NI #002 Interpretation der DIN EN ISO 20607 Teil 2

Zu Beginn wieder die wichtige Anmerkung von mir. Diese Normeninterpretation ist meine eigene, fachliche Einschätzung und Interpretation der Norm. Ich bin kein Richter und kann auch nicht Einschätzen wie diese die Norm interpretieren werden. Es könnte daher sein, dass ein Richter die Norm oder Teile davon komplett anders auslegt und sich dies entsprechend auf das Urteil auswirkt. Aber das erfahren wir leider erst, wenn es dazu kommt.

Bei der Interpretation berücksichtige ich keine anderen Normen oder Anforderungen, sondern gehe nur auf die Norm selbst ein. Verweise auf andere Normen führe ich auf und versuche sie auch zu erläutern.

Beachten Sie bitte, dass die DIN EN ISO 20607 eine B-Norm ist. Für einige Maschinen gibt es sogenannte C-Normen die andere Anforderungen an die Dokumentation stellen. Diese können wichtiger und konkreter sein als die Angaben in dieser Norm. Führen Sie daher immer eine Normenrecherche durch und überprüfen Sie alle Anforderungen an Ihr Produkt. Nur so können konforme und rechtssichere Dokumente erstellt werden.

Ohne großen Vorspiel starten wir nun genau dort, wo wir letztes Mal aufgehört haben. In der ersten Folge haben wir zuletzt Kapitel 4.4 Verständliche Terminologie und Formulierungen behandelt. Heute steigen wir in Kapitel „4.5 Gestaltung der Anleitung“ ein.

Die Benennung dieses Kapitel kann dabei etwas Missverständlich sein. Denn es geht nicht um die Gestaltung der Anleitung im Sinne von Layout. Es geht stattdessen um die Gestaltung der Struktur der Anleitung. Sprich die Definition in wie viele einzelne Dokumente die Anleitung aufgeteilt ist.

Die Norm sieht hierbei verschiedene Ansätze vor. Entweder darf eine Betriebsanleitung aus einem einzelnen Dokument oder aus einer Reihe von Dokumenten bestehen. Als Grundlage für die Entscheidung nennt die Norm auch einige Beispiele. Hierzu gehören:

• Anleitungen die für verschiedene Zielgruppen bestimmt sind
• das ein einzelnes Dokument zu groß oder umfangreich wäre
• oder das Dokument unterschiedliche Lebensphase der Maschine behandelt

Zum Schluss weißt die Norm noch darauf hin, dass Informationen deutlich voneinander getrennt werden müssen, wenn Informationen für verschiedene Zielgruppen oder Lebensphasen in einem Dokument vorkommen. Denn es soll auf jeden Fall verhindert werden, dass ein Benutzer Informationen berücksichtigt, die für ihn nicht gelten oder gedacht sind.

Dieses Kapitel wirft bei den Anwendern große Fragen auf. Wir wurden bereits hierzu öfters befragt. Muss nun ein Hersteller für eine Maschine 8 Anleitungen erstellen, um seine 8 Lebensphasen abzudecken?

Nun aus meiner Sicht ist die erste wichtige Frage: Was ist „umfangreich“ oder „groß“? Denn das ist für mich der erste Grund, ein Dokument aufzuteilen. Doch wie definiert man das? Die Norm gibt dazu keine konkreten Zahlen an. Also ziehen wir außerdem die DIN EN 82079-1 hinzu, in der Hoffnung das dort etwas steht.

Ein Anhaltspunkt ist das Inhaltsverzeichnis. Denn große Dokumente benötigen ein Inhaltsverzeichnis. Auf die Notwendigkeit eines Inhaltsverzeichnisses gibt die DIN EN 82079-1 u. a. den Hinweis „bei umfangreichen Werken“. Sprich wir haben hier einen ähnlichen Begriff ohne konkrete Defintion. Sucht man in der DIN EN ISO 20607 nach dem Inhaltsverzeichnis, findet man ein komplettes Kapitel dafür. Dort wird ein Inhaltsverzeichnis gefordert, wenn die Anleitung mehr als 12 Seiten umfasst.

So könnte man Schlussfolgern, dass eine Anleitung mit 12 Seiten umfangreich ist. Müssen diese also nun nach Lebensphasen und Zielgruppen in mehrere Dokumente aufgeteilt werden? Ich glaube, hier wird jedem schnell klar, dass in diesem Kontext „umfangreich“ anders definiert werden muss.

Wenn sich ein Redakteur Gedanken über die Aufteilung der Anleitung in mehrere Dokumente macht, sollte er sich zuerst die Zielgruppen der Anleitung anschauen. Auf deren Basis kann eine erste Überlegung zum Aufteilen der Dokumente getätigt werden. Welche Kapitel fallen zu welchen Zielgruppen?

Die ersten Kapitel, von mir gerne „die Anleitung zur Anleitung“ genannt, gehören meist zu allen Zielgruppen. Denn hier werden Piktogramme, Warnhinweise und verwendete Gestaltungsmerkmale erläutert. Inhaltlich gehören Herstellerangaben, bestimmungsgemäße Verwendung und das Sicherheitskapitel dazu. Informationen die für alle Zielgruppen der Anleitung relevant sind.

Hier muss also schon überlegt werden, ob diese Inhalte vom Umfang her geeignet sind, ein eigenes Dokument darzustellen oder ob diese in alle Dokumente für die einzelnen Zielgruppen integriert werden müssen.

Die nächsten Kapitel dafür sind klarer. Transport ist meist für Transporteure gedacht, Inbetriebnahme genauso wie Wartung meist für geschultes Fachpersonal, Betrieb für das Bedienpersonal.

Zu guter Letzt haben wir noch das Kapitel „Entsorgung“ für den Entsorger. Doch was machen wir mit Kapiteln zu den Themen „Reinigung“ oder „Störungsbeseitigung“. Diese Themen könnten zum Thema „Wartung“ oder „Betrieb“ passen. Abhängig davon, wer die Tätigkeiten durchführt. Für mein Beispiel ordne ich diese dem Thema Wartung und Instandhaltung zu, da ich davon ausgehe, dass für die Tätigkeiten höheres Fachwissen erforderlich ist.

Die Anleitung könnte also in die folgenden Dokumente aufgeteilt werden:

• Anleitung für den Bediener mit allen Informationen zum Betrieb
• Anleitung für Transporteur
• Eine Anleitung für Fachpersonal zu den Themen Wartung, Instandhaltung, und Inbetriebnahme
• Anleitung für Entsorgungsunternehmen
• Allgemeine Anleitung mit Informationen zur Anleitung, Sicherheitsinformationen und ähnlichem

Sprich aus unserer einzelnen Anleitung wurden jetzt insgesamt 5 Dokumente. Wichtig bei solchen Aufteilungen ist dabei, dass die Dokumente entsprechend für die Zielgruppe gekennzeichnet sind. Es muss klar sein, dass das Dokument „Transport“ für Transporteure gedacht ist und nicht für Bedienpersonal. Außerdem benötigen alle Dokumente ein Kapitel „mitgeltende Dokumente“, das die anderen Dokumente aufführt und darauf verweist. Damit den Lesern klar ist, dass es noch andere Dokumente gibt.

Betrachtet man nun diese Aufteilung der Dokumente, sieht jeder erfahrene Redakteur sofort, dass hier die Pflege und Arbeit an den Dokumenten aufwändiger ist, als bei einem einzelnen Dokument. Entsprechend sollte dieser Arbeitsaufwand auch für die Bewertung des Umfanges herangezogen werden.

Daher interpretiere ich die Norm so, dass eine Anleitung nicht als „groß“ oder umfangreich gilt, wenn diese 50 Seiten umfasst. Ich denke die Norm zielt hier auf wesentlich größere Maschinen ab. Wo wir von einem Seitenumfang von 300, 500 oder 1000 Seiten je Sprache sprechen. Für Anleitungen, die so groß sind, dass ein Ordner dafür nicht mehr ausreicht.

Denn genau bei solchen Produkten macht die Aufteilung einer Dokumentation für mich Sinn. Wenn die Informationen so umfangreich sind, dass es schwer wird, den Überblick zu behalten. Wenn Informationen selbst durch unterstützende Elemente wie Inhalts- oder Stichwortverzeichnisse nicht mehr leicht gefunden werden können. Denn beim Lesen und interpretieren der Norm sollte man immer im Hinterkopf behalten, dass sie für alle Maschinen gelten soll. Und dann muss der durchschnittliche Umfang höher angesetzt werden. Denn Produkte wie z. B. eine Handkreissäge sind dafür zu klein.

Und da wir gerade beim Umfang von Anleitungen sind, bleiben wir gleich dabei. Denn das nächste Kapitel der DIN EN ISO 20607 beschäftigt sich mit dem Thema Zulieferer-Dokumentation. Auch ein schwieriges Thema mit teilweise für den Umfang der Dokumentation verheerenden Folgen.

Das Kapitel selbst ist in der Norm nicht wirklich umfangreich. Die Norm behandelt das Thema sehr kurz. Sie sagt dazu nur, dass Informationen von Komponenten- oder Teilsystem-Lieferanten in die Anleitung integriert werden müssen, wenn diese benötigt werden.

Die Integration kann dabei auf zwei verschiedenen Arten stattfinden:

– Direkte Integration in die Anleitung

– oder das zur Verfügung stellen der Original-Anleitung des Herstellers

Weiter führt die Norm das Thema nicht aus. Und wie Sie sich bereits vorstellen können, führt dies bei einigen Anlagenherstellern zu Unmut und Kopfschütteln. Denn nicht jeder Anlagenbauer möchte dem Kunden die Zulieferer der Komponenten preisgeben. Aber eine Integration der entsprechenden Anleitungen ist auch kein Kinderschlecken. Denn häufig reden wir hier von Dokumentation, die mehrere Ordner oder gar Paletten füllen kann.

Weitere Gesichtspunkte sind Urheberrecht und mögliche Haftungsfolgen. Denn übernimmt man als Hersteller Informationen des Zulieferers in die eigene Anleitung, so müssen diese geprüft werden. Eine ungeprüfte Übernahme der Informationen ist im Haftungsfall schlecht für den Hersteller. Aber auch das Anbinden der Original-Anleitung entschärft keine Haftungsrisiken. Auch hier steht der Hersteller in der Pflicht. Jedoch nicht so stark wie bei der Integration in die eigene Dokumentation.

Wie also, sollte das Thema gehandhabt werden? Die Norm gibt dazu eine konkrete Hilfestellung. Denn sie sagt, dass benötigte Informationen bereitgestellt werden müssen. Wir sind hier wieder beim Thema Zielgruppe. Welche Informationen benötigt die Zielgruppe konkret aus der Zulieferer-Anleitung?

Muss zum Beispiel die Wartung der Anlage aufgrund der Komplexität von Wartungspersonal des Herstellers durchgeführt werden, müssen die Informationen aus der Zuliefererdokumentation dieser Zielgruppe zur Verfügung gestellt werden. In der Dokumentation für den Bediener, können sie entsprechend entfallen.

Dabei ist jedoch dann auch wichtig, dass dem Kunden zum einen klar ist, dass er keine Wartungsarbeiten durchführen darf. Und auch die entsprechenden Dokumente dürfen dem Kunden dann nicht ausgehändigt werden. Es muss also ganz klar definiert werden, wer welche Arbeiten durchführt und sich dies auch in der Dokumentation wiederspiegeln. Es kann dann nicht sein, dass vom Bediener Reinigungsarbeiten durchgeführt werden müssen, die dann im Wartungskapitel beschrieben werden.

Aber das ist nur ein möglicher Ansatz für die Handhabung von Zulieferer Dokumentation. Das Thema wird leider nicht sehr ausführlich in der Norm behandelt. Vermutlich weil sie eben für alle Maschinen gelten soll. Daher müssen Anlagenbauer auch andere Normen oder Regeln für die Dokumentation berücksichtigen. Nur die DIN EN ISO 20607 anzuwenden, ist nicht zielführend.

Das nächste Kapitel der Norm ist nun nochmals kürzer als das vorherige. Es behandelt das Thema „Lesbarkeit der Anleitung“ und verweist nur darauf, dass die Texte und Symbole der Anleitung für die Zielgruppen lesbar sein müssen.

Gleichzeitig verweist das Kapitel hierbei noch auf den Anhang B. Redakteure die sich mit der DIN EN 82079-1 oder der aktuellen IEC IEEE 82079-1 auseinander gesetzt haben, kennen diesen Anhang bereits. Denn er ist aus diesen Normen entnommen worden. Anhang B ist eine Tabelle mit Angaben zur minimalen Schriftgröße und Höhe von Sicherheitszeichen.

So wird dort beispielsweise für eine Anleitung die aus einer Entfernung von bis zu 1 Meter betrachtet wird eine Schriftgröße von 14 Punkt empfohlen, vorausgesetzt es besteht ein hoher Kontrast zwischen Schriftfarbe und hellem Hintergrund.

Auch hierbei ist das Thema Zielgruppe nicht zu unterschätzen. Sollte man bei der Zielgruppe des Produktes bzw. der Anleitung bereits wissen, dass viele ältere Personen das Produkt benutzen werden, sollte man sich mit dem Thema Sehbehinderung bzw. Sehbeeinträchtigung auseinandersetzen. Auch sollte unbedingt beim Thema Sicherheitseinrichtungen Farbschwächen wie eine Rot-Grün-Schwäche berücksichtigt werden. Denn die beste Sicherheitseinrichtung bringt nichts, wenn der Bediener das Gefahrensignal nicht erkennen kann.

Zum Schluss der Folge kommen wir noch zu Kapitel 4.8 „In der Betriebsanleitung verwendete Warnhinweise, Gefährdungs- und Sicherheitssymbole“. Ein wichtiges Kapitel aus meiner Sicht, denn zu häufig bekomme ich Anleitungen zur Überprüfung, die mit schlechten Sicherheitshinweisen übersäht sind.

Die Norm fordert zu diesem Thema einige Punkte, die alle recht einfach zu erfüllen klingen. So fordert die Norm, dass Warnhinweise, Gefährdungs- und Sicherheitssymbole klar definiert und von anderen Inhalten der Anleitung zu unterscheiden sein müssen. Piktogramme sind hierbei vermutlich einfach zu unterscheiden, es gibt in der Regel in der Anleitung nicht anderes, was man damit verwechseln könnte.

Bei Sicherheits- und Warnhinweisen sieht es hingegen in der Praxis häufig anders aus. Häufig prüfe ich Dokumente, in denen ein Warnhinweis aussieht wie Fließtext, nur dass am Seitenrand ein Piktogramm angebracht ist. Der Warnhinweis hat aber dann keine Struktur und könnte ohne Piktogramm ein normaler Absatz sein. Sprich es fehlen Strukturen wie Signalwörter und der Absatz ist auch nicht kurz und prägnant formuliert. Umständlich wird in solchen Fällen auf eine Gefahr hingewiesen, aber wie sie vermieden wird, steht trotz Umfang von mehreren Zeilen, nicht dabei.

Entgegen der leider weit verbreiteten Meinung müssen auch Piktogramme und Symbole in der Anleitung erklärt werden. Auch das fordert die Norm in diesem Kapitel. Denn verschiedene Verständlichkeitstests für Piktogramme haben ergeben, dass Piktogramme häufig fehl interpretiert werden. Auffallend dabei war, dass gerade viele ISO-Piktogramme durchgefallen sind. So wurden die Piktogramme für Handverletzungen W024 oder Quetschgefahr W019 als hier hereingreifen bzw. hier durchgehen interpretiert. Es wurde also die genau gegenteilige Wirkung erzielt.

Daher müssen die in der Anleitung verwendeten Piktogramme erläutert werden. Und wir machen das zum Beispiel gleich zu Beginn des Dokumentes, in der vorhin erwähnten „Anleitung zur Anleitung“. Auch erläutern wir dort die verschiedenen Warnhinweise, deren Struktur und die verschiedenen Kategorien.

Auch das Thema „fest definierte Signalwörter“ wird in der Norm behandelt. Leider werden diese in diesem Kapitel jedoch als „Begriffe“ bezeichnet. In späteren Kapiteln werden diese dann korrekt als Signalwort bezeichnet. Auch hier sind sich die Normen einig. Als Stufen für die Signalwörter sollen die Wörter „Gefahr“, „Warnung“ und „Vorsicht“ in ihren jeweiligen Farben verwendet werden, wie in der ISO 3864-2 definiert.

Der Rest des Kapitels besteht aus Anmerkungen und Verweisen. Neben dem vorhin genannten Verweis auf die ISO 3864-2 verweist die Norm auch auf die ISO 7000 und ISO 7010. Sprich die Norm fordert indirekt dazu auf, genormte Piktogramme und Symbole zu verwenden. Denn hier kann davon ausgegangen werden, dass die Piktogramme weitverbreitet und entsprechend bekannt sind.

Um Warn- und Sicherheitshinweise gut zu formulieren, verweist die Norm auf ihren Anhang C. Dort gibt es mehrere Tabellen zu Formulierungshinweisen. Dort sind Empfehlungen sowie Beispiele für nicht bevorzugte und bevorzugte Formulierungen zu finden. Die Tabellen stellen dabei verschiedene Ebenen dar, angefangen auf globaler Ebene der Anleitung über Sätze hin zu einzelnen Wörtern und Verben.

In den Tabellen gibt es leider keine Kategorie für Sicherheits- und Warnhinweise. Der Leser muss die für Sicherheitshinweise geltenden Empfehlungen wie eine präzise und unmissverständliche Formulierung in den Tabellen suchen und selbst zuordnen.