DD# 016 Automatisierung in der Technischen Dokumentation

Eine Automatisierung der Technischen Dokumentation klingt ein bisschen wie Wunschdenken.

In vielen Maschinenbauunternehmen läuft es doch heute noch so: Die Maschine ist fertig – fast. Es fehlt nur noch „die Doku“. Und genau in diesem Moment beginnt die Hektik.
Was muss rein? Welche Norm gilt noch? Gibt’s da nicht eine Vorlage vom letzten Mal?

Könnte dieser ganze Prozess nicht einfach automatisiert werden?

In vielen Fällen wird Technische Dokumentation nach wie vor isoliert betrachtet. Sie ist eine Pflicht – aber selten in Prozesse eingebunden. Das Ergebnis: Medienbrüche, manuelle Nacharbeit, redundante Informationen, die irgendwo in Excel-Tabellen oder Word-Dateien gespeichert sind.
Und: enormer Zeitdruck. Immer wieder.

Hierzu ein praktisches Beispiel: Ein Unternehmen aus Süddeutschland, mittelständischer Sondermaschinenbauer, hatte genau dieses Problem. Die Entwickler arbeiteten mit einem modernen PLM-System, die Produktion war bereits teilautomatisiert.

Für diejenigen welchen PLM-System nichts sagt: PLM, kurz für Product Lifecycle Management, ist ein Konzept und eine Softwarelösung, die die Verwaltung und Steuerung aller Phasen des Produktlebenszyklus von der Idee bis zur Entsorgung unterstützt. Es ermöglicht Unternehmen, alle relevanten Informationen über ein Produkt an einem zentralen Ort zu speichern, zu verwalten und zu teilen, um die Produktentwicklung, Produktion, Vertrieb und den After-Sales-Service zu optimieren.

Zurück zu unserem Beispiel: Die Produktion war durch das PLM-System bereits teilautomatisiert.

Nur die Dokumentation – wurde nach wie vor separat erstellt.
Die Doku-Autorin bekam nach Projektabschluss einen riesigen Informationsstapel auf den Tisch: CAD-Zeichnungen, Screenshots, teilweise handschriftliche Notizen.

Was fehlte? Struktur. Verlässlichkeit. Automatisierung.

Das wurde zum echten Problem, als ein internationaler Kunde eine vollständige CE-konforme Dokumentation verlangte – inklusive Nachvollziehbarkeit aller Sicherheitsfunktionen und Prüfungen.

Was folgte: Verzögerungen, Nachforderungen, Preisminderungen. Das Projekt geriet ins Wanken, obwohl die Technik funktionierte.

Dem Unternehmen stellte sich die Frage:  Wie bekommen wir die Dokumentation von Anfang an in den Produktlebenszyklus integriert? Die Antwort liegt – wie so oft – in Automatisierung und im Datenmanagement.

Ich möchte nachfolgend einige bewährte Ansätze vorstellen, damit sich die Technische Dokumentation mehr automatisiert erstellen lässt:

1. Modulbasierte Dokumentation
   Statt jede Anleitung von Grund auf neu zu schreiben, werden Inhalte modular aufgebaut – wie Bausteine.
   Beispiel: Ein Unternehmen nutzt ein Redaktionssystem mit XML-basierten Inhalten. Ein Modul beschreibt den Sicherheitsabstand für eine Lasereinheit. Dieses Modul wird für 20 Maschinentypen verwendet – angepasst nur durch Metadaten wie Maschinentyp oder Leistungsklasse.

Ergebnis: Inhalte sind wiederverwendbar, übersichtlich, versionierbar, mehrsprachig steuerbar.

2. Daten aus dem PLM-System einbinden
   Viele technische Daten liegen bereits vor – aber oft ungenutzt.
   Ein gut integriertes Redaktionssystem kann direkt auf Produktdaten zugreifen: Stücklisten, Bauteile, Warnhinweise, Prüfpläne. Die Dokumentation wird damit automatisch aus echten Produktdaten generiert – nicht aus manuell übertragenen Informationen.

Ergebnis: Beim Ändern eines sicherheitsrelevanten Bauteils im PLM wird automatisch ein Update im Redaktionssystem angestoßen – inklusive Hinweis, dass eine neue Risikobeurteilung fällig wird.

3. Automatisierte Risikobeurteilung verknüpfen
   Auch Risikobeurteilungen lassen sich teilautomatisieren – zum Beispiel über Tools, die Gefährdungen mit Standardmaßnahmen verknüpfen.
   So lässt sich mittels Software zu jeder Gefährdung eine empfohlene Schutzmaßnahme verbinden.

Ergebnis: Sobald eine Gefährdung in einem Projekt verbaut wird, schlägt das System automatisch relevante Texte und Piktogramme vor.

Automatisierung klingt nach Effizienz – doch in der Praxis lauern zahlreiche Fallstricke. Selbst Experten betonen, dass jede neue Technologie „eigene Herausforderungen mit sich bringt“. In der Technischen Dokumentation etwa zeigen sich schnell Probleme, wenn Werkzeuge wie Redaktionssystem, ERP- oder PLM-System nicht nahtlos zusammenarbeiten.

Da wir vorhin PLM erläutert haben, hier auch eine Erläuterung zu ERP:

ERP steht für Enterprise Resource Planning. Es handelt sich um eine Anwendung, das alle zentralen Geschäftsprozesse steuert – einschließlich Finanzen, Personalwesen, Fertigung, Lieferkette, Vertrieb und Beschaffung. Kommen wir aber wieder zu unseren Herausforderungen.

Ein zentrales Hindernis sind Medienbrüche zwischen Systemen. Wenn Informationen manuell von A nach B übertragen werden müssen, steigt der Aufwand massiv. Fehlt eine direkte Schnittstelle zwischen Redaktionssystem, ERP und PLM, endet der Arbeitsfluss in Export-Import-Schleifen. Jeder manuelle Zwischenschritt kann zu Inkonsistenzen oder Datenverlust führen.

Ist die Integration lückenhaft, führt dies zu doppelt erfassten Inhalten, längeren Projektlaufzeiten und höherem Abstimmungsaufwand. Ohne passende Konnektoren sind Verzögerungen und redaktionelle Nacharbeiten vorprogrammiert. Ein durchgängiger Datenaustausch ist daher Gold wert. Moderne Systeme setzen deshalb auf standardisierte Schnittstellen oder Datentransformationen.

Eng verbunden mit Medienbrüchen ist das Thema Schnittstellen. Produktinformationen leben oft zerstreut in verschiedenen Systemen: CAD im PLM, Stücklisten im ERP und Texte im Redaktionssystem. Werden diese nicht direkt verknüpft, müssen Daten manuell zusammengeführt werden. Moderne Redaktionssysteme versuchen das zu lösen, indem sie genormte Datenaustauschformate wie XML und Anbindungen an PLM/ERP anbieten. Praktisch bedeutet das, externe Daten so einzubinden, dass der Redakteur sie nur noch referenziert – statt alles von Hand zu kopieren. Fehlen solche Verbindungen, entstehen oft Dubletten oder veraltete Informationen in den Dokumenten.

Die Basis jeder Automatisierung bilden saubere Daten. Fehlen strukturierte oder vollständige Quelldaten, entstehen schnell Fehler. Komplexe Maschineninfos müssen einheitlich erfasst sein, sonst entstehen Lücken in Anleitungen oder Logbüchern. In der Praxis kann das dramatische Folgen haben: Unterscheiden sich etwa Produktnamen in verschiedenen Datenquellen, wird der Nutzer verunsichert.

Jede Abweichung in der Datenbasis kann teuer werden – sei es durch Verzögerungen, falsche Ersatzteile oder gar rechtliche Konsequenzen. Deshalb ist eine einheitliche Datenstruktur essenziell. Firmen sollten zentrale Stammdaten pflegen, eindeutige Bezeichner vergeben und klare Verantwortlichkeiten definieren. Nur so können Automatisierungstools konsistente, verlässliche Inhalte erzeugen.

KI-unterstützte Texterzeugung bietet viel Unterstützung, aber sie ist nicht fehlerfrei. Modelle wie ChatGPT bauen auf vorhandenen Informationen auf und können Falschangaben generieren. In der Fachwelt warnt man deshalb, KI-Texte niemals unkritisch zu übernehmen. Ein Problem ist etwa die Nachvollziehbarkeit der Quellen: Woher stammen Fakten, und sind sie korrekt?

Alle automatisch erstellten Inhalte müssen sorgfältig von einem Menschen geprüft und gegebenenfalls überarbeitet werden. Automatisierung entlastet, ersetzt aber nicht den Verstand. Fachliche Kontrolle bleibt Pflicht.

Technologie alleine genügt nicht – der Mensch muss mitziehen. Ein häufiges Problem ist die fehlende Akzeptanz im Team: Werden Prozesse und KI-Tools von oben verordnet, ohne die Beteiligten einzubeziehen, entsteht oft Misstrauen. Dies kann sich auch in d nik als Unterstützung statt als Bedrohung.

Besonders heikel wird es, wenn automatisierte Prozesse personenbezogene oder sicherheitskritische Daten betreffen. Der Maschinenbau unterliegt strengen Dokumentationspflichten, doch zugleich müssen Firmen Datenschutz und IT-Sicherheit gewährleisten.

Beispielsweise könnten Wartungsprotokolle oft Namen von Technikern oder genaue Anlagenparameter beinhalten, die sensibel sind. Nutzt ein KI-Tool personenbezogene Daten (z.B. zur automatischen Generierung von Benutzerhandbüchern), müssen Datenschutz-Management und Zugriffsbeschränkungen greifen. Werden etwa Betriebsanleitungen mit Nutzerdaten angereichert, gilt es, sie zu verschlüsseln oder zu anonymisieren, wenn sie über Netze ausgetauscht werden. Unternehmen müssen also technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen: Verschlüsselung, Rollenkonzepte und regelmäßige Audits sind Pflicht. Fehlt dieser Schutz, drohen hohe Bußgelder und Reputationsschäden. In der Praxis heißt das: Wer KI und Automatisierung einsetzt, braucht immer auch ein Datenschutzkonzept und Compliance-Checks als Teil des Workflows.

Trotz dieser Stolpersteine gibt es Wege nach vorn. Eine schrittweise und wohlüberlegte Einführung lohnt sich. So wächst das Team langsam in die neue Arbeitsweise hinein, ohne überfordert zu werden.

• Schrittweiser Ausbau: Starten Sie klein mit gut definierten Pilotprojekten und weiten Sie das Toolset aus, wenn erste Erfolge sichtbar sind.
• Daten- und Prozessstandards: Etablieren Sie klare Regeln und eine zentrale Datenbasis. Definierte Workflows, Metadaten und eindeutige Bezeichner sorgen dafür, dass die Dokumentation konsistent bleibt.
• Nahtlose Schnittstellen: Sorgen Sie für durchgängige Verbindungen zwischen Redaktionssystem, ERP, PLM und anderen Quellsystemen. Mit offenen Schnittstellen oder Middleware reduzieren Sie manuelle Medienbrüche und Doppeleingaben.
• Team einbinden: Binden Sie Redaktion, Entwicklung und IT von Anfang an ein. Regelmäßige Workshops und Schulungen helfen, Vorurteile abzubauen. So entsteht Vertrauen, und alle lernen, die neuen Tools effektiv zu nutzen.
• Datenschutz und Compliance: Klären Sie frühzeitig, welche Daten verarbeitet werden dürfen, und implementieren Sie Datenschutz und Prüfmechanismen.

Man kann sagen, dass eine klare Strategie, saubere Daten und Teamarbeit der Schlüssel sind. Werden diese Herausforderungen ernst genommen, kann die Automatisierung der technischen Dokumentation tatsächlich zur Chance werden: Redakteure gewinnen Freiräume für komplexe Inhalte, während Standardaufgaben KI-gestützt effizient erledigt werden. So wird die Technische Dokumentation zukunftssicher und bleibt zugleich zuverlässig, sicher und rechtskonform.

Fassen wir das gehörte doch in einem kurzen Fazit zusammen. Die technische Dokumentation ist längst kein rein statisches Anhängsel der Produktentwicklung mehr, sondern ein durchgängiger Prozess im gesamten Produktlebenszyklus. Moderne Maschinenbauer verknüpfen CAD-Daten, Stücklisten und Service-Informationen direkt mit Redaktionssystemen und KI-Tools. Ziel ist es, Dokumente effizienter zu erstellen, aktuell zu halten und passgenau auf Nutzerbedürfnisse abzustimmen.

Die Automatisierung der technischen Dokumentation ist kein Luxus. Sie ist ein notwendiger Schritt, um in der Industrie 4.0 mitzuhalten. Nicht zuletzt, weil Kunden heute mehr erwarten als nur ein funktionierendes Produkt. Sie wollen Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Professionalität – und das zeigt sich eben auch in der Doku.