BA #038 Sicherheits- und Warnhinweise richtig umsetzen: Normgerecht, verständlich, wirksam

Heute nehmen wir ein Thema unter die Lupe, dass zwar oft als „Pflichtprogramm“ gesehen wird, aber im Ernstfall über Leben und Tod entscheiden kann – Sicherheits- und Warnhinweise richtig umsetzen: Normgerecht, verständlich, wirksam.

In dieser Folge erfahren Sie, wie Sie Ihre Nutzerinnen und Nutzer wirksam vor Gefährdungen schützen, gesetzliche Anforderungen einhalten und Ihre Dokumentation professionell und verständlich gestalten. Wir werfen dabei nicht nur einen Blick auf konkrete Warnhinweise, sondern auch auf das Sicherheitskapitel, das in der Betriebsanleitung eine tragende Rolle spielt.

Warum sind Sicherheits- und Warnhinweise ein so wichtiges Thema in der Technischen Dokumentation?

Ganz einfach: Sie können Leben retten – und mehr.

Denn Sicherheits- und Warnhinweise schützen:

• Menschen vor Verletzungen oder tödlichen Gefahren,
• Sachwerte vor Beschädigung,
• die Umwelt vor Beeinträchtigungen,
• und Sie als Hersteller oder Inverkehrbringer vor rechtlichen Konsequenzen.

Darüber hinaus übernehmen sie eine wichtige, kommunikative Funktion. Sie zeigen, dass Sie Ihre Verantwortung ernst nehmen und Ihre Zielgruppen nicht allein lassen.

Ein normgerecht formulierter Warnhinweis signalisiert: „Wir haben potenzielle Gefahren erkannt – und helfen Ihnen bzw. dem Nutzer, sicher damit umzugehen.“

Umso erstaunlicher ist häufig der Blick in die Praxis. Schaut man sich Anleitungen verschiedenster Hersteller an, erkennt man viele Gemeinsamkeiten aber auch große Unterschiede insbesondere bei der Gestaltung der Sicherheits- und Warnhinweise. Ich würde sogar so weit gehen und sagen, dass man anhand der Warnhinweise verschiedene Informationen zu den Herstellern und Autoren der Anleitung ablesen kann:

• Fehlen Inhalte am Warnhinweis liegt die Vermutung nahe, dass dieser von einer fachfremden Person oder jemandem mit nur geringen Erfahrungen in Bereich der technischen Dokumentation erstellt wurde.

• Ist der Warnhinweis richtig normgerecht erstellt, wurde er dagegen vermutlich von einem technischen Redakteur erstellt. Zumindest hat die Person tiefer gehende Kenntnisse zum Thema.

• Ist das Dokument nicht mit Warnhinweisen überfrachtet, haben sich die Autoren deutlich mit dem Produkt beschäftigt und waren auch bereits bei der Risikobeurteilung beteiligt. Zumindest wurde bei der Risikobeurteilung nicht überschwänglich mit der Allzweckwaffe „Hinweis in Anleitung“ gearbeitet.

• Sind Warnhinweise unübersichtlich lang und umständlich zu lesen, wollte vermutlich der Autor auf Nummer sicher gehen. Gemäß dem Gedanken, „viel hilft viel“.

Beginnen wir mit dem rechtlichen Rahmen für Sicherheits- und Warnhinweise. Welche gesetzlichen und normativen Grundlagen müssen Sie beachten? Wieso werden Warnhinweise überhaupt benötigt?

Warnhinweise sind die Folge von Restrisiken, die von Produkten ausgehen können. Denn irgendwann können Gefahren nicht weiter reduziert werden. Man spricht dabei von einem vertretbaren Restrisiko. Hier können verschiedene Faktoren eine Rolle spielen. Entweder könnte eine weitere Lösung die Funktion des Produktes negativ beeinflussen, die Wirtschaftlichkeit wird durch Sicherheitsmaßnahmen zu stark negativ beeinflusst oder das Restrisiko ist durch den Nutzer erkennbar und vermeidbar. All dies wird im Zuge der Risikobeurteilung festgestellt und überprüft.

Die Pflicht, auf Restrisiken hinzuweisen, ergibt sich unter anderem aus folgenden Quellen:

• Produktsicherheitsgesetz (ProdSG) bzw. Produktsicherheitsverordnung – Es regelt das Inverkehrbringen sicherer Produkte,
• Maschinenrichtlinie bzw. Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 – Sie konkretisiert Sicherheitsanforderungen für Maschinen,
• Produkthaftungsgesetz – Dieses greift bei Schäden durch fehlerhafte oder unzureichende Informationen,
• IEC/IEEE 82079-1 – enthält Anforderungen an Nutzungsinformationen allgemein,
• DIN EN ISO 20607 – speziell für Maschinen, mit Fokus auf Sicherheitsinformationen,
• ANSI Z535 (USA) – wichtig für internationale Märkte, mit konkreten Vorgaben zu Gestaltung und Struktur.

Neben diesen Normen kann es auch produktspezifische C-Normen geben, die sich mit den Warnhinweisen zum jeweiligen Produkt beschäftigen. All diese Normen definieren, was „Stand der Technik“ bedeutet – und werden im Zweifelsfall herangezogen, um Ihre Dokumentation zu bewerten.

Jetzt wissen wir, warum Warnhinweise und Sicherheitsinformationen notwendig sind. Bevor wir uns mit den Inhalten beschäftigen können, müssen wir uns mit der Form dieser Informationen beschäftigen.

Denn Warnhinweise können auf unterschiedliche Weise dargestellt werden. Welche Form geeignet ist, hängt vom Kontext, der Gefährdung und der Zielgruppe ab.

1. 1. Eingebettete Warnhinweise
      Diese stehen direkt im Fließtext und wirken weniger auffällig. Sie eignen sich für begleitende Hinweise bei geringem Risiko.

1. 1. 2. Vorangestellte Warnhinweise
         Diese Hinweise stehen optisch abgesetzt vor der jeweiligen Handlung. Sie enthalten meist ein Piktogramm, ein Signalwort sowie konkrete Handlungsanweisungen. Sie sind besonders bei ernsthaften Gefährdungen sinnvoll.

1. 1. 3. Wiederholende Sicherheitshinweise
         Bestimmte Hinweise müssen mehrfach wiederholt werden – etwa vor jeder Reinigung oder bei regelmäßigen Wartungsarbeiten. Diese Hinweise dienen zwar der Sicherheit, sind aber häufig nur mit einem sehr geringem Risiko verbunden.

1. 1. 4. Hinweise im Sicherheitskapitel
         Diese sind allgemeiner gehalten und gelten unabhängig vom konkreten Arbeitsschritt. Sie schaffen ein grundlegendes Sicherheitsverständnis – dazu aber später mehr.

Nun stellt sich die Frage, aus welchen Elementen ein vollständiger Warnhinweis besteht. Die DIN EN ISO 20607 und ANSI Z535 empfehlen folgendes Schema:

1. 1. 1. Signalwort – etwa GEFAHR, WARNUNG, VORSICHT oder HINWEIS,
      2. Art der Gefahr – z. B. „elektrischer Schlag“,
      3. Quelle der Gefahr – z. B. „freiliegende Kabel“,
      4. Mögliche Folgen – z. B. „lebensgefährliche Verletzungen“,
      5. Verhaltensanweisung – z. B. „Gerät vom Stromnetz trennen“.

Fügen wir diese Komponenten zu einem Beispiel zusammen:
WARNUNG

Stromschlaggefahr durch beschädigtes Kabel.

1. 1. • Berühren Sie das beschädigte Kabel nicht.
      • Gerät vom Netz trennen.

Dabei ist zu beachten, dass je vollständiger und klarer ein Warnhinweis ist, desto wirksamer er auch den Leser schützen.

Nachdem wir nun die Struktur von Warnhinweisen besprochen haben, kommen wir zum Auslöser dieses Podcasts. Die Gestaltung der Hinweise.

Die Gestaltung der Hinweise trägt dabei wesentlich zur Wirksamkeit bei. Die wichtigsten Aspekte und normativen Vorgaben sind:

• Einsatz von Farben:
  • Europa: Rot = GEFAHR, Orange = WARNUNG, Gelb = VORSICHT,
  • ANSI (USA): klare Farbcodierung nach Risiko.
• Genormte Signalwörter (Gefahr, Warnung, Vorsicht oder Hinweis) müssen typografisch hervorgehoben sein.
• Piktogramme (nach ISO 7010) verbessern das Verständnis – unabhängig von Sprachkenntnissen.
• Schriftgröße: ausreichend groß, auch für ältere Nutzende.
• Platzierung: Immer vor der gefahrbringenden Handlung, nicht danach!

Ein Praxistipp von mir: Verwenden Sie feste Layoutvorlagen, um eine konsistente Darstellung zu gewährleisten, auch dokumentenübergreifend.

Warum ist die Gestaltung nun auslösend für diese Folge? Nun vielleicht haben Sie es bemerkt. In meiner Auflistung war nirgendwo die Rede, dass der Warnhinweis als Kasten oder Warnschild in der Anleitung gestaltet sein muss. Er soll sich lediglich vom normalen Inhalt der Anleitung abheben, was aber bereits durch den Einsatz von Farbe möglich ist.

Schaut man sich aber verschiedene Dokumente an, sieht man häufig Warnhinweis als Kästen und Tabellen. Und ich gebe zu, auch bei uns. Und die Gründe sind vielfältig. Manchmal kann es das Redaktionssystem nicht besser, manchmal ist es ein Wunsch des Kunden oder es geht um Wiedererkennung zwischen Warnschild am Produkt und Warnung in der Anleitung. Und manchmal wird es gemacht, weil es jeder so macht.

Aber bei den Experten hat ein Hinterfragen der aktuellen Praxis begonnen. Den häufig stören diese Kästen den Lesefluss oder schüchtern gar den Leser ein. Denn wenn die Dokumentation wenig durchdacht ist, kann es vorkommen, dass diese Kästen seitenweise und dicht aneinander gereiht im Dokument vorkommen. Das ist weder lesbar noch motiviert es den Nutzer diesen Teil zu lesen. Teilweise werden die Leser von den Restgefahren des Produktes verschreckt. Ins besonders sind hiervon Sicherheitskapitel betroffen, aber wie gesagt dazu gleich noch mehr. Vorher müssen wir noch über die häufigsten Fehler sprechen.

Wenn ich mir Anleitungen anschaue, erkenne ich nämlich immer wieder dieselben Fehler die im Kontext von Sicherheits- und Warnhinweisen begangen werden. Daher möchte ich Ihnen die häufigsten Fehler kurz erläutern und erklären, wie Sie diese vermeiden können.

Wie gerade bereits erwähnt, kommen die Warnhinweise in Tabellenform auch in von uns erstellten Dokumenten vor. Daher haben wir die Situation bei uns im Team besprochen und eine Lösung erarbeitet. Diese werden wir Kunden während den Projekten vorlegen und besprechen. Sollten diese Zustimmen, werden andere Darstellungsformen verwendet, aber natürlich bleiben wir auf Kundenwunsch auch bei der Tabellenform.

Doch was tun wir nun konkret? Unsere Änderung betrifft die vorangestellten Warnhinweise. Diese binden wir zukünftig mehr in die Dokumente ein. Sie werden an den Layoutvorgaben angepasst und dezent vom restlichen Inhalt abgehoben. Ziel ist es, dass dem Leser eine Unterscheidung zwischen den Informationsarten im Dokument zu ermöglichen, aber gleichzeitig die Tabellen bzw. Kastenform zu vermeiden. Der Übergang soll mehr fließend sein als abrupt.

Die Einhaltung des Safe-Prinzips und der normativen Vorgaben waren dagegen schon immer für uns wichtig, daher war hier keine Änderung notwendig. Auch die Platzierung und Einstufung sind bei uns geregelt. Wichtigster Bestandteil sind hier unsere CE-Beauftragten, die auch bei der Risikobeurteilung mitwirken und sich bereits dort über die Position der Informationen in der Anleitung Gedanken machen und bei der Formulierung unterstützen.

Kommen wir nun zum vorhin erwähnten Sicherheitskapitel. Das Sicherheitskapitel ist häufig im Zusammenhang mit den Sicherheits- und Warnhinweisen eine Aneinanderreihung aller Warnhinweise, die im Dokument so vorkommen.

Häufig fehlen kontextgebende, weiterführende Informationen. So ist es häufig nicht verständlich. Es wirkt dadurch völlig überfrachtet und kann leider den Eindruck erwecken, dass man kein sicheres Produkt, sondern eine Atombombe vor sich hat. Ein Fehler und man fällt tot um.

Dabei ist ein gut gestaltetes Sicherheitskapitel ein essenzieller Bestandteil Ihrer Anleitung und Teil des Sicherheitskonzeptes des Produktes. Es wird in der Regel gleich zu Beginn der Anleitung positioniert – noch vor der ersten Handlung – und erfüllt eine vorbereitende, bewusstseinsbildende Funktion.

Typische Inhalte dieses Kapitels sind:

• Allgemeine Sicherheitshinweise,
• Hinweise zu bestimmungsgemäßem, sicheren Gebrauch
• Informationen zu vorhersehbaren Fehlanwendungen,
• Informationen zu den Zielgruppen und Personalqualifikation,
• Informationen zu Veränderungen am Produkt (egal ob zulässig oder unzulässige)
• Informationen zur Persönlichen Schutzausrüstung (PSA),
• Informationen zu Restrisiken für alle Lebensgefahren,
• Hinweise zur Risikominderung,
• Informationen zu Schutzeinrichtungen und deren Funktionsprüfung,
• Informationen zu Verhalten in Gefahrensituationen (Brand, Unfall, usw.)

Das Ziel: Ihre Lesenden sollen ein Verständnis dafür entwickeln, welche Gefahren existieren – noch bevor sie aktiv mit dem Produkt arbeiten. Ideal ist es, wenn man dieses Kapitel als Betreiber verwenden kann, um das Personal zu schulen und zu unterweisen.

Es sollte also zielführend aufgebaut und strukturiert sein. Am besten vielleicht auch hier nach Lebensphasen sortiert. So dass das Wartungspersonal übersichtlich alle notwendigen Sicherheitshinweise, chronologisch passend zum Wartungsablauf vorliegen hat.

Zum Schluss noch einige praktische Hinweise, die sich im Redaktionsalltag bewährt haben:

1. Modular arbeiten: Bauen Sie sich eine Bibliothek aus wiederverwendbaren, geprüften Warnhinweisen auf. Es muss nicht immer ein Redaktionssystem sein, auch andere Programme verfügen über diese Funktion. Gerade für Warnhinweise ist dies sehr praktisch.
2. Formulierungshilfen nutzen: Erstellen Sie für jede Gefahrenquelle eine Vorlage, das spart Zeit.
3. Rückmeldungen einholen: Fragen Sie Service, Vertrieb oder Endanwender – sie kennen viele Probleme aus erster Hand.
4. Digitale Möglichkeiten nutzen: Verlinken Sie Warnhinweise in interaktiven Dokumenten.
5. Vier-Augen-Prinzip einführen: Lassen Sie sicherheitsrelevante Texte gegenlesen.
6. Regelmäßige Schulungen absolvieren: Bleiben Sie up to date, was neue Normen und Anforderungen betrifft. In den letzten Jahren hat sich bei ANSI Z535 und im europäischen Raum sehr viel getan. Mit dem Inkrafttreten der Maschinenverordnung und stehen weitere Änderungen an.

Zum Schluss bleibt mir nicht mehr viel zu sagen. Sicherheits- und Warnhinweise richtig gestaltet sind weit mehr als Pflicht. Sie zeigen Ihre Sorgfalt, schützen Ihre Zielgruppen – und helfen Ihnen, rechtliche und wirtschaftliche Risiken zu minimieren. Hören Sie daher auf, diesen Teil Ihrer Dokumentation stiefmütterlich zu behandeln.

Wenn Sie diese Hinweise normgerecht formulieren, klar gestalten und strategisch platzieren, erhöhen Sie nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Qualität Ihrer gesamten Dokumentation.