RB #012 Von der Risikobeurteilung zum Warnhinweis – Teil 1

Bei der Erstellung von Informationsprodukten wie beispielsweise Bedienungs- Betriebs- oder Serviceanleitungen ist die Risikobeurteilung ein unverzichtbare Dokument. Wurde diese mit Sorgfalt erstellt, geht die Arbeit gut von der Hand. Was aber wenn sie unvollständig oder fehlerhaft ist oder gar fehlt?

Leider erlebt man es immer wieder: Es ist eine Betriebsanleitung zu erstellen, jedoch ist die vorliegende Risikobeurteilung hierzu praktisch unbrauchbar. Die Gründe dafür können vielfältig sein und ich will an dieser Stelle darauf auch gar nicht weiter eingehen. Jedoch erschwert dieser Umstand eine fachgerechte Arbeit ungemein, ja mitunter ist sie gar nicht möglich. Ich möchte daher mit dieser kleinen zweiteiligen Reihe deutlich machen, wie wichtig eine korrekt erstellte Risikobeurteilung für die Arbeit in der Technischen Redaktion und damit schlussendlich auch für den Hersteller eines Produktes ist.

Viele technische Entwicklungen bergen Gefahren für Mensch, Tier und Sachen. Diese Gefahren beginnen spätestens dann, wenn ein Produkt das Werk verlässt und enden mit der ordnungsgemäßen Entsorgung des Produktes. Alle Phasen, die ein Produkt bis zu seiner Entsorgung durchläuft, bezeichnet man als den Produktlebenszyklus

Der Produktlebenszyklus variiert je nach Produkt etwas. Bei einer Maschine kann er beispielsweise folgende Phasen umfassen:

• Die eigentliche Idee zum Produkt
• Die Entwicklung des Produktes
• Seine Produktion
• seinen Vertrieb – also die Marketingebene
• seine Auslieferung zum Kunden
• die Montage beim Kunden
• der Betrieb des Produktes – ggfs. gibt es hier vorgelagert noch die Stufe der Einrichtung des Produktes
• die laufende Wartung
• mögliche Reparaturen
• die Demontage beispielsweise bei einem Umzug oder der geplanten Außerbetriebmahme
• Und die Entsorgung also das Recycling eines Produktes am Ende seiner Lebenszeit

Für jede Phase des Produktlebenszyklus sind Informationsprodukte zu erstellen. Diese kennzeichnen den Informationslebenszykluss.
Die Arbeit der technischen Redaktion in Hinblick auf Betriebsanleitungen, Serviceanleitungen, Transportanleitungen und so weiter beginnt in der Regel mit der Phase, in der das Produkt das Werk des Herstellers verlässt.

Diese Informationsprodukte müssen für jede Produktlebensphase alle Restrisiken nennen die von dem Produkt ausgehen können und wie sie sich vermeiden lassen.

Basis für diese Aufgabe ist

• die Was-macht-Wer?-Matrix
• und die Zielgruppenanalyse

In der Was-macht-Wer?-Matrix werden den erforderlichen Handlungen rund um das Produkt die jeweils handelnden Personen gegenübergestellt. Dies lässt sich in einer einfachen Tabelle realisieren.

In diesem Beispiel würde sich ergeben, dass das zu erstellende Informationsprodukt in jedem Fall vier Handlungskapitel beinhalten muss.

Dies sind die Kapitel

• Transport
• Montage/Demontage
• Bedienung und Wartung

Bei umfangreichen Informationsprodukten kann es sinnvoll sein diese vier Kapitel in je einem eigenen Dokument anzulegen.

• In eine Transportanleitung
• eine Montageanleitung
• eine Bedienungsanleitung
• und eine Serviceanleitung.

Zur Erinnerung:  Die Was-macht-wer-Matrix  ermittelt lediglich welche Personen welche Handlungen ausführen.

Die Zielgruppenanalyse präzisiert nun die handelnden Personen – z. B. in Hinblick auf das Vorwissen beim Anwender eines Consumerproduktes oder den Ausbildungsstand eines Maschinenbedieners oder Servicetechnikers.

Zur Veranschaulichung der einzelnen Personen wird häufig die Persona-Methode verwendet.

Wichtig:
Die Zielgruppenanalyse ist nicht nur für den Vertrieb oder die technische Redaktion von Bedeutung, sondern ist auch bereits bei der Risikobeurteilung unverzichtbar.

Alle EU-Richtlinien fordern die Durchführung einer Risikobeurteilung  bereits während der Entwicklung des Produktes. Dazu gehören beispielsweise die

• Maschinenrichtlinie
• Die Niederspannungsrichtlinie
• und die EMV-Richtlinie

Zweck der Risikobeurteilung:

Alle Risiken, die von einem Produkt während seiner Produktlebensphasen ausgehen und welche die Gesundheit und das Leben der Anwender gefährden, bereits während der Konstruktion des Produktes zu ermitteln und möglichst auch konstruktiv zu beseitigen.

Die Risikobeurteilung besteht aus mehreren Einzelprozessen:

Sie ist unterteilt in die Risikoanalyse und die Risikobewertung. Die Risikoanalyse wiederum besteht aus den Prozessen

• Festlegung der Maschinengrenzen
• Der Ermittlung der Gefährdungen und den damit jeweils verbundenen Gefährdungssituationen
• und der Risikoeinschätzung

Ergibt die Risikobeurteilung nicht akzeptable Risiken muss eine Risikominderung durchgeführt werden.

Risiken, die sich im Rahmen der Risikobeurteilung und der Risikominderung nicht beseitigen lassen, bezeichnet man als Restrisiken.

Über diese Restrisiken ist der Benutzer bzw. jeder der mit oder an dem Produkt Handlungen ausführt zu unterrichten.

Siehe hierzu beispielsweise die MRL Anhang I, Kapitel 1.1.2 lit. b, Kapitel 1.7.2 und Anhang 7 Abschnitt A.

Die Aufgabe dieser Information übernimmt die Technische Redaktion durch die Erstellung der entsprechenden Informationsprodukte. Dabei greifen die Technischen Redakteure auf die Informationen aus der Risiskobeurteilung zurück.

Wichtig:

• Die Erstellung der Risikobeurteilung ist die Pflicht des Herstellers. Sie entsteht oftmals durch die Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen im Unternehmen (mechanische Konstruktion, elektrische Konstruktion, usw.).
• Die Ergebnisse der Risikobeurteilung sind die Arbeitsgrundlage der technischen Redaktion.
• Ist die Risikobeurteilung mangelhaft oder fehlt, kann keine rechtssichere Betriebsanleitung erstellt werden.
• Ist der Hersteller selbst nicht in der Lage eine Risikobeurteilung zu erstellen, muss er diese Aufgabe an ein(e) dafür geeignete(s) Person / Unternehmen übertragen.

Die Risikobeurteilung: Warum ist sie gefordert und wer führt sie durch?

E-Book: Fragen und Antworten zu Sicherheits- und Warnhinweise

Unser Schulungspaket zum Anhören: Risikobeurteilung

E-Book: Vorlage mit normativen Verweisen zur Erstellung einer Betriebsanleitung