Leben#03 Kostenklartext Teil 1: Was Anleitung & CE wirklich kosten – und sparen

Willkommen zu einer neuen Folge – und zum Auftakt unserer mehrteiligen Reihe über Kosten und Nutzen in der Technischen Dokumentation und CE-Kennzeichnung. In den nächsten Episoden zeigen wir, warum Preise wie 10.000 € für eine Betriebsanleitung oder 20.000 € für die CE-Kennzeichnung zwar groß klingen, betriebswirtschaftlich aber klein sind – wenn man Wirkung, Zeit und Stückzahl richtig einordnet. Heute legen wir die Grundlagen, rechnen transparent vor und geben Ihnen verschiedene Pfade an die Hand: vom DIY‑Einstieg über Co‑Pilot bis zum Full‑Service.

Wer neu hier ist: Wir arbeiten seit vielen Jahren als Dienstleister an Anleitungen, Risikobeurteilungen und CE‑Prozessen – als Sparringspartner an der Seite von Entwicklern, Konstrukteuren oder Produktverantwortlichen. Der Podcast ist unser Ort für klare, praxisnahe Einordnung.

Ein paar wichtige Hinweise vorab: Alles, was wir heute an Zahlen nennen, sind Orientierungswerte. Produkte unterscheiden sich. Komplexität unterscheidet sich. Darum legen wir Rechenwege offen, damit Sie die Größenordnung selbst übertragen können.

Alle Tagessätze beziehen sich dabei auf durchschnittliche Werte von externen Dienstleister und nicht auf interne Abteilungen. Falls Sie an einer Vergleichsrechnung zwischen Interner Erstellung und Outsourcing interessiert sein sollten, lassen Sie es mich in den Kommentaren wissen. Dann machen wir dazu einen Podcast.

Und zu guter Letzt: Ich spreche heute von guter Dokumentation die von einem professionellen Dienstleister erstellt wird. Das soll nicht bedeuten, dass man diese nur von einem professionellen Dienstleister erhält. Auch angestellte Redakteure können tolle Dokumentationen erstellen und es gibt auch weniger professionelle Dienstleister die schlechte Dokumente liefern.

Das Ziel dieses Podcasts ist es, dass sich Entscheider mit ihren Wahlmöglichkeiten gezielt auseinander setzen. Denn wie so oft gibt es verschiedene Vor- und Nachteile die berücksichtigt werden müssen. Und leider spielt der Faktor „was ist günstiger“ häufig die entscheidende Rolle. Zu oft habe ich Aussagen gehört wie „das kann unser Konstrukteur paralell mit erstellen, da brauch ich keinen Dienstleister dafür“. Was diese Aussage in der Praxis dann für Wirkungen hat, wird leider häufig nicht bedacht. Daher geht es heute darum, wie sich Preise zusammensetzen, was man für sein Geld bekommt und wo es Stellschrauben geben kann.

Und somit starten wir direkt rein in den Alltag des Dienstleisters.

„CE für 20.000 €? – das kann doch nicht sein!“
„Eine Anleitung für 10.000 €? – Für ein Stück Papier das niemand liest?“
„Drei Wochen Arbeit nur für eine Anleitung – was macht ihr da eigentlich?“

Solche Aussagen hören wir als Dienstleister regelmäßig. Und ja: auf den ersten Blick klingt das viel. Vor allem, wenn man die Summe reflexartig mit dem eigenen Monatslohn vergleicht. Das ist allerdings bereits der erste Denkfehler. Richtig wird’s, sobald wir Wirkung, Nutzungsdauer und Stückzahl in den Blick nehmen.

Lassen Sie uns mit einem einfachen Rechenweg starten.

Ein Beispiel: Ein professioneller Redakteur benötigt 9 Tage für die Anleitung. Tagessatz beim Dienstleister 900 €.
Kosten einmalig: 9 Tage × 900 € = 8.100 €.
Wenn diese Anleitung über drei Jahre unverändert genutzt wird und in dieser Zeit 500 Geräte ausgeliefert werden, dann kostet die Erstellung 8.100 € ÷ 500 = 16,20 € pro Gerät.

Weiterer Vorteil, falls die Anleitung von einem erfahrenen Redakteur nach aktuellen Standards erstellt wird:

Der Redakteur wird klare Anweisungen formulieren. Klare Anweisungen reduzieren die Servicezeit pro Gerät im Schnitt um 10 Minuten und kalkulieren wir hier 90 € pro Service‑Stunde, dann spart das 15 € pro Gerät.
Netto‑Effekt: Erstellungskosten 16,20 € – Servicekosten 15,00 € = 1,20 € pro Gerät.
Und das ohne die Berücksichtigung der rechtlichen Bedeutung oder Vorteile bei der Abnahme.

Ein zweites Mikro‑Beispiel: Gleiches Produkt, aber nur 100 Geräte in drei Jahren.
Die gleiche Anleitung (8.100 €) kostet jetzt 81 € pro Gerät.
Wenn die Anleitung eine einzige Fehlbedienung verhindert, die den Service voraussichtlich eine Stunde kostet, ist das bereits kostendeckend. Und wir haben hier weder zukünftige Wiederverwendungen noch sonst etwas berücksichtigt.

Machen wir einen Perspektivwechsel. Denn wenn wir über Anleitungen und CE-Kennzeichnung sprechen, sollten diese wir nicht mit Stundensätzen von Mitarbeitern vergleichen, sondern mit dem was wir bekommen. Mit der Wirkung der Technischen Dokumentation in deren Lebenszyklus:

• Nutzungsdauer einer Anleitung: Die Anleitung ist häufig 2–3 Jahre stabil nutzbar ohne große Anpassungen, teilweise sogar länger.
• Marktzugang: Für den Vertrieb im europäischen Wirtschaftsraum ist die Dokumentation bzw. CE-Kennzeichnung Pflicht – und damit der Schlüssel zum Zugang. Wir erhalten dabei den Zugang 27 EU-Staaten plus den EWR-Ländern. Mit der einen, selben Dokumentation. Einzige Anpassung, es müssen Übersetzungen in die Fremdsprachen gemacht werden.
• Abnahme & Liquidität: In Projekten sichert eine geprüfte und vollständige Dokumentation Abnahmen und vermeidet Rückbehalte. Diese liegen häufig bei 5% bis 10% der Projektsumme. In der Regel ist dadurch bereits ein Teil der Dokumentationskosten gedeckt.
• Betriebssicherheit & Haftung: Technische Dokumentation und Anleitungen sind häufig Sicherheitsinformationen und schützen den Anwender. Auch im Eigenbetrieb – also ohne Verkauf – bleibt die Verantwortung für Führungskräfte real. Gute Dokumentation kann Haftungsrisiken senken.

Der Punkt: Einmalige Fixkosten verteilen sich über Zeit und Stückzahl – und sie verhindern viele teurere Effekte wie Verzögerungen, Nacharbeiten oder gar Stillstände.

Aus dem Blickwinkel der Stakeholder könnte man sagen:

• Die Entwicklungsabteilung kommt durch gute Dokumentation besser durch die Abnahme und erhält weniger Rückfragen.
• Der Service profitiert von klaren Anweisungen und Fehlerbeschreibungen.
• Die Arbeitssicherheit bekommt belastbare Nachweise und Schulungsgrundlagen.
• Der Vertrieb hat ein starkes Argument, warum das Produkt zertifiziert und pflegearm ist.

Zusammengefasst: Professionelle technische Dokumentation kann sich wirtschaftlich bemerkbar machen. In vielen Bereichen und auf verschiedenen Wegen.

Betrachten wir also den Aufwand der hinter der Erstellung professionellen Dokumentation steht genauer. Wofür gehen Wochen oder manchmal auch Monate an Arbeit eigentlich drauf? Wir schauen uns jetzt erstmal die Anatomie für eine Betriebsanleitung an. Danach gehen wir auf die komplette CE-Kennzeichnung ein. Dabei gehen wir jeweils davon aus, dass ein Dienstleister ein Full-Service-Paket leistet und alle Punkte von diesem erledigt werden. Möglichkeiten zur Arbeitsteilung betrachten wir später.

Zerlegen wir also die Arbeit an einer Anleitung in nachvollziehbare Arbeitspakete. Um es konkret zu machen bleiben wir bei einer typischen Anleitung – Aufwand je nach Produktkomplexität 8 bis 12 Tage:

• Einarbeitung & Sichtung bestehender Unterlagen: 0,5–1 Tag
• Erstellung der Struktur/Gliederung & Inhaltsmodell: 0,5–1 T
• Normen‑/Pflichtenabgleich (z. B. Mindestinhalte, 82079‑Logik): 0,5–1 T
• Rohtext (Bedienung, Sicherheit, Montage, Wartung): 2–4 T
• Erstellung von Bilder/Screens : 0,5–1,5 T
• Bildbearbeitung/Illustration: 0,5–1 T
• Warnhinweise (klassifizieren, formulieren): 0,5–1 T
• Layout/Output (PDF/HTML): 0,5 T
• Abstimmungen (Fachbereiche, Service): 0,5–1 T
• Korrekturlauf(e) & Freigabe: 0,5–1 T
• QS/Versionierung: 0,25–0,5 T
• Projektmanagement/Puffer: 0,5 T

Kostenpunkt: 8–12 T × 900 € = 7.200–10.800 €

Und wie sieht es bei der CE-Kennzeichnung als Gesamtes aus? Ein reales Szenario, das draußen oft vorkommt: Ein Unternehmen baut eine bestehende Anlage um. Einzelne Komponenten haben bereits CE – zum Beispiel ein Roboter, Antriebe, Sicherheitssensoren. Die Gesamtheit ist jedoch neu kombiniert und muss als System neu bewertet werden.

Das Produkt wird aber nicht verkauft? Egal – im Eigenbetrieb gelten ebenfalls die Pflichten für Risikobeurteilung, Anleitung, Kennzeichnung und Konformitätsnachweis.

Schauen wir uns also an, was in unserem Full-Service-Angebot steht. Schritt für Schritt zur CE-Kennzeichnung, vollständig durch unsere CE-Profis betreut. Die Positionen werde ich aber nur kurz anreisen. Falls Sie mehr zur CE-Kennzeichnung erfahren wollen, empfehle ich Ihnen unsere Podcast-Reihe dazu. Dort gehe ich detailliert auf die einzelnen Schritte ein.

1. Normen‑/Richtlinienrecherche: Ermittlung und Feststellung der Richtlinien und Normen, unter die das Produkt fällt: Aufwand 2-3 Tage, Tagessatz 1.300 EUR. Summe 2.600 bis 3.900 EUR.
2. Risikobeurteilung: Erstellung der Risikobeurteilung für das Produkt. Abdeckung aller Lebensphasen, Dokumentation der angewandten Normen, Schutzmaßnahmen, etc.. Aufwand 4-6 Tage, Tagessatz 1.300 EUR, Summe 5.200 bis 7.800 EUR
3. SISTEMA (falls Sicherheitsfunktionen mit PL‑Nachweis erforderlich ist). Dieser Punkt ist massiv von den eingesetzten Bauteilen abhängig.: Aufwand 5-8 Tage, Tagessatz 1.300 EUR, Summe 6.500 bis 10.400 EUR
4. Erstellung der Anleitung : wie vorhin schon erläutert. Aufwand 8–12 Tage, Tagessatz 900 EUR, Summe 7.200–10.800 €
5. Zusammenstellen aller CE‑Unterlagen & Erbringung des Konformitätsnachweises, Aufwand 2–3 Tage, Tagessatz 1.300 EUR, Summe 2.600–3.900 EUR

Sprich wir haben hier zwei Varianten – einmal ohne, einmal mit SISTEMA. Die Summen:

Variante A – ohne SISTEMA
Gesamtvolumen 17.600 EUR bis 26.400 EUR

Variante B – mit SISTEMA
Gesamtvolumen 24.100 EUR bis 36.800 EUR

 Doch die Gretchenfrage ist, ist das viel? Die Antwort ist, der Kontext also die Projektsumme hilft.

Wir stellen die Summe nun in Relation zu Hardware, Engineering, Integration. Drei Größenordnungen – nur Beispiele für das Verständnis

• Niedrige Projektsumme beträgt 120.000 €
  – ohne SISTEMA liegt das Full-Service-Paket bei 15% bis 22% der Projektsumme
  – mit SISTEMA liegt das Full-Service-Paket bei 20% bis 31% der Projektsumme
• Mittlere Projektsumme beträgt 240.000 €
  – ohne SISTEMA liegt das Full-Service-Paket bei 7% bis 11% der Projektsumme
  – mit SISTEMA liegt das Full-Service-Paket bei 10% bis 15% der Projektsumme
• Hohe Projektsumme beträgt 360.000 €
  – ohne SISTEMA liegt das Full-Service-Paket bei 5% bis 7% der Projektsumme
  – mit SISTEMA liegt das Full-Service-Paket bei 7% bis 10% der Projektsumme

Falls Sie sich fragen, ob die niedrige Projektsumme für das Retrofit mit Roboter zu hoch gewählt ist: Nein ist sie nicht, ich denke sie passt ganz gut für eine kleinere Anpassung. Die Preise für einen Roboterarm beginnen häufig bei 25.000 EUR und steigen schnell. Und das ist nur der Roboterarm. Häufig wird dann noch ein Handlings System und weitere Sicherheitsbauteile benötigt. Die Personalkosten der Fachkräfte kommen ebenfalls auch dazu. Abhängig von dem Grad der Anpassung reden daher in diesem Bereich häufig von Preisspannen zwischen 100.000 und 500.000 EUR.

Welche Lehre können wir aus diesen Zahlen ziehen? Ein großer Teil der Aufwände für die Erstellung der Dokumentation ist fix oder stufenfix. Je größer das Projekt – oder je stärker Inhalte wiederverwendet werden können – desto kleiner wird der Prozentanteil der Erstellungskosten. Davon profitieren zum Beispiel auch Projekte mit niedrigem Budget, falls bereits in naher Zukunft Schwesterprojekte oder Varianten der Produkte geplant sind. Denn dann können Elemente wiederverwendet werden und die entsprechenden Kosten entfallen.

Wichtiger Fakt am Rande: Der Kostenblock „Dokumentation“ wirkt außerdem wie eine Versicherung gegen Rückbehalte und Stillstand. Wird beispielsweise bei einem 400.000 EUR Projekt ein Rückbehalt in Höhe von 5% wegen einer schlechten Dokumentation einbehalten, sind das 20.000 EUR. Was quasi die Erstellungskosten im Full-Service-Paket durch den Dienstleister darstellt. Die Kosten für die Nachbesserung, der Ärger mit dem Kunden, der Imageverlust usw. müssen hier dann noch dazu gerechnet werden. Und die 5% sind ein geringer Rückbehalt, häufig wird eher mit 10% gearbeitet.

Dasselbe gilt für Kosten durch stillstehende Maschinen. Dort stehen häufig bereits mehrere Tausend Euro am Tag im Raum. Und diese Summe wird schnell größer. Sehr ärgerlich, wenn die Ursache ein Bedienfehler ist, der durch eine schlechte Anleitung entstanden ist.

Welchen Schluss ziehen wir also daraus? Sollte Ihre Projektsumme unter 100.000 EUR liegen, macht ein Full-Service-Paket eines Dienstleisters vermutlich keinen Sinn. Hier sind andere Lösungsansätze für die Dokumentation empfehlenswert. Auf diese gehen wir gleich ein. Wichtig dabei ist, dass es Pflichtinhalte einer Dokumentation gibt, die auf jeden Fall erstellt werden müssen. Ansonsten drohen Haftungsrisiken und Bußgelder.

Liegt Ihre Projektsumme zwischen 100.000 und 250.000 EUR ist es ratsam einige Dienstleistungen komplett beim Dienstleister einzukaufen und andere wiederum selbst zu übernehmen. Warum? Schlüsselelemente wie die Risikobeurteilung oder die Normenrecherche profitieren immens von Erfahrungen des Verantwortlichen. Die Normenrecherche kann durch Erfahrungswerte von ähnlichen Produkten schneller fertiggestellt werden. Bei der Risikobeurteilung kann ein anderer Blickwinkel bessere Lösungen erkennen oder vielleicht übersehene Risiken feststellen und beseitigen. Diese Erfahrungen lassen sich häufig bei Profis finden.

Tätigkeiten wie die Zusammenstellung der technischen Dokumentation oder die Erstellung der Anleitung könnten stattdessen in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister erstellt werden, um Kosten einzusparen. Er könnte hier als Copilot dienen, Input liefern und den Korrekturprozess übernehmen, anstatt den gesamten Prozess durchzuführen.

Liegt Ihr Projektbudget jedoch höher oder Sie sehen bereits konkrete Anknüpfpunkte für eine Wiederverwendung oder eine längere Zusammenarbeit, ist ein Full-Service-Paket und eine komplette Zusammenarbeit mit dem Dienstleister am sinnvollsten. Das Ergebnis ist dann eine sehr qualitative und professionelle Dokumentation.

Was bedeutet das für eine Zusammenarbeit mit uns? Nun wenn Ihr Projekt in der Kategorie 100.000 EUR oder darunter liegt, können wir Sie trotzdem unterstützen. Wir schneiden dort auch keine Pflichtbestandteile weg, sondern wir ändern die Arbeitsteilung.

Bei uns haben Sie mehrere Möglichkeiten für die Zusammenarbeit:

• DIY (Selbstumsetzung mit klaren Tools): Ideal für kleine Budgets und stabile Produkte:
  • Bereitstellung von Checklisten
  • Bereitstellung von Muster‑BA / Quickguides
  • Jederzeit einen professionellen Ansprechpartner für Rückfragen
• Co-Pilot / Zusammenarbeit
  • Wir übernehmen Scope & Struktur, also den rechtlichen Pflichtpart
  • Wir liefern Skeletttexte, Bildraster und 1–2 Korrekturläufe
  • Sie erstellen produktnahe Kapitel selbst. Ergebnis: typischerweise 4–6 Redaktionstage statt 8–12, plus schlanke CE‑Module. Und das ist nur ein Beispiel
• Full‑Service (komplett)
  Wir betreuen das gesamte Projekt: von der Risikobeurteilung, der Normenliste, CE‑Unterlagen, Anleitung, Publikation‑Setup – und auf Wunsch sogar Pflege über 2–3 Jahre (Änderungsdienst, Normenmonitoring, Aktualisierungen).

Ich habe es bereits erwähnt, jetzt gehen wir auf mögliche Einsparungspotenziale ein. Die CE-Kennzeichnung ist eine gesetzliche Pflicht, ein Hersteller muss dieser nachkommen. Jedoch ist die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister in allen Belangen nicht immer sinnvoll. Dafür stellt dann auch der Gesetzgeber verschiedene Informationen bereit, damit Hersteller die Unterlagen selbst erstellen können.

• Die EU stellt sogenannte BlueGuides zur Verfügung. Diese erläutern den gesetzlichen Rahmen und wie dieser zu erfüllen ist.
• Es gibt einen Leitfaden zur Maschinenrichtlinie
• Es gibt Kompakt-Hilfen von Behörden und Versichern zu Themen wie Risikobeurteilung

Daneben finden Sie auch auf unserer Website mehrere verschiedene und kostenfreie Informationen. Diese sind auch in unserem Onlineshop als 0,00 EUR Artikel vorhanden und können auch dort kostenfrei heruntergeladen werden. Alternativ können Sie uns auch eine E-Mail mit der Datenanforderung schreiben.

Bei uns finden Sie Leitfäden, Musteranleitungen, Muster-Konformitätserklärungen, Podcasts, Checklisten und vieles mehr.

Heute haben wir den Kostenklartext geliefert: Arbeitspakete transparent gemacht, CE‑Module modular geplant, die Summe gegen Hardware‑/Engineering‑Budgets gestellt – und gezeigt, wie Fixkosten über Zeit und Menge klein werden.

Ihr nächster Schritt: Wähle Sie den Pfad, der zu ihrem Budget passt. DIY mit Checkliste, Co‑Pilot mit klarer Arbeitsteilung oder Full‑Service, wenn es schnell und vollständig sein muss. Wichtig ist: Pflichtinhalte bleiben Pflicht – die Arbeitsteilung macht den Unterschied.

In der nächste Folge rechnen wir die Serienprodukte durch: Warum Fixkosten pro Stück auf Cent‑Beträge schrumpfen – und wie der Return on Investment im Service messbar gemacht wird..

Teil 3 wird sich dann um Sondermaschinen drehen. Dort spielt die Anleitung als Abnahme‑ und Liquiditätspuffer eine besondere Rolle.
Teil 4 wiederum wird sich um Kleinserien und Produkt mit sehr geringen Budgets drehen. Dort geht es dann auch um Entscheidungen wie „make or buy“.