Zusammenarbeit mit GFT Akademie GmbH

Wir sind Ihr zuverlässiger Partner im Bereich Technische Dokumentation. Unsere Zusammenarbeit mit Ihnen basiert auf Vertrauen, Transparenz und höchster Professionalität. Erfahren Sie mehr über unsere Arbeitsweise und wie wir gemeinsam Ihre Projekte erfolgreich umsetzen.

Geheimhaltung und NDA

Die Technische Dokumentation besteht aus vielen, unternehmensinternen Informationen. Große Bestandteile dieser Informationen sind Know-How, Patente und Geschäftsgeheimnisse, welche besonders geschützt werden müssen.

Der Abschluss und die Einhaltung von Geheimhaltungsvereinbarungen und NDAs für die Zusammenarbeit sind daher häufig eine erste Voraussetzung.

Der Schutz Ihrer Daten und Geheimnisse hat für uns oberste Priorität. Fordern Sie hier unverbindlich und kostenlos eine Geheimhaltungsvereinbarung an oder lassen Sie uns Ihre zukommen. Mit eigener Server Infrastruktur und hohen Schutzmaßnahmen sind Ihre Daten in unseren Händen sicher.

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Qualitätsstandards

Ein qualitativ hochwertiges und innovatives Produkt verdient auch eine qualitativ hochwertige technische Dokumentation. Falls ein Benutzer Fragen oder gar Probleme mit einem Produkt hat, müssen diese präzise, klar, effizient, sicher und verlässlich gelöst werden. Ansonsten kann das Image des Herstellers großen Schaden nehmen.

Fehlende Informationen und Unklarheiten können zu Missverständnissen, Frust oder gar Risiken und Gefährdungen führen. Gerichtliche Folgen sind ebenfalls denkbar.

Aus diesen Gründen ist die Einhaltung von Gesetzen, Normen und eigenen Standards unabdingbar und eine Qualitätssicherung notwendig.

Gesetze und Richtlinien

Wir recherchieren und beachten alle für die Produktsicherheit und Produktkonformität relevanten Richtlinien, Verordnungen und Gesetze.

Dazu gehören zum Beispiel:

Maschinenrichtlinie 2006/42/EG und Maschinenverordnung EU 2023/1230
Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU
Medizinprodukteverordnung EU 2017/745
Elektromagnetische Verträglichkeit (EMV-Richtlinie) 2014/30/EU
Funkanlagen-Richtlinie 2014/53/EU
Spielzeugrichtlinie 2009/48/EG
ATEX-Richtlinie 2014/34/EU
Druckgeräte-Richtlinie 2014/68/EU
Ökodesign-Richtlinie 2009/125/EC und Energielabel-Verordnung EU 2017/1369
Persönliche Schutzausrüstung PSA-Verordnung EU 2016/425
Drohnen-Verordnung (unbemannte Flugfahrzeuge) EU 2019/945 und EU 2020/1058
Verpackungs- und Entsorgungs-Richtlinien 2008/98/EG, EU 2018/851, 2012/19/EU (WEEE)

Normen und Regeln

Die Technische Dokumentation wird durch viele verschiedene Normen geprägt. Neben produktspezifischen C-Normen gibt es auch spezialisierte Normen für die technische Dokumentation. Diese Normen stellen Anforderungen an die Dokumentation, die erfüllt werden müssen.

Zu den wichtigsten und häufigsten Normen gehören:

EN IEC/IEEE 82079-1:2020 – Erstellung von Nutzungsinformationen (Gebrauchsanleitungen)
EN ISO 20607:2019 – Sicherheit von Maschinen – Betriebsanleitung
ANSI Z535-Reihe (Vorgaben für den US Markt)
EN ISO 12100:2010: Risikobeurteilung und Risikominderung
EN ISO 17100:2015 – Anforderungen an Übersetzungsdienstleistungen
EN 60204-1:2018: Sicherheit von Maschinen Elektrische Ausrüstung von Maschinen
EN ISO 13849-1:2015: Sicherheit von Maschinen – Sicherheitsbezogene Teile von Steuerungen

Interne Standards und Checklisten

Wir haben für eine Vielzahl an Produkten eigene Standards und Checklisten entwickelt, die uns dabei unterstützen, die technische Dokumentation noch effizienter und sicherer zu erstellen:

4-Augen-Prinzip
Vertretung und Ausfallschutz
Kollegialer Austausch
eigene Checklisten für verschiedene Produkte und Dokumentationsarten
Redaktionsleitfaden
Softwareentwicklung
Erfahrung und Wissen aus über 25 Jahren

Kundenspezifische Anforderungen

Einige Kunden (oder Endkunden) haben auch eigene Anforderungen und Normen, die eingehalten werden müssen. Dazu gehören:

Werksnormen
Redaktionsleitfäden und Style-Guides
Sonder-Spezifikationen

Projektablauf

Häufig werden wir gefragt, wie den eine Zusammenarbeit mit uns in einem Projekt ablaufen kann. Um die einzelnen spezifischen Anforderungen abzudecken, variieren unsere Projektabläufe von Kunde zu Kunde ein wenig. Jedoch gibt es Meilensteine, die Bestandteile jedes Projektes sind:

1. Vorstellung und Anforderungsermittlung

Erstgespräch mit dem Kunden: Klärung des generellen Bedarfs und der Zielsetzung.
Projektziel definieren: Was soll erreicht werden? Welche konkreten Ergebnisse werden erwartet?
Rahmenbedingungen erfassen: Zeitplan, Budget, vorhandene Ressourcen.
Technische und inhaltliche Anforderungen: Dateiformate, Layoutvorgaben, Corporate Design, Zielgruppe etc.
Dokumentation der Anforderungen: Erstellung eines Lastenhefts oder einer Projektskizze.

2. Angebot und Bestellung

Ausarbeitung des Angebots: Detaillierte Aufschlüsselung von Leistungen, Zeitaufwand und Kosten.
Vorstellung des Angebots beim Kunden: Gelegenheit für Rückfragen und Anpassungen.
Annahme durch den Kunden: Schriftliche Bestätigung, ggf. Auftragserteilung oder Vertragsabschluss.

3. Erbringung der Dienstleistung

Projektplanung intern: Zeitplan, Zuständigkeiten, Meilensteine.
Erstellung der Inhalte / Umsetzung: Technische oder redaktionelle Arbeiten beginnen.
Regelmäßiger Abgleich mit dem Projektplan: Sicherstellung, dass das Projekt im Zeit- und Budgetrahmen bleibt.

4. Interne Korrekturschleife

Qualitätskontrolle: Überprüfung auf inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Einhaltung von Standards.
Lektorat / Review durch Kollegen: Zweite Meinung einholen.
Überarbeitung intern: Umsetzung von Feedback und Optimierung der Inhalte.

5. Korrekturschleife mit Kunde

Erste Übergabe zur Sichtung: Kundenversion zur Prüfung (z. B. als PDF, Webvorschau o. ä.).
Feedbackrunde(n): Aufnahme von Änderungswünschen, Rückfragen klären.
Einarbeitung des Kundenfeedbacks: Anpassung der Inhalte entsprechend.

6.A Übergabe der Daten und Abschluss

Abnahme durch den Kunden: Schriftliche oder mündliche Bestätigung, dass das Ergebnis den Erwartungen entspricht.
Datenübergabe: Bereitstellung in gewünschtem Format (z. B. per Downloadlink, Cloudspeicher, physischer Datenträger).
Abschlussgespräch: Feedback sammeln, Projektreflexion intern.
Rechnungsstellung: Nach Projektabschluss.

6.B Folgeprojekt und Datenpflege

Angebot für Pflege und Updates: Optionaler Wartungsvertrag oder Servicepaket.
Datenpflegezyklus definieren: Wie oft sollen Inhalte aktualisiert werden?
Langfristige Kundenbindung: Dokumentation des Projekts, um spätere Erweiterungen oder neue Projekte nahtlos fortsetzen zu können.