingt durch menschliches Verhalten sein:
- Eine Kabeltrommel, die nicht komplett abgewickelt ist oder generell das Abwickeln von Schläuchen, Kabeln oder ähnliches, weil zu aufwändig
- Verwendung eines Schraubenziehers als Meisel oder Hebewerkzeug (Stichpunkt Flaschenöffner)
- ein Gabelstapler der mit angehobener Last fährt
- Bügeleisen als Herdplatte zu verwenden
- Eine gute Quelle für Informationen aus dem Bereich nicht bestimmungsgemäßer Gebrauch / vorhersehbare Fehlanwendung ist der Kundendienst.
- So konnte sich z.B. ein Hersteller von industriellen Bügelmaschinen keine andere Verwendung als das Bügeln von Textilien für seine Maschinen vorstellen.
- Der Kundendienst hatte aber die Erfahrung gemacht, dass die dampfbeheizten Bügelplatten dem Personal eines Textilherstellers auch zum Aufwärmen des Mittagessens dienten.
- Oder ein großer Ofen zum Härten von Material könnte zum Grillen oder Backen von Pizza dienen.
Wie sind Handlungen in der Anleitung aufzubauen?
- Handlungen nachvollziehbar gestalten
- Warum eine Handlung durchzuführen ist
- Welche Voraussetzungen sind zu erfüllen
- Nach Möglichkeit eine Handlung je Schritt
- Information zu Zwischenschritten, wo etwas passiert
- Reihenfolge der Handlungen
- Ergebnis der Handlung
- Handlungen aktiv formulieren
- Nutzer direkt ansprechen („Drücken Sie den Schalter.“)
Welche Fehler können bei einer Übersetzung auftreten?
- Die Denke, dass alle Sprachen gleich sind. Häufig werden Eigenheiten der einzelnen Sprachen vergessen. Das zum Beispiel Thailändisch keine Leerschritte hat. Die Zeichen werden dort durchgehend aneinander gereiht.
- Oder das Arabisch von rechts nach links läuft und das nicht alle Programme ohne weiteres können bzw. berstehen. Es gibt nichts schlimmeres, als eine arabische Übersetzung erstellen zu lassen und die Daten in einem System zu öffnen, das die Sprache nicht kann. Prompt steht der Text falsch herum. Und der Redakteur oder wer es geöffnet hat, kann es nicht mal erkennen, da er die Sprache nicht kennt.
- Oder als drittes Beispiel: Schriftarten im Marketing, die aber nicht alle Sprachen darstellen können. Dann gilt es das gesamte Layout anzupassen.
- Bei Übersetzungen für die USA – keine Angaben hinsichtlich Lokalisierung in das amerikanische Maßsystem.
- Problem ist meist auch, dass der Kunde gerne nur eine Übersetzung der Anleitung ins Englische hätte. Aber für das Zielland durch die gesetzliche Regelung eine ganz andere Sprache gefordert ist
Wie helfen die Erfahrungen eines Redakteurs in der technischen Dokumentation bei der Übersetzung?
- Die Erfahrungen in der technischen Dokumentation helfen in der Vorbereitung der Übersetzung
- Ein erfahrener Redakteur erkennt wie das Dokument zu gestalten und strukturieren ist, um Nacharbeit zu verringern oder ganz zu verhindern.
- Mein Lieblingsbeispiel sind hier gerne die Menschen die jede Zeile wird mit einem Umbruch beenden. Egal ob sie das jetzt von der Schreibmaschine noch so machen oder aufgrund von der Gestaltung des Textes. Die Texte laufen nach der Übersetzung anders, entweder länger oder kürzer. Und das muss angepasst werden. Hinzu kommt, dass die meisten Translation-Memory-Systeme den Umbruch als Satzende interpretieren, obwohl der Satz ja noch weitergeht. Die Folge sind schlechte Matches in den Systemen und dass kann sehr viel Geld kosten. Ein guter Redakteur lernt mit der Zeit auch die Tücken von Translation-Memory Systeme kennen und kann ein Dokument auch entsprechend aufbauen.
- Außerdem ist ein Redakteur normalerweise so „faul“ wie jeder andere Mensch. Er möchte nur die Arbeit machen die nötig ist. Sprich ein guter Redakteur schreibt die Texte so, dass er diese in anderen Anleitungen wiederverwenden kann.
Wie können Kosten in der Übersetzung gespart werden?
- Text in Bildern vermeiden, da sonst hohe Kosten wegen Layoutaufwand anfallen.
- Daten entsprechend für die Übersetzung vorbereiten: bspw. unnötige Leerschritte und Umbrüche vorab entfernen.
- Sich schon bei der Erstellung des deutschen Textes Gedanken zu machen, in welche Sprachen das Dokument später zu übersetzten ist und wie es auszusehen hat. Entsprechenden Freiraum lassen, für langlaufende Sprachen wie Russisch.
- Zur Verfügung stellen von offenen Dateiformaten = Dateien die mit passender Software textlich problemlos zu bearbeiten sind, also keine PDF-Dateien.
- Nur einsprachige Texte senden, die komplett zu übersetzen sind.
- Vorübersetzungen ähnlicher Anleitungen können als Referenz dienen und helfen dem Übersetzer.
- Diese enthalten Informationen bezüglich Terminologie und wie welche Fachbegriffe zu übersetzen sind. Eine Liste der Terminologie mitzuschicken erleichtert ebenfalls die Arbeit für den Übersetzer.
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Die wichtigsten 6. Punkte zur Prüfung von Betriebsanleitungen in der technischen Dokumentation.
Muss eine Anleitung übersetzt werden und in welche Sprache?
- Abhängig vom Text.
- Im Marketingbereich ist ein Muttersprachler der im Zielland lebt unumgänglich. Dieser kennt die Kulturen Gegebenheiten und kann den Text entsprechen auf das Zielland angepasst übersetzen.
- Bei einem Technischen Text ist das Prinzip des Muttersprachlers nicht immer das Beste. Der Ausgangstext wird dort nicht immer zu 100% vom Muttersprachler verstanden. Kombination von einem Technischen Übersetzer mit einem Muttersprachlicheren Lektor bringt oft die beste Qualität.
Was sind gravierende Fehler bei einer Konformitätserklärung?
- Verweis auf veraltete Normen.
- Auch die Verwendung von falschen Richtlinien? Z.B. Niederspannungsrichtlinie statt Maschinenrichtlinie.
- Fehlende Angaben, die aber von der Richtlinie gefordert werden. Z. B. Dokumentationsverantwortlicher oder Firmenadresse.
- Angaben zu vieler Normen (hilft nur dem Wettbewerb, der daran erkennen kann welche Normen und somit technische Lösungsansätze verwendet wurden).
Kann die Anleitung nachgeliefert werden?
- Nein, da Anleitung ein Teil des Produktes.
- Muss zum Zeitpunkt des Inverkehrbringens vorliegen.
- Ist ein wichtiger Bestandteil der CE-Kennzeichnung.
- Nachträgliches Liefern der Anleitung verstößt gegen das Produktsicherheitsgesetz.
- Daher: Dokumentation frühzeitig beginnen, damit genügend Zeit vorhanden ist.
Kann die Risikobeurteilung nachträglich gemacht werden?
- Ja, aber: entdeckte Fehler sind zu beheben. Und ich bezweifle, dass Ihr Kunde begeistert ist, dass Sie zu ihm kommen und ihr Produkt, also seine Maschine stillsetzen, um Schutzmaßnahmen nachzurüsten.
- Meist ist es schwer, die Risikobeurteilung kurzfristig zu machen, wenn sie benötigt wird (falls die Behörde sie sehen will…)
- Prinzipiell gilt es Gefahren zuerst Konstruktiv, dann durch Schutzmaßnahmen und schließlich, wenn die beiden vorhergenannten Methoden nicht funktionieren, durch die Benutzerinformation zu beseitigen. Die beiden ersten Maßnahmen lassen sich nur schwer nachträglich durchführen, die letzte ist häufig unzureichend und mit Risiken verbunden
- Daher: Risikobeurteilung bereits in der Konzeptionsphase mit beginnen, Gefahren konstruktiv beseitigen!
Muss die Risikobeurteilung übersetzt werden?
- Nein, die Risikobeurteilung ist Teil der internen Dokumentation und verbleibt beim Hersteller. Er kann die Sprache für die Erstellung frei wählen.
Muss die Risikobeurteilung ausgeliefert werden?
- Nein, der Kunde hat nur ein Recht auf Einsicht in die Risikobeurteilung. Ausgehändigt werden muss sie nicht.
Welche Hilfe können Sie uns in der Technischen Dokumentation anbieten?
- Kostenloser Kurz-Check der Dokumentation.
- Rücksprache mit dem Kunden ob er die Doku überarbeiten lassen will oder diese selbst überarbeiten möchte.
- Lang-Check der Dokumentation für eine genaue Auswertung.
- Unterstützung bei der Überarbeitung der Dokumentation.
- Komplette Neuerstellung der Technischen Dokumentation.
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