Extra #007 Interview mit Matthias Schulz

Heute habe ich einen besonderen Gast in meiner Folge. Er ist Mitglied des Expertenrates der Tekom, Experte für Maschinensicherheit und Risikobeurteilungen. Ich darf ganz herzlich Herrn Matthias Schulz begrüßen.

Herr Schulz zu unseren Hörern gehören alte Hasen aus der technischen Dokumentation, aber auch Studenten und Personen, die neu in diesem Themengebiet sind. Daher möchte ich Sie bitten sich selbst kurz vorzustellen.

Ich bin staatl. geprüfter Übersetzer für Technik. In der Technischen Dokumentation arbeite ich seit 1985. Seit 1990 bin ich selbständig und tekom-Mitglied. Viele kennen mich als Spezialisten für Sicherheits- und Warnhinweise, denn ich habe dazu bereits 1991 eine Broschüre herausgegeben und später sehr viele Schulungen dazu durchgeführt, vor allem beim VDI in Stuttgart. Seit etwas mehr als 10 Jahren betreue ich für die tekom das Expertenforum Normen und Richtlinien. Heute bin ich nach vielen Jahren der Beratungstätigkeit in Sachen Maschinensicherheit auch wieder als Technischer Redakteur und Übersetzer für meine Firma HiQ text GmbH tätig.

Vielen Dank. Ich habe Herrn Schulz gebeten, mit uns über die aktuellen Entwicklungen in der Technischen Dokumentation zu sprechen. Denn es hat sich in den vergangenen Jahren einiges getan und auch dieses Jahr war mit der Veröffentlichung der IEC 82079-1 Edition 2 und der ISO 20607 ein besonderes Jahr.

Herr Schulz, was denken Sie über die ISO 20607? War sie notwendig? Im Zuge der Entwicklung und der Entwürfe gab es ja einige Widersprüche zur IEC 82079-1. Diese sind zwar ausgebessert worden aber es gibt dennoch kritische Stimmen zur Norm. Warum zwei Normen, die IEC 82079 deckte doch eigentlich alles ab?

Die beiden Normungsprojekte und deren Teams haben nichts miteinander zu tun und sicher auch kaum miteinander kommuniziert. EN 82079-1, und zwar sowohl die bisherige Fassung als auch Edition 2, ist für den Maschinenbau eine große Herausforderung. Besonders die vielen kleineren Unternehmen sind noch relativ weit von der Erfüllung der Qualitätskriterien in der Norm entfernt. Ganz zu schweigen von der Umsetzung der Anforderungen an den Dokumentationsprozess.

EN ISO 20607 baut dem Maschinenbau sozusagen eine Brücke in die Gegenwart der Technischen Kommunikation. Leider wildert sie dabei in Terrain, dass sog. „Horizontalnormen“ vorbehalten ist, nämlich den grundlegenden qualitativen Anforderungen an die Information. Das hätte man besser sein lassen sollen; denn es riecht ein bisschen nach „Maschinenbau-Extrawurst“ und ist ja auch leider so entstanden (mit Beteiligung der tekom erst in letzter Minute und um die Ecke).

Für Profiredakteure bietet EN ISO 20607 als sektoriale, d. h. branchenspezifische Norm, eigentlich nichts, was sie nicht schon gehabt hätten. Sie widerspricht EN 82079-1 aber auch nicht. Positiv finde ich das Kapitel 5, das eine sehr umfassende Liste der für die Betriebsanleitung erforderlichen Inhalte enthält.

Was denken Sie, wie wichtig ist die ISO 20607 für den deutschen Maschinenbau?

Das wird vor allem davon abhängen, ob sie tatsächlich wie geplant Konformitätsvermutung unter der Maschinenrichtlinie bekommen wird. Den geforderten Stand der Technik reflektiert sie auch ohne dies, aber die Listung im Amtsblatt würde Signalwirkung haben. Ansonsten hängt das vor allem davon ab, wie die Norm „verkauft“ wird, von der tekom, Dienstleistern, Schulungsanbietern usw. Wir haben der Norm beim VDI gleich einen Schulungsblock im Seminar „Betriebsanleitung EU-konform, normgerecht und haftungssicher“ gewidmet. Ich rechne mit vielen Schulungsangeboten, da die Dienstleister sich immer geradezu gierig auf neue Argumente stürzen, auch wenn EN ISO 20607 in Wirklichkeit GAR NICHTS neues bietet.

Gibt es von Ihrer Seite auch negative Punkte an der Edition 2 der IEC 82079-1? Oder Inhalte und Punkte, die bisher in keiner der Normen groß beachtet werden?

Negativ finde ich die sehr theoretische Definition der Qualifikation für „Technical Communicators“. Wahrscheinlich war aber international wie schon 2010 keine klarere Regelung zu erreichen.

Neu ist die Entwicklung zur Prozessnorm und die klare Positionierung für ein Informationstypen-Modell. Das ist tatsächlich, was wir jetzt benötigen, um die Professionalisierung der Technischen Kommunikation weiter voranzutreiben. Mir gefällt auch das starke Credo für den sog. Minimalismus. Wenn wir das richtig aufgreifen, können wir die überbordende Detailverliebheit unserer Anleitungen wieder auf ein vernünftiges Maß zurückschrauben. Besonders bei sicherheitsbezogenen Informationen haben einige jeglichen Kontakt zum Nutzer verloren und übertreiben in einer geradezu hysterischen Art.

Wenn Sie heute eine Betriebsanleitung erstellen müssten, wie würden Sie dabei vorgehen? Würden Sie die IEC 82079-1 und die ISO 20607 parallel anwenden? Oder würden Sie nur eine der beiden Normen berücksichtigen?

ISO 20607 ist für den Maschinenbau gedacht und ihr Wert besteht für mich einzig in der Liste der geforderten Inhalte in Kapitel 5.2. Damit schafft sie gegenüber der recht groben Auflistung in Kapitel 6.4.5 der EN ISO 12100 tatsächlich einen Mehrwert. Aber ansonsten ist sie für mich wertlos, um nicht zu sagen: eine Störung. Für viele Redaktionen wäre ihre Anwendung ein Umweg, wenn es um die Professionalisierung geht.

Warum? Was ISO 20607 zu Sicherheits- und Warnhinweise anbietet ist armselig und konzeptlos im Vergleich zu den Regelungen in EN 82079-1. Die Zielgruppenorientierung ist nicht konsequent gefordert, ja, wird mit der Mustergliederung in Kapitel 5.1 sogar wieder ausgehebelt. Das Informationstypenmodell und die damit in EN 82079-1 festgelegte Struktur von Handlungsanweisungen ist gut durchdacht, kommt aber in ISO 20607 nur in Ansatz zum tragen.

Die Hilfestellung zum verständlichen Formulieren werden textende Techniker nicht weiterbringen, während Profiredakteure sie nicht benötigen. Verständliches Schreiben ist Handwerk. Das kann man sich nicht aus einer Norm anlesen, das muss man lernen und trainieren. Außerdem sind die Empfehlungen eindimensional und vernachlässigen die Vielfalt und Komplexität von Sprache.

Sie sehen, genau wie wir, häufig Betriebsanleitungen von den verschiedensten Unternehmen und Herstellern. Wenn Sie ein Fazit ziehen müssten, was sind Ihrer Meinung nach die häufigsten Fehler oder Mängel in Anleitungen?

Ich würde sagen, dass es vielen Anleitungen an einem Konzept fehlt. Sie vernachlässigen die Zielgruppenorientierung und es gibt keine klare didaktische Ausrichtung. Nicht einmal da wo es am einfachsten wäre – bei Handlungsanleitungen mit mehreren Schritten – geht man einheitlich vor. Beispiel: Wie kann ein Handlungsstrang nach der Überschrift einfach mit einem Bild beginnen? Warum beginnen manche Schritte mit „Bevor Sie nun…“ oder „Nachdem Sie…“ statt geradeaus der Chronologie zu folgen? EN 82079-1 könnte mit ihren klaren strukturellen Konzepten eine echte Hilfestellung sein.

Ein zweiter Bereich ist die sog. sicherheitsbezogene Information. Sicherheitskapitel sind oft nicht sinnvoll gegliedert, offenbar denken viele, es genüge, dass bestimmte Informationen überhaupt enthalten sind. Andere übertreiben es mit den Warnhinweisen. Sie bauen ganze Kapitel aus vielen Warnhinweisen zusammen. Das Resultat ist „Warning Pollution“, die Überfrachtung mit aus dem Zusammenhang gerissenen Warnhinweisen. Es hilft dabei auch nicht, wenn man 5 Warnhinweisen die Überschrift „Sicherheit beim Transport“ voranstellt und damit Struktur suggeriert. Mit dem Sicherheitskapitel müssen wir ein Sicherheitsbewusstsein erzeugen und zu sicherem Handeln anleiten, statt einfach nur zu warnen. Dazu ist die Orientierung an der Zielgruppe entscheidend, nicht an den Lebensphasen und schon gar nicht an der Art der Gefährdungen.

Drittens: Noch immer sind die Texte oft schlecht verständlich, die Sätze zu lang. Sie enthalten zu viele Abstrakta, Funktionswörter wie Präpositionen, Artikel und Konjunktionen werden unnötigerweise weggelassen oder falsch verwendet. Das macht die Texte schwer verständlich und führt auch bei der Übersetzung zu Problemen. Die Ursache ist manchmal der berechtigte Wunsch kürzere Sätze zu schreiben, aber dazu ausgerechnet die sinnstiftenden Funktionswörter wegzulassen, macht alles noch schlimmer.

Herr Dietrich Juhl veröffentlichte vor einigen Jahren ein Buch mit dem Titel „Warn Out“. Hintergrund war, dass er der Meinung ist, dass wir vor zu vielen Dingen in den Anleitungen warnen. Generell auch dass es zu viele Warnhinweise in Anleitungen gibt. Die neue IEC 82079-1 Edition 2 zielt in dieselbe Richtung. Auch diese Norm fordert, dass Anleitungen entsprechend dem Minimalismus-Prinzip nur die notwendigsten Inhalte haben sollten. Sollte eine Anleitung zu viele unwichtige Informationen beinhalten, gilt sie als überfrachtet und quasi gerichtlich als nicht vorhanden. Wie sehen Sie das Thema?

Zunächst geht es hier um zwei verschiedene Dinge: Zuviel Warnung und das Minimalismus-Prinzip haben miteinander nicht direkt etwas zu tun. Dietrich Juhl beschreibt Probleme, die ich gerade eben auch schon gebrandmarkt habe: Eine Anleitung soll dem Leser helfen, sein Produkt erfolgreich zu nutzen und dabei sicher zu arbeiten. Stattdessen unterbrechen wir zu oft die Handlungsstränge um zu warnen. Juhl will zum sicheren Handeln anleiten statt zu warnen. Dabei geht es nicht um’s Weglassen von Unnötigen (wie beim Minimalismus-Prinzip), sondern um eine andere Form der Präsentation der Information.

Ein Beispiel: In einer Handlungsfolge wird vor dem Schritt 4 eine Warnung vor herausspritzendem heißen Öl eingefügt. Der Warnhinweis ist sehr deutlich hervorgehoben und im sog. SAFE-Prinzip gestaltet. Die Abhilfemaßnahme lautet: „Schutzbrille tragen“? Dieser Warnhinweis zerreißt den Handlungsstrang. Wäre es nicht viel besser, wenn man statt des Warnhinweises einen zusätzlichen Handlungsschritt zu Beginn der Sequenz einfügt, nämlich: „Setzen Sie zuerst Ihre Schutzbrille auf. Bei den folgenden Schritten kann heißes Öl herausspritzen.“ Das entspricht natürlich nicht dem „SAFE-Prinzip“ und ist auch nicht als Warnhinweis gestaltet. Die Puristen werden möglicherweise aufschreien. Aber ich frage mich – genauso wie Juhl – wieso wir Information über Gefahren nicht auf diese Art und Weise in unser didaktisches Konzept integrieren sollten.

Wenn Sie sich die beiden neuen Normen anschauen, welche Punkte sind für Sie die wichtigsten und warum?

Aus EN 82079-1: die geforderte Zielgruppenorientierung und das Informationstypenmodell mit klaren Empfehlungen zur Strukturierung. Anleitungen sind für die Menschen da, nicht um ein Unternehmen gegen Haftungsansprüche abzusichern oder einfach gesetzliche Mindestvorgaben einzuhalten. Wenn Anleitungen aber für die Menschen da sind, dann sollten sie menschengerecht sein, d. h. den Nutzer soweit irgend möglich in den Mittelpunkt rücken. Das ist ein wichtiges Ziel der EN 82079-1.

Aus ISO 20607 kann ich so recht nur das Kapitel 5.2 mit den sehr detaillierten Auflistungen von möglicherweise erforderlichen Inhalten empfehlen. Es eignet sich gut zur Gestaltung einer Checkliste. Gleichzeitig sollte man diese Auflistungen aber auf keinen Fall als Gliederung oder Strukturvorgabe verstehen. Die Gliederung und Struktur muss von den Zielgruppen und dem didaktischen Konzept bestimmt werden. Deshalb empfehle ich Kapitel 5.1 aus der Norm herauszulöschen (oder nach dem Ausdrucken wegzuwerfen); denn die darin enthaltene Mustergliederung zementiert die bestehenden Fehler, insbesondere die Ignoranz gegenüber der Zielgruppe. Außerdem fehlen darin viele Inhalte, die zurecht in 5.2 gefordert sind.

Kommen wir nun noch etwas auf unsere mögliche Zukunft zu sprechen. Aktuell wird die Maschinenrichtlinie seitens der EU überarbeitet. Welche große Änderung könnte Ihrer Meinung nach auf den Maschinenbau zukommen?

Es wird eine Verordnung kommen, die überall in der EU direkt gilt. Außerdem werden Umwelt- und Klimaschutz Einzug halten. Der Rest-Nonsens wird (hoffentlich) aus der Richtlinie verschwinden: Kennzeichnung der Betriebsanleitung als Original oder Übersetzung des Originals (das gibt es ja nur in der Maschinenrichtlinie und ergibt überhaupt keinen Sinn). Auch der sog. „Dokumentationsbevollmächtigte“ wird verschwinden; denn er ist überflüssig und existiert in keiner anderen EG-Richtlinie zum CE-Zeichen. Wir dürfen auch damit rechnen, dass der Geltungsbereich nach unten abgrerundet wird, und zwar durch eine Definition der sog. „Komponenten“, die keine unvollständigen Maschinen sind. Bei den Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen in Anhang I erwarte ich nur ein neues Thema: IT-Security in Verbindung mit Maschinen, die über Netzwerkschnittstellen verfügen.

Was denken Sie, wie wird sich der Bereich der technischen Dokumentation zukünftig entwickeln? Werden wir bereits in naher Zukunft den Nutzer oder Leser hauptsächlich bildlich anleiten? Also vermehrt mit Virtual Reality oder Augmented Reality? Oder wird die Anleitung in Textform weiterhin äußerst relevant bleiben?

Die Textform bleibt aus wirtschaftlichen Gründen das Leitmedium. Außerdem lassen sich viele Inhalte nicht rein bildlich darstellen. Wenn das ginge hätte die Menschheit die Alphabetschriften nicht benötigt, sondern wäre bei Hieroglyphen geblieben. Die neuen Technologien werden aber gerade im Bereich Service (Instandhaltung/Fehlersuche/Reparatur) Boden gewinnen.
Ansonsten sehe ich eher die Entwicklung weg von Papier und dummen PDFs zu vollelektronischen Dokumentationen mit zahlreichen Funktionen, gebündelt in Apps für die Generation XYZ. Ich empfehle den Maschinenbauern unbedingt in diese Richtung zu arbeiten, sonst werden sie in Zukunft im wahrsten Sinne des Wortes „alt“ aussehen.

Was denken Sie, wie schnell wird das alles auf uns zukommen? Schon in den nächsten Jahren? Oder sprechen wir hier eher von 10 Jahren? Mir persönlich fallen hier aus betriebswirtschaftlicher Sicht zunächst immens hohe Kosten und Aufwände ein, bis die Maschinen und Anlagen überhaupt so weit sind. Denn die müssen ja alle mehr oder weniger nachgerüstet werden. Ich stelle es mir äußerst schwer vor, wenn Teile der Anlage miteinander kommunizieren können und andere aufgrund ihres Alters nicht. Auch die Kosten für die Erstellung der Dokumentation auf Basis der virtuellen Realität schätze ich als nicht sonderlich gering ein. 

Das Internet of Things (IoT, ich bevorzuge diesen Begriff gegenüber dem nichtssagenden „Industrie 4.0“) ist meines Erachtens längst eine rasch wachsende Realität. Überall sprießt zusätzliche Funktionalität aus dem Boden. Man sollte sich daher nicht hinter Kostenängsten verstecken oder eine abwartende Haltung einnehmen, sondern jetzt überlegt handeln, sonst hat man künftig möglicherweise keinen Markt mehr.

Aber die Unternehmen benötigen dafür ein Konzept und müssen Digitalisierung erst einmal verstehen. Wenn ich sehe, dass in der Dokumentation nicht einmal die technischen Daten aus einem Produktdatenmanagementsystem kommen, sondern hardcodiert in die Doku-Dateien eingetragen werden, dann frage mich, ob die Unternehmen überhaupt verstanden haben, was wir mit Digitalisierung meinen.

Betreiber werden ihre bestehenden Maschinen und Anlagen nur dann mit IoT-Funktionalität nachrüsten und vernetzen, wenn das einen echten Mehrwert bietet, z. B. höhere Produktivität oder Verfügbarkeit, flexiblere Anpassung an wechselnde Produkttypen und Stückzahlen usw. Aber neue Produkte werden schon in den nächsten 2 bis 3 Jahren viele IoT-Features an Bord haben. Leider wird das aber oft nicht für deren Dokumentation gelten; denn da sehe ich viele noch tief im Dornröschen-Schlaf.

Als Experte für Maschinensicherheit, in wie weit denken Sie, wird dieser technische Fortschritt Maschinen und Anlagen sicherer machen? 

Die Sicherheit wird durch die Industrie 4.0-Funktionalitäten allenfalls kompromittiert. Wenn man Geräte und Systeme vermehrt vernetzt und untereinander intelligent kommunizieren lässt bietet das Einfallstore für Cyberangriffe. Solche Angriffe können sehr gefährlich sein, wenn dabei Sicherheitsfunktionen in Maschinen, Anlagen und Systemen betroffen sind. In der Normung wird deshalb bereits an zusätzlichen Sicherheitsstandards gearbeitet.

IoT ist sicher keine technische Spielerei. Ganz im Gegenteil. Stellen Sie sich ein sehr einfaches Beispiel vor: Ein Klimasystem für die Operationssäle in einem Krankenhaus ist üblicherweise redundant ausgeführt damit es immer hochverfügbar ist. Mit IoT-Technik wird nun zusätzliche Sensorik installiert, die wichtige Parameter überwacht, z. B. Lagertemperaturen von Ventilatoren, Vibration in Gehäusen usw. Daraus kann man sehr früh sich entwickelnde Schäden erkennen. Das System schaltet dann auf die Backup-Einheit um bevor die erste Maschine tatsächlich in Störungen geht und ruft gleichzeitig den Service an. Der Service erhält detaillierte Informationen zum Zustand und kann entsprechende Angebote an den Betreiber machen.

In Flugzeugen und z. B. auch in der Formel 1 wird solche Technik schon eine Weile erfolgreich eingesetzt.

Vielen Dank. Das war ein sehr interessantes und auch lehrreiches Gespräch.