BA #007 Inhalte der Betriebsanleitung: Kapitel Transport, Kapitel Bedienungs- und Anzeigeelemente, Betriebsarten

Ein herzliches Willkommen an alle Zuhörerinnen und Zuhörer zu einer neuen Folge unseres Podcasts zur Technischen Dokumentation. Mein Name ist Florian Schmider und ich bin bei der GFT AKADEMIE verantwortlich für den Bereich der Technischen Dokumentation.

Letzte Woche haben wir die Sicherheits- und Warnhinweise behandelt und wie diese gestaltet und strukturiert werden müssen. Nachdem wir nun die allgemeineren Produktinformationen und Inhalte einer Anleitung abgehandelt haben, folgen nun speziellere Informationen und Lebensphasen der Produkte. Konkret geht es heute um die Lebensphase Transport sowie das nachfolgende Kapitel „Bedienungselemente und Betriebsarten“.

Wie auch in den letzten Folgen gilt: Wenn Sie die vergangenen Podcasts nicht gehört haben, empfehle ich dies nachzuholen. Ich verweise immer wieder auf Begriffe die in vergangenen Podcasts erklärt wurden, die ich aber nicht erneut erklären werde, da ansonsten die Podcasts noch umfangreicher und länger werden würden.

Gerade habe ich das Wort „Lebensphase“ genannt. Für diejenigen, die vielleicht nicht wissen, was damit gemeint ist oder wie es im Zusammenhang mit der Technischen Dokumentation steht, folgt eine kurze Erklärung.

Der Begriff Lebensphase kommt in vielen Bereichen der Wirtschaft vor. So gibt es diesen zum Beispiel im Bereich des Marketings, wo es um die Beschreibung der Wettbewerbsposition von Produkten oder um die Phasen einzelner Produkte oder Produktgruppen geht. Der Begriff Lebensphase wird dort auch gerne als Lebenszyklus bezeichnet. Hier wird zwischen Einführung, Wachstum, Reife und Degeneration unterschieden.

Im Bereich der Technischen Dokumentation hat das Wort eine andere Bedeutung. Die dortigen Lebensphasen beschreiben die Zustände oder Stationen eines Produktes vom Transport über den Betrieb bis hin zur Entsorgung oder Recycling. Für all diese Phasen benötigen die verschiedensten Menschen oder Zielgruppen entsprechende Informationen, um zu wissen, wie sie mit dem Produkt in der einzelnen Lebensphase umzugehen haben.

Wichtiger Hinweis!

Daher gliedern wir unsere Anleitungen entsprechend dieser Lebensphasen, damit die Zielgruppe schneller die Informationen findet, die zu der aktuellen Lebensphase des Produktes gehören. Diese Gliederung wird auch von der Norm DIN EN 82079-1 „Erstellen von Gebrauchsanweisungen“ so gefordert.

Die erste Lebensphase des Produktes wäre theoretisch die Entwicklung und Konzeption der Maschine oder des Produktes sowie die Erstellung eines Prototyps. Da es in dieser Phase im Bereich der Konzeption und Entwicklung noch nichts zu beschreiben gibt, bzw. sich das Produkt noch entwickelt, wird diese Phase nicht in der Anleitung berücksichtigt.

Die erste Lebensphase des Produktes, wo auch Fremdpersonen hinzukommen und Informationen zum Produkt benötigen, ist die Phase des Transportes. Mit dieser beginnen wir auch in unseren Anleitungen. Entsprechend den vorherigen Kapiteln handelt es sich bei uns daher meist um Kapitel 4.

Einige werden sich nun fragen, warum der Transport einer Maschine oder eines Produktes überhaupt beschrieben werden muss. Meist wird dies vom Hersteller übernommen bzw. von ihm ein Transportunternehmen beauftragt, dass seine Produkte kennt und weiß, wie es damit umzugehen hat.

Eine Antwort hierzu wäre, dass es beispielsweise die Maschinenrichtlinie fordert. Dies wird konkret unter Punkt „1.7.4.2 Inhalt der Betriebsanleitung“ gefordert, dort steht unter p): „Sicherheitshinweise zum Transport, zur Handhabung und zur Lagerung, mit Angabe des Gewichtes der Maschine und ihrer verschiedenen Bauteile, falls sie regelmäßig transportiert werden müssen.“

Aufgrund dieses „regelmäßig“ am Ende des Textes argumentieren viele, dass die Maschine in der Regel nur einmal transportiert wird bzw. sie nicht regelmäßig transportiert werden muss und daher diese Angaben entfallen können.

Aus meiner Sicht ist dies aber nicht so, bzw. wir empfehlen dennoch die Angabe der Informationen zum Transport. Zum einen könnte sich das „regelmäßig“ interpretationstechnisch auf die verschiedenen Bauteile beziehen. Der ganze Absatz ist leider wie vieles nicht konkret beschrieben.

Der aus unserer Sicht wichtigere Grund ist jedoch das Haftungsrisiko bzw. mögliche Schäden aufgrund falschen Transportes. Auch wenn der Hersteller die Maschine zum Kunden ausliefert und dort aufbaut, es kann immer der Fall sein, dass die Maschine seitens des Kunden umgesetzt oder an einen anderen Standort gebracht werden muss. Ob hier nun der Hersteller extra kontaktiert und dafür beauftragt wird, ist fraglich.

Sollte dann noch etwas passieren, beispielsweise verzieht sich das Gehäuse einer Presse durch unsachgemäßem Transport oder Lagerung, und die Maschine wird dadurch beschädigt oder gar funktionsuntüchtig, steht der Hersteller mit einem Transportkapitel besser da als einer ohne. Vor allem falls es vor Gericht gehen sollte oder ein Personenschaden entstanden ist. Daher ist unsere Empfehlung, ein Transportkapitel zu erstellen.

Um eine möglichst übersichtliche Struktur mit so wenig Unterkapiteln wie möglich zu erstellen, nehmen wir noch neben der Transportphase weitere Themen mit auf, die die selbe Zielgruppe haben oder eng miteinander zusammen hängen. Bei uns sind dies Informationen zur Verpackung, Lieferumfang, Aufstellung und Lagerung.

Jedes der Kapitel zu den einzelnen Lebensphasen beginnt mit einleitenden Hinweisen zur Sicherheit. In diesem Kapitel schreiben wir, dass es sich an eine bestimmte Zielgruppe richtet, zu denen Transportunternehmen mit entsprechenden Fachkenntnissen und spezielles Fachpersonal gehören. Das Fachpersonal wird bereits weiter vorne in der Anleitung entsprechend definiert, so wie ich es in einem vorherigen Podcast erläutert habe.

Im Anschluss listen wir die wichtigsten Warnhinweise auf, die im Zusammen mit der Lebensphase Transport auftreten. Wenn das Produkt oder die Maschine per Kran transportiert wird, gehören hier Warnhinweise zu schwebenden Lasten, defekten Anschlagmitteln oder falschen Anschlagpunkten hinzu. Weiterhin können hier Hinweise zu Sachschäden oder ähnlichem ergänzt werden, je nach dem was auf das Produkt zutrifft.

Da auch die Risikobeurteilung sich auf die Lebensphasen bezieht, können die Informationen zu den Sicherheits- und Warnhinweisen dort herausgenommen werden.

Als nächstes Unterkapitel behandeln wir die Anlieferung des Produktes. Diese Situation ist meist die erste, in der der Käufer eines Produktes mit diesem zu tun hat. Hier gehen wir auf die Überprüfung des Lieferumfangs, sowie die Überprüfung auf Transportschäden und deren Dokumentation ein.

Nachdem das Produkt vollständig und ohne Beschädigung angeliefert wurde, wird in der Regel die Verpackung des Produktes entfernt. Die Verpackung, deren Entfernen sowie die Transporteinheiten des Produktes, falls es mehrere sind, wird hier beschrieben. Sollte die Verpackung von Produkten für Lagerung oder ähnliches aufbewahrt werden müssen, nennen wir dies auch an dieser Stelle.

Nachdem das Produkt ausgepackt ist, geht es an den Transport des Produktes. Zunächst muss hier nun geklärt werden, wie das Produkt oder die Maschine zu transportieren ist und welche Transportmittel dafür geeignet sind. Größere Produkte werden meist mit Kran, Hubgerät oder Transportrollen transportiert.

Nach der Wahl der Transportmittel kommen die eigentlichen Transporthinweise. Hier werden genaue Informationen zum Transport angegeben sowie dazugehörige Warnhinweise und Informationen zu Schutzausrüstung. Vor allem die Schutzausrüstung ist hier eine wichtige Nennung, da Produkte oder deren Gewicht öfters unterschätzt werden und so Gefahren für Gliedmaßen wie bspw. Füße entstehen können. Und ich bezweifle, dass jemand eine mehrere Tonnen schwere Maschine auf dem Fuß ohne Arbeitsschuhe haben möchte.

An dieser Stelle möchte ich nochmals auf die Recherche der Gegebenheiten vor Ort und der Zielgruppe hinweisen. Eine gründliche Recherche und Information kann helfen, Unfälle zu vermeiden. Dies gilt vor allem für außerhalb Deutschlands. Was für uns in Deutschland gegeben ist und durch Behörden wie die Berufsgenossenschaft kontrolliert wird, ist anderswo nicht immer selbstverständlich. Ich habe bereits Bilder aus der Praxis gesehen, wo mehrere Tonnen schwere Maschinen in China über Transportrollen transportiert werden. Die transportierenden Personen hatten nicht alle Arbeitsschuhe an, einer von ihnen war sogar Barfuß. Was mit diesem Fuß passiert, wenn die Maschine auf diesen fällt oder versehentlich darauf abgesetzt wird, muss ich glaub ich nicht weiter erklären.

Kommen wir zurück zu den Transporthinweisen: Sind bei den Transporthinweisen mehrere, verschiedene Warnhinweise mit unterschiedlichen Signalwörtern vorhanden, sollten diese von den gefährlichsten absteigend zu den leichten Verletzungen oder Sachschäden geordnet werden. So stehen die wichtigsten und gefährlichsten Hinweise zu Beginn und werden als erstes vom Leser erkannt.

Wenn es separate Transportzeichnung oder ähnliches für den Transport gibt, müssen diese hier genannt werden. Gibt es besondere Transportmittel, mit denen das Produkt transportiert werden muss, sollten diesen ebenfalls hier aufgeführt werden. Außerdem gehört ein Hinweis hinzu, dass Fahrer von Gabelstablern auch die entsprechende Fahrerlaubnis haben müssen.

Meist schreiben wir hier noch hinzu, dass beim Anheben der Produkte und Maschinen sich alle Personen aus dem Arbeitsbereich entfernen müssen. Auch das Seile oder Ketten nicht beschädigt sein dürfen, für die entsprechende Tragkraft ausgelegt sein müssen, sie nicht das Gehäuse beim Anheben berühren dürfen und nur an den vorgesehenen Befestigungspunkten angebracht werden müssen, gehört in dieses Kapitel.

Ist das Produkt oder die Maschine an den Aufstellort transportiert worden, muss es normalerweise aufgestellt werden. Bevor es aufgestellt werden kann, muss überprüft werden, ob der Aufstellort für die Maschine geeignet ist. Wir verweisen hier auf das Kapitel Standortvorraussetzungen und die dort angegebenen Aufstellbedingungen.

Die Anforderungen an den Aufstellort sind ein nicht zu unterschätzendes, wichtiges Kapitel. Viele Maschinen haben konkrete Anforderungen an Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Sonne bzw. Wärmeeinstrahlung, Energie oder der Tragfähigkeit des Bodens. Werden diese Anforderungen nicht eingehalten, kann die Maschine beschädigt oder gar funktionsunfähig werden. Neben der Beschädigung der Maschine kann es außerdem sein, dass sie ihren Zweck nur unter bestimmten Bedingungen erfüllen kann, die eingehalten werden müssen. Prüfmaschinen die Dichte oder Feuchtigkeit von Stoffen wie Holz messen, werden bei nicht erfüllten Umgebungsbedingungen keine korrekten Ergebnisse liefern können. Solche Fälle können zu erblichen, wirtschaftlichen Schäden führen.

Ich gehe auf dieses Thema so genau ein, da ich leider zu oft erlebt habe, dass die Kommunikation innerhalb von Unternehmen nicht gut läuft, bzw. die technische Redaktion nicht immer die Wichtigkeit erkennt bzw. die Informationen zum Aufstellort hat und diese dann nicht in der Anleitung vom Kunden nachgelesen werden können.

Ein weiterer Punkt der Aufstellung des Produktes selbst. Wird es auf einer Palette an den Bestimmungsort transportiert, muss diese entfernt werden. Müssen vor der Aufstellung Stützfüße montiert werden, gehört dies auch hier aufgeführt. Besteht ein Produkt aus mehreren Einheiten, muss beschrieben werden, wie diese aneinandergestellt und ausgerichtet werden.

Nach der Aufstellung führen wir meist noch das Kapitel Lagerung auf. Die Montage des Produktes gehört für uns in ein eigenes Kapitel, das wir in einem späteren Podcast behandeln werden, da es eine andere Zielgruppe wie beispielsweise Elektriker hat.

Informationen zur Lagerung sind deshalb wichtig, da Produkte gerade bei längeren Transporten meist zwischengelagert werden müssen. Sei es wegen einer Überprüfung durch den Zoll oder einfach um den Wechsel zwischen zwei Transportmitteln zu ermöglichen. Beispielsweise gehört hierzu der Wechsel vom Schiff auf einen LKW oder umgekehrt.

In dieses Unterkapitel gehören daher alle Informationen, die während einer Lagerung beachtet werden müssen. Hierzu gehören beispielsweise Raumtemperatur, Luftfeuchtigkeit, oder das die Maschine auf einem ebenen, trockenen Boden gelagert werden muss.

Auch die Lagerung innerhalb eines Containers, z. B. im Hafen sollte bedacht werden. Hier stellen sich Fragen zur Temperatur und in wie weit Salzige Meer Luft oder Meerwasser das Produkt beeinträchtigen oder beschädigen können.

Neben der Lagerung selbst muss auch bedacht und angegeben werden, falls das Produkt in dieser Zeit gewartet und instand gehalten werden muss. Dies ist für längere Zeiträume wichtig, damit nichts rostet oder eintrocknet. Nach diesen Angaben ist das Kapitel Transport beendet.

Kommen wir nun zum nächsten größeren Kapitel, dem Kapitel 5. Nach der Lebensphase des Transportes findet man in unseren Anleitungen das Kapitel 5 „Bedienungs- und Anzeigeelemente und Betriebsarten“. Dieses Kapitel ist selbst keine Lebensphase und wird hier eingeschoben, da es Informationen bereitstellt, die in den nachfolgenden Kapiteln benötigt werden.

Dieses Kapitel behandelt alle Bedienungselemente, mit denen der Leser in den nachfolgenden Kapiteln zu tun hat. Es zeigt beispielsweise an, wo sich Bedienpanels befinden, bzw. wo sich welche Bedienpanels befinden, falls es mehrere unterschiedliche gibt. Auch Verriegelungseinrichtungen von Schutztüren oder ähnlichem beschreiben wir in diesem Kapitel.

In der Regel bauen wir es so auf, dass wir zunächst über eine Übersichtsbild erläutern wo sich welche Bedienteile befinden. Anschließend nutzen wir ein Bild des zu Beschreibenden Gegenstandes, z. b. der Robotersteuerung und erläutern über eine Legende, wo welche Knöpfe/Schalter sind und welche Funktionen diese haben. Handelt es sich um Zukaufteile oder Teile von Zulieferern, kann hier auch ein Verweis auf dessen Dokumentation gesetzt werden.

Sind alle Bedienelemente erklärt, erläutern wir die einzelnen Displayanzeigen im selben Stil. Über Bilder werden diese in der Anleitung eingefügt, bspw. das Grundbild der Maschinensteuerung. Über eine Legende werden die einzelnen Buttons und Schaltflächen erklärt. Dies wird mit jeder Displayanzeige einzeln gemacht. Jede Displayanzeige erhält bei uns dabei ein eigenes Kapitel, damit auch über das Inhaltsverzeichnis gezielt nach einer bestimmten Anzeige gesucht werden kann.

Sind alle Displayanzeigen erklärt, erklären wir noch kurz die Betriebsarten bzw. wie diese umgestellt werden können. Meist geschieht dies in der Praxis über Schlüsselschalter. Daher beschreiben wir kurz den Schlüsselschalter, die Aktivierung bzw. den Wechsel der Betriebsarten und wer den Schlüssel für den Schalter bekommt bzw. die Verantwortung dafür hat. Mit diesen Informationen ist dann der Leser für die nachfolgenden Kapitel gerüstet.

Wichtiger Hinweis!

Sollten Sie eine Übersicht oder eine Musteranleitung benötigen, können Sie diese nun wieder über das Download-Portal auf unserer Website www.gft-akademie.de herunterladen. Dort gibt es außerdem Checklisten und andere hilfreiche Informationen zur Erstellung von Betriebs- und Gebrauchsanleitungen.

Das war es mit unserem heutigen Podcast. Ich hoffe, es hat Ihnen gefallen und Sie sind auch wieder beim nächsten Mal dabei. Sollten Sie Fragen haben oder Anregungen zu weiteren Podcast, schreiben Sie diese in die Kommentare oder senden Sie sie uns per E-Mail info@gft-akademie.de zu.

Herzlichen Dank fürs Zuhören, bis zur nächsten Woche.